APLIKASI DAILY ACTIVITY. DOKUMEN USER MANUAL (BackOffice)

Transkripsi

1 DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA APLIKASI DAILY ACTIVITY DOKUMEN USER MANUAL (BackOffice) Jakarta, September 2008 Ni Made Watimena S Nip Pusintek Setjen Departemen Keuangan September 2008

2 DAFTAR ISI Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator) Hal 1. Pendahuluan Latar Belakang Tujuan Ruang Lingkup Spesifikasi Modul Terintegrasi Alur Proses Matrik Rapim Prosedur Login Main Menu Matriks Rapim Permintaan Rapat Persetujuan Rapat Persiapan Rapat Pelaksanaan Rapat Penundaan Rapat Pembatalan Rapat Dashboard Rapat Daftar Rapat Daftar File Kalender Kegiatan Permintaan Kegiatan Persetujuan Kegiatan Persiapan Kegiatan Pelaksanaan Kegiatan Penundaan Kegiatan Pembatalan Kegiatan Daftar Kegiatan SMS Gateway Incoming SMS Outgoing SMS Broadcast SMS Broadcastes SMS Send SMS i Pushaka Pusintek

3 Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator) 7. Perhatian Publik Web Referensi Tipe Dokumen Topik Artikel Daftar Artikel Matriks Monitoring Setup Item Data Input Data Display Data Menu Referensi Unit Status Rapat Supervisor Jenis File Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Control Panel User Setup Member List Penutup ii Pushaka Pusintek

4 Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator) DAFTAR GAMBAR Hal Gambar 2.1. User Login... 5 Gambar 2.2. Message User Login... 6 Gambar 3.1. Main Menu... 7 Gambar 3.2. Detil Main Menu... 8 Gambar Menu Permintaan Rapat... 9 Gambar Menu Utama Permintaan Rapat... 9 Gambar Form Perekaman Rapat Gambar Daftar Inisiator Gambar Kalender Gambar Daftar Jenis Rapat Gambar Form Add Image Gambar Form Parameter Pencarian data Permintaan Rapat Gambar Contoh hasil Pencarian data Permintaan Rapat Gambar Form Edit Permintaan Rapat Gambar Form Agenda Gambar Form Add Agenda Rapat Gambar Contoh Penambahan Agenda Gambar Menu Persetujuan Rapat Gambar Menu Utama Persetujuan Rapat Gambar Show Detil Persetujuan Rapat Gambar Message Disetujui Gambar Message Ditunda Gambar Menu Persiapan Rapat Gambar Menu Utama Persiapan Rapat Gambar Show Detil Persiapan Rapat Gambar Form Add Agenda Persiapan Rapat Gambar Form Add Peserta Gambar Message Peserta Rapat Gambar Form Add file bahan Rapat Gambar File Upload Gambar Message Persiapan OK Gambar Menu Pelaksanaan Rapat iii Pushaka Pusintek

5 Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator) Gambar Form I Pelaksaan Rapat Gambar Form II Pelaksaan Rapat Gambar Tampilan layar Peserta Gambar Tampilan layar Bahan Rapat Gambar Tampilan layar Agenda Gambar Tampilan layar Kesimpulan Gambar Form pengisian Kesimpulan Gambar Tampilan layar Tindak Lanjut Gambar Form Tindak Lanjut Gambar Informasi Tindakan Gambar Form Komentar Gambar Menu Penundaan Rapat Gambar Menu Utama Penundaan Rapat Gambar Detil Penundaan Rapat Gambar Message Jadwal Ulang Penundaan Rapat Gambar Message Dibatalkan Penundaan Rapat Gambar Menu Pembatalan Rapat Gambar Menu Utama Pembatalan Rapat Gambar Detil Pembatalan Rapat Gambar Message Jadwal Ulang Pembatalan Rapat Gambar Message Delete Pembatalan Rapat Gambar Menu Dashboard Rapim Gambar Menu Daftar Rapat Gambar Form Jadwal Rapat Gambar Menu Daftar File Gambar Form Entry Daftar File Gambar Form Upload file Gambar Form Edit Daftar File Gambar Message Delete Daftar File Gambar 5.1 Menu Utama Kalender Kegiatan iv Pushaka Pusintek

6 Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator) Gambar Menu Utama Permintaan Kegiatan Gambar Layar Rincian Kegiatan per Eselon I Gambar Form Edit Kegiatan Gambar Save Permintaan Kegiatan Gambar Delete Permintaan Kegiatan Gambar Menu Utama Persetujuan Kegiatan Gambar Layar Rincian Persetujuan Kegiatan Gambar Message Disetujui Gambar Message Ditunda Gambar Menu Persiapan Kegiatan Gambar Layar Rincian Persiapan Kegiatan Gambar Message Persiapan Gambar Message Ditunda Gambar Menu Utama Pelaksanaan Kegiatan Gambar Layar Rincian Pelaksanaan Kegiatan Gambar Message Ditunda Gambar Menu Utama Penundaan Kegiatan Gambar Layar Rincian Penundaan Kegiatan Gambar Message Jadwal Ulang Gambar Message Dibatalkan Gambar Menu Utama Pembatalan Kegiatan Gambar Layar Rincian Pembatalan Kegiatan Gambar Message Jadwal Ulang Gambar Message Hapus Kegiatan Gambar Daftar Kegiatan v Pushaka Pusintek

7 Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator) Gambar Layar Perekaman Kegiatan Gambar Layar Edit Kegiatan Gambar Message Delete 59 Gambar 6.1 Menu Utama SMS Gateway Gambar Menu Incoming Gateway Gambar Message Delete Gambar Menu Outgoing SMS Gambar Menu Broadcast SMS Gambar Form Perekaman Broadcast SMS Gambar Menu Broadcasted SMS Gambar Menu Send SMS Gambar Form Perekaman Send SMS Gambar 7.1 Menu Utama Perhatian Publik Gambar Menu Web Referensi Gambar Form Perekaman Web Referensi Gambar Message Save Gambar Form Update Web Referensi Gambar Menu Tipe Dokumen Gambar Form Perekaman Tipe Dokumen Gambar Form Update Tipe Dokumen Gambar Menu Utama Topik Artikel Gambar Form Perekaman Topik Artikel Gambar Detil Topik Artikel Gambar Menu Daftar Artikel Gambar Form Update Artikel Gambar 8.1 Menu Matrik Monitoring Gambar Menu Setup Item Data Gambar Form Perekaman Matrik Gambar Menu Utama Input Data Gambar Detil Input Data Gambar Form Rekam Item Matrik Gambar Form Rekam Sub Item vi Pushaka Pusintek

