LATAR BELAKANG Akuntansi merupakan suatu alat yang dapat digunakan perusahaan untuk menentukan strategi di masa depan. Selain itu akuntansi juga bisa

Transkripsi

1 LATAR BELAKANG Akuntansi merupakan suatu alat yang dapat digunakan perusahaan untuk menentukan strategi di masa depan. Selain itu akuntansi juga bisa digunakan sebagai alat untuk mengawasi dan mengamankan kekayaan perusahaan. Salah satunya adalah kas, akuntansi mempunyai dasar dasar dan aturan aturan untuk mengelola kas. Kas memegang peranan penting dalam suatu perusahaan, karena kas bisa menjadi sumber dana bagi perusahaan pada saat aliran kas masuk dan menjadi biaya pada saat aliran kas keluar. Oleh karena itu dibutuhkan pengawasan yang tepat dalam mengelola kas. (Warren dkk,2005:10) Menurut Hanafi dan Halim (2003:6) laporan keuangan digunakan untuk menilai kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajibannya, struktur modal usaha, keefektifan penggunaan kas, serta hal hal lainnya yang berhubungan dengan keadaan finansial perusahaan. Laporan keuangan juga bisa dijadikan dasar untuk menilai posisi keuangan perusahaan, dimana hasil analisis tersebut digunakan oleh pihak pihak yang berkepentingan untuk mengambil suatu keputusan. CV. Denka Komputama adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan cash computer, peralatan phootografi, dan juga perusahaan yang bergerak di bidang property. Penjualan pada perusahaan ini tidak hanya cash secara langsung dari konsumen tetapi juga cash melalui fasilitas pembiayaan atau leasor. Karena CV. Denka Komputama memiliki dua usaha yang bidang pasarnya berbeda perusahaan ini mengalami kesulitan dalam mengelola kas nya. Hal ini ditunjukkan dengan adanya masalah penggabungan pengeluaran kas dari dua bidang usaha yang masih menjadi satu. Kas merupakan harta yang paling likuid. Karena dengan adanya kas para pengguna laporan keuangan dapat mengetahui kemampuan perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasi, melunasi kewajiban, dan aktivitas aktivitas yang lainnya. Pada perusahaan CV. Denka Komputama bagian akuntansi akan membuat laporan tentang semua transaksi perusahaan. Bagian akuntansi akan memberikan laporan setiap hari kepada pihak supervisor. Laporan ini kemudian oleh supervisor akan diberikan kepada manajer. Namun untuk masalah pengeluaran kas untuk bidang usaha property pihak pemilik mengeluarkan kas 1

2 untuk kepentingan usaha property tanpa ada catatan ke bidang usaha komputer. Sedangkan untuk membiayai pengeluaran untuk bidang usaha property berasal dari usaha komputer. Hal ini menyebabkan perusahaan sulit dalam menentukan hasil kinerja dari bidang usaha masing-masing dengan semestinya dan sulit dalam menentukan strategi penerimaan dan pengeluaran kas di masa depan. Setiap perusahaan pada umunya mempunyai banyak transaksi kas misalnya penjualan jasa atau barang secara tunai, maka perusahaan akan langsung menerima uang atau kas. Penerimaan uang tersebut disebut sebagai penerimaan kas, selain itu penerimaan kas juga dapat berasal dari transaksi lain selain penjualan tunai, diantaranya penagihan atas piutang penjualan aktiva tetap, pendapatan bunga, dan lain sebagainya. Selain menerima kas perusahaan juga melakukan pengeluaran kas untuk membiayai kegiatan operasinya. Hal ini dilakukan agar dapat menjaga keberlangsungan hidup perusahaan itu sendiri. Dengan adanya kedua kegiatan tersebut maka perusahaan membutuhkan pengelolaan yang baik, supaya hasil kinerja perusahaan selalu dapat diandalkan. Salah satu cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk selalu menjaga kinerja perusahaan adalah dengan menetapkan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas, karena dengan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas apabila dikelola dengan baik maka kinerja perusahaan juga akan baik yang mana nantinya akan membantu perusahaan dalam mengelola penerimaan dan pengeluaran kas itu sendiri. Usaha utama di dalam perusahaan CV. Denka Komputama adalah penjualan komputer dan peralatan photografi. Dikatakan utama karena bidang usaha computer memiliki perputaran uang setiap hari. Oleh karena itu penulis lebih memilih untuk membahas prosedur penerimaan dan pengeluaran kas hanya pada bidang usaha penjualan komputer dan peralatan photografi saja. Dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran kas jika pemilik memiliki lebih dari satu usaha pengelolaan keuangan antara satu bidang usaha dengan bidang usaha yang lain seharusnya tidak dijadikan satu. Sehingga untuk kinerja dari masing-masing bidang usaha bisa dengan mudah dan jelas dapat diketahui, ha ini sesuai dengan prinsip entity oleh kieso. Selain itu apabila satu usaha mengalami kemunduran, hasil kinerja perusahaan bisa diestimasi, berapa kemampuan bayar bagi perusahaan tersebut untuk membayar besarnya hutang. 2

3 Namun yang terjadi pada prosedur pengeluaran kas pada CV. Denka Komputama adalah semua pengeluaran kas dari dua bidang usaha dijadikan satu, sehingga berapa besar kinerja dari masing masing bidang usaha tidak dapat dideteksi. Hal ini menyebabkan CV. Denka Komputama sulit dalam menentukan strategi yang digunakan untuk prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di masa depan. Dalam prosedur penerimaan kas pada CV. Denka Komputama terdapat penjualan tunai tetapi melalui fasilitas pembiayaan. Dari pihak fasilitas pembiayaan akan mentransfer sejumlah uang namun tidak sesuai dengan harga yang tercantum karena jumlah yang ditransfer oleh fasilitas pembiayaan akan terlebih dahulu dipotong untung angsuran pertama, biaya administrasi, dan apabila memakai uang muka maka juga akan dipotong terlebih dahulu ntuk uang muka dari pembelian barang. Hal ini terkadang menyebabkan terjadinya pencatatan yang tidak sesuai antara jumlah yang ditransfer oleh fasilitas pembiayaan dengan jumlah yang dicatat oleh perusahaan. Perusahaan akan mencatat nominal yang lebih besar dibandingkan jumlah yang ditransfer oleh fasilitas pembiayaan. Seperti yang telah diketahui prosedur penerimaan dan pengeluaran kas merupakan hal yang penting bagi perusahaan, karena dengan adanya prosedur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan akan lebih mudah dalam mengelola dan mengukur kinerja perusahaan itu sendiri. Selain itu dengan adanya prosedur penerimaan dan pengeluaran kas laporan yang dihasilkan oleh perusahaan akan menjadi lebih handal dan relevan untuk pengambilan keputusan. Penelitian ini bertujuan mendiskripsikan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi pada CV. Denka Komputama Salatiga. Selain itu penelitian ini juga bertujuan untuk memberikan saran apabila terdapat kekurangan pada prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi pada perusahaan tersebut. Penelitian ini diharapkan akan dapat memberikan manfaat untuk berbagai pihak sebagai berikut. Bagi perusahaan, hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mengetahui prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang telah terjadi selama ini. Apabila terdapat kekurangan dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada perusahaan maka perusahaan akan memperoleh saran untuk memperbaiki prosedur penerimaan dan pengeluaran kas. Penelitian ini juga bermanfaat untuk menambah studi empiris mengenai prosedur penerimaan dan pengeluaran kas. 3

