MANUAL PROSEDUR MANAJEMEN ADMINISTRASI

Transkripsi

1 I KERJA MANUAL PROSEDUR MANAJEMEN ADMINISTRASI Kode Dokumen : Anahis Revisi ke- : 0 Tanggal : 24 Oktober 2012 Dikaji ulang oleh : Sekretaris Jurusan Pendidikan Dokter Dikendalikan oleh : Unit Jaminan Mutu Disetujui oleh : Ketua Jurusan Pendidikan Dokter Dibuat oleh Dikaji ulang Oleh Disetujui oleh dr. Arliek Rio Julia, MS Ka.Laboratorium/Departemen Anatomi-Histologi Dr. dr. Wisnu Barlianto, MSI, Med, SpA (K) Sekretaris Jurusan Pend. Dokter Prof. Dr. dr. Teguh Wahju Sardjono, DTM&H, MSc, Sp.Par.K Ketua Jurusan Pendidikan Dokter LABORATORIUM/ DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012

2 MANUAL PROSEDUR MANAJEMEN ADMINISTRASI LABORATORIUM / DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 1. TUJUAN : Menjamin manajemen pengelolaan laboratorium secara efektif dan efisien 2. RUANG LINGKUP : Lab. Anatomi-Histologi FK Universitas Brawijaya Malang 3. TANGGUNG JAWAB : Kepala Laboratorium bertanggung jawab pada kegiatan Manajemen Administrasi Laboratorium. 4. DEFINISI : 1. Laboratorium adalah lembaga atau institusi sebagai wadah keilmuan 2. tertentu Manajemen adalah kegiatan sistematis meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi. 3. Kepala Laboratorium adalah seseorang yang bersama anggotanya bertanggungjawab dalam pengembangan sekelompok disiplin ilmu 4. Laboran/Teknisi adalah orang yang membantu Kepala Laboratorium dalam menjalankan tugasnya dan memiliki keahlian khusus sesuai disiplin ilmunya 5. PROSEDUR 5.1. Laboratorium diketuai oleh kepala Laboratorium yang bertanggungjawab untuk pengembangan keilmuan 5.2 Laboratorium beranggotakan dosen yang mempunyai kesamaan dalam kelompok disiplin ilmunya 5.3 Kegiatan dalam laboratorium meliputi pelaksanaan pembelajaran, praktikum, penelitian, pelatihan, pengabdian kepada masyarakat 5.4 Dalam teknis pelaksanaan kegiatan di laboratorium, dilaksanakan oleh dosen dan laboran, dikoordinir oleh Dosen Pengampu, di bawah tanggungjawab Kepala Laboratorium

3 5.5 Penggunaan laboratorium untuk kegiatan mengacu pada Manual Prosedur penggunaan laboratorium dan Instruksi kerja penggunaan laboratorium untuk mahasiswa dan dosen 5.6 Kepala laboratorium bersama anggotanya menyusun rencana pengembangan keilmuan untuk meningkatkan kompetensi laboratorium melalui Tridharma Perguruan Tinggi 5.7 Kepala Laboratorium secara berkala bersama anggotanya melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap kegiatan di laboratorium Administrasi Laboratorium mengadministrasikan semua fasilitas laboratorium dan semua aktivitas yang ada di laboratorium dan melaporkan secara berkala kepada kepala laboratorium Kepala laboratorium melaporkan semua aktivitas laboratorium kepada ketua Jurusan 6. DOKUMEN TERKAIT a. Diagram alur manajemen administrasi laboratorium b. Alur sistem pengelolaan berkas (alur surat masuk & surat keluar) c. Alur peminjaman buku perpustakaan d. Pengelolaan Mutu Pelayanan e. Prosedur Pengaduan Pengguna Layanan f. IK Pedoman Sikap dan Perilaku Petugas Lab. g. Struktur Organisasi Lab. Anatomi-Histologi h. Tupoksi Lab. Anatomi-Histologi

4 DIAGRAM ALUR MANAJEMEN ADMINISTRASI LABORATORIUM/DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Kepala Lab. Kegiatan Penggunaan lab: pembelajaran, praktikum, penelitian, penmas Manual prosedur Dosen Pengampu Teknis pelaksanaan IK untuk mhs dan IK untuk dosen Kepala Lab. Kepala Lab Rencana pengembangan keilmuan Monitoring dan evaluasi internal terhadap kegiatan lab. Borang rencana pengembangan keilmuan di Lab. Borang monev internal lab. Administrasi Lab. Mengarsip semua fasilitas, aktivitas, dan melaporkannya ke kepala lab. Borang fasilitas, aktivitas, dan laporan ke kepala lab. Kepala Lab Melaporkan semua aktivitas lab. Kepada ketua jurusan Borang laporan