8 Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator) Gambar Form Status Tindakan Gambar Menu Utama Display Data Gambar Detil Display Data Gambar 9.1 Menu Utama Referensi Gambar Menu Utama Unit Gambar Form Unit Gambar Form Edit Unit Gambar Message Delete Unit Gambar Menu Utama Status Gambar Menu Utama Rapat Supervisor Gambar Form Rapat Supervisor Gambar Form Edit Rapat Supervisor Gambar Message Delete Rapat Supervisor Gambar Menu Utama Jenis File Gambar Form Jenis File Gambar Message Delete Jenis File Gambar Menu Utama Kelompok Arsip Gambar Form Kelompok Arsip Gambar Message Delete Kelompok Arsip Gambar Menu Utama Subkelompok Arsip Gambar Form Subkelompok Arsip Gambar Message Delete Subkelompok Arsip Gambar Form Edit SubKelompok Arsip Gambar Menu Utama User Setup Gambar Form User Setup dengan hak akses Matrik Rapim Gambar Form User Setup dengan hak akses Kalender Kegiatan Gambar Form User Setup dengan hak akses SMS Gateway vii Pushaka Pusintek

9 Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator) Gambar Form User Setup dengan hak akses Perhatian Publik Gambar Form User Setup dengan hak akses Referensi Gambar Form User Setup dengan hak akses Control Panel Gambar Contoh form pengisian User Setup Gambar Menu Utama Member List Gambar Form Perekaman Member List Gambar Form Edit Member List Gambar Message Delete Member List viii Pushaka Pusintek

10 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Untuk mendukung tugas sehari-hari Menteri Keuangan dalam menjalankan aktivitasnya dengan frekuensi yang begitu tinggi maka diperlukan adanya suatu pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat kepentingannya terutama yang berkaitan dengan kegiatan rapat yang perlu dan harus dihadiri oleh Menteri Keungan. Inisiator atau permintaan rapat dapat berasal dari Menteri Keuangan atau dari Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan maupun dari Departemen Lain. Agenda rapat yang dibahas tidak hanya meliputi kondisi internal Departemen Keuangan saja akan tetapi juga meliputi kondisi ekonomi yang menjadi perhatian publik. Oleh sebab itu, untuk mendukungnya diperlukan informasi yang memadai dan akurat. Setiap hasil rapat dibutuhkan evaluasi dari pelaksanaan tindak lanjut sehingga Menteri Keuangan dapat menentukan langkah lebih lanjut dari hasil pelaksaan rapat pimpinan tersebut. 1.2 Tujuan Dokumen manual ini dimaksudkan untuk membantu PUSHAKA (Pusat Analisa dan Harmonisasi Kebijakan) sebagai unit kerja yang bertanggung jawab atas ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh Menteri Keuangan dan Unit- Unit Eselon I dilingkungan Departemen Keuangan sehingga aktivitas yang dijalankannya dapat direncanakan, dipersiapkan, dilaksanakan serta dievaluasi hasilnya. Diharapkan dengan adanya dokumen manual ini, dapat diperoleh manfaat antara lain sebagai berikut : Memberi kemudahan dan membantu PUSHAKA dalam menyimpan dan mengelola segala informasi yang berkaitan dengan kegiatan rapat pimpinan, sehingga dapat diakses dengan mudah dan cepat jika dibutuhkan sewaktu waktu. Memberi kemudahan dan membatu PUSHAKA dalam mengevaluasi hasil tindak lanjut hasil rapat dari setiap Unit Eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya. Pushaka Pusintek 1

11 Memberi kemudahan pengaturan jadwal aktivitas Menteri Keuangan sehari-hari baik berupa kegiatan rapat pimpinan maupun kegiatan lainnya. 1.3 Ruang Lingkup Dapat diperoleh informasi kegiatan Rapat Pimpinan, mulai dari Permintaan Rapat, Persetujuan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan Rapat, Penundaan Rapat dan Pembatalan Rapat hingga sampai kepada hasil evaluasi Tindak Lanjut Rapat. Segala informasi yang terkait dengan rapat diharapkan dapat diakses melalui modul ini Menjadi tugas Administrator untuk mengatur hak akses setiap user, baik user PUSHAKA maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan Administrator bertugas dan bertanggung jawab mengelola semua tabel Referensi yang tersedia antara lain : tabel Unit, tabel Status, tabel Rapat Supervisor, tabel Jenis File, tabel Kelompok Arsip dan tabel Subkelompok Arsip. 1.4 Spesifikasi Modul Terintegrasi Adapun spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan aplikasi antara lain : Sistem Operasi Windows XP / Server / Vista Linux OS Mac OS Database Server MySQL Server 5.0 Web Server Apache 2.0 Programming Language External Application Web Browser PHP 5.0 Microsoft Office Open Office Adobe Acrobat Reader Winzip Mozilla Firefox Internet Explorer Opera Safari Pushaka Pusintek 2

12 Adapun spesifikasi hardware untuk server yang disarankan agar bisa mendukung sistem : Processor Intel Xeon 1.6Ghz Memory 2 GB ECC DDR2 Harddisk SATA 160 GB Jaringan Ethernet Card support 10/100/1000 Mbps Adapun spesifikasi hardware untuk client yang disarankan agar bisa menggunakan sistem Processor Intel Pentium Ghz Memory 512 MB DDR2 Harddisk IDE / SATA 80GB Jaringan Ethernet Card support 10/100 Mbps Pushaka Pusintek 3

13 1.5 Alur Proses Matriks Rapim Urutan proses aliran data pada modul Matriks Rapim ini digambarkan pada diagram berikut ini : Mulai Permintaan Rapat Jadwal Rapat Tema Rapat Agenda Persetujuan Rapat Disetujui Persiapan Rapat Peserta Rapat File Bahan Rapat Jadwal Ulang Penundaaan Rapat Tunda Rapat Batalkan Rapat Pelaksanaan Rapat Keputusan Tindak Lanjut File Hasil Rapat Status Tindak Lanjut Komentar Jadwal Ulang Pembatalan Rapat Hapus Rapat Selesai Pushaka Pusintek 4

14 2 Prosedur Login Prosedur Login ini berguna untuk dapat membatasi akses terhadap aplikasi, dibutuhkan fasilitas untuk authorisasi user menggunakan id pengenal (user id) dan kata kunci (password). Kolom User Kolom Password Tombol Login Tombol Reset Gambar 2.1 User Login Petunjuk Kegiatan : Aktifkan komputer Klik icon Internet Explorer Browser pada Desktop, akan tetapi lebih disarankan menggunakan Mozilla, Opera maupun Safari. Pada kolom Address ketik Tampilan yang akan anda dapatkan adalah tampilan user login seperti gambar 2.1. Masukkan user Admin pada kolom User. Masukkan password Admin pada kolom Password. Klik Tombol Login maka akan muncul layar Main Menu dari menu Daily Activity Monitoring seperti tampak pada Gambar 3.1, apabila user id dan password yang anda isikan tidak terdaftar maupun layar dibiarkan lama tanpa aktivitas maka akan tampil layar message yang berisi pesan Wrong user id / Pushaka Pusintek 5

15 password entered, or your session was expired! please re-login seperti gambar 2.2. Tombol Reset berfungsi apabila anda ingin mengosongkan layar isian kolom user id dan kolom password. Gambar 2.2 Message User Login Pushaka Pusintek 6