4 TINJAUAN PUSTAKA Prosedur Menurut Azhar susanto (2007:264): Prosedur adalah rangkaian aktifitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Menurut Mulyadi (2009:2): Prosedur adalah suatu urutan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan secara berulangulang. Dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu rangkaian kegiatan yang mempunyai tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain serta merupakan suatu kronologi dan cara yang berulang-ualang dengan cara yang sama. Prosedur yang baik dapat dilakukan dengan melakukan pencatatan yang benar, karena dengan pencatatan yang benar maka laporan yang akan dihasilkan juga benar. Selain itu prosedur yang baik adalah apabila prosedur itu dilakukan secara efektif dan efisien. Efektif yaitu dengan tidak membuang waktu dan efisien bisa dilakukan dengan melakukan pembayaran tidak melebihi jatuh tempo, tidak menghilangkan moment yang dapat menguntungkan perusahaan dan lain-lain. Kas Kas merupakan unsur yang paling penting dalam perusahaan, kehidupan dan kemajuan perusahaan tidak dapat dipisahkan dari kas. Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya selalu membutuhkan kas, kas diperlukan baik untuk membiayai operasi perusahaan sehari-hari maupun untuk mengadakan investasi baru dalam aktiva tetap ( Mulyadi, 2009 ). Dari segi akuntansi yang dimaksud dengan kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya ( Soemarso, 2004 ). Kas merupakan suatu alat pembayaran yang mudah dipindah tangankan antar pihak yang melakukan transaksi. Kas mempunyai kegunaan yang universal dan ia merupakan kertas kecil yang mempunyai nilai yang cukup tinggi (Kusnadi, 2009). Prosedur Penerimaan Kas Agoes (2004) menerangkan bahwa menurut standar akuntansi keuangan yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Penerimaan kas 4

5 adalah kas yang diterima oleh perusahaan baik berupa uang tunai maupun suratsurat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. Tujuan dari prosedur penerimaan kas adalah untuk mengumpulkan, mencatat, dan menghitung semua transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas sesuai dengan yang terjadi pada perusahaan ( Mulyadi, 2009 ). Prosedur penerimaan kas di dalam perusahaan perlu direncanakan sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatatnya penerimaan dan kemungkinan tidak diterimanya uang dapat diminimalisir. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat menghasilkan prosedur penerimaan kas yang baik bagi perusahaan. Penerimaan kas perusahaan bersumber dari dua hal utama yaitu penerimaan kas dari penerimaan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Penerimaan kas dari penerimaan tunai adalah penerimaan dari pelanggan yang melakukan pembelian secara tunai atau bersumber dari penjualan tunai. Sedangkan penerimaan kas dari piutang adalah penerimaan kas yang diterima atas pelunasan piutang dari debitur. Prosedur penerimaan kas yang digunakan sebagai pembanding adalah best practice sistem penerimaan kas dari Mulyadi ( 2009 ). Berikut ini adalah fungsi, dokumen, dan catatan terkait sistem penerimaan kas dari penjualan tunai menurut best practice Mulyadi ( 2009 ) : Tabel 1. Komponen komponen Prosedur Penerimaan Kas Fungsi Dokumen Catatan 1. Fungsi penjualan 1. Faktur penjualan tunai 1. Jurnal penerimaan 2. Fungsi kas 2. Pite register kas kas 3. Fungsi gudang 3. Credit card sales slip 2. Jurnal umum 4. Fungsi pengiriman 4. Bukti setor kas 3. Kartu gudang 5. Fungsi akuntansi 5. Rekap harga pokok penjualan Penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi, dokumen, dan catatan yang telah disebutkan diatas dapat dilihat dalam buku Mulyadi ( 2009, hal. 312 ) 5

6 Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur pengeluaran kas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaran - pengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Pengelolaan kas dalam suatu perusahaan memerlukan perhatian yang cukup serius. Salah satu pengeluaran kas adalah pembelian, baik pembelian persediaan, perlengkapan, baik secara tunai atau kredit. Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan. (Mulyadi, 2009) Prosedur pengeluaran kas yang digunakan sebagai pembanding adalah best practice prosedur pengeluaran kas dari Mulyadi ( 2009 ). Berikut ini adalah fungsi, dokumen, dan catatan terkait prosedur pengeluaran kas yang berlaku umum menurut best practice Mulyadi ( 2009 ) Tabel 2. Komponen komponen Prosedur Pengeluaran Kas Fungsi Dokumen Catatan 1. Fungsi hutang 1. Dokumen pelengkap 1. Jurnal pengeluaran kas 2. Fungsi kasir pengadaan dan 2. Register cek 3. Fungsi akuntansi penerimaan barang 3. Buku pembantu 4. Fungsi pengawasan atau jasa hutang intern 2. Cek 4. Buku jurnal pembelian 3. Voucher Penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi, dokumen, dan catatan yang telah disebutkan diatas dapat dilihat dalam buku Mulyadi ( 2009, hal.312 ). Untuk fungsi, dokumen, dan catatan yang terkait prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran gaji karyawan sama seperti pengeluaran kas yang berlaku umum. Tetapi ada beberapa tambahan yaitu : 1. Fungsi terkait ada tambahan yaitu fungsi kepegawaian, fungsi pencatatan waktu, dan fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 2. Dokumen yang digunakan ada tambahan yaitu kartu jam hadir, kartu jam kerja, daftar gaji dan upah, surat pernyataan gaji dan upah, amplop gaji dan upah, dan bukti kas keluar. 3. Catatan yang digunakan ada tambahan yaitu rekap daftar gaji dan upah. 6

7 METODE PENELITIAN Objek penelitian Pada penelitian ini, tempat penelitian adalah CV. Denka Komputama Salatiga, pelakunya adalah karyawan dan pemilik CV. Denka Komputama Salatiga, sedangkan aktivitasnya adalah prosedur penerimaan dan pengeluan kas pada CV. Denka Komputama Salatiga. Jadi, objek penelitian pada penelitian ini adalah prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada CV. Denka Komputama Salatiga. Jenis dan Sumber Data Data yang digunakan pada penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari wawancara kepada pemilik, manager, supervisor dan juga wawancara kepada karyawan CV. Denka Komputama tentang kebijakan kas masuk dan kebijakan kas keluar pada CV. Denka Komputama. Untuk data sekunder diperoleh dari bukti penerimaan kas masuk, bukti penerimaan kas keluar, faktur penjualan baik cash ataupun kredit, faktur pembelian, dan bukti transfer. Teknik Analisis Data Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan deskriptif kuantitatif yaitu mengumpulkan, mengolah, dan menginterpretasikan data yang diperoleh yang didasarkan pada penggambaran yang mendukung analisis tersebut. Langkah Analisis Data Langkah analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Mendiskripsikan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada CV. Denka Komputama 2. Membandingkan antara prosedur penerimaan dan pengeluaran kas CV. Denka Komputama dengan teori prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang disajikan pada Bab II 3. Menganalisis prosedur penerimaan dan pengeluaran kas CV. Denka Komputama untuk mengetahui bagian kebijakan arus kas perusahaan CV. Denka Komputama yang mana yang memiliki kelebihan dan kekurangan untuk dijadikan saran. 7

