MANUAL PROSEDUR MANAJEMEN ORGANISASI

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR MANAJEMEN ORGANISASI LABORATORIUM PATOLOGI ANATOMI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG

2 MANUAL PROSEDUR MANAJEMEN ORGANISASI LABORATORIUM PATOLOGI ANATOMI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG Kode Dokumen : Revisi : Tanggal : 24 September 2012 Diajukan oleh : Ka. Laboratorium Patologi Anatomi dr. Eviana Norahmawati, Sp.PA (K) Dikendalikan oleh : Ketua Jurusan Pendidikan Dokter Prof.Dr.dr. Teguh Wahyu Sardjono, DTM&H.,MSc.,Sp.Par(K) Disetujui oleh : Dekan Dr.dr. Karyono Mintaroem, Sp.PA 2

3 Daftar Isi 1 Visi, Misi dan Motto 4 2 Maklumat Layanan 4 3 Tujuan M: 4 4 Ruang Lingkup: 4 5 Tanggung Jawab:. 4 6 Definisi: 4 7 Singkatan:. 5 8 Referensi:. 5 9 Garis Besar Prosedur: Struktur Organisasi

4 1. Visi, Misi dan Moto Lab PA FKUB Visi : Menuju Laboratorium Patologi Anatomi berstandar Global Misi : Melaksanakan dan meningkatkan kualitas kegiatan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat secara berkesinambungan Motto : Laboratorium Patologi Anatomi melayani sepenuh hati dengan menerapkan nilai RESIK (Responsif, Efektif& efisien, Suportif, Inovatif dan Komitmen) 2. Maklumat Mutu Laboratorium Patologi Anatomi memberikan pelayanan berkualitas dan prima untuk memenuhi kepuasan pengguna layanan. 3. Tujuan MP: a. Menetapkan,memelihara dan membatasi system pengelolaan dan manajemen kelembagaan Laboratorium dalam rangka memberikan pelayanan terbaik untuk pelanggan b. Memastikan struktur organisasi berjalan sesuai dengan tujuan pengelolaan organisasi yang baik dan memenuhi nilai-nilai RESIK 4. Ruang Lingkup MP: Pengendalian Proses Manajemen dan Organisasi di Lingkungan Laboratorium Patologi Anatomi dalam melaksanakan Layanan Tri Dharma perguruan tinggi 5. Tanggung Jawab : Struktur organisasi bertanggung jawab sesuai dengan tupoksi dan wewenangnya yang dijabarkan dalam bagian prosedur. 6. Definisi : a. Spesifikasi produk utama adalah profesi kesehatan b. Produk/jasa layanan laboratorium PA antara lain: Slide histopatologi, foto evaluasi slide histopatologi/immunohistopatologi, analisis gambar digital slide histopatologi, konsultasi kepakaran di bidang patologi anatomi dan pemeriksaan jaringan, c. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi UJM UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peyraturan yang berlaku d. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik,digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk Fakultas meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang sedangkan untuk jurusan/program studi adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 4

5 e. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar f. Dokumen Standar Eksternal adalah dokumen yang berkaitan dengan mutu fakultas selain Manual Mutu, Rencana Mutu, Dokumen Mutu, Instruksi Kerja. 7. Singkatan a. IK : Instruksi Kerja b. MP : Manual Prosedur c. UJM : Unit Jaminan Mutu d. MR : Manual Representatif 8. Referensi : a. Manual Mutu UJM PSPD FKUB ( ) b. Dokumen Mutu UJM PSPD FKUB 9. Garis Besar Prosedur dan Tugas Pokok Fungsi Organisasi di Laboratorium Patologi Anatomi 9.a Garis Besar Prosedur 1) Kepala Lab PA bertanggung jawab secara struktural ke Dekan dan ketua Jurusan FKUB 2) Kepala Lab PA dipilih oleh segenap staf dosen di lingkungan Lab PA melalui rapat Pleno Staf PA untuk kemudian disahkan oleh Dekan FKUB dan dilantik oleh Rektor sesuai dengan peraturan statuta UB 3) Kepala Lab PA sebagai pimpinan administratif dan struktural di lingkungan PA yang membawahi Bendahara, Koordinator TU, PJP S1, PJP PPDS, Koordinator Layanan Ilmiah dan Kegiatan Ilmiah, Koordinator Layanan Pengabdian Masyarakat serta Koordinator Penjaminan Mutu Layanan Lab PA/Akreditasi/Evaluasi. 4) Kepala Laboratorium PA atas nama Lab PA menyampaikan laporan kinerja Lab secara berkala kepada Pimpinan FK dalam forum rapat rutin pimpinan dan kepala Lab atau dalam bentuk laporan tertulis 5) Struktur dan Manajemen Organisasi Lab PA sewaktu-waktu dapat berubah sesuai dengan kebutuhan dan dinamika layanan serta peraturan yang berlaku 6) Struktur organisasi dan manajemen dituangkan dalam suatu bagan yang disahkan oleh pimpinan FKUB (terlampir) 7) Untuk menyesuaikan dengan kebutuhan layanan prima, struktur, fungsi dan tugas pokok struktur organisasi dievaluasi secara berkala setiap tahun bersama UJM, jurusan dan pimpinan Fakultas. 8) Kepala laboratorium bersama Koordinator penjaminan mutu membuat borang evaluasi mutu, kinerja dan layanan di Lab PA yang meliputi : a. Borang evaluasi sikap layanan staf PA b. Borang evaluasi kualitas layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat 5