16 3 Main Menu Menu Utama setelah Login berhasil adalah tampilan layar Main Menu sepeti gambar 3.1. Main Menu Nama Tabel Total Record Total Length Tanggal Update Gambar 3.1 Main Menu Di tampilan Menu Utama atau gambar 3.1 informasi yang didapat antara lain : Nama tabel-tabel yang digunakan dalam aplikasi ini semua tercantum dalam tampilan layar seperti dalam gambar 3.1. Dari setiap nama tabel yang ada dapat juga diketahui jumlah record yang ada dalam tabel tsb dengan melihat kolom Total Record Informasi jumlah record length dari setiap tabel dapat dilihat di kolom Total Length Informasi tanggal terakhir tabel tersebut di update dapat dilihat pada kolom Tanggal Update Klik pada icon Main Menu untuk mengekplorasi isi dari menu utama yang terdiri dari : 1. Matrik Rapim 2. Kalender Kegiatan 3. SMS Gateway 4. Perhatian Publik 5. Matrik Monitoring Pushaka Pusintek 7

17 6. Referensi 7. Control Panel Tampilan layar dari sub-sub Main Menu seperti gambar 3.2 berikut ini. Sub-sub Main Menu Gambar 3.2 Detil Main Menu Pushaka Pusintek 8

18 4 Matrik Rapim 4.1 Permintaan Rapat Menu ini berfungsi untuk memasukkan data Rapat atas permintaan unit-unit Eselon I. Kegiatan perekaman ini bisa juga dilakukan langsung oleh unit-unit Eselon I yang bersangkutan dengan menggunakan user masing-masing yang sudah disiapkan. Menu Permintaan Rapat Gambar Menu Permintaan Rapat Klik pada menu Permintaan Rapat seperti gambar 4.1.1, selanjutnya akan tampil layar perekaman data rapat seperti gambar dibawah ini. Tombol Add New Record Icon Show Detil Icon Edit Icon Delete Gambar Menu Utama Permintaan Rapat Pushaka Pusintek 9

19 Untuk merekam data rapat baru, klik tombol Add New Record, maka akan tampak layar seperti gambar Drop douwn List Inisiator Tema Rapat Tanggal Rapat Jam Mulai Jam Selesai Jenis Rapat Tombol Save Tombol Reload Image Title Tombol Add Tombol Batal Gambar Form Perekaman Rapat Petunjuk Kegiatan : Inisiator Klik pada tombol drop down list untuk memilih inisiator yang sudah terdaftar. Ada 15 Unit Eselon I yang terdaftar sebagai inisiator rapat, apabila ada Unit baru yang belum terdaftar maka bisa dilakukan panambahan record baru melalui Menu Refereni Bab 5. Untuk menghemat tempat tampilan uraian Unit Eselon I dengan uraian singkat, apabila akan melihat uraian panjang dari Unit Eselon I tsb dengan cara klik pada tombol sebelah kanan drop down list tsb, maka tampilan layar seperti gambar Tombol Advance Tombol Show Parameter Daftar Unit Eselon I Tombol Choose Gambar Daftar Inisiator Pushaka Pusintek 10

20 Gambar menunjukkan daftar Unit Eselon I yang terdaftar, klik pada tombol Choose untuk memilih Unit Eselon I sebagai inisiator. Gunakan Parameter apabila ingin mencari Unit Eselon I tertentu, dengan cara mengetikkan nama Unit Eselon I tsb pada colom Parameter kemudian klik tombol Show, maka layar akan menampilkan Unit Eselon I itu saja yang sesuai dengan parameter yang diisikan. Tema Rapat Diisi dengan tema Tema Rapat sesuai dengan tema rapat yang telah diagendakan. Tanggal Rapat Diisi dengan tanggal rapat yang akan dilaksanakan, di tampilan layar sudah terisi default tanggal current komputer aktif. Isikan tanggal ini dengan format dd/mm/yyyy. Dapat juga pengisian tanggal rapat ini dengan melihat kalender dengan cara clik pada tombol di sebelah kanan kolon tanggal rapat, tampilan kalender sepert gambar Kalender gambar Kalender Jam Mulai Diisi dengan jam/waktu kapan rapat akan dimulai dengan format hh:mm:ss Jam Selesai Diisi dengan jam/waktu rapat tsb selesai dengan format hh:mm:ss Jenis Rapat Pushaka Pusintek 11

21 Klik pada tombol drop down list untuk memilih Jenis Rapat. Ada 6 Jenis Rapat yang ada. Adapun Jenis Rapat tersebut adalah : Rapimum, Rapimsus, Rapimtas, Rakor dan Forsa. Dapat juga dengan cara klik pada tombol sebelah kanan drop down list tsb, maka tampilan layar seperti gambar Untuk memilih Jenis Rapat yang ada klik pada tombol Choose. Tombol Choose Daftar Jenis Rapat Gambar Daftar Jenis Rapat Image Title Pilih Image Title yang ada dengan cara klik pada drop down list, pilih Image Title yang sesuai dengan tema rapat yang ada, maka secara otomatis pada kolom Image preview akan tampil gambar yang sesuai dengan Image Title. Apabila dari semua Image Title yang ada tidak sesuai dengan tema rapat, maka dapat ditambahkan gambar/image dengan cara klik pada tombol Add yang terletak disebelah ujung paling kanan setelah tombol pilihan Image Title. Tampilan form seperti gambar Folder Name Image Title Browse Image File Gambar Form Add Image Pushaka Pusintek 12

22 Pada kolom Folder Name pilih folder sesuai dengan tema rapat, ada 6 jenis folder yang disiapkan antara lain : Artikel, Catalog, Event, Leader, Product, Rapat. Masing-masing folder ini akan menyimpan image file sesuai tema yang diinginkan. Isikan pada Image Title dengan judul sesuai tema yang ada. Pada kolom Image file, klik pada tombol browse untuk memilih file image yang akan ditambahkan pada folder yang sudah disediakan. Klik tombol Save untuk Image file kedalam folder atau klik tombol Cancel untuk membatalkan semua kegiatan tsb diata. Tombol Save Tombol Save berfungsi bila kegiatan perekaman Permintaan Rapat akan disimpan Tombol Reload Tombol Reload berfungsi bila semua kolom dalam layar Permintaan Rapat akan dikosongkan. Tombol Cancel Tombol Cancel berfungsi bila kegiatan perekaman Permintaan Rapat batal disimpan. Apabila data dari Permintaan Rapat sudah banyak atau sudah lebih dari 2 layar, untuk memudahkan pencarian dengan menggunakan parameter yang sudah disediakan. Parameter tsb seperti tampak pada layar Filter Data Parameter Tombol Show Gambar Form Parameter Pencarian data Permintaaan Rapat Pushaka Pusintek 13