8 4. Kesimpulan dan saran 8

9 HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum CV. Denka Komputama CV. Denka komputama adalah sebuah perusahaan yang bergerak pada dua buah bidang usaha yang berbeda, yaitu dibidang penjualan komputer dan peralatan pohotografi dan juga perusahaan yang bergerak pada bidang penjualan property, seperti penjualan berbagai type rumah untuk berbagai kalangan, penjualan tanah kapling dan juga penjualan rumah toko. Pendiri CV. Denka Komputama adalah Bapak Ardian. Perusahaan CV. Denka Komputama berpusat di Jln. Jambe wangi no.6 Salatiga. Pada tahun 2005 perusahaan ini bernama toko Denka Komputer dan perusahaan ini hanya berbentuk perusahaan perseorangan yang hanya menjual perlengkapan alat tulis, komputer dan service komputer dengan jumlah tenaga kerja lima orang. Setelah berjalan tiga tahun, tepatnya pada tanggal 1 Juni 2008 perusahaan ini berubah dari awalnya perusahaan perseorangan menjadi perusahaan yang berbentuk Persekutuan Komanditer (CV) dengan jumlah karyawan sepuluh orang, dan namanya berubah menjadi CV. Denka Komputama. Sampai saat ini jumlah karyawan CV. Denka Komputama masih berjumlah 24 orang. Untuk barang yang dijual mengalami perubahan. Setelah berubah menjadi CV, perusahaan ini tidak menjual perlengkapan alat tulis tetapi menjual komputer dengan berbagai type, accessories komputer dan juga menjual peralatan photografi. Setelah berubah menjadi Persekutuan Komanditer (CV), sistem penjualan pada perusahaan ini pun juga mengalami perubahan. Ketika masih berbentuk perusahaan perseorangan perusahaan ini hanya menjual barang secara tunai dengan menerima kas langsung dari pelanggan, namun setelah berubah menjadi CV perusahaan ini juga menjual barang secara tunai namun dengan menggunakan fasilitas pembiayaan untuk meningkatkan penjualannya, karena dengan adanya fasilitas pembiayaan konsumen akan lebih mudah untuk mendapatka barang yang mereka inginkan tanpa harus mengeluarkan uang terlebih dahulu. Sedangkan untuk CV. Denka Komputama sendiri bisa meningkatkan penjualan tanpa harus memberikan kredit kepada pelanggan dan tetap menerima kas secara langsung. Pihak-pihak atau mitra CV. Denka Komputama yang berkaitan dengan fasilitas pembiayaan adalah sebagai berikut : 9

10 a. Adira finance b. FIF Spektra finance c. Kredit plus finance d. BKK Sidorejo Pada tahun 2010 perusahaan ini mulai mengembangkan usahanya dengan memulai pada bidang usaha yang berbeda, perusahaan ini mulai bergerak pada bidang usaha penjualan properti. Dan pada tahun 2012 perusahaan ini memperluas usaha komputernya dengan membuka cabang baru di Salatiga, tepatnya di jalan Kartini namun dengan nama yang berbeda yaitu Salatiga Plaza Komputer. Pemilik CV. Denka Komputama memiliki komitmen tentang usahanya yaitu tentang perbaikan berkelanjutan dengan alasan perusahaan akan merasakan perbaikan usahanya dari hari kehari. Perusahaan yang selalu ingin tumbuh besar memerlukan pencapaian laba yang maksimal, minimal sesuai dengan yang ditargetkan, dan juga memerlukan pengawasan yang lebih baik. Hal ini harus dilakukan oleh CV. Denka Komputama karena mereka menyadari bahwa pesaing mereka semakin lama semakin banyak dan persaingan usaha semakin kompetitif. Selain alasan diatas komitmen CV. Denka Komputama dilakukan karena perusahaan ini juga memiliki tujuan, yaitu diantaranya : a. Menjadi pemimpin pasar dalam bidang penjualan komoditi produk yang dijualnya khususnya untuk daerah Salatiga dan sekitarnya a. Memiliki jaringan distribusi yang luas b. Menciptakan kepuasan pelanggan dan karyawan c. Memiliki karyawan yang memiliki sikap, perilaku, etika kerja, serta kepribadian yang tinggi d. Menciptaka kondisi keuangan yang sehat, mampu menciptakan laba yang memadai untuk perkembangan dan kelangsungan hidup perusahaan di masa mendatang. Untuk mencapai tujuan tersebut, CV. Denka Komputama memerlukan struktur organisasi yang baik dalam operasi sehari-hari. Struktur organisasi merupakan salah satu kerangka yang menggambarkan hubungan diantara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang mempunyai kedudukan, wewenang dan tanggung jawab dari bidang kerja yang dipimpinnya dalam suatu syistem kerjasama. 10

11 Struktur organisasi diperlukan dalam suatu perusahaan agar tidak menimbulkan penyimpangan wewenang dan tanggung jawab dalam menjalankan tujuan perusahaan. Demikian pula halnya dengan CV. Denka Komputama, dalam pelaksanaannya secara formal perusahaan ini diatur oleh organisasi manajemen yang jelas sehingga akan membantu organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Bagan 1. Struktur Organisasi Pada Perusahaan CV. Denka Komputama Salatiga PEMILK MANAJER SUPERVISOR PEMBELIAN & GUDANG SUPERVISOR ADMINISTRASI & KEUANGAN SUPERVISOR PEMASARAN BAGIAN PEMBELIAN & PENERIMAAN BAGIAN GUDANG DEPARTEMEN PENJUALAN DEPARTEMEN PROMOSI BAGIAN PROMOSI BAGIAN RISET PASAR BAGIAN ORDER BAGIAN PENGIRIMAN BAGIAN SERVICE BAGIAN KASIR BAGIAN PEMBUKUAN DAN Sumber : CV. Denka Komputama BAGIAN KEPEGAWAIA N Dari setiap bagian organisasi perusahaan CV. Denka Komputama memiliki tanggung jawab, tugas dan wewenang yang berbeda. Dari bagan struktur organisasi diatas akan dijelaskan bagian organisasi yang mana yang terkait dengan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas. Berikut ini bagian organisasi yang terkait dengan penerimaan dan pengeluaran kas beserta tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. 11

12 1.Pemilik Pemilik CV. Denka Komputama bertanggung jawab membawahi manajer, Jumlah personil satu orang Tugas Pemilik : Memberikan nasihat kepada manajer dalam melaksanakan pengurusan perusahaan Melakukan pengawasan atas jalannya usaha pada perusahaan Wewenang Pemilik : Mengetahui segala kebijakan dan tindakan yang telah dan akan dijalankan oleh manajer Menghadiri briefing dan memberikan pandangan-pandangan terhadap halhal yang dibahas dalam briefing 2.Manajer Manajer bertanggung jawab kepada pemilik dan membawahi supervisor pembelian dan gudang, supervisor administrasi dan keuangan dan supervisor pemasaran. Jumlah personil satu orang. Tugas Manajer : Membuat rencana pengembangan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang Membuat laporan pertanggung jawaban kepada pemilik Bertanggung jawab penuh atas tugasnya untuk kepentingan Persekutuan Komanditer (CV) dalam mencapai maksud dan tujuan perusahaan Wewenang Manajer : Mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan Menunjuk, mengangkat dan memperhentikan supervisor Menandatangani permintaan dan pengeluaran kas yang jumlahnya besar dan sifatnya penting Menetapkan pencapaian tujuan jangka panjang Mengambil keputusan dan strategi bagi perusahaan 3.Supervisor pembelian dan gudang 12

