APLIKASI DAILY ACTIVITY

Transkripsi

1 DOKUMEN USER MANUAL APLIKASI DAILY ACTIVITY (Dashboard) Tanggal : Oktober 2008 Pusintek Setjen Departemen Keuangan Oktober 2008

2 DAFTAR ISI Hal 1. Pendahuluan Latar Belakang Tujuan Ruang Lingkup Spesifikasi Modul Terintegrasi Diagram Aliran Data Modul... 3 Rapim Monitoring 1.6 Diagram Aliran Data Modul SMS... 3 Gateway 2. Prosedur Login Main Menu Rapim Monitoring Rapat Permintaan Rapat Persiapan Rapat Pelaksanaan Rapat Penundaan Rapat Pembatalan Rapat Pelaksanaan Tindak Lanjut Off-Track On-Track Alert Selesai Komentar Tindak Lanjut Usulan Perpanjangan Waktu 4.3 Pencarian Cari Rapat Cari Tindak Lanjut Cari File i Pushaka Pusintek

3 4.4 Statistik Statistik Rapat Statistik Tindak Lanjut Statistik Tindak Lanjut Pending Matters Kalender Kegiatan Kegiatan Permintaan Kegiatan Persiapan Kegiatan Pelaksanaan Kegiatan Penundaan Kegiatan Pembatalan Kegiatan Kalender Kalender Harian Kalender Bulanan Kalender Tahunan Statistik Kegiatan SMS Gateway SMS Masuk SMS Keluar Kirim SMS Broadcastes SMS Statistik SMS Cari SMS Perhatian Publik Artikel Baru Cari Artikel Topik Artikel Matriks Monitoring Input Matriks Display Matriks Pending Matriks Statistik Matriks Penutup ii Pushaka Pusintek

4 DAFTAR GAMBAR Hal Gambar 2.1. User Login... 4 Gambar 2.2. Message User Login... 4 Gambar 3.1. Menu Utama Dashboard... 5 Gambar Menu Rapat... 6 Gambar Menu Permintaan Rapat... 6 Gambar Permintaan Rapat... 7 Gambar Form Permintaan Rapat... 7 Gambar Detil Permintaan Rapat... 8 Gambar Form Agenda... 9 Gambar Detil Agenda Rapat... 9 Gambar Menu Persiapan Rapat Gambar Detil Persiapan Rapat Gambar Detil Persiapan Rapat dgn Reguler User Gambar Detil Persiapan Rapat dgn Executive User Gambar Detil Agenda Rapat Gambar Detil Undangan Rapat Gambar Detil Peserta Rapat Gambar Detil File Bahan Rapat Gambar Menu Pelaksanaan Rapat Gambar Detil Pelaksanaan Rapat Gambar Detil Pelaksanaan Rapat dgn executive user Gambar Detil Pelaksanaan Rapat dgn reguler user Gambar Menu Penundaan Rapat Gambar Detil Penundaan Rapat Gambar Edit Detil Penundaan Rapat Gambar Menu Pembatalan Rapat Gambar Detil Pembatalan Rapat Gambar Menu Pelaksanaan Rapat Gambar Off Track Gambar Daftar Off Track Gambar Detil Off Track Gambar Form Kesimpulan Rapat Gambar Form Tindak Lanjut iii Pushaka Pusintek

5 Gambar Form Komentar Gambar Form Peserta Rapat Gambar Form File Bahan Rapat Gambar Form File Hasil Rapat Gambar On Track Gambar Daftar On Track Gambar Alert Gambar Daftar Alert Gambar Selesai Gambar Daftar Selesai Gambar Komentar Tindak Lanjut Gambar Statistik Komentar Tindak Lanjut Gambar Usulan Perpanjangan Waktu Gambar Parameter Usulan Perpanjangan Waktu Gambar Menu Pencarian Gambar Cari Rapat Gambar Form Parameter Cari Rapat Gambar Hasil Cari Rapat Gambar Cari Tindak Lanjut Gambar Form Parameter Cari Tindak Lanjut Gambar Hasil Cari Tindak Lanjut Gambar Cari File Gambar Form Parameter Cari File Gambar Hasil Cari File Gambar Menu Statistik Gambar Statistik Rapat Gambar Hasil Statistik Rapat Gambar Daftar Statistik Rapat Gambar Statistik Tindak Lanjut Gambar Hasil Statistik Tindak Lanjut Gambar Daftar Statistik Tindak Lanjut Gambar Statistik Tindak Lanjut Gambar Hasil Statistik Tindak Lanjut iv Pushaka Pusintek

6 Gambar Statistik Tindak Lanjut selesai & belum selesai Gambar Statistik Tindak Lanjut per Unit Eselon I Gambar Pending Matters Gambar Parameter Pending Matters Gambar Detil Pending Matters Gambar Kalender Kegiatan Gambar Menu Permintaan Kegiatan Gambar Add Kegiatan Gambar Form Permintaan Kegiatan Gambar Daftar Permintaan Kegiatan Gambar Menu Persiapan Kegiatan Gambar Persiapan Kegiatan Gambar Daftar Persiapan Kegiatan Gambar Menu Pelaksanaan Kegiatan Gambar Pelaksanaan Kegiatan Gambar Daftar Pelaksanaan Kegiatan Gambar Menu Penundaan Kegiatan Gambar Penundaan Kegiatan Gambar Daftar Penundaan Kegiatan Gambar Menu Pembatalan Kegiatan Gambar Daftar Pembatalan Kegiatan Gambar Menu Kalender Gambar Kalender Harian Gambar Detil Kalender Harian Gambar Menu Kalender Bulanan Gambar Kalender Bulanan Gambar Daftar Kalender Bulanan Gambar Menu Kalender Tahunan Gambar Kalender Tahunan Gambar Menu Statistik Kegiatan Gambar Statistik Kegiatan Gambar 6.1 Menu Dashboard SMS Gateway Gambar Menu SMS Masuk Gambar Detil SMS Masuk v Pushaka Pusintek