23 Ada 8 jenis filter data yaitu berdasarkan Tgl Rapat, Jam Mulai, Jam Selesai, Tema Rapat, Jenis Rapat, Inisiator, Status Rapat dan Detil. Pilih pada icon Filrer data berdasarkan salah satu dari 8 jenis filter yang ada kemudian isikan pada kolom Parameter kata kunci yang akan dicari kemudian klik tombol Show, maka pada layar akan muncul data sesuai dengan parameter dan filter data yang diinginkan. Seperti tampak pada contoh gambar dibawah ini. Contoh Filter data Tgl Rapat Contoh Parameter 18/12/2006 Contoh Hasil Pencarian berdasarkan Tgl Rapat 18/12/2006 Gambar Contoh hasil Pencarian data Permintaan Rapat Apabila ada perubahan data terhadap Permintaan tersebut, dapat dilakukan Edit data melalui menu utama Permintaan Rapat seperti pada gambar 4.1.2, pilih icon Edit, maka akan tampil layar Form Edit Permintaan Rapat seperti contoh gambar Form edit ini sama dengan kegiatan Rekam hanya perbedaannya untuk edit form yang tampil adalah data yang sudah ada hanya tinggal menambahkan atau meng-update apabila ada elemen yang harus dilengkapi. Pushaka Pusintek 14

24 Gambar Form Edit Permintaan Rapat Untuk penambahan agenda dapat dilakukan melalui menu Permintaan Rapat ini dengan cara klik tombol Show Detil pada Gambar Menu Utama Permintaan Rapat, maka akan tampak seperti gambar dibawah ini. Icon Add Agenda Gambar Form Agenda Klik pada icon Add Agenda maka akan tampak layar seperti gambar elemen yang diisikan cukup pada kolom Agenda Rapat saja. Klik tombol Save apabila akan menyimpan data agenda rapat, klik tombol Cancel bila kegiatan penambahan agenda rapat tsb akan dibatalkan. Pushaka Pusintek 15

25 Kolom Agenda Rapat Tombol Save Tombol Cancel Gambar Form Add Agenda Rapat Hasil dari perekaman Agenda baru seperti tampak pada gambar apabila Agenda yang ada akan dihapus maka klik pada icon Delete begitu juga sebaliknya apabila akan melakukan update / edit terhadap agenda yang ada klik pada ikon Edit Icon Edit Icon Delete Contoh Agenda Baru Gambar Contoh Penambahan Agenda 4.2 Persetujuan Rapat Di menu kegiatan Persetujuan Rapat ini dilakukan apabila permintaan rapat yang ada disetujui akan dilaksanakan sesuai permintaan. Yang berhak melakukan approch terhadap kegiatan Persetujuan Rapat ini hanya bisa dilakukan oleh petugas Admin saja. Sedangkan pihak user/member hanya bisa memonitor melalui dashboard yang sudah disediakan. Tanggal dan waktu Pelaksanaan Rapat dapat berubah tidak sesuai permintaan, karena Pushaka Pusintek 16

26 menyesuaikan dengan agenda kegiatan Menteri Keuangan. Semua record yang ada di Permintaan Rapat pasti tercantum juga di data Persetujuan Rapat dengan status rapat Konfirmasi. Klik pada menu Persetujuan Rapat seperti tampak di gambar Menu Persetujuan Rapat Gambar Menu Persetujuan Rapat Tampilan layar berikutnya adalah gambar seperti dibawah ini yang menampilkan semua data Perminataan Rapat yang belum mendapatkan Persetujuan Rapat. Status Rapat Konfirmasi Icon Show Detil Icon Disetujui Icon Ditunda Gambar Menu Utama Persetujuan Rapat Petunjuk Kegiatan : Icon Show Detil Pushaka Pusintek 17

27 Klik icon Show Detil untuk melihat lebih detil dari data Permintaan Rapat yang akan di setujui, tampilan layar seperti gambar Icon Kembali ke Persetujuan Rapat Gambar Show Detil Persetujuan Rapat Icon Disetujui Klik icon Disetujui ini apabila agenda Permintaan Rapat tsb dapat dilaksanakan sesuai jadwal. Akan tampil layar message gambar seperti dibawah ini, klik OK, maka secara otomatis Permintaan Rapat tsb sudah tidak tampak dilayar Menu Utama Persetujuan Rapat dan secara otomatis akan berpindah ke kegiatan Persiapan Rapat. Gambar Message Disetujui Icon Ditunda Icon ini berfungsi apabila Perminataan Rapat tersebut perlu ditinjau ulang, dikarenakan jadwal yang diminta bentrok dengan jadwal agenda Menteri Keuangan. Untuk meyakinkan apakah Permintaan Rapat tsb akan ditunda maka akan tampil layar message gambar seperti dibawah ini, klik OK, maka secara otomatif record tersebut berpindah ke menu kegiatan Penundaan Rapat. Pushaka Pusintek 18

28 Gambar Message Ditunda Icon Kembali ke Persetujuan Rapat Icon ini berfungsi untuk kembali ke menu / kegiatan sebelumnya. 4.3 Persiapan Rapat Di kegiatan Persiapan Rapat ini yang harus dilakukan antara lain : - Menambahkan Agenda baru atau meng-update / meng-edit data Agenda yang sudah ada. - Menambahkan para peserta rapat yang akan hadir dalam rapat tsb. - Menambahkan file bahan untuk rapat baik dalam bentuk dokumen maupun bahan presentasi. Klik pada menu Persiapan Rapat seperti tampak di gambar Menu Persiapan Rapat Gambar Menu Persiapan Rapat Tampilan layar berikutnya adalah gambar seperti dibawah ini yang menampilkan semua data dengan kondisi status rapat Persiapan. Pushaka Pusintek 19

29 Status Rapat Persiapan Icon Show Detil Icon Persiapan OK Gambar Menu Utama Persiapan Rapat Petunjuk Kegiatan : Icon Show Detil Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil persiapan rapat tsb. Dapat juga dilakukan penambahan agenda baru maupun meng-udate / meng-edit agenda yang sudah ada. Disamping itu dapat menambahkan para peserta rapat yang akan hadir dalam rapat tsb juga dapat menambahkan file bahan rapat baik dalam bentuk dokumen maupun bahan presentasi. Adapun tampilan gambar detil persiapan rapat seperti gambar dibawah ini Icon Add Agenda Icon Edit Icon Delete Icon Add Peserta Icon Add File Gambar Show Detil Persiapan Rapat Pushaka Pusintek 20

30 Petunjuk Kegiatan: Icon Add Agenda Klik icon Add Agenda apabila persiapan rapat tersebut memerlukan tambahan agenda baru. Isikan uraian agenda ke dalam kolom Agenda Rapat, kemudian klik tombol Save apabila agenda rapat tsb akan disimpan, klik tombol Reload bila ingin mengosongkan elemen pada kolom Agenda Rapat, klik tombol Cancel apabila ingin membatalkan kegiatan tsb dan layar kembali ke kegiatan yang sebelumnya. Adapun tampilan layar seperti gambar dibawah ini. Kolom Agenda Rapat Tombol Save Tombol Reload Tombol Cancel Gambar Form Add Agenda Persiapan Rapat Icon Add Peserta Klik icon Add Peserta maka akan tampak form untuk menambahkan peserta rapat yang akan hadir seperti gambar dibawah ini. Peserta rapat yang hadir tidak terbatas, hanya di form ini tersedia untuk 5 peserta rapat, apabila peserta rapat lebih dari itu, maka rekam ulang kegiatan yang sama melalu icon Add Peserta dan begitu seterusnya. Tanda * di form tsb mempunyai arti bahwa pada kolom tersebut wajib diisi. Tombol Save berfungsi apabila data pada form peserta akan disimpan ke dalam database, tombol Reload berfungsi apabila form yang sudah terisi akan dikosongkan kembali, dan tombol Cancel berfungsi untuk membatalkan kegiatan perekaman peserta rapat. Pushaka Pusintek 21