13 Supervisor pembelian dan gudang bertanggung jawab kepada manajer dan membawahi bagian pembelian dan penerimaan dan bagian gudang. Jumlah personil satu orang. Tugas supervisor pembelian dan gudang : Menandatangani segala urusan pembelian, penerimaan, dan gudang Bertanggung jawab atas segala urusan yang berhubungan dengan pembelian Wewenang supervisor pembelian dan gudang : Memberikan kebijakan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pembelian, penerimaan dan gudang 4.Bagian pembelian dan penerimaan Bagian pembelian dan penerimaan bertanggung jawab kepada supervisor pembelian dan gudang. Jumlah personil satu orang. Tugas bagian pembelian dan penerimaan : Menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang Mengeluarkan purchase order pembelian kepada pemasok yang dipilih Memeriksa jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok Bertanggung jawab untuk menerima barang dari pemebeli yang berasal dari transaksi retur penjualan Membuat laporan penerimaan barang dan memberikannya ke supervisor pemebelian dan gudang Menerima faktur pembelian dan menyerahkannya ke bagian gudang Wewenang bagian pembelian dan penerimaan : Membuat pemesanan pembelian dan pemesanan barang kepada pemasok Membuat pembelian yang berfungsi untuk menambah stock barang Menolak barang yang dikirim dari pemasok jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan Mengotorisasi untuk penerimaan barang yang sejenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam surat pesanan Menerima barang yang diretur 5.Bagian gudang Bagian gudang bertanggung jawab kepada supervisor pembelian penerimaan dan gudang. Jumlah personil satu orang. 13

14 Tugas bagian gudang dalam perusahaan : Mempersiapkan barang yang akan dikirim Bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan Bertanggung jawab menyerahkan surat order penjualan dan barangnya ke bagian pengiriman Mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang Menerima faktur pembelian dari bagian pembelian dan penerimaan Menyerahkan tembusan faktur pembelian ke bagian kasir Mengurutkan serta menyimpan faktur pembelian sesuai urut nomor Wewenang bagian gudang : Memeriksa penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin melakukan retur penjualan Mengontrol retur penjualan dan retur pembelian 6.Supervisor administrasi dan keuangan Supervisor bagian administrasi dan umum bertanggung jawab kepada manajer dan membawahi bagian kasir, bagian pembukuan dan bagian kepegawaian. Jumlah personil satu orang. Tugas supervisor administrasi dan keuangan : Melakukan penelitian dan analisa keuangan termasuk masalah pajak Melakukan verifikasi ulang atas semua bukti kas, penerimaan dan pengeluaran kas Melakukan verifikasi atas semua buku penjualan tunai,faktur penjualan dan nota pembelian serta bukti barang dari perusahaan ke konsumen Wewenang supervisor administrasi dan keuangan : Menandatangani seluruh dokumen yang berkaitan dengan administrasi perusahaan Membuat evaluasi kegiatan perusahaan di bidang keuangan Menetapkan metode-metode yang digunakan dalam pencatatan akuntansi Menetapkan metode-metode yang digunakan dalam pencatatan akuntansi 14

15 7.Bagian Pembukuan dan Keuangan Bagia pembukuan dan keuangan bertanggung jawab kepada supervisor administrasi dan keuangan. Jumlah personil satu orang. Tugas bagian pembukuan dan keuangan : Mengkoordinir, menganalisa, mengelola data-data sehingga tersusun suatu laporan keuangan perusahaan Ikut serta dalam mengamankan asset perusahaan Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan Mengatur masalah yang berhubungan dengan penyediaan dan penggunaan dana Menyediakan laporan keuangan untuk internal ataupun eksternal perusahaan Mencatat semua transakasi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas Melaksanakan penyelesaian administrasi keuangan Melaksanakan pembayaran gaji dan tunjangan-tunjangan lainnya Menyimpan dan melaporkan dana operasional transaksi secara harian dan bulanan Wewenang bagian pembukuan dan keuangan : Mengatur kebijakan dan pengendalian keuangan untuk penghematan biaya pengeluaran perusahaan Melakukan koordinasi dengan kasir terhadap validasi transaksi sebelum melakukan pencatatan dengan system manual 8.Bagian Kasir Bagian kasir bertanggung jawab kepada supervisor administrasi dan keuangan. Jumlah personil dua orang. Tugas bagian kasir : Menerima daftar penerimaan kas,bukti kas atau cek masuk, dan kas atau cek keluar Membuat bukti setor bank dan menyetorkan kas tersebut ke bank Mengarsipkan daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk sesuai urut tanggal 15

16 Menerima tembusan faktur pembelian dari bagian gudang Wewenang bagian kasir : Memberikan tanggal dan cap lunas pada setiap bukti penerimaan dan pengeluaran kas Berwenang menerima dan mengeluarkan kas perusahaan 9.Bagian Order penjualan Bagian order penjualan bertanggung jawab kepada departemen penjualan. Jumlah personil satu orang. Tugas bagian order penjualan: Membuat faktur penjualan Mencatat order yang diterima dari pesanan Membawa dokumen order penjualan dan syarat kredit serta menyerahkannya ke bagian leasing Wewenang bagian order penjualan : Memverifikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap 10. Bagian Pengiriman Bagian pengiriman bertanggung jawab kepada departemen penjualan. Jumlah personil satu orang. Tugas bagian pengiriman : Menyerahkan barang sesuai yang dipesan sesuai dengan mutu, kuantitas, spesifikasinya. Wewenang bagian penjualan : Mengotorisasi dalam membuat nota pengiriman 11.Bagian service Bagian service bertanggung jawab kepada departemen penjualan. Jumlah personil empat orang. Tugas bagian service : Menerima service dari pelanggan Wewenang bagian service : Mengotorisasi dalam segala hal yang berhubungan dengan service, baik service untuk pelanggan dan service untuk perusahaan Prosedur Penerimaan Kas Pada CV. Denka Komputama Penerimaan kas pada perusahaan CV. Denka Komputama berasal dari a) Penjualan tunai secara langsung. Penerimaan kas diperoleh perusahaan dari adanya transaksi pembayaran kas secara langsung dari pelanggan akibat dari adanya penjualan barang. 16