7 Gambar Menu SMS Keluar Gambar Detil SMS Keluar Gambar Menu Kirim SMS Gambar Detil Kirim SMS Gambar Form Kirim SMS Gambar Menu Broadcast SMS Gambar Detil Broadcast SMS Gambar Form Broadcast SMS Gambar Menu Statistik SMS Gambar Detil Statistik SMS Gambar Menu Cari SMS Gambar Detil Cari SMS Gambar Hasil Cari SMS Gambar Menu Artikel Baru Gambar Daftar Artikel Baru Gambar Menu Cari Artikel Gambar Parameter Cari Artikel Gambar Menu Topik Artikel Gambar Daftar Topik Artikel Gambar Form Perekaman Topik Artikel Gambar 8.1 Menu Matrik Monitoring Gambar Input Matriks Gambar Daftar Matriks Gambar Detil Matriks Gambar Form Perekaman Matriks Gambar Form Perekaman Sub Item Gambar Form Status Tindakan Gambar Menu Display Matriks Gambar Display Matriks Gambar Detil Display Matriks Gambar Menu Pending Matriks Gambar Pending Matriks Gambar Parameter Pending Matriks Gambar Menu Statistik Matriks Gambar Statistik Matriks vi Pushaka Pusintek

8 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Adanya kebutuhan yang sangat tinggi atas permintaan rapat yang berasal dari Menteri Keuangan maupun dari Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan maupun dari Departemen Lain, sehingga diperlukan adanya suatu fasilitas pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat kepentingan terhadap permintaan rapat tersebut. Untuk mendukung aktivitas dan frekuensi permintaan agenda rapat tersebut telah disiapkan suatu dashboard untuk memudahkan dan mengelola agenda rapat yang dapat dilakukan secara online maupun menggunakan fasilitas sms gateway. 1.2 Tujuan Dokumen ini dimaksudkan untuk menjadi pedoman bagi Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dan diharapkan dengan adanya dokumen manual ini, dapat diperoleh manfaat antara lain sebagai berikut : Memberi kemudahan kepada Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dalam hal memonitor agenda rapat yang diajukan maupun telah disetujui serta mengetahui sejauh mana agenda rapat tersebut akan dilaksanakan. Memberikan informasi kepada unit pengguna dalam hal ini Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dalam mengevaluasi hasil tindak lanjut hasil rapat dari setiap Unit Eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya. Memberikan kemudahan kepada Unit Eselon I dalam hal meminta agenda rapat baik secara on line maupun menggunakan fasilitas SMS Gateway yang sudah disiapkan dalam dashboard. 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup penggunaan dashboard ini dibagi kedalam 3 jenis pengguna yaitu: Reguler User (Unit Eselon I), bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal : Melakukan Permintaan Rapat. Menambahkan File Bahan Rapat. Mengupdate komentar sebagai penjelasan atas status tindak lanjut rapat Executive User (Pushaka), bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal : Pushaka Pusintek 1

9 Melakukan Permintaan Rapat Menyetujui Permintaan Rapat Berhak membatalkan Rapat Berhak menunda Rapat Menentukan peserta Rapat Menambahkan file hasil bahan rapat Administrator bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal : Pengelolaan Data Referensi Pengelolaan User dan hak akses Update daftar rapat 1.4 SPESIFIKASI MODUL TERINTEGRASI Adapun spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan aplikasi antara lain : Sistem Operasi Windows XP / Server / Vista Linux OS Mac OS Database Server MySQL Server 5.0 Web Server Apache 2.0 Programming Language PHP 5.0 Microsoft Office Open Office External Application Adobe Acrobat Reader Winzip Mozilla Firefox Internet Explorer Web Browser Opera Safari Adapun spesifikasi hardware untuk server yang disarankan agar bisa mendukung sistem : Processor Intel Xeon 1.6Ghz Memory 2 GB ECC DDR2 Harddisk SATA 160 GB Jaringan Ethernet Card support 10/100/1000 Mbps Pushaka Pusintek 2

10 Adapun spesifikasi hardware untuk client yang disarankan agar bisa menggunakan sistem Processor Intel Pentium Ghz Memory 512 MB DDR2 Harddisk IDE / SATA 80GB Jaringan Ethernet Card support 10/100 Mbps 1.5 Diagram Aliran Data Modul Rapim Monitoring 1.6 Diagram Aliran Data Modul SMS Gateway Pushaka Pusintek 3

11 2 Prosedur Login Prosedur Login ini berguna untuk dapat membatasi akses terhadap aplikasi, dibutuhkan fasilitas untuk authorisasi user menggunakan id pengenal (user id) dan kata kunci (password). Kolom User Kolom Password Tombol Reset Tombol Login Gambar 2.1 User Login Petunjuk Kegiatan : o Aktifkan komputer o Klik icon Internet Explorer Browser pada Desktop, akan tetapi lebih disarankan menggunakan Mozilla, Opera maupun Safari. o Pada kolom Address ketik o Tampilan yang akan anda dapatkan adalah tampilan user login seperti gambar 2.1. o Masukkan user pengguna pada kolom User. o Masukkan password pengguna pada kolom Password. o Klik Tombol Login maka akan muncul layar Main Menu dari menu Dashboard Daily Activity seperti tampak pada Gambar 3.1, apabila user id dan password yang anda isikan tidak terdaftar maupun layar dibiarkan lama tanpa aktivitas maka akan tampil layar message yang berisi pesan Wrong user id / password entered, or your session was expired! please re-login seperti gambar 2.2. o Tombol Reset berfungsi apabila anda ingin mengosongkan layar isian kolom user id dan kolom password. Gambar 2.2 Message User Login Pushaka Pusintek 4