31 Kolom Nama Peserta Kolom Unit Peserta Tombol Save Tombol Reload Tombol Cancel Gambar Form Add Peserta Klik tombol Save maka akan tampil layar message seperti gambar yang bermaksud untuk memberitahukan apakah peserta rapat yang ada dalam form perekaman tsb yakin akan disimpan. Klik tombol OK untuk proses write ke database, klik tombol Cancel untuk kembali ke layar form perekaman peserta rapat. Gambar Message Peserta Rapat Icon Add File Icon ini berfungsi untuk menambahkan file bahan rapat apabila sudah ada. File yang akan diupload dapat berbentuk file dokumen maupun file bahan presentasi. Klik pada icon Add File maka akan tampak form seperti gambar dibawah ini. Pushaka Pusintek 22

32 Nama File Tombol Browse Deskripsi file Kelompok Arsip SubKelompok Arsip Lokasi Arsip Button Hasil Rapat Button Bahan Rapat Tombol Save Tombol Reload Tombol Cancel Gambar Form Add file bahan Rapat Petunjuk Kegiatan : Tombol Browse Tombol browse ini berfungsi untuk menempatkan file bahan rapat. Klik pada kolom Nama File maupun pada tombol Browse maka akan muncul layar seperti gambar dibawah ini. Pilih file yang akan diupload kemudian klik tombol Open, maka secara otomatis nama file yang dipilih tadi sudah tercantum di kolom Nama File. Bila file yang akan diupload tidak muncul dilayar, klik tombol Updown atau tombol Up One Level Tombol UpDown Contoh file yang akan di upload Tombol Up One Level Tombol Open Gambar File Upload Deskripsi File Isikan pada kolom deskripsi file ini uraian dari nama bahan rapat atau hasil rapat. Pushaka Pusintek 23

33 Kelompok Arsip Pilih kelompok arsip yang terdaftar dengan klik pada tombol drop down list pada kolom kelompok arsip, ada 14 kelompok arsip yang sudah terdaftar SubKelompok Arsip Kolom subkelompok arsip ini dapat diisi maupun dipilih apabila Kelompok Arsip sudah terisi terlebih dahulu. List pada subkelompok arsip akan sesuai dengan kelompok arsip yang sudah dipilih sebelumnya. Lokasi Arsip Isikan kolom Lokasi Arsip dengan uraian tempat dimana arsip tersebut disimpan, hal ini untuk memudahkan pencarian dokumen apabila diperlukan dikemudian hari. Status File Pilih radio button di kolom Status File, ada 2 pilihan bila dokumen yang diupload masih untuk bahan rapat maka klik pada radio button Bahan Rapat apabila dokumen yang diupload sudah berupa hasil rapat maka klik pada radio button Hasil Rapat. Icon Persiapan Rapat OK Icon ini berfungsi apabila semua persiapan rapat sudah lengkap. Klik tombol Persiapan Rapat, maka akan muncul message seperti gambar dibawah ini. Gambar Message Persiapan OK Klik tombol OK maka record persiapan rapat tersebut secara otomatis akan berpindah ke Pelaksanaan Rapat dan status rapat berubah menjadi Pelaksanaan, klik tombol Cancel apabila akan membatalkan kegiatan. Pushaka Pusintek 24

34 4.4 Pelaksanaan Rapat Rapat yang sudah diagendakan dan sudah dilaksanakan tentunya menghasilkan kesimpukan dan tindak lanjut. Admin sebagai supervisor berhak mengupdate/menambahkan agenda, peserta rapat, kesimpulan dan tindak lanjut. Sedangkan member/unit yang terkait hanya dapat menambahkan komentar yang ada. Tampilan gambar menu Pelaksanaan Rapat seperti gambar dibawah ini. Menu Pelaksanaan Rapat Gambar Menu Pelaksanaan Rapat Klik tombol Pelaksanaan Rapat maka akan tampil menu utama Pelaksanaan rapat seperti gambar dan gambar dibawah ini. Icon Edit Peserta Icon Delete Peserta Daftar Peserta Gambar Form I Pelaksaan Rapat Pushaka Pusintek 25

35 Informasi lokasi File Icon Add Agenda Kesimpulan Komentar Agenda Rapat Gambar Form 2 Pelaksanaan Rapat Petunjuk Kegiatan : Daftar Peserta Semua peserta rapat yang hadir akan muncul dilayar ini, untuk menambahkan peserta rapat yang baru klik icon Add Peserta, apabila akan update/edit peserta rapat klik pada ikon Edit Peserta, dan bila ada peserta rapat yang akan dihapus klik pada ikon Delete Peserta. Contoh tampilan seperti gambar Icon Delete Peserta Icon Edit Peserta Icon Add Peserta Gambar Tampilan layar Peserta Informasi Lokasi File Kolom ini menginformasikan antara lain deskripsi file, nama file, kelompok arsip, subkelompok arsip dan lokasi arsip. Apabila ada penambahan bahan rapat maupun hasil rapat klik pada tombol Add File. Untuk update/edit bahan rapat maupun hasil rapat yang sudah ada klik pada tombol Edit File Hasil. Klik Delete File untuk menghapus file bahan rapat maupun hasil rapat. Contoh tampilan lokasi file seperti gambar Pushaka Pusintek 26

36 Icon Delete File Icon Add File Icon Edit File Hasil Gambar Tampilan layar Bahan Rapat Agenda Rapat Daftar agenda rapat dalam pelaksanaan rapat tampak seperti pada gambar Agenda rapat tersebut akan menghasilkan suatu kesimpulan maupun beberapa kesimpulan dalam satu kali pelaksanaan rapat. Untuk menambahkan kesimpulan klik pada icon Add Kesimpulan, tampilan form ada di gambar Icon Add Kesimpulan Icon Delete Agenda Icon Edit Agenda Gambar Tampilan layar Agenda Kesimpulan Kesimpulan dari agenda rapat yang dihasilkan dapat dilihat seperti tampak di gambar dibawah ini. Icon Edit Kesimpulan Icon Delete Kesimpulan Icon Add Tindakan Gambar Tampilan layar Kesimpulan Pushaka Pusintek 27