17 b) Penjualan melalui fasilitas pembiayaan yaitu penjualan yang sifatnya juga tunai tapi penerimaan kasnya bukan dari pelanggan namun berasal dari fasilitas pembiayaan. Perusahaan akan menerima kas dari fasilitas pembiayaan bertempo satu hari setelah Purchase order (PO) kredit diberikan oleh perusahaan ke pihak fasilitas pembiayaan atau setelah konsumen sudah dapat diverifikasi oleh pihak fasilitas pembiayaan tentang pengambilan barang. Biasanya fasilitas pembiayaan memberikan ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat bagi pelanggan untuk mengajukan kredit yaitu pelanggan wajib mengumpulkan foto kopi KTP, foto kopi Kartu Keluarga untuk pengusaha dan menambah slip gaji untuk pegawai swasta. c) Penerimaan dari jasa service hardware ataupun software selain pembelian dari perusahaan. Pelayanan service pada perusahaan CV. Denka Komputama ada dua macaam yaitu; a) Service yang muncul akibat penjualan yang terjadi pada perusahaan, seperti penjualan laptop yang membutuhkan service software berupa install ulang. Service ini tidak memberikan pendapatan bagi perusahaan karena ini adalah bagian nilai positif perusahaan dalam hal pelayanan yang sifatnya tidak ada pungutan biaya. Apabila kerusakan muncul akibat kesalahan konsumen, meskipun pelanggan membeli dari perusahaan maka service akan tetap dikenakan biaya. b) Service yang muncul dari pelanggan yang tidak berasal dari hasil penjualan di perusahaan. Misalnya konsumen yang memerlukan service karena ingin install ulang laptop, konsumen yang ingin service hardware seperti mengganti batrai, ram, dan lainnya. Dari service ini perusahaan bisa menerima pendapatan dengan memungut biaya dari service tersebut. Besarnya biaya dari masingmasing service berbeda - beda tergantung susah atau tidaknya service yang harus dikerjakan. 17

18 d) Pendapatan bunga. Pendapatan bunga diperoleh perusahaan dari hasil menabung di Bank. Besarnya bunga yang diperoleh oleh perusahaan bermacam-macam tergantung dari bank yang bersangkutan. Berikut ini akan dipaparkan mengenai gambaran kegiatan operasional perusahaan, flowchart, dan analisis mengenai perbandingan prosedur penerimaan kas menurut best practice Mulyadi ( 2009 ) dengan perusahaan : Berdasarkan fungsi, dokumen, dan catatan yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas pada CV. Denka Komputama Salatiga secara tunai, dapat dijelaskan sebagai berikut : Pada perusahaan CV. Denka Komputama untuk penerimaan kas dalam hal penjualan melalui fasilitas pembiayaan dan penerimaan melalui service menggunakan fungsi, dokumen, dan catatan yang sama dengan penerimaan kas melalui penjualan persediaan secara langsung. Berdasarkan fungsi, dokumen, dan catatan yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas pada CV. Denka Komputama dapat dijelaskan sebagai berikut : Pelanggan memesan barang dan memberikan purchase order ke bagian penjualan. Bagian penjualan menerima purchase order dari pelanggan dan kemudian menyerahkannya ke bagian gudang. Bagian gudang mengecek ketersediaan barang. Apabila barang tersedia bagian gudang mengembalikan PO ( Purchase Order ) dan memberi info ke bagian penjualan bahwa barang tersedia dan menyimpan barang pesanan. Bagian gudang bertanggung jawab mengecek kelengkapan barang yang sudah dipesan dan bertanggung jawab mengirimkannya ke bagian pengiriman.bagian pengiriman akan memberikan barang pesanan ke pelanggan. Apabila barang yang terjual membutuhkan service maka bagian gudang bertanggung jawab menyerahkan barang ke bagian service. Apabila stock tidak tersedia bagian gudang menyimpan PO sesuai tanggal. Setelah mendapat PO dan info barang tersedia dari bagian gudang bahwa barang tersedia, bagian penjualan membuat faktur penjualan rangkap tiga. Rangkap pertama berwarna putih untuk pelanggan sebagai dasar pembayaran di 18

19 bagian kasir. Bagian kasir menerima uang dari pelanggan dan mengecek jumlah uang apakah sudah sesuai dengan nominal pada faktur penjualan apa belum. Rangkap kedua berwarna kuning diberikan oleh bagian penjualan ke bagian gudang, dan rangkap ketiga berwarna merah diberikan oleh bagian penjualan kepada bagian kasir.bagian gudang akan menyimpan faktur rangkap dua sesuai nomer.bagian kasir akan memberikan faktur rangkap tiga ke bagian akuntan. Setelah bagian akuntan menerima faktur rangkap tiga dari bagian kasir bagian akuntan akan mencatat transaksi penjualan pada jurnal penjualan dan mencatat penerimaan kas pada jurnal penerimaan kas serta menginputnya ke dalam komputer. Setelah semua di cek dan dicatat, bagian akuntansi akan menyimpan faktur penjualan dan mengurutkannya berdasarkan nomer faktur. Apabila barang yang terjual memerlukan service barang yang dipesan akan dicek oleh bagian service. Bagian service bertugas mengirimkan barang ke bagian pengiriman setelah barang di service dan bagian pengiriman akan memberikan barang yang dipesan ke pelanggan. 19

20 Gambar 1. Flowchart Penerimaan Kas Secara Langsung PENUALAN SECARA TUNAI PELANGGAN BAGIAN PENJUALAN BAGIAN GUDANG BAGIAN PENGIRIMAN BAGIAN KASIR BAGIAN SERVICE BAGIAN AKUNTANSI MULAI A B F E G J CATATAN PESANAN PO PO UANG MEMESAN BARAN B MENGECEK PESANAN MEMBUNGKUS MENGECEK JUMLAH UANG MELAKUKAN SERVICE MENCATAT JURNAL PENJUALAN PO C YA TERSEDIA TIDAK YA SESUAI TIDAK JURNAL PENJUA LAN A D PO MEMBUAT PENJUALAN 2 3 PO C MENGECEK PESANAN MEMBUTUHKAN SERVICE ATAU TIDAK PO D PELANGGAN H UANG PELANGGAN UANG PELANGGAN H D JURNAL PENERIM AAN KAS D D 1 SERVICE TIDAK MEMBAYAR PESANAN YA MEMBUNGKUS UANG D I J G F E PO I PELANGGAN D N Phase 20

21 Prosedur penerimaan kas melalui fasilitas pembiayaan Pelanggan datang ke toko membawa syarat kredit dan memesan barang. Bagian penjualan menerima syarat kredit serta blangko dari fasilitas pembiayaan yang sudah diisi data lengkap pelanggan dari pelanggan. Blanko ini diberikan oleh pihak fasilitas pembiayaan ke bagian toko seminggu sekali. Bagian penjualan bertanggung jawab menyerahkan syarat kredit dan blangko yang telah diisi tersebut ke bagian fasilitas pembiayaan. Satu hari setelah penyerahan syarat-syarat kredit, konsumen akan di survey oleh pihak fasilitas pembiayaan, dan sehari berikutnya pihak fasilitas pembiayaan akan memberikan informasi diterima atau tidak pengajuan kredit konsumen ke pihak perusahaan. Apabila diterima maka perusahaan akan memperoleh purchase order (PO) kredit dari fasilitas pembiayaan untuk pengambilan barang bagi konsumen. Apabila kredit ditolak maka pihak fasilitas pembiayaan akan mengembalikan syarat kredit ke perusahaan. Durasi waktu normal untuk proses kredit ini biasanya memerlukan waktu tiga sampai empat hari, tergantung dari banyak sedikitnya pengajuan kredit. Apabila bagian penjualan sudah mendapatkan PO dari fasilitas pembiayaan maka bagian penjualan akan memberikan PO kredit tersebut ke bagian gudang Bagian gudang menerima PO kredit dan mengecek barang di gudang. Apabila stock tidak tersedia bagian gudang mengembalikan PO kredit ke bagian penjualan. Apabila barang ada, bagian gudang akan memberikan info ke bagian penjualan bahwa barang tersedia dan mengembalikan PO kredit ke bagian penjualan. Bagian penjualan akan menghubungi pelanggan untuk pengambilan barang dan bagian penjualan akan membuat dua faktur dimana faktur pertama rangkap tiga, rangkap satu untuk konsumen sebagai dasar pembayaran di bagian kasir. Bagian kasir menerima uang muka, angsuran pertama dan administrasi dari pelanggan dan mengecek jumlah uang apakah sudah sesuai dengan nominal pada faktur penjualan. Faktur rangkap dua untuk gudang, dan faktur rangkap tiga untuk akuntan. Faktur kedua terdiri dari satu rangkap dan akan diserahkan ke pihak fasilitas pembiayaan oleh bagian penjualan. Bagian penjualan akan memberikan PO kredit ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan menggunakan PO ini untuk mengecek transfer dari fasilitas pembiayaan apakah sudah sesuai apa 21