5 ALUR SURAT MASUK LABORATORIUM/DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Disampaikan kepada staf (ybs) Surat Masuk Admin Pengagendaan Kalab untuk disposisi Follow Up Sesuai Disposisi - Diarsipkan & digolongkan dalam : 1. Surat Keputusan 2. Surat Tugas 3. Surat Edaran 4. Surat Ijin 5. Surat Penawaran Beasiswa 6. Akademik (Jadwal) 7. Surat Kontrak Kerja Petugas : Murti Ningrum & Suprapto

6 ALUR SURAT KELUAR LABORATORIUM/DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Kalab (Konsep surat) Admin Pimpinan Koreksi & Penandatanganan Pengarsipan Didistribusikan Petugas : Murti Ningrum & Suprapto

7 Kalab/Departemen dr. Arliek Rio Julia, MS STRUKTUR ORGANISASI LAB./DEP ANATOMI-HISTOLOGI FAK. KEDOKTERAN UNIV. BRAWIJAYA TA. 2012/ Koord. Admin. S1 Murti Ningrum DK - Koord. Admin. PPDS Suprapto - Tehnisi Lab. Makros: Teguh Budio, Nachnu Muhadjirin - Tehnisi Lab. Mikros : Wahyu Muji Iswanto PENDIDIKAN KAN PENELITIAN & ILMIAH PENGABDIAN MASYARAKAT PJP : dr. Danik Agustin P. MKes. Koordinator Penelitian & Kegiatan Ilmiah dr. Indriati Dwi Rahaju MKes. Koordinator Penjaminan Mutu & Evaluasi dr. Nurul Hidajati MSc. Koordinator Peng. Masy. : dr. Rita Rosita MKes Koordinator Tutorial PPDS : dr.bambang Sumantri MKes Koordinator Praktikum PSPDG : drg. Fidya MKes. Koordinator Kuliah & Praktikum PSBidan: dr. Danik Agustin P. MKes. Koordinator Kuliah & Praktikum PS Farmasi: dr. Arliek Rio Julia MS Koordinator Kuliah & Praktikum PSIK: dr. Danik Agustin P. MKes

8 TUGAS POKOK & FUNGSI I. Kepala Laboratorium Anatomi-Histologi Menyusun program, memonitor dan mengevaluasi, mengkoordinasi seluruh kegiatan keadministrasian, pendidikan-pengajaran, pelayanan/pengabdian masyarakat, dan penelitian/kegiatan ilmiah di Laboratorium Anatomi-Histologi Brawijaya. Fakultas Kedokteran Universitas 1. Menyusun renstra di awal tahun yang berisi program kerja dan rencana anggaran laboratorium. 2. Menyusun rencana pendidikan dan pengajaran setiap awal semester bersama PJP. 3. Melakukan monitor dan koordinasi setiap saat dengan setiap koordinator bidang dalam setiap kegiatan. 4. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan-kegiatan/program yang telah dilaksanakan di akhir tahun. 5. Mengambil keputusan dan menghadiri kegiatan-kegiatan/undangan atas nama/mewakili setiap keputusan yang telah disetujui dalam rapat staff Laboratorium Anatomi-Histologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. 6. II. PJP Laboratorium Anatomi-Histologi (Koordinasi Pendidikan S1) Bertanggung jawab dan mengkoordinai perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran. 1. Melakukan perencanaan jadwal mengajar/tutorial/praktikum untuk S1 dengan persetujuaan Kepala Laboratorium dan PJMK untuk tiap blok.