12 3 Main Menu Menu Utama setelah Login berhasil adalah tampilan layar Menu Utama Dashboard sepeti gambar 3.1. Statistik Filter Tahun Gambar 3.1 Menu Utama Dashboard Informasi yang ada dalam Menu Utama Dashboard atau gambar 3.1 meliputi antara lain : Statistik dari status tindak lanjut tiap Unit Eselon I. Data statistik dapat berubah sesuai dengan kondisi data dengan merubah parameter tahun yang sudah disediakan di Filter Tahun. Indikator status On-Track, Alert, Off-Track dan Selesai terbanyak bagi Unit Eselon I dalam bentuk jarum jam. Status tindak lanjut disamping dalam bentuk statistik, dalam dashboard ditampilkan juga dalam bentuk grafik pie seperti tampak pada gambar 3.1 di pojok kanan bawah. Untuk mempermudah pencarian rapat maupun pending matters dapat dilakukan melalui menu Short Cut Menu dari menu utama Dashboard ini. Fasilitas menu lain yang ada di Dashboard antara lain : 1. Rapim Monitoring 2. Kalender Kegiatan 3. SMS Gateway 4. Perhatian Publik 5. Matrik Monitoring Pushaka Pusintek 5

13 4 Rapim Monitoring 4.1 Rapat Menu Rapat ini berfungsi untuk mengakomodir semua kegiatan rapat, ada 5 kegiatan antara lain : Permintaan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan Rapat, Penundaan Rapat dan Pembatalan Rapat. Klik pada menu Rapim Monitoring dari dashboard yang ada tampak layar seperti gambar berikut ini. Rapim Monitoring Rapat Gambar Menu Rapat Permintaan Rapat Menu ini berfungsi untuk memasukkan data Rapat atas permintaan unit-unit Eselon I. Kegiatan perekaman ini bisa juga dilakukan langsung oleh unit-unit Eselon I yang bersangkutan dengan menggunakan user masing-masing yang sudah disiapkan. Untuk melakukan kegiatan Permintaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu Rapat, tampilan seperti tampak pada gambar Permintaan Rapat Rapim Monitoring Rapat Gambar Menu Permintaan Rapat Pushaka Pusintek 6

14 Untuk merekam permintaan rapat yang baru klik pada menu Permintaan Rapat seperti gambar , selanjutnya akan tampil layar seperti gambar gambar dibawah ini. Icon Add Permintaan Rapat Gambar Permintaan Rapat Klik pada icon Add Permintaan Rapat layar berikutnya akan tampir layar untuk perekaman permintaan rapat seperti gambar berikut ini. Tema Rapat Sms Tema Rapat Tgl Rapat Jam Mulai Jenis Rapat Jam Selesai Image File Tombol Save Gambar Form Permintaan Rapat Petunjuk Pengisian : o Inisitor, elemen ini sudah secara otomatis terisi berdasarkan user login yang masuk o Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema dari rapat. o Sms Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan uraian singkat dengan tema dari rapat Pushaka Pusintek 7

15 o Tgl Rapat, isikan kolom ini dengan tanggal dari permintaan rapat tersebut akan dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy o Jam Mulai, isikan kolom ini dengan jam yang akan dilaksanakan rapat tersebut dengan format hh:mm:ss o Jenis Rapat, kolom jenis rapat ini disediakan beberapa pilihan, klik pada tombol drill down pada kolom jenis rapat. o Image File, pilih nama file dari image file yang ada yang sesuai dengan tema rapat. o Image Preview, kolom ini secara otomatis akan tampil preview image sesuai dengan nama file yang telah di isikan pada kolom image file. o Status Rapat, untuk permintaan rapat yang baru di kolom ini sudah terisi dengan status rapatnya Konfirmasi o Tombol Save, klik tombol ini apabila data permintaan rapat akan disimpan, kemudian akan muncul message seperti dibawah ini, untuk menyakinkan bahwa record tersebut benar akan disimpan, klik tombol OK, untuk membatalkan kegiatan rekam data klik tombol Cancel. Hasil dari perekaman permintaan rapat dapat dilihat pada gambar berikut ini. Icon Edit Permintaan Rapat Permintaan rapat Icon Add Agenda Gambar Detil Permintaan Rapat Pushaka Pusintek 8

16 Icon Edit Permintaan Rapat berfungsi apabila ada updating terhadap data pokok rapat. Klik icon Add Agenda untuk menambahkan agenda rapat yang ada. Tampilan form untuk menambahkan agenda terlihat seperti gambar Permintaan Rapat Agenda Rapat Tombol Save. Gambar Form Agenda Isikan pada elemen Agenda Rapat dengan uraian agenda rapat. Klik tombol Save untuk menyimpan data agenda rapat. Hasil perekaman agenda diatas akan tampak seperti gambar berikut ini. Icon Edit Permintaan Rapat Detil Agenda Rapat Icon Delete Agenda Icon Edit Agenda Gambar Detil Agenda Rapat Klik icon Edit Agenda untuk updating data Agenda Rapat, untuk menghapus agenda rapat klik icon Delete Agenda, maka akan tampil layar message untuk meyakinkan bahwa record agenda tersebut akan benar-benar akan dihapus. Akan tampak layar message seperti berikut ini. Pushaka Pusintek 9