22 belum dan akan menyimpan PO kredit sesuai tanggal. Apabila pengajuan kredit ditolak maka bagian penjualan akan mengembalikan syarat kredit ke pelanggan. Setelah bagian akuntan menerima faktur rangkap tiga dari bagian kasir bagian akuntan akan mencatat transaksi penjualan pada jurnal penjualan dan mencatat penerimaan kas pada jurnal penerimaan kas serta menginputnya ke dalam komputer. Setelah semua di cek dan dicatat, bagian akuntansi akan menyimpan faktur penjualan dan mengurutkannya berdasarkan nomer faktur. Apabila barang yang terjual memerlukan service barang yang dipesan akan di cek oleh bagian service. Bagian service bertugas mengirimkan barang ke bagian pengiriman setelah barang di service dan bagian pengiriman akan memberikan barang yang dipesan ke pelanggan. Setelah pihak leasor menerima faktur dari bagian penjualan, fasilitas pembiayaan akan memverifikasi ke pembeli tentang pengambilan barang. Apabila barang sudah diambil oleh pihak konsumen, fasilitas pembiayaan akan mentransfer uang ke CV. Denka Komputama sesuai dengan faktur yaitu sisa dari angsuran pertama, uang muka, dan administrasi. 22

23 Gambar 2. Flowchart Penerimaan kas Melalui Leasing PROSEDUR PENJUALAN TUNAI MELALUI LEASING PELANGGAN BAGIAN PENJUALAN BAGIAN LEASING MULAI A B CATATAN PESANAN CATATAN PESANAN SYARAT KREDIT CATATAN PESANAN SYARAT KREDIT MEMESAN DAN MEMEBERIKAN SYARAT KREDIT MENGECEK KESESUAIAN DAN KELENGKAPAN SYARAT KREDIT TIDAK MENGECEK KESESUAIAN DAN KELENGKAPAN SYARAT KREDIT YA CATATAN PESANAN SYARAT KREDIT CATATAN PESANAN SYARAT KREDIT TIDAK YA CATATAN PESANAN SYARAT KREDIT CATATAN PESANAN SYARAT KREDIT CATATAN PESANAN SYARAT KREDIT BAGIAN PENJUALAN MEMBUAT PO KREDIT A H PELANGGAN C B CATATAN PESANAN SYARAT KREDIT 1 PO KREDIT 2 PO KREDIT D B D BAGIAN AKUNTANSI LEASING MEMBAYAR PESANAN E B UANG PO KREDIT KREDIT 1 L MEMBUAT MENTRANSFER UANG KE PERUSAHAAN KREDIT 1 BUKTI TRANSFER 3 2 PENJUALAN 1 2 KREDIT 1 D H I N J K Phase 23

24 PROSEDUR PENJUALAN MELALUI LEASING BAGIAN GUDANG BAGIAN PENGIRIMAN BAGIAN KASIR BAGIAN SERVICE BAGIAN AKUNTANSI D G L F N PO KREDIT MENGECEK KETERSEDIAAN MEMBU NGKUS UANG MENGECEK KESESUAIAN JUMLAH UANG TIDAK SESUAI? MELAKUKAN SERVICE PENJUALAN MENCATAT JURNAL PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS YA SESUAI? TIDAK UANG YA PENJUALAN PO KREDIT PO KREDIT PELANGGAN PELANGGAN UANG M D E YA MENGECEK PESANAN BUTUH SERVICE / TIDAK BUTUH? TIDAK D M MEMBU NGKUS PELANGGAN JURNAL PENJUA LAN D JURNAL PENERIM AAN KAS D K F G KREDIT I D PELANGGAN N Phase 24

25 Prosedur penerimaan kas dari service pelanggan Pelanggan memberikan barang ke bagian service. Bagian service mengecek barang yang diservice dan menentukan biaya service kemudian mengkonfirmasi ke pelanggan apakah pelanggan setuju tentang biaya service apa tidak. Apabila pelanggan setuju maka bagian service akan membuat faktur service rangkap tiga. Rangkap satu untuk pelanggan akan digunakan oleh pelanggan untuk membayar sevice dibagian kasir. Rangkap dua akan disimpan berdasarkan nomer service. Bagian tiga akan diberikan ke bagian akuntansi. Setelah membuat nota, bagian service akan mengerjakan service. Apabila service sudah selesai bagian service akan memberikan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan memberikan barang service ke bagian pelanggan. Pelanggan akan memberikan nota dan uang dengan jumlah yang sama dengan nominal yang tertera pada faktur ke bagian kasir. Bagian kasir akan menerima uang dan faktur dari pelanggan dan mengecek kesesuaian uang dengan faktur. Apabila sesuai faktur akan diberikan kepada pelanggan dan apabila tidak sesuai maka uang dan faktur akan dikembalikan ke pelanggan 25

26 Gambar 3. Flowchart Pendapatan Service PENDAPATAN SERVICE PELANGGAN BAGIAN SERVICE BAGIAN PENGIRIMAN BAGIAN KASIR BAGIAN AKUNTANSI MULAI A F G E 1 UANG 3 A B KARTU PERSETUJUAN BIAYA PROSES PERSETUJU AN KARTU PERSETUJUAN BIAYA B MENGECEK KERUSAKAN DAN MENENTUKAN BIAYA MENSERVICE MENGECEK G TIDAK MENCOCOKKAN UANG DENGAN SESUAI I YA UANG JURNAL SERVICE D MENCATAT JURNAL SERVICE N SETUJU H YA TIDAK KARTU PERSETUJUAN BIAYA C F C KARTU PERSETUJUAN BIAYA D 1 MEMBUAT MEMBAYAR SERVICE UANG G D N E H I 1 Phase Analisis perbandingan antara prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh CV. Denka Komputama Salatiga saat ini dengan prosedur pengeluaran kas menurut best practice Mulyadi ( 2009 ) dapat dilihat di lampiran dua. Berikut ini analisis atas perbandingan tersebut : 1. Fungsi terkait 26