37 Klik tombol Edit Kesimpulan untuk update/edit kesimpulan yang ada. Klik tombol Delete Kesimpulan untuk menghapus kesimpulan yang ada dan apabila dalam kesimpulan tersebut menghasilkan tindak lanjut, untuk menambahkan record baru tindak lanjut melalui icon Add Tindakan. Adapun form untuk perekaman tindak lanjut seperti gambar Kesimpulan Rapat Tombol Save Tombol Reload Tombol Cancel Gambar form pengisian Kesimpulan Isikan uraian hasil kesimpulan rapat pada kolom Kesimpulan Rapat. Tombol Save berfungsi untuk menyimpan hasil kesimpulan rapat. Tombol Reload berfungsi untuk mengosongkan kolom kesimpulan rapat dan tombol Cancel berfungsi untuk membatalkan kegiatan perekaman kesimpulan rapat tsb. Tindak Lanjut Kesimpulan rapat yang ditindak lanjuti akan tercatat seperti tampak pada gambar Status Tindakan Icon Edit Tindakan Icon Add Tindakan Icon Delete Tindakan Komentar Gambar Tampilan layar Tindak Lanjut Pushaka Pusintek 28

38 Hasil kesimpulan yang ada dapat menghasilkan beberapa tindakan. Klik pada icon Add Tindakan pada kolom kesimpulan untuk menambahkan record baru tindak lanjut. Tampilan layar form tindak lanjut seperti tampak pada gambar Batas akhir Kolom Tindak Lanjut Tombol Save Tombol Reload Status Tindakan Penanggung Jawab Tombol Cancel Gambar Form Tindak Lanjut Petunjuk Kegiatan : Kolom Tindak Lanjut Berisi uraian tindak lanjut hasil kesimpulan dalam agenda rapat. Batas Akhir Isikan dengan tanggal batas terakhir kesimpulan tersebut ditindaklanjuti. Klik pada kolom batas akhir maka akan muncul tampilan kalender untuk mempermudah pengisian. Status Tindakan Kolom ini akan secara otomatis terisi berdasarkan batas akhir yang ditentukan. Ada 4 kategori status tindakan yaitu, On-Track atau yang berwarna hijau berarti apabila status tindak lanjut SELESAI sampai dengan tanggal yang ditentukan sebagai target penyelesaian tindak lanjut, Alert atau berwarna kuning berarti apabila status tindak lanjut SELESAI apabila tanggal lebih dari tanggal yang ditentukan sebagai target penyelesaian tindak lanjut selisihnya belum melebihi 7 hari, Off-Track atau berwarna Merah berarti apabila status tindak lanjut SELESAI apabila tanggal sudah lebih 7 hari dari tanggal yang ditentukan sebagai target penyelesaian tindak lanjut. Pushaka Pusintek 29

39 Penanggung Jawab Kolom ini berisi daftar unit yang menjadi penanggung jawab dari tindak lanjut yang ada. Klik pada tombol drop down list maka akan muncul daftar unit yang akan dipilih. Tombol Save, Reload dan Cancel Klik tombol Save untuk menyimpan hasil perekaman tindak lanjut, klik tombol Reload untuk mengosongkan layar yang ada dan klik tombol Cancel apabila akan membatalkan kegiatan perekaman tindak lanjut. Komentar Informasi komentar dari tindak lanjut dapat dilihat dari Gambar (Layar Tindak Lanjut) di baris bawah yang tertulis Terdapat 0 record komentar, lihat komentar, kalimat diatas berarti tindak lanjut tersebut belum ada komentarnya untuk menambahkan komentar klik pada hyperlink Komentar maka akan muncul layar Informasi Tindakan seperti gambar dibawah ini. Tombol Add Komentar Gambar Informasi Tindakan Klik tombol Add Komentar pada gambar untuk menambahkan komentar pada tindak lanjut, maka akan tampak form perekaman komentar seperti gambar dibawah ini. Pushaka Pusintek 30

40 Kolom Komentar Tipe Komentar Gambar Form Komentar Isikan uraian komentar pada kolom Komentar. Ada 3 jenis tipe komentar yaitu : - Komentar Tindak Lanjut - Usulan Perpanjangan Waktu - Penyelesaian Tindak Lanjut Klik salah satu pada radio button pada tipe komentar yang ada. 4.5 Penundaan Rapat Di menu Penundaan Rapat ini kegiatan yang dilakukan adalah memanage semua data Permintaan Rapat yang tidak disetujui sehingga perlu penjadwalan ulang maupun agenda Permintaan Rapat tersebut dibatalkan. Tampilan gambar menu Penundaan Rapat seperti gambar dibawah ini. Menu Penundaan Rapat Gambar Menu Penundaan Rapat Pushaka Pusintek 31

41 Klik pada menu Penundaan Rapat maka akan tampil Menu Utama Penundaan Rapat seperti gambar dibawah ini. Status Rapat Ditunda Icon Show Detil Icon Jadwal Ulang Icon Dibatalkan Gambar Menu Utama Penundaan Rapat Petunjuk Kegiatan : Icon Show Detil Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil penundaan rapat tsb. Tampilan gambar detil penundaan rapat seperti gambar dibawah ini. Gambar Detil Penundaan Rapat Icon Jadwal Ulang Klik icon Jadwal Ulang apabila Penundaan Rapat tersebut akan dimintakan kembali untuk dijadwal Ulang. Klik icon Jadwal Ulang maka akan tampil message untuk memastikan apakah record tsb akan dijadwal ulang. Tampilan layar message seperti gambar Kegiatan Jadwal Ulang ini bila dilakukan Pushaka Pusintek 32

42 maka akan secara otomatis memindahkan record Penundaan Rapat tsb ke daftar Permintaan Rapat dan sekaligus juga terdaftar di Persetujuan Rapat. Gambar Message Jadwal Ulang Pembatalan Rapat Icon Dibatalkan Icon Dibatalkan ini berfungsi untuk merubah status rapat dari Ditunda menjadi Dibatalkan dan secara otomatis record yang dibatalkan tersebut akan berpindah ke menu Pembatalan Rapat. Klik icon Dibatalkan maka akan tampil message untuk memastikan apakah record tsb akan dibatalkan. Tampilan layar message seperti gambar Gambar Message Dibatalkan Pembatalan Rapat 4.6 Pembatalan Rapat Di kegiatan Menu Pembatalan Rapat ini adalah memanage semua data Penundaan Rapat yang telah dibatalkan sehingga memerlukan penjadwalan ulang maupun data Penundaan Rapat tersebut akan dihapus. Adapun tampilan gambar menu Pembatalan Rapat seperti gambar dibawah ini. Pushaka Pusintek 33

43 Menu Pembatalan Rapat Gambar Menu Pembatalan Rapat Klik pada menu Pembatalan Rapat maka akan tampil Menu Utama Pembatalan Rapat seperti gambar dibawah ini. Icon Show Detil Icon Jadwal Ulang Icon Delete Gambar Menu Utama Pembatalan Rapat Petunjuk Kegiatan : Icon Show Detil Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil pembatalan rapat tsb. Klik icon Kembali ke Pembatalan Rapat apabila ingin menampilkan layar sebelumnya. Tampilan gambar detil Pembatalan Rapat seperti gambar dibawah ini Pushaka Pusintek 34