17 Klik tombol OK apabila record tersebut benar akan dihapus, untuk membatalkan kegiatan delete tersebut klik tombol Cancel Persiapan Rapat Menu ini berfungsi untuk memasukkan data agenda, peserta rapat, undangan serta file bahan rapat bila ada. Kegiatan melengkapi data rapat tersebut dilakukan oleh unit pemohon permintaan rapat, selanjutnya approvel bahwa persiapan rapat tersebut sudah OK dilakukan oleh executive user dalam hal ini pihak Pushaka. Untuk melakukan kegiatan Persiapan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu Rapat, tampilan seperti tampak pada gambar Persiapan Rapat Rapim Monitoring Rapat Gambar Menu Persiapan Rapat Klik pada sub menu Persiapan Rapat seperti pada gambar tersebut diatas, maka akan tampak detil Persiapan Rapat gambar Pushaka Pusintek 10

18 Icon Persiapan OK Icon Ditunda Icon Detil Gambar Detil Persiapan Rapat Klik icon detil untuk melengkapi data agenda, peserta rapat, undangan dan file bahan rapat. Untuk melengkapi data tersebut tergantung dengan user yang aktif, bila yang aktif reguler user maka tampilan detil berikutnya seperti tampak pada gambar , sedangkan bila user yang aktif adalah executive user maka layar detil berikutnya yang tampak adalah seperti gambar Klik icon Persiapan OK apabila data sudah lengkap, dan secara otomatis rapat tersebut masuk ke dalam kegiatan Pelaksanaan Rapat, sedangkan apabila rapat tersebut ditunda maka klik pada icon Ditunda maka secara otomatis rapat tersebut masuk ke kegiatan Penundaan Rapat. Deskripsi File Tombol Browse Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Tombol Save Gambar Detil Persiapan Rapat dgn Reguler User Pushaka Pusintek 11

19 Petunjuk Pengisian : o Nama File, klik pada tombol Browse untuk memilih nama file yang akan di upload, isikan pada kolom deskripsi file dengan uraian singkat deskripsi dari file yang akan diupload. o Deskripsi, isikan pada kolom ini uraian singkat dari deskripsi nama file yang akan diupload. o Kelompok Arsip, pilih pada tombol yang ada sesuai dengan kelompok dari arsip tersebut. o Subkelompok Arsip, tombol pilih ini akan aktif apabila kelompok arsip sudah terisi, pilih subkelompok arsip tersebut. o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data yang ada, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman penambahan file bahan rapat. Icon Add Agenda Icon Edit Undangan Icon Add Peserta Icon Add Bahan Rapat Gambar Detil Persiapan Rapat dgn Executive User Petunjuk Pengisian : o Add Agenda, klik pada icon Add Agenda untuk menambahkan agenda rapat, tampilan layar seperti pada gambar o Edit Undangan, klik pada icon Edit Undangan untuk meng-update nomor surat undangan, tanggal undangan dan lokasi, tampilan layar seperti pada gambar Pushaka Pusintek 12

20 o Add Peserta, klik pada icon Add Peserta untuk menambahkan siapa saja peserta rapat yang hadir, beserta unit organisasinya, tampilan layar seperti pada gambar o Add Bahan Rapat, klik pada icon Add Bahan Rapat untuk menambahkan file bahan rapat, deskripsi bahan rapat, kelompok arsip, subkelompok arsip, lokasi arsip tersebut disimpan dan status file tersebut. Tampilan layar seperti pada gambar Agenda Rapat Tombol Save Tombol Cancel Gambar Detil Agenda Rapat Petunjuk Pengisian : o Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat. o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data agenda rapat, untuk membatalkan kegiatan perekaman agenda rapat klik tombol Cancel. No Undangan Tgl Undangan Lokasi Rapat Tombol Save Tombol Cancel Gambar Detil Undangan Rapat Pushaka Pusintek 13

21 Petunjuk Pengisian : o No Undangan, isikan pada kolom ini dengan nomor undangan. o Tgl Undangan, isikan pada kolom ini dengan tanggal kapan rapat tsb akan dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy, atau bisa juga dilakukan dengan klik pada icon disebelah kanan akan muncul layar kalender. o Lokasi Rapat, isikan pada kolom ini dengan lokasi dimana rapat tersebut akan dilaksanakan. o Tombol Save, klik tombol Save untuk menyimpan data, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan. Nama Peserta Unit Organisasi Tombol Save Tombol Cancel Gambar Detil Peserta Rapat Petunjuk Pengisian : o Nama Peserta, isikan pada kolom ini dengan nama peserta yang hadir. o Unit, isikan pada kolom ini dengan unit organisasi dari peserta tersebut. o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data peserta rapat, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman data peserta rapat. Form ini dapat merekam 5 peserta sekaligus dalam satu kali kegiatan perekaman. Nama File Icon Browse Kelompok Arsip Deskripsi File Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Status File Pushaka Pusintek 14

22 Gambar Detil File Bahan Rapat Petunjuk Pengisian : o Nama File, untuk pengisian pada kolom ini, klik pada icon Browse kemudian pilih file yang akan diupload. o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan uraian deskripsi file. o Kelompok Arsip, klik pada icon top down yang ada pilih kelompok arsip yang tersedia. o Subkelompok Arsip, icon top down pada kolom ini akan aktif apabila kolom kelompok arsip sudah terisi, pilih sesuai dengan subkelompok arsip. o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip dimana arsip tsb disimpan. o Status File, pilih pada radio button yg ada apakah file yang diupload tsb bahan rapat atau hasil rapat. o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data bahan rapat, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman bahan rapat Pelaksanaan Rapat Rapat yang sudah diagendakan dan sudah dilaksanakan tentunya menghasilkan kesimpukan dan tindak lanjut. Executive user sebagai supervisor berhak mengupdate/menambahkan agenda, peserta rapat, kesimpulan dan tindak lanjut. Sedangkan member/unit atau yang biasa disebut reguler user yang terkait hanya dapat menambahkan komentar yang ada. Untuk melakukan kegiatan Pelaksanaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu Rapat, tampilan seperti tampak pada gambar Pelaksanaan Rapat Matrik Monitoring Rapat Pushaka Pusintek 15