9 2. Menghadiri rapat/lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran dan melaporkan hasil evaluasi ke kapala Laboratorium. 4. Bertanggung jawab terhadap semua nilai mata kuliah anatomihistologi di semua blok. 5. Mengambil keputusan mengenai jumlah soal dan tipe soal, ujian, dan pelaksanaan ujian (koordinasi dengan PJMK blok) serta bertanggung jawab terhadap penyimpanan soal-soal. III. Koordinator Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan mengenai pendidikan dan pengajaran PPDS I 1. Melakukan perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan dan pengajaran PPDS Bedah. 2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran PPDS. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan PPDS dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi PPDS. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS. IV. Koordinator Program Studi Ilmu Keperawatan Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan mengenai pendidikan dan pengajaran PSIK

10 1. Melakukan perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan dan pengajaran PSIK 2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran PSIK. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan PSIK dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi PSIK. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran PSIK. V. Koordinator Praktikum PSPDG Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan mengenai penyelenggaraan praktikum pada PSPDG 1. Melakukan perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan dan pengajaran PSPDG 2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran PSPDG. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan PSPDG dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi PSPDG. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran PSPDG.

11 VI. Koordinator Program Studi Kebidanan Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan mengenai pendidikan dan pengajaran BIDAN 1. Melakukan perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan dan pengajaran BIDAN 2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran BIDAN. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan BIDAN dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi BIDAN. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran BIDAN. VII. Koordinator Program Studi Farmasi Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan mengenai pendidikan dan pengajaran FARMASI 1. Melakukan perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan dan pengajaran FARMASI 2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran FARMASI. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan FARMASI dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi FARMASI. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran FARMASI.

12 VIII. Koordinator Penelitian dan Kegiatan Ilmiah Melakukan koordinasi kegiatan penelitian dan kegiatan ilmiah di Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB. 1. Memeriksa dan menandatangani lembar persetujuan penelitian di Lab.anatomi-histologi. 2. Mengelola dan Melaporkan pemasukan dan pengeluaran Laboratorium yang berhubungan dengan penelitian ( menentukan tarif, membayar HR tehnisi, pembelanjaan alat dan bahan ). 3. Memeriksa kualitas dan mutu pengerjaan slide penelitian maupun hasil foto slide 4. Mengajukan permintaan pembelian alat/bahan untuk penelitian ke FKUB atas persetujuan Kepala Laboratorium. 5. Memeriksa pengarsipan hasil-hasil penelitian. IX. Koordinator Penjaminan Mutu Akreditasi. Melaksanakan penjaminan mutu dan segala hal yang berhubungan dengan evaluasi dan akreditasi Laboratorium. Tugas Pokok : 1. Bertanggung jawab mengkoordinir penyusunan & pengarsipan dokumen-dokumen Anatomi-Histologida saat ada evaluasi kinerja atau akreditasi 2. Menghadiri rapat/lokakarya yang berhubungan dengan penjaminan mutu/akreditasi

13 X. Koordinator Pengabdian Masyarakat Merancang dan mengkoordinir program pengabdian masyarakat laboratorium Anatomi-Histologi Tugas Pokok : 1. Menyusun program pengabdian masyarakat untuk setiap tahun ajaran bersama staff 2. Mengkoordinir pelaksanaan program pengabdian masyarakat XI. Koordinator Admin S1 Melaksanakan seluruh administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran. 1. Membantu PJP S1 dalam hal administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran. 2. Mengarsipkan semua absensi dan nilai serta bahan-bahan pengajaran dan praktikum. 3. Melaksanakan pembuatan pelaporan kegiatan Pendidikan dan Pengajaran setiap staff dalam bentuk EKDB per semester. 4. Mengedit soal ujian dan membantu pengawasan ujian 5. Memproses surat masuk & keluar 6. Memproses nilai mahasiswa 7. Membuat data inventarisasi laboratorium

14 XII. Koordinator Admin PPDS Melaksanakan seluruh administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS Tugas Pokok : 1. Membantu Koordinator PPDS dalam hal administrasi dan pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS 2. Membantu membuat konsep jadwal tutorial PPDS 3. Mengarsipkan semua absensi dan nilai. XIII. Laboran Anatomi Mikros: 1. Membuat sediaan/ preparat 2. Perawatan mikroskop 3. Membantu Kelancaran praktikum mikros 4. Menyiapkan perlengkapan untuk perkuliahan 5. Membantu pelaksanaan ujian teori & praktikum XIV. Laboran Anatomi Makros: 1. Membuat sediaan/cadaver 2. Merawat sediaan/ cadaver 3. Membantu Kelancaran praktikum makros 4. Menyiapkan perlengkapan untuk perkuliahan 5. Membantu pelaksanaan ujian teori & praktikum