44 Icon Kembali ke Pembatalan Rapat Gambar Detil Pembatalan Rapat Icon Jadwal Ulang Klik icon Jadwal Ulang apabila Pembatalan Rapat tersebut akan dimintakan kembali untuk dijadwal Ulang. Klik icon Jadwal Ulang maka akan tampil message untuk memastikan apakah record tsb akan dijadwal ulang. Tampilan layar message seperti gambar Kegiatan Jadwal Ulang ini bila dilakukan maka akan secara otomatis memindahkan record Pembatalan Rapat tsb ke daftar Permintaan Rapat dan sekaligus juga ke daftar Persetujuan Rapat. Gambar Message Jadwal Ulang Pembatalan Rapat Icon Delete Icon Delete ini berfungsi apabila agenda Pembatalan Rapat dengan status rapat Dibatalkan ini tidak mendapat rekomendasi untuk dijadwal ulang sehingga agenda rapat tersebut harus dihapus. Klik tombol icon Delete maka akan tampil message untuk memastikan apakah record dengan status rapat dibatalkan tsb betul-betul akan dihapus dari database. Tampilan message Delete seperti gambar dibawah ini. Pushaka Pusintek 35

45 Gambar Message Delete Pembatalan Rapat 4.7 Dashboard Rapat Modul ini akan menampilkan informasi dalam bentuk grafik, gauge dan tabel statistik. Fungsinya agar mempermudah evaluasi status rapat, status pelaksanaan tindak lanjut, dan jumlah arsip yang berhasil dikumpulkan dari kegiatan rapat berdasarkan kelompoknya. Tabel statistik akan menampilkan jumlah tindak lanjut rapat berdasarkan status nya per eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya. Apabila jumlah tersebut di-klik maka akan tampil daftar tindak lanjut rapat sesuai dengan status tindak lanjut dan penanggung jawab yang dipilih. Tampilan dashboard masih dalam pembangunan, oleh karena itu belum kami sajikan dalam manual ini. Menu Dashboard Rapat Gambar Menu Dashboard Rapat Pushaka Pusintek 36

46 4.8 Daftar Rapat Menu ini ditujukan agar pengguna aplikasi khususnya Administrator mudah melakukan pencarian data rapat sesuai dengan karakteristik modul sebagai berikut : Multi kriteria Antar kriteria dihubungkan dengan kondisi AND Item data yang dapat dicari antara lain : o Tanggal Rapat (Menggunakan batas awal & akhir tanggal pencarian) o Tema Rapat o Jenis Rapat o Inisiator Rapat o Jam Mulai o Jam Selesai o Status Rapat o Quality Control o Detail Disamping itu menu ini juga berfungsi untuk memonitor sudah sejauh mana status rapat tersebut, hal ini dapat diketahui dengan melihat pada gambar kolom Status Rapat. Tombol Add New Record Icon Show Detil Icon Edit Jadwal Icon Delete Daftar Rapat Gambar Menu Daftar Rapat Untuk penambahan record baru rapat, tekan tombol Add New Record, maka akan tampak form perekaman jadwal rapat seperti gambar berikut ini. Pushaka Pusintek 37

47 Inisiator Tema Rapat Tgl Rapat Jam Mulai Jam Selesai Jenis Rapat Tombol Save Tombol Reload Image Title Status Rapat Tombol Cancel Gambar Form Jadwal Rapat Petunjuk Kegiatan : Inisiator Isikan kolom inisiator dengan memilih tombol drop down list yang ada, atau dapat juga dengan klik pada tombol paling kanan maka akan muncul layar seperti dibawah ini. Choose Klik pada hyperlink Choose untuk memilih Unit Eselon I sebagai inisiatornya. Tema Rapat Isikan kolom tema rapat dengan uraian tema rapat yang ada Tgl Rapat Pushaka Pusintek 38

48 Isikan kolom tanggal rapat dengan format yang sudah ditentukan yaitu dd/mm/yyyy atau dengan klik tombol paling kanan maka akan muncul layar kalender seperti berikut ini. Layar Kalender Jam Mulai Isikan kolom jam mulai dengan format hh:mm:ss Jam Selesai Isikan kolom jam selesai dengan format hh:mm:ss Jenis Rapat Isikan kolom jenis rapat dengan cara memilih daftar yang sudah ada, klik drop down list maka akan muncul 6 jenis rapat. Image Title Isikan kolom image title dengan cara memilih image yang sudah tersedia, apabila pilihan gambar yang tersedia tidak memenuhi kriteria dengan tema rapatnya maka dapat menambahkan image baru. Klik tombol Add yang terletak di paling kanan dari kolom image title, maka layar form akan tampak sebagai berikut. Status Rapat Isikan kolom status rapat dengan memilih list yang ada, adapun status rapat ada 5 jenis yaitu : konfirmasi, persiapan, pelaksanaan, ditunda dan dibatalkan. Pushaka Pusintek 39

49 Tombol Save, Reload, Cancel Semua kolom diatas wajib diisi kecuali kolom status rapat, jenis rapat dan image title. Klik tombol Save untuk menyimpan, klik tombol Reload untuk mengosongkan semua kolom yang ada dan klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman. 4.9 Daftar File Menu ini berfungsi untuk mengetahui dan mendapatkan secara mudah dalam pencarian dokumen. Untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian nantinya semua dokumen bahan rapat maupun hasil rapat baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy dikelompokkan berdasarkan kelompok arsip dan subkelompok arsip. Untuk mempermudah dan mempercepat kegiatan perekaman daftar file ini, dalam satu kegiatan perekaman dapat memasukkan data sekaligus 5 bahan rapat atau hasil rapat. Tombol Add New Record Icon Edit Daftar File Icon Delete Gambar Menu Daftar File Untuk merekam dokumen bahan rapat atau hasil klik tombol Daftar File di menu Daftar File seperti gambar maka akan tampak layar form entry Daftar File seperti gambar berikut ini. Pushaka Pusintek 40

50 Nama File Deskripsi File Kelompok Arsip SubKelompok Lokasi Arsip Status File Gambar Form Entry Daftar File Petunjuk Kegiatan : Nama File Untuk pengisian pada kolom nama file klik pada tombol Browse maka akan tampil layar upload seperti gambar berikut ini. File yang akan di Upload File Upload Tombol Open Gambar Form Upload file Klik di file yang akan di upload, kemudian klik tombol Open, maka nama file tersebut akan secara otomatis masuk ke kolom nama file. Deskripsi File Isikan kolom deskripsi file ini dengan uraian panjang dan penjelasan rinci dari dokumen yang akan diupload supaya mudah dimengerti. Kelompok Arsip Isikan kolom kelompok arsip ini dengan memilih drop down list yang ada, terdapat 14 pilihan disana. Pushaka Pusintek 41