23 Gambar Menu Permintaan Rapat Klik pada sub menu Pelaksanaan Rapat seperti pada gambar tersebut diatas, maka akan tampak detil Pelaksanaan Rapat seperti gambar Info record tsb ada file bahan rapat Icon Edit Detil Status jumlah record terakhir Info jumlah halaman Gambar Detil Pelaksanaan Rapat Apabila user yang aktif sebagai executive user, maka user tsb berhak untuk mengupdate data peserta, agenda, kesimpulan, tindak lanjut, file hasil rapat dengan klik pada icon Edit Detil layar berikutnya akan tampak seperti gambar , sedangkan bila user yang aktif sebagai regular user, maka user tersebut tidak berhak untuk update semua kegiatan tampilan layar untuk regular user tampak seperti gambar Pushaka Pusintek 16

24 Gambar Detil Pelaksanaan Rapat dgn Executive User Gambar Detil Pelaksanaan Rapat dgn Reguler User Penundaan Rapat Di menu Penundaan Rapat ini kegiatan yang dilakukan adalah memanage semua data Permintaan Rapat yang tidak disetujui sehingga perlu penjadwalan ulang maupun agenda Permintaan Rapat tersebut dibatalkan. Kegiatan Penundaan Rapat ini hanya bisa dilakukan oleh executive user. Untuk melakukan kegiatan Penundaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu Rapat, tampilan seperti tampak pada gambar Penundaan Rapat Rapim Monitoring Rapat Gambar Menu Penundaan Rapat Klik pada sub menu Penundaan Rapat seperti pada gambar tersebut diatas, maka akan tampak detil Penundaan Rapat seperti gambar Pushaka Pusintek 17

25 Dibatalkan Jadwal Ulang Edit Detil Gambar Detil Penundaan Rapat Bila ada penambahan agenda klik pada hyperlink Edit Detil layar berikutnya akan tampil seperti gambar Add Agenda Gambar Edit Detil Penundaan Rapat Klik pada icon Add Agenda untuk melakukan penambahan agenda, layar berikutnya tampak seperti gambar , lakukan kegiatan pengisian agenda seperti kegiatan pengisian agenda di Persiapan Rapat. Bila agenda rapat tersebut akan dijadwal ulang dikarenakan tanggal agenda rapat berubah, klik pada icon Jadwal Ulang di gambar diatas, maka akan tampil message konfirmasi seperti dibawah ini untuk meyakinkan apakah rapat tersebut benar akan di jadwal ulang, klik tombol OK maka secara otomatis agenda rapat tersebut tercatat kembali di persiapan rapat, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan jadwal ulang tersebut. Pushaka Pusintek 18

26 Untuk membatalkan agenda rapat tersebut klik pada icon Dibatalkan pada gambar diatas, maka akan tampil message pemberitahuan apakah record tersebut benar akan dibatalkan seperti gambar dibawah ini, klik tombol OK untuk membatalkan agenda rapat dan secara otomatis agenda rapat tersebut tercatat di kegiatan Pembatalan Rapat, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan tersebut Pembatalan Rapat Di kegiatan Menu Pembatalan Rapat ini adalah memanage semua data Penundaan Rapat yang telah dibatalkan sehingga memerlukan penjadwalan ulang maupun data Penundaan Rapat tersebut akan dihapus. Kegiatan Pembatalan Rapat ini hanya bisa dilakukan oleh executive user. Untuk melakukan kegiatan Pembatalan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu Rapat, tampilan seperti tampak pada gambar Pembatalan Rapat Rapat Rapim Monitoring Gambar Menu Pembatalan Rapat Klik pada sub menu Pembatalan Rapat seperti pada gambar tersebut diatas, maka akan tampak detil Pembatalan Rapat seperti gambar Pushaka Pusintek 19

27 Delete Jadwal Jadwal Ulang Edit Detil Gambar Detil Pembatalan Rapat Bila agenda rapat akan di jadwal ulang, klik pada icon Jadwal Ulang maka akan muncul layar konfirmasi apakah agenda rapat tersebut benar akan di jadwal ulang, klik tombol OK maka agenda rapat tersebut akan tercatat di kegiatan Permintaan Rapat, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan. Apabila agenda rapat tersebut akan dihapus, maka klik pada icon Delete Jadwal di gambar diatas, maka layar berikutnya akan tampil message seperti dibawah, klik tombol OK bila agenda rapat tersebut benar akan dihapus, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan. 4.2 Pelaksanaan Tindak Lanjut Menu ini berfungsi untuk memonitor semua hasil tindak lanjut, dalam menu ini ada 7 sub kegiatan dalam menu Pelaksanaan Tindak Lanjut, antara lain : Off-Track, On-Track, Alert, Selesai, Komentar Tindak Lanjut dan Usulan Perpanjangan Waktu. Klik menu Rapim Monitoring, klik sub menu Pelaksanaan Tindak Lanjut, tampilan layar seperti pada gambar berikut ini. Pushaka Pusintek 20

28 Pelaksanaan Tindak Lanjut Gambar Menu Pelaksanaan Tindak Lanjut Off-Track Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang sudah lewat batas waktu di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna merah. Klik menu Rapim Monitoring, klik sub menu Pelaksanaan Tindak Lanjut pilih Off Track, tampilan layar seperti gambar Off Track Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut Gambar Off Track Klik Off Track untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status off track. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status off track tampak seperti pada gambar Pushaka Pusintek 21

