PERTEMUAN 3 REKRUTMEN DAN SELEKSI SDM

Transkripsi

1 PERTEMUAN 3 REKRUTMEN DAN SELEKSI SDM

2 PENGERTIAN REKRUTMEN DAN SELEKSI Menurut Henry Simamora (2006:170) Rekrutmen Adalah Serangkaian aktivitas untuk mencari dan memikat Pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian. VeithzalRivai (2005:158) mendefinisikan rekrutmen Sebagai Proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan Sadili Samsudin (2006:81),mendefinisikan rekrutmen sebagai Proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid untuk jabatan/pekerjaan tertentu dalam suatu organisasi.

3 Henri Simamora (2006:170) dan veithzal Rivai (2005:158) sependapat bahwa Proses Rekrutmen dimulai pada saat calon mulai dicari dan berakhir tatkala lamaran mereka diserahkan. Seleksi, menurut Henry Simamora (2006:202), adalah Proses pemilihan dari sekelompok pelamar, Orang atau orang-orang yang paling memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada saat ini yang dilakukan oleh perusahaan.

4 Veithzal Rivai (2005:170) mendefinisikan Seleksi sebagai Sarana yang digunakan dalam memutuskan pelamar mana yang akan diterima Henry Simamora (2006:202), Veithzal Rivai (2005:170) dan Sadili Samsudin (2006:95), berpendapat: Proses Seleksi dimulai ketika pelamar melamar pekerjaan di perusahaan dan berakhir tatkala perusahaan mengambil keputusan pengangkatan. Proses Seleksi dimulai sesudah proses penarikan (rekrutmen) berlangsung.

5 PROSEDUR REKRUTMEN DAN SELEKSI Menurut Sahala P.Sinurat (2008:24) prosedur Rekrutmen dan Seleksi, terdiri dari: A. Permintaan Pengguna Rekrutmen biasanya dimulai dengan adanya permintaan dari unit-unit.permintaan ini dituangkan dalam Formulir Permintaan. Formulir permintaan berisi nama jabatan, departemen,tanggal kapan karyawan mulai bekerja dan berbagai informasi lainnya.

6 Nama posisi Pangkat Tgl. Mulai Bekerja Lokasi Status : : : : : Permanen Sementara Paruh waktu Lain-lain FORMULIR PENAMBAHAN TENAGA KERJA Alasan Permintaan:. Persyaratan Mutlak: Dst. Persyaratan Ingin: 1. 2 Persetujuan,.,. Direktur HRD Direktur Utama

7 Tahapan permintaan Pengguna terbagi atas empat Bagian, yaitu: 1. Penentuan Sasaran Rekrutmen dan Seleksi Pernyataan sasaran diharapkan memenuhi kaidah: a. Specifik (Spesifik) Posisi yang hendak diisi harus spesifik jabatannya, misalnya: Memilih tiga orang Kepala Kantor Cabang. b. Measurable (terukur) Hasil akhir harus memuat jumlah yang akan direkrut c. Attainable (Dapat dicapai) Calon akan dapat diperoleh

8 d.realistic (Realistis) Harus realistis antara harapan terhadap calon yang akan direkrut, jumlah calon yang mau direkrut dan batas waktu perekrutan. e.time Bound (Mempertimbangkan Waktu) Setiap kegiatan rekrutmen dan seleksi harus ada batas waktu berakhir atau kapan calon karyawan ditetapkan diterima Contoh Penulisan sasaran dalam program rekrutmen dan Seleksi: Memilih seorang sekretaris Direktur Utama sebelum 31 Desember 2008 Menentukan seorang supervisor penjualan sebelum 31 Maret 2007

9 2. Penentuan Kualifikasi Syarat Mutlak dan Syarat Ingin Kualifikasi jabatan, adalah Persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon untuk dapat menduduki posisi yang hendak diisi. Disebut juga profil pekerjaan, yaitu persyaratan minimum yang harus dimiliki calon. Ada dua persyaratan, yaitu: a. Persyaratan Mutlak (Must) Adalah persyaratan yang harus dimiliki oleh calon untuk bisa dimajukan ke tahap berikutnya. Sebagai alat penyaring, maka persyaratan mutlak sebaiknya: 1) Terukur Ada kuantitas yang menjadi ukuran sehingga setiap orang yang terlibat memiliki persamaan dalam menyaring