27 CV. Denka Komputama Salatiga sudah memiliki fungsi seperti best practice Mulyadi ( 2009 ), adapun fungsi tersebut yaitu fungsi penjualan, fungsi gudang, fungsi keuangan, dan fungsi pengiriman.namun ada penambahan fungsi yang diakibatkan karena adanya pendapatan service yaitu fungsi servce. Selain itu ada penambahan tugas di sebagian fungsi akibat adanya penjualan melalui fasilitas pembiayaan atau leasor dan pendapatan melalui service untuk contohnya bagian penjualan terdapat penambahan tugas menerima syarat kredit, Bagian kasir bertugas menerima pembayaran service. 2. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan oleh CV. Denka Komputama Salatiga sama seperti best practice Mulyadi ( 2009 ), yaitu kartu pesanan, nota penjualan, slip setor bank, credit card sales slip dan bukti pengiriman barang. Namun terdapat penambahan dokumen yang diakibat karena adanya penjualan melalui leasor yaitu adanya purchase order kredit dan nota service karena adanya penerimaan dari service pelanggan. 3. Catatan yang dibuat Catatan yang dibuat oleh CV. Salatiga Denka Komputama sama seperti best practice Mulyadi ( 2009 ), yaitu jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan, dan kartu gudang. Meski ada penjualan melalui banyak leasor tetapi pada perusahaan CV. Denka Komputama tidak membuat catatan khusus untuk penjualan melalui leasor. PROSEDUR PENGELUARAN KAS Pengeluaran kas pada sebuah perusahaan bisa muncul dari banyak transaksi. Pengeluaran kas pada CV. Denka Komputama biasanya menggunakan cek untuk transaksi dalam nominal besar dan untuk transaksi dalam noinal kecil biasanya menggunakan dana kas kecil. Dan kas kecil pada perusahaan ini merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Transaksi-transaksi pada perusahaan CV. Denka Komputama yang menimbulkan pengeluaran kas adalah sebagai berikut : 27

28 1. Pembelian persediaan secara tunai dan kredit, pembelian peralatan kantor, dan pembelian perlengkapan kantor. Tidak semua supplier bisa memberikan sisitem pembayaran berjangka waktu atau sistem tempo. Hal ini menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan uang secara langsung dalam pembelian persediaan barang dagang mereka. Prosedur pengeluaran kas untuk pemebelian persdiaan, perlengkapan dan peralatan kantor memiliki fungsi, dokumen dan catatan yang s sama dengan pembelian persediaan. Pada CV. Denka Komputama untuk pembelian peralatan dan perlengkapan kantor selalu dilakukan secara tunai namun untuk pemeblian persediaan bisa dilakukan secara kreditmeski hanya pada supplier tertentu saja. 2. Pelunasan hutang jangka pendek dan pelunasan hutang jangka panjang dan juga pembayaran bunga dan denda. Macam - macam hutang jangka pendek yang terjadi pada perusahaan CV. Denka Komputama yaitu: Hutang kepada supplier Hutang jangka pendek kepada supplier pada perusahaan ini bermacam-macam, seperti untuk pembelian kamera memiliki waktu tempo pembayaran satu bulan, untuk pembayaran laptop memiliki tempo pembayaran dua minggu, dan untuk accessories memiliki tempo pembayaran satu minggu. Hutang sistem gadai Ketika perusahaan mendapatkan order sangat banyak, atau pada saat perusahaan mendapatkan tender pengadaan barang pada beberapa instansi menyebabkan dana yang ada pada perusahaan tidak cukup untuk memenuhi permintaan tersebut. Dari kejadian ini dari pihak perusahaan mencari pembiayaan dengan menjaminkan surat berharga seperti sertifikat tanah, BPKB atau surat berharga lainnya kepada pihak gadai. Jangka waktu untuk pinjaman ini ini tidak lama, yaitu maksimal satu bulan. Untuk bunganya berkisar antara lima sampai sepuluh persen. Apabila pembayaran melebihi dari jangka waktu yang telah ditetapkan maka perusahaan akan dikenakan denda. 28

29 Hutang jangka panjang pada perusahaan ini adalah hutang berupa pinjaman penambahan modal untuk pembesaran usaha atau penambahan modal kerja kepada pihak perbankan yang berjangka waktu tiga sampai lima tahun. Rata-rata bunga yang muncul dari pinjamn ini yaitu 1-1,2% per bulan dan biasanya berbentuk anuitas. Pembayaran bunga muncul karena adanya pinjaman perusahaan ke pihak bank atau pihak gadai. Dan apabila terjadi keterlambatan dalam pembayaran angsuran maka akan menimbulkan denda. 3. Pembayaran upah dan gaji karyawan Pembayaran upah dan gaji karyawan ini dilakukan sebulan sekali dan biasanya dilakukan setiap awal bulan 4. Pembayaran pajak Pembayaran pajak ini dilakukan oleh perusahaan setahun sekali dan dibayarkan ke kantor Pratama salatiga. Berikut ini akan dipaparkan mengenai gambaran kegiatan operasional perusahaan, flowchart, dan analisis mengenai perbandingan prosedur pengeluaran kas menurut best practice Mulyadi ( 2009 ) dengan perusahaan : a) Prosedur Pengeluaran Kas Atas Pembelian Persediaan secara Tunai, Pembelian Peralatan dan Persediaan kantor. Berdasarkan fungsi, dokumen, dan catatan yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas atas pembelian persediaan secara tunai, pembelian peralatan dan persediaan kantor pada CV. Denka Komputama Salatiga, dapat dijelaskan sebagai berikut : Bagian gudang mengecek barang di gudang, apabila ada barang yang habis bagian gudang membuat catatan barang habis dan kemudian memesankan barang tersebut dengan membuat purchase order pembelian ( PO Pembelian ) dan mengirimkannya kepada supplier. Supplier mengecek apakah barang yang dipesan perusahaan tersedia atau tidak. Jika tidak tersedia supplier akan mengembalikan PO tersebut ke perusahaan. Apabila barang yang dipesan tersedia maka bagian gudang akan mendapatkan barang yang dipesan beserta faktur pembelian dari supplier. Bagian gudang akan mengecek kesesuaian barang dengan catatan barang yang dipesan. Jika pengecekan tidak sesuai maka barang dan faktur akan 29

30 dikembalikan ke supplier. Apabila semua sesuai maka bagian gudang akan menginput data pembelian ke komputer dan membuat kartu stock gudang serta mengurutkannya sesuai dengan tanggal. Setelah itu bagian gudang akan mengirimkan faktur pembelian ke bagian kasir. Bagian kasir menerima faktur pembelian dari bagian gudang, kemudian akan membuat cek sesuai nominal pada faktur atau mentransfer uang sesuai dengan nominal pada faktur pembelian. Dari transfer tersebut bagian kas akan mendapatkan bukti transfer. Bagian kas akan memberikan bukti transfer dan faktur pembelian ke bagian akuntansi. Bagian akuntan mendapatkan bukti transfer dan faktur pembelian. Bukti transfer akan dicatat pada jurnal pengeluaran kas dan kemudian diurutkan sesuai tanggal transfer sedangkan dari faktur pembelian bagian akuntansi akan mencatat jurnal pembelian dan akan menyimpan jurnal pembelian tersebut sesuai dengan tanggal 30