29 Edit Detil Status Off Track (warna merah) Gambar Daftar Off Track Klik pada hyperlink Edit Detil maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut, gambar detilnya adalah seperti gambar Add Agenda Add Tindak Lanjut Add Kesimpulan Add Peserta Hyperlink Komentar Add File Bahan Rapat Add File Hasil Rapat Gambar Detil Off Track Untuk menambahkn Agenda baru, klik pada icon Add Agenda dan langkah berikutnya dapat dilihat di modul Permintaan Rapat. Untuk menambahkan kesimpulan rapat klik pada icon Add Kesimpulan pada gambar , maka gambar berikutnya adalah form gambar Pushaka Pusintek 22

30 Kesimpulan Rapat Tombol Save Gambar Form Kesimpulan Rapat Isikan pada kolom Kesimpulan Rapat dengan uraian dari kesimpulan rapat yang ada, klik tombol Save untuk menyimpan data kesimpulan rapat tersebut, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman kesimpulan rapat. Untuk menambahkan tindak lanjut, klik pada icon Add Tindak Lanjut pada gambar , maka gambar berikutnya adalah form gambar Tindak Lanjut Batas Akhir Status Tindakan Penanggung Jawab Pendukung n Jawab ave Gambar Form Tindak Lanjut Petunjuk Pengisian : o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian dari Tindak Lanjut. o Batas Akhir, isikan pada kolom ini dengan tanggal batas akhir agenda rapat tersebut dengan format tanggal dd/mm/yyyy. o Status Tindakan, kolom ini akan terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal batas akhir yang diisikan. o Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon I sebagai penanggung jawab dari hasil tindak lanjut. o Pendukung, isikan pada kolom ini dengan uraian Unit Eselon I sebagai penanggung jawab selanjutnya. Pushaka Pusintek 23

31 o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan isian dari form tindak lanjut diatas, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman tindak lanjut. Untuk menambahkan Komentar, klik pada icon Hyperlink Komentar pada gambar , maka gambar berikutnya seperti tampak berikut ini. add Komentar Klik pada icon Add Komentar maka akan tampak gambar Tipe Komentar Komentar Tombol Save Gambar Form Komentar Isikan komentar ke dalam kolom Komentar, pilih pada radio button di tipe komentar yang ada, ada 3 tipe komentar yaitu : Komentar tindak lanjut, Usulan perpanjangan waktu, Penyelesaian tindak lanjut. Apabila dipilih radio button yang penyelesaian tindak lanjut, maka status tindakan dalam keadaan apapun akan berubah menjadi selesai. Klik tombol Save untuk menyimpan komentar yang sudah diisikan, maka akan muncul message berikut ini untuk meyakinkan apakah kegiatan tersebut diatas benar akan disimpan, klik tombol OK untuk menyimpannya, klik tombol Cancel untuk membatalkan. Pushaka Pusintek 24

32 Untuk menambahkn peserta rapat, klik pada icon Add Peserta pada gambar , maka gambar berikutnya adalah form gambar Peserta Unit Instansi Status Hadir Tombol Save Gambar Form Peserta Rapat Petunjuk Pengisian : o Peserta, isikan pada kolom ini bisa dengan nama peserta yang menghadiri rapat maupun nama jabatan dari peserta yang hadir tersebut. o Unit, pilih pada icon top down yang ada dengan nama unit dari peserta yang hadir. o Instansi, isikan pada kolom ini dengan uraian nama instansi peserta yang hadir. o Status Hadir, pilih radio button yang ada, bila peserta tersebut menghadiri rapat maka pilih radion button Ya dan begitu sebaliknya. o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data peserta berikutnya akan muncul layar message untuk meyakinkan apakan data peserta tersebut benar akan disimpan, klik tombol OK untuk menyimpannya, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman data peserta. Dalam form ini disediakan 3 nama peserta untuk dapat di rekam sekaligus untuk mempercepat perekaman data peserta. Pushaka Pusintek 25

33 Untuk menambahkan file bahan rapat, klik pada icon Add Bahan Rapat pada gambar , maka gambar berikutnya adalah form gambar Nama File Deskripsi File Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Status File Gambar Form File Bahan Rapat Petunjuk Pengisian : o Nama File, klik pada icon Browse maka akan tampak tampilan windows baru untuk mencari dimana file bahan rapat tersebut disimpan. o Deskripsi file, isikan pada kolom ini dengan uraian penjelasan dari nama file bahan rapat o Kelompok Arsip, pilih pada bar top down untuk memilih kelompok arsip sesuai dengan kelompok dari file bahan rapat tersebut. o Subkelompok Arsip, kolom ini akan aktif bar top downnya apabila kolom kelompok arsip sudah terisi. Pilih pada subkelompok arsip sesuai dengan subkelompok arsip dari file bahan rapat. o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan keterangan dimana file bahan rapat tersebut akan disimpan. o Status file, pilih radio button yang ada apakah status bahan rapat tersebut masih dalam bentuk file bahan rapat atau file hasil rapat. Pushaka Pusintek 26

34 o Klik tombol Save untuk menyimpan file bahan rapat tersebut, akan muncul message seperti dibawah ini, klik tombol OK, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan. Untuk menambahkan file hasil rapat, klik pada icon Add Hasil Rapat pada gambar , maka gambar berikutnya adalah form gambar Nama File Icon Browse Status File Deskripsi Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Gambar Form File Hasil Rapat Petunjuk Pengisian : o Nama File, klik pada icon Browse maka akan tampak tampilan windows baru untuk mencari dimana file bahan rapat tersebut disimpan. Tampilan windows seperti tampak dibawah ini, pilih file yang akan di upload, kemudian klik Open File Upload Tombol Opem Pushaka Pusintek 27