6 c. Borang evaluasi kualitas produk 9) Evaluasi layanan dilakukan sesuai dengan karakter dan nature layanan yang ada 9.b Tugas Pokok Fungsi Organisasi di Laboratorium Patologi Anatomi 9.1 Kepala Laboratorium Fungsi Menyusun program, memonitor dan mengevaluasi, mengkoordinasi seluruh kegiatan administrasi, pendidikan pengajaran, pelayanan/pengebdian masyarakat dan penelitian/kegiatan ilmiah di lingkungan Laboratorium Patologi Anatomi FKUB Tugas Pokok a) Menyusun rencana strategis di awal tahun yang didalamnya terdapat program kerja dan rencana anggaran laboratorium b) Menyusun rencana pendidikan dan pengajaran setian awal semester bersama PJP c) Menyusun jadwal kerja staf setiap bulan yang meliputi pembagian jadwal mengajar,/tutorial/praktikum dan tugas pelayanan di RS dr.saiful Anwar Malang d) Melakukan evaluasi terhadap kegiatan-kegiatan/program yang telah dilaksanakan pada akhir tahun e) Mengambil keputusan dam,emghadiri kegiatan-kegiatan/undangan atas nama/mewakili setiap keputusan yang telah disetujui dalam rapat staf Laboratorium PA FKUB 9.2 Bendahara Fungsi Bertanggung jawab atas semua aliran dana masuk dan dana keluar beserta pembukuannya dengan persetujuan Kepala Laboratorium Tugas Pokok a) menerima, menyimpan dan mencatat semua dana masuk yang diterima lab PA dengan persetujuan Kepala Lab b) mengeluarkan dan mencatat semua pengeluaran untuk lab PA dengan persetujuan Kepala Lab c) Melaporkan seluruh rekapitulasi dana masuk dan daa keluar setiap akhir tahun kepada Kepala Lab dalam rapat pleno staf PA 9.3 Penanggung Jawab Pendidikan/Pengajaran (PJP) Lab. PA (Koordinasi Pendidikan S1&Profesi) Fungsi Bertanggung jawab dan mengkoordinasi perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 Kedokteran, S1 Kedokteran Gigi, S1 Kedokteran hewan, S1 Keperawatan, S1 Kebidanan Tugas Pokok 6

7 a) Membuat perencanaan jadwal mengajar/tutorial/praktikum untuk S1 dengan persetujuan Kepala Lab dan PJMK PA untuk tiap Blok/Mata Kuliah b) Menghadiri rapat/lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran c) Melakukan monitoring dan evaluasi tiap kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 dan melaporkan hasil evaluasi kepada Kepala Laboratorium d) Bertanggung jawab terhadap semua nilai mata kuliah PA di semua Blok e) Mengambil keputusan mengenai jumlah soal, tipe soal, ujian dan pelaksanaan ujian (Koordinasi dengan PJMK blok) serta bertanggung jawab terhadap penyimpanan soal PA 9.4 Penanggung Jawab Pendidikan/Pengajaran (PJP) Lab. PA (Koordinasi Pendidikan S2&PPDS I) sekaligus KPS PPDI I PA Persiapan Fungsi Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan pendidikan dan pengajaran PPDS I Tugas Pokok a) Membuat perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan, dan pengajaran PPDS PA dan PPDS non PA b) Menghadiri rapat/lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran PPDS I baik di lingkungan FKUB maupun Rumah Sakit Pendidikan c) Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan PPDS dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi PPDS d) Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS 9.5 Koordinator Penelitian dan Kegiatan Ilmiah Fungsi Melakukan koordinasi kegiatan penelitian dan kegiatan ilmiah di Laboratorium PA Tugas Pokok a) Memeriksa dan menandatangani lembar persetujuan penelitian di Lab PA b) Mengelola dan melaporkan pemasukan dan pengeluaran Lab PA yang berhubungan dengan penelitian (Menentukan besaran tariff, membayar HR teknisi, pembelanjaaan alat dan bahan) c) Mengelola dan melaporkan data (dibantu arsiparis) jenis penelitian di Lab PA per semester kepada Kepala Lab dan Koordniator EKDB d) Memeriksa kualitas dan mutu pengerjaan slide penelitian maupun foto hasil slide e) Mengejukan permintaan pembelian alat/bahan untuk penelitian kepada FKUB atas persetujuan kepala Laboratorium 7