31 Gambar 4. Flowchart Pembelian Persediaan, Peralatan dan Perlengkapan PROSEDUR PEMBELIAN PERSEDIAAN SECARA TUNAI BAGIAN GUDANG SUPPLIER BAGIAN KASIR BAGIAN AKUNTANSI MULAI A C D CATATAN HABIS PO PEMBELIAN BUKTI TRANSFER PEMBELIAN MEMBUAT PO HABIS MENGECEK KETERSEDIAAN MENTRANSFER PEMBAYARAN MENCATAT JURNAL PENGELUARAN KAS MENCATAT JURNAL PEMBELIAN PO TIDAK PO TERSEDIA? PO YA PEMBELIAN BUKTI TRANSFER PEMBELIAN JURNAL PENGEL UARAN KAS JURNAL PEMBELI AN A CV. DENKA D D B PEMBELIAN PO B MENGECEK KESESUAIA N SESUAI TIDAK YA PEMBELIAN PEMBELIAN PO SUPPLIER MENGINPUT PERSDEDIAAN D KARTU STOCK PEMBELIAN D C Phase 31

32 Analisis perbandingan antara prosedur pengeluaran atas pembelian persediaan, perlengkapan dan peralatan kantor yang dilakukan oleh CV. Denka Komputama Salatiga saat ini dengan prosedur pengeluaran kas menurut best practice Mulyadi ( 2009 ) dapat dilihat di lampiran dua. Berikut ini analisis atas perbandingan tersebut : 1. Fungsi terkait CV. Denka Komputama Salatiga sudah memiliki fungsi seperti best practice Mulyadi ( 2009 ), hanya sedikit terdapat perbedaan yaitu pada perusahaan CV. Denka Komputama terdapat fungsi penerimaaan barang, namun prosedur yang diterapkan sudah memadai jika dilihat dari fungsinya. Selain itu pada perusahaan CV. Denka Komputama tidak ada Fungsi hutang, hal ini sangat jelas karena pembelian dilakukan secara tunai. 2. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan oleh Cv. Denka Komputama Salatiga sama seperti best practice Mulyadi ( 2009 ), yaitu purchase order, nota pembelian, dan bukti transfer, hanya ada perbedaan penamaan namun memiliki fungsi yang sama yaitu seperti pada perusahaan CV. Denka Komputama Faktur pembelian memiliki fungsi yang sama dengan fungsi voucher dan dokumen pelengkap pada teori Mulyadi ( 2009 ). 5. Catatan yang dibuat Catatan yang dibuat oleh CV. Denka Komputama Salatiga seperti best practice Mulyadi ( 2009 ), yaitu jurnal pengeluaran kas, register cek dan kartu persediaan. b) Pembayaran Gaji dan Upah Karyawan Bagian kepegawaian melihat catatan kerja karyawan, kemudian dari catatan kerja bagian kepegawaian akan menghitung gaji karyawan dan membuat slip gaji. Slip gaji ini terdiri dari tiga rangkap, yaitu rangkap pertama dan ketiga untuk bagian keuangan dan rangkap kedua untuk disimpan oleh bagian kepegawaian sesuai dengan tanggal. Bagian akuntansi akan menerima dua slip gaji dan menerima kartu identitas dari pelanggan. Bagian akuntansi akan 32

33 menginput gaji dan membuat jurnal pengeluaran kas. Slip gaji yang ke tiga dan jurnal pengeluaran kas akan disimpan oleh bagian akuntansi sesuai dengan tanggal. Sedangkan slip gaji pertama dan uang sesuai dengan nominal slip gaji akan diberikan kepada pegawai. Bagian kepegawaian harus mencocokkan identitas pegawai dan nama yang tertera pada slip gaji serta jumlah nominalnya. Pegawai atau karyawan akan menerima slip gaji dan uang dengan jumlah yang sama dengan total gaji pada slip gaji. 33

34 Gambar 5. Flowchart Pembayaran Gaji Karyawan PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN BAGIAN KEPEGAWAIAN BAGIAN KEUANGAN KARYAWAN MULAI A B KARTU IDENTITAS CATATAN JAM KERJA SLIP GAJI 1 3 KARTU IDENTITAS MEMBERIK AN KARTU IDENTITAS MENGHITUNG GAJI KARYAWAN MENGINPUT GAJI DAN MEMBUAT JURNAL PENGELUARAN KAS KARTU IDENTITAS DAFTAR GAJI KARYAWAN JURNAL PENGEL UARAN KAS SLIP GAJI 1 3 B MEMBUAT SLIP GAJI KARYAWAN D MENGELUARKAN UANG DAN MENCOCOKKAN SLIP GAJI 1 SLIP GAJI C UANG SLIP GAJI KARTU IDENTITAS SLIP GAJI 1 3 D UANG KARTU IDENTITAS A D C Phase Analisis perbandingan antara prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh CV. Denka Komputama Salatiga saat ini dengan prosedur pengeluaran kas menurut best practice Mulyadi ( 2009 ) dapat dilihat di lampiran 2. Berikut ini analisis atas perbandingan tersebut : 34

35 1. Fungsi terkait Fungsi yang terdapat pada CV. Denka Komputama pada dasarnya sama dengan fungsi yang terdapat pada teori Mulyadi ( 2009 ). Namun pada perusahaan CV Denka Komputama Fungsi kepegawaiaan merangkap tugas yang dilakukan oleh fungsi pencatatan waktu dan fungsi pembuatan daftar gaji dan upah, Hal ini dikhawatirkan dapat berakibat kecurangan, yaitu bagian kepegawaian pada CV. Denka komputama bisa saja memperbanyak jam kerja karyawan sehingga akan memeperbanyak dalam pengeluaran kas. Hal ini menyebabkan prosedur pengeluaran kas pada CV. Denka Komputama menjadi tidak memadai. 2.Dokumen Yang Digunakan Dokumen yang digunakan oleh PT. Tuan Takur Salatiga sama seperti best practice Mulyadi ( 2009 ), yaitu kartu jam kerja karyawan, slip gaji, daftar gaji karyawan, dan kartu identitas karyawan. Tetapi ada yang tidak ada pada CV. Denka Komputama yaitu dokumen pendukung perubahan gaji dan upah dan surat pernyatan gaji dan upah. Hal ini karena pada Cv. Denka Komputama masih memiliki sedikit karyawan dan hanya melihat kartu jam kerja saja dalam penggajiannya. 3.Catatan Yang Digunakan Catatan yang dibuat oleh PT. Tuan Takur Salatiga sama seperti best practice Mulyadi ( 2009 ), yaitu jurnal pengeluaran kas. c) Pembayaran Hutang Jangka Panjang Pembayaran hutang jangka panjang memiliki fungsi, dokumen, dan catatan yang sama. Berdasarkan fungsi, dokumen, catatan yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas utuk pembayaran hutang jangka panjang dan hutang jangka pendek pada perusahaan CV. Denka Komputama dapat dijelaskan sebagai berikut: Bagian keuangan akan mengecek catatan angsuran. Dari catatan angsuran akan terlihat tanggal jatuh tempo dan jumlah yang harus dibayar. Apabila belum melebihi tanggal jatuh tempo bagian akuntansi ini akan mengeluarkan uang dan akan membayarkannya ke Bank sesuai dengan catatan angsuran. Dari hasil pembayaran akan dihasilkan bukti setor, yang mana bukkti setor ini akan disimpan berdasarkan tanggal. Selain itu bagian akuntansi juga akan membuat 35