35 o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan uraian penjelasan dari nama file hasil rapat o Kelompok Arsip, pilih pada bar top down untuk memilih kelompok arsip sesuai dengan kelompok dari file hasil rapat tersebut. o Subkelompok Arsip, kolom ini akan aktif bar top downnya apabila kolom kelompok arsip sudah terisi. Pilih pada subkelompok arsip sesuai dengan subkelompok arsip dari file hasil rapat. o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan keterangan dimana file hasil rapat tersebut akan disimpan. o Status file, pilih radio button yang ada apakah status bahan rapat tersebut masih dalam bentuk file bahan rapat atau file hasil rapat. o Klik tombol Save untuk menyimpan file bahan rapat tersebut, akan muncul message seperti dibawah ini, klik tombol OK, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan On-Track Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang selesai tepat waktu yang sudah ditentukan. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna hijau. Klik menu Rapim Monitoring, klik sub menu Pelaksanaan Tindak Lanjut pilih On Track, tampilan layar seperti gambar Pushaka Pusintek 28

36 On Track Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut Gambar On Track Klik On Track untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status on track. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status on track tampak seperti pada gambar Hyperlink Edit Detil Status On Track Gambar Daftar On Track Klik pada hyperlink Edit Detil maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut dengan status On Track, gambar detilnya adalah seperti gambar dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track Alert Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang penyelesaiannya dengan batas waktu tinggal 1 minggu lagi. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna kuning. Klik menu Rapim Monitoring, klik Pushaka Pusintek 29

37 sub menu Pelaksanaan Tindak Lanjut pilih Alert, tampilan layar seperti gambar Alert Pelaksanaan Tindak Lanjut Rapim Monitoring Gambar Alert Klik Alert untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status Alert. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status alert tampak seperti pada gambar Hyperlink Edit Detil Status Alert Gambar Daftar Alert Klik pada hyperlink Edit Detil maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut dengan status Alert, gambar detilnya adalah seperti gambar dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track Selesai Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang penyelesaiannya sudah dianggap selesai sesuai batas waktu yang sudah ditentukan. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna biru. Klik menu Rapim Pushaka Pusintek 30

38 Monitoring, klik sub menu Pelaksanaan Tindak Lanjut pilih Selesai, tampilan layar seperti gambar Selesai Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut Gambar Selesai Klik Selesai untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status Selesai. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status alert tampak seperti pada gambar Hyperlink Edit Detil Status Selesai Gambar Daftar Selesai Klik pada hyperlink Edit Detil maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut dengan status Selesai, gambar detilnya adalah seperti gambar dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track Komentar Tindak Lanjut Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut baik yang berstatus Off Track, On Track, Alert maupun Selesai. Klik menu Rapim Pushaka Pusintek 31

39 Monitoring, klik sub menu Pelaksanaan Tindak Lanjut pilih Komentar Tindak Lanjut, tampilan layar seperti gambar Komentar Tindak Lanjut Pelaksanaan Tindak Lanjut Matrik Monitoring Gambar Komentar Tindak Lanjut Klik Komentar Tindak Lanjut untuk melihat statistik pelaksanaan tindak lanjut dengan status Off Track, On Track, Alert maupun Selesai. Dalam statistik tersebut juga diinformasikan jumlah tindak lanjut per status tindakan dan per Unit Eselon I, sehingga memudahkan bagi Unit Eselon I tersebut untuk mengetahui setiap status tindak lanjutnya. Tampilan daftar komentar tindak lanjut dengan ke empat jenis status tindakan tampak seperti pada gambar Hyperlink Edit Detil Gambar Statistik Komentar Tindak Lanjut Klik pada hyperlink Edit Detil maka layar akan menampilkan detil dari komentar tindak lanjut, gambar detilnya adalah seperti gambar dan kegiatan Pushaka Pusintek 32

40 selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track Usulan Perpanjangan Waktu Menu ini berfungsi untuk mempermudah monitoring terhadap daftar agenda yang meminta unsulan perpanjangan waktu. Klik menu Rapim Monitoring, klik sub menu Pelaksanaan Tindak Lanjut pilih Usulan Perpanjangan Waktu, tampilan layar seperti gambar Rapim Monitoring Usulan Perpanjangan Waktu Pelaksanaan Tindak Lanjut Gambar Usulan Perpanjangan Waktu Klik Usulan Perpanjangan Waktu. Akan tampak layar parameter untuk mempermudah pencarian dengan kriteria yang sudah ditentukan berdasarkan parameter. Tampilan parameternya seperti pada gambar Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Mulai Tgl Berakhir Tgl Icon Show Detil Gambar Parameter Usulan Perpanjangan Waktu Dibawah tampilan layar parameter terdapat detil daftar agenda yang mempunyai usulan perpanjangan waktu. Pushaka Pusintek 33

41 4.3 Pencarian Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian Agenda Rapat, Tindak Lanjut maupun pencarian File, klik sub menu Pencarian di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar berikut ini. Pencarian Rapim Monitoring Gambar Menu Pencarian Cari Rapat Menu Cari Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian semua jenis rapat dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu Pencarian di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar berikut ini. Cari Rapat Pencarian Rapim Monitoring Gambar Cari Rapat Klik Cari Rapat, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang Pushaka Pusintek 34

42 diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Dari Tgl Sampai Tgl Dari Jam Sampai Jam Kesimpulan Rapat Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Jenis Rapat Unit Status Rapat Tema Rapat Agenda Rapat Status Tindakan Icon Show Gambar Form Parameter Cari Rapat Petunjuk Pengisian : o Dari Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal awal pencarian. o Sampai Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal akhir pencarian. o Dari Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu awal dari rapat tersebut. o Sampai Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu akhir dari rapat. o Jenis Rapat, isikan pada kolom ini dengan jenis rapat yang diinginkan dengan cara meng-klik tombol top down yang ada disebelah kanan. o Unit, pilih unit yang sesuai dengan yang akan dicari dengan meng-klik tombol top down yang ada disebelah kanan. o Status Rapat, isikan pada kolom ini dengan status rapat yang diinginkan. o Rapat Id, isikan pada kolom ini dengan rapat id, dimana rapat id ini merupakan identetitas dari rapat tersebut. o Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema rapat yang diinginkan. o Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat. o Kesimpulan Rapat, isikan pada kolom kesimpulan rapat. o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut. o Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon I sebagai unit penanggungjawab. o Pendukung, isikan pada kolom ini dengan nama Unit Eselon I yang bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain penanggungjawab yang utama. Pushaka Pusintek 35