8 f) Memeriksa pengarsipan hasil-hasil penelitian 9.6 Koordinator Penjaminan Mutu dan Akreditasi Fungsi Melaksanakan penjaminan mutu dan segala hal yang berhubungan dengan penjaminan mutu eksternal, termasuk evaluasi dan akreditasi Laboratorium Tugas Pokok a. Bertanggung jawab dalam mengkoordinasi penyusunan & Pengarsipan dokumen-dokumen pada saat ada evaluasi kinerja, akreditasi dan atau audit eksternal (missal : ISO) b. Menghadiri rapat/lokakarya yang berhubungan dengan penjaminan mutu/akreditasi/audit eksternal (ISO) 9.7 Koordinator Pengabdian Masyarakat Fungsi Membuat perencanaan, dan mengkoordinasikan pelaksanaan pengabdian masyarakat bagi staf lab PA FKUB Tugas Pokok a) Bertanggung jawab dalam mengkoordinasi penyusunan, pelaksanaan & Pengarsipan dokumen-dokumen pengabdian masyarakat b) Menjalin kerjasama dengan pemangku kepentingan (stakeholder) internal dan eksternal dalam rangka perwujudan layanan kepada masyarakat luas serta perwujudan tanggung jawab sosial Lab PA c) Membuat proposal/rencana/jadwal pengabdian masyarakat Lab PA setiap tahun 9.8 Koordinator Tata Usaha Fungsi Melaksanakan koordinasi seluruh kegiatan administrasi dan manajemen di Lab PA Tugas Pokok a) Mengajukan anggaran rutin pelaksanaan adminsitrasi pendidikan dan pengajaran per bulan dan menyampaikan laporan setiap bulan kepada Kepala Laboratorium b) Menyusun jadwal kerja setiap bulan dan mendokumentasikan bersama seluruh kegiatan harian staf dengan bukti dokumennya c) Mengkoordinir seluruh kegiatan administrasi dan pengarsipan di Lab PA dibantu oleh tiap-tiap coordinator administrasi d) Bertanggung jawab terhadap surat masuk dan surat keluar serta pengarsipannya e) Menyiapkan berkas-berkas dokumen yang diperlukan dalam setiap kegiatan audit internal atau eksternal/visitasi maupun akreditasi 8

9 9.9 Koordinator Admin S Koordinator Admin PPDS Fungsi Mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS bersama segenap staf administrasi laboratorium PA FKUB Tugas Pokok a) Membantu PJP S2/PPDS I dalam hal adminsitrasi dan pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS b) Membantu membuat konsep jadwal tutorial PPDS c. Melakukan pengarsipan dokumen akademik (absensi, nilai dan dokumen kegiatan ilmiah seperti jurnal reading, CPC, Referat, Ujian TA dll) c) Membantu penyusunan pelaporan kegiatan/dokumen-dokumen terkait visitasi/akreditasi PPDS 9.11 Staf Admin Laboratorium PA FKUB Fungsi Mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS bersama segenap staf administrasi laboratorium PA FKUB Tugas Pokok a) Membantu PJP S2/PPDS I dalam hal adminsitrasi dan pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS b) Membantu membuat konsep jadwal tutorial PPDS c. Melakukan pengarsipan dokumen akademik (absensi, nilai dan dokumen kegiatan ilmiah seperti jurnal reading, CPC, Referat, Ujian TA dll) c) Membantu penyusunan pelaporan kegiatan/dokumen-dokumen terkait visitasi/akreditasi PPDS 10. Bagan Struktur Organisasi dan Manajemen Lab. Patologi Anatomi FKUB Tim Penyusun dr. Eviana Norahmawati., Sp.PA (K) dr. Rachmad Sarwo Bekti dr. Ihda Dian Kusuma 9

10 10

11 STRUKTUR ORGANISASI LAB PATOLOGI ANATOMI FKUB Kepala Lab. Patologi Anatomi : dr. Eviana Norahmawati, Sp.PA(K) Bendahara Lab. PA dr. Kenty W. Anita, M.Kes. Koordinator TU Yogi Widhijolaksono - Koord. Admin. S1 Yogi Widhijolaksono - Koord. Admin. PD PPDS Findy Antika - Tehnisi Laboratorium & Koordinator Admin Penelitian, Praktikum Lasmizan PENDIDIKAN PENELITIAN & ILMIAH PENGABDIAN MASYARAKAT PJP PA : dr. Rachmad Sarwo Bekti ( Koord. Kuliah & Evaluasi ) Program Studi Patologi Anatomi: Ketua: dr. Imam Sarwono, Sp.PA Sekretaris : dr. Mudjiwijono HE,MS., Sp.PA Koordinator Penelitian & Kegiatan Ilmiah dr. Eviana Norahmawati, Sp.PA(K) Koordinator Penjaminan Mutu, Akreditasi & Evaluasi (EKDB, Akreditasi, ISO) : dr. Imam Sarwono, Sp.PA Koordinator Peng. Masy. : dr. Ihda Dian Kusuma Koordinator Praktikum & Tutorial PSPD : dr. Ihda Dian Kusuma Koordinator Praktikum & Kuliah FKH : Dr.dr. IKG. Muliarta, Sp.PA dr. Rachmad Sarwo Bekti Mengesahkan, Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Koordinator Kuliah & Praktikum PSPDG : drg. Nenny Prasetyaningrum.,M.Ked Dr.dr. Karyono Mintaroem., Sp.PA Nip