51 Subkelompok Arsip Kolom subkelompok arsip ini akan aktif apabila kolom kelompok arsip sudah terisi. Klik tombol drop down list yang ada untuk memilih subkelompok arsip. Lokasi Arsip Isikan kolom lokasi arsip ini dengan lokasi tempat dimana bahan rapat maupun hasil rapat dalam bentuk hardcopy disimpan. Pengisian pada kolom ini sebaiknya se informatif mungkin, supaya dapat mempermudah bagi staf Pushaka maupun Staf Menteri Keuangan dalam pencarian berkas bahan rapat maupun hasil rapat. Status File Pilih pada radio button yang ada, apakah dokumen tersebut sebagai bahan rapat atau hasil rapat. Untuk merubah atau update terhadap file hasil upload, maka klik tombol Edit di Menu Daftar File seperti gambar 4.9.1, maka akan muncul layar form edit seperti gambar berikut ini. Kolom nama file tidak dimunculkan pada layar, apabila akan mengganti atau upload ulang bahan rapat maupun hasil rapat klik tombol Browse yang terletak sebelah kanan kolom nama file, sedangkan elemen / kolom yang lain untuk kegiatan update/edit diinformasikan dan tampak dilayar. Gambar Form Edit Daftar File Apabila bahan rapat maupun hasil rapat yang telah ada akan dihapus, klik pada icon Delete di Menu Daftar File seperti gambar 4.9.1, maka akan muncul form message untuk meyakinkan apakan record tersebut benar-benar akan Pushaka Pusintek 42

52 dihapus seperti tampak gambar dibawah, apabila klik OK maka record tersebut akan terhapus dari database, sedangkan bila ingin membatalkan kegiatan delete tersebut klik tombol Cancel. Gambar Message Delete Daftar File Pushaka Pusintek 43

53 5 Kalender Kegiatan Menu kalender kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan. Yang tercatat dalam kalender kegiatan ini semua kegiatan Rapim maupun diluar kegiatan Rapim yang disebut dengan kegiatan Non Rapim. Semua kegiatan Rapim mulai permintaan sampai dengan tindak lanjut tercatat di kegiatan kalender ini. Kalender kegiatan ini terdiri dari 7 sub menu, klik menu utama maka akan tampak ke sebelas sub menu seperti tampak pada gambar 5.1. Menu Kalender Kegiatan Gambar 5.1 Menu Utama Kalender Kegiatan 5.1 Permintaan Kegiatan Klik pada menu Permintaan Kegiatan seperti gambar 5.1, selanjutnya akan tampil layar yang memberikan informasi daftar jumlah kegiatan yang ada baik rapim maupun non rapim per unit eselon I seperti tampilan gambar berikut ini. Pushaka Pusintek 44

54 Permintaan Kegiatan Icon Show Detil Gambar Menu Utama Permintaan Kegiatan Klik icon Show Detil untuk mendapatkan informasi lebih detil tiap unit eselon I. Layar detil berikutnya akan tampak seperti gambar berikut ini. Icon Back Icon Add New Record Icon Edit Kegiatan Icon Del Kegiatan Gambar Layar Rincian Kegiatan per Eselon I Informasi pada gambar antara lain : contact person, unit, agenda acara, tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis kegiatan dan control Edit dan Delete kegiatan. Untuk mengupdate / edit salah satu kegiatan yang ada klik icon Edit Kegiatan yang ada maka akan tampil layar form edit kegiatan seperti tampak pada gambar berikut ini. Pushaka Pusintek 45

55 Unit Tgl Kegiatan Contact Person Agenda Acara Jam Mulai Jam Selesai Jenis Kegiatan Tempat Keterangan Tombol Save, Reload, Cancel Gambar Form Edit Kegiatan Petunjuk Pengisian : Unit pilih pada icon pop up pada kolom unit atau klik pada icon sebelah kanan dari kolom unit, kemudian pilih unit yang ada. Contact Person Isikan pada colom contact person dengan uraian nama yang bertanggungjawab atau pihak yang dapat dihubungi terhadap permintaan kegiatan tsb. Agenda Acara Isikan kolom agenda acara, dengan uraian agenda dari permintaan kegiatan. Tgl Kegiatan Isikan pada kolom tanggal kegiatan dengan tanggal kegiatan yang akan dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy. Jam Mulai Isikan pada kolom jam mulai dengan jam kegiatan yang akan dilaksanakan dengan format hh:dd:ss. Jam Selesai Isikan pada kolom jam selesai dengan waktu selesainya kegiatan tsb dilaksanakan dengan format hh:dd:ss. Tempat Isikan pada kolom tempat dengan lokasi kegiatan tersebut dilaksanakan. Pushaka Pusintek 46

56 Jenis Kegiatan Pilih pada kolom jenis kegiatan tersebut Rapim ataukah Non Rapim Keterangan Isikan pada kolom keterangan dengan uraian keterangan dari kegiatan bila diperlukan. Tombol Save dan Cancel Klik tombol Save bila kegiatan tersebut diatas akan di simpan ke dalam database. Untuk meyakinkan record tersebut akan disimpan maka akan tampil message seperti gambar berikut ini. Klik icon Cancel apabila ingin membatalkan kegiatan. Gambar Save Permintaan Kegiatan Untuk menghapus kegiatan yang ada klik icon Del Kegiatan dari menu Layar Rincian Kegiatan per Eselon I (gambar 5.1.2), maka akan tampil layar seperti gambar berikut ini untuk meyakinkan apakah record tersebut benar-benar akan dihapus dari database, klik icon OK maka record tersebut akan terhapus, klik Cancel untuk membatalkan kegiatan. Gambar Delete Permintaan Kegiatan 5.2 Persetujuan Kegiatan Di menu kegiatan Persetujuan Kegiatan ini dilakukan apabila permintaan kegiatan yang ada disetujui akan dilaksanakan sesuai permintaan. Yang berhak melakukan approch terhadap kegiatan Persetujuan Kegiatan ini hanya bisa dilakukan oleh petugas Admin saja. Sedangkan pihak user/member hanya bisa memonitor melalui dashboard yang sudah disediakan. Tanggal dan Pushaka Pusintek 47

57 waktu Pelaksanaan Kegiatan dapat berubah tidak sesuai permintaan, karena menyesuaikan dengan agenda kegiatan Menteri Keuangan. Semua record yang ada di Permintaan Kegiatan pasti tercantum juga di data Persetujuan Kegiatan. Klik pada menu Persetujuan Kegiatan maka akan tampak layar seperti di gambar Persetujuan Kegiatan Icon Show Detil Gambar Menu Utama Persetujuan Kegiatan Informasi yang ada dalam menu utama persetujuan kegiatan adalah jumlah kegiatan per unit Eselon I. Untuk mengetahui lebih detil dari kegiatan tsb, klik icon Show Detil maka akan tampak layar gambar seperti berikut ini. Icon Back Icon Disetujui Icon Ditunda Gambar Layar Rincian Persetujuan Kegiatan Di layar rincian persetujuan kegiatan ini informasi yang ada antara lain : contact person, unit, agenda acara, tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis kegiatan, control disetujui dan ditunda. Klik icon Disetujui, apabila permintaan kegiatan tersebut disetujui untuk dilaksanakan sesuai Pushaka Pusintek 48