43 o o Status Tindakan, isikan pada kolom ini dengan status tindakan. Icon Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini. Klik tombol OK, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti pada gambar , untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol Cancel. Hyperlink Edit Detil Gambar Hasil Cari Rapat Klik pada hyperlink Edit Detil maka layar akan menampilkan detil dari rapat hasil pada form pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track Cari Tindak Lanjut Menu Tindak Lanjut ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian rapat yang sudah ditindak lanjut dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu Pencarian di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar berikut ini. Pushaka Pusintek 36

44 Cari Tindak Lanjut Pencarian Rapim Monitoring Gambar Cari Tindak Lanjut Klik Cari Tindak Lanjut, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Status Tindakan Mulai Tgl Berakhir Tgl Icon Show Gambar Form Parameter Cari Tindak Lanjut Petunjuk Pengisian : o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut. o Penanggung Jawab, klik pada tombol pilihan yang ada Unit Eselon I sebagai penanggung jawab tindak lanjut tersebut. o Pendukung, yang bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain penanggungjawab yang utama. o Status Tindakan, klik pada tombol pilihan yang ada apakah status tindakan tersebut off track, on track, alert maupun selesai. Pushaka Pusintek 37

45 o o o Mulai Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal mulai tindak lanjut yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy. Berakhir Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal terakhir tindak lanjut yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy. Icon Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini. Klik tombol OK, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti pada gambar , untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol Cancel. Hyperlink Edit Detil Gambar Hasil Cari Tindak Lanjut Klik pada hyperlink Edit Detil maka layar akan menampilkan detil dari tindak lanjut hasil pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. Pushaka Pusintek 38

46 4.3.3 Cari File Menu Cari File ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian file bahan rapat maupun file hasil rapat dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu Pencarian di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar berikut ini. Pencarian Cari File Rapim Monitoring Gambar Cari File Klik Cari File, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria pencarian file yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Nama File Deskripsi File Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Status File Jenis File Tombol Show Gambar Form Parameter Cari File Petunjuk Pengisian : o Nama File, isikan pada kolom ini dengan nama file dari file dokumen yang akan dicari. Pushaka Pusintek 39

47 o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan deskripsi file. o Kelompok Arsip, klik tombol top down yang ada, pilih kelompok arsip sesuai dokumen yang akan dicari. o SubKelompok Arsip, kolom ini akan aktif bila kolom kelompok arsip sudah terisi, pilih subkelompok arsip yang ada. o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip. o Jenis File, pilih pada kolom ini dengan jenis file yang akan dicari apakah dalam bentuk audio video, dokumen maupun gambar. o Status File, pilih salah satu radio button yang ada, apakah file tersebut file bahan rapat atau file hasil rapat. o Tombol Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini. Klik tombol OK, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti pada gambar , untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol Cancel. Nama File Gambar Hasil Cari File Hasil pencarian file akan tampak seperti daftar tersebut diatas, klik pada hyperlink Nama File maka layar akan menampilkan detil dari file hasil pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar dan kegiatan selanjutnya seperti Pushaka Pusintek 40

48 penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. 4.4 Statistik Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi semua level user dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan kelompok data dan gambar statistik tersebut dapat berbentuk 3 macam pilihan sesuai keinginan yaitu dalam bentuk pie, line maupun bar, klik sub menu Statistik di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar berikut ini. Rapim Monitoring Statistik Gambar Menu Statistik Statistik Rapat Menu Statistik Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan Jenis Rapat, Status Rapat, maupun Inisiator. Klik sub menu Statistik di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar berikut ini. Statistik Rapat Statistik Rapim Monitoring Gambar Statistik Rapat Pushaka Pusintek 41

49 Klik Statistik Rapat seperti gambar diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk bar seperti tampak pada gambar berikut ini. Mulai Bulan Sampai Bulan Tahun Kelompok Data Statistik dalam bentuk Bar Type Chart Tombol Show Gambar Hasil Statistik Rapat Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada kolom type chart sedangkan untuk melihat perubahan statistik rapatnya, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun parameter yang disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang diinginkan dan kelompok data yang terdiri dari jenis rapat, status rapat dan inisiator. Klik tombol Show untuk meng-execute parameter diatas, dan hasilnya tampak seperti gambar Hyperlink Edit Data Gambar Daftar Statistik Rapat Klik pada hyperlink Edit Data maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar detilnya adalah seperti gambar dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. Pushaka Pusintek 42

50 4.4.2 Statistik Tindak Lanjut 1 Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan Penanggung Jawab, Status Tindakan dan Jenis Rapat. Klik sub menu Statistik di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar berikut ini. Statistik Statistik Tindak Lanjut 1 Rapim Monitoring Gambar Statistik Tindak Lanjut 1 Klik Statistik Tindak Lanjut 1 seperti gambar diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk pie seperti tampak pada gambar berikut ini. Parameter Statistik dalam bentuk Pie Tombol Show Detil Gambar Hasil Statistik Tindak Lanjut 1 Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada kolom type chart pada parameter sedangkan untuk melihat perubahan statistik rapatnya, isikan parameter yang ada dan sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun parameter yang disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang diinginkan dan kelompok data yang terdiri dari Penanggung Jawab, Status tindakan serta Jenis Rapat. Klik tombol Show untuk meng-execute parameter diatas. Pushaka Pusintek 43