10 2) contoh terukur, pada rekrutmen koordinator salesman, ada persyaratan mutlak, pernah menjadi salesman 2 tahun Dapat dibedakan sekurang-kurangnya Meskipun syarat sulit diukur,tetapi dapat dibedakan. Contoh: Syarat pelamar Sarjana Ekonomi Akuntansi, maka syarat mutlaknya mampu menunjukkan ijazah sarjana ekonomi akuntansi. b. Persyaratan Ingin (Want) Persyaratan yang diinginkan oleh perusahaan

11 Persyaratan Ingin sebaiknya ditulis dalam bentuk harapan. Sebagai contoh,bila perusahaan ingin merekrut seorang manajer proyek, persyaratan Ingin, misalnya memiliki kemampuan memimpin, atau memiliki kemampuan membangun tim kerja yang baik 3. Penyusunan Jadwal Kegiatan 4. Jadwal kegiatan memuat kegiatan apa saja yang akan dimulai dan kapan harus selesai, siapa yang bertanggung jawab, dan berapa besarnya sumber daya yang akan digunakan Penentuan Alat tes Menentukan alat-alat tes yang akan digunakan untuk mendapatkan informasi tentang calon.

12 Contoh Syarat Mutlak dan Syarat Ingin Sasaran: Memastikan terpilihnya seorang April 2007 Manajer SDM sebelum tanggal 1 Syarat Mutlak: 1. Harus Sarjana Hukum 2. Pengalaman sebagai Manajer SDM minimal 5 tahun 3. Pernah, paling tidk satu kali, memimpin tim negosiasi perusahaan dengan pihak ketiga Syarat Ingin: 1. Memiliki kemampuan perubahan 2. Memiliki Kemampuan berbahasa Inggris Keahlian 3. Memiliki bidang sumber daya manusia pemahaman 4. Memiliki mendalam tentang manajemen kemampuan 5. Memiliki mengembngkan anak buah mewakili

13 Contoh Jadwal rekrutmen dan seleksi: Memastikan Terpilihnya Supervisor Marketing sebelum tanggal 1 April 2008 No Kegiatan Jadwal Pihak yang melaksanakan Ket 1. Permintaan Pengguna 5 Jan Staf Rekrutmen dan Seleksi 2. Perumusan kebutuhan,kualifikasi calon 7 Jan Manajer HRD/Rekrutmen dan seleksi 3 Pemasangan iklan 17 Jan Staf Rekrutmen dan Seleksi 4 Penyaringan Awal (Test tertulis) 7 Feb Staf Rekrutmen dan Seleksi 5 Wawancara-1 21 Feb Manajer HRD/Rekrutmen dan seleksi 6 Wawancara-1 28 Feb Direktur SDM 7. Cek kesehatan 10 Mar Staf Rekrutmen dan Seleksi 8 Pengambilan Keputusan 14 Mar Manajer HRD/Rekrutmen dan seleksi bersama Direktur SDM 9 Penawaran 28 Mar Manajer HRD/Rekrutmen dan seleksi bersama

14 B. Pemasangan Iklan Langkah selanjutnya dalam proses rekrutmen adalah menentukan apakah karyawan yang sesuai dengan kualifikasi tersedia dalam perusahaan atau harus dicari dari luar perusahaan. Bagi perusahaan yang memiliki pengembangan sumber daya manusia yang baik, 80% merupakan promosi dari dalam dan sisanya 20% merupakan karyawan dari luar Beberapa hal yang perlu dipikirkan Terkait dengan Iklan: 1. Penggunaan Kata-kata Sangat penting untuk berpikir efisien. Untuk itu, cukup dicantumkan syarat mutlak saja.

15 2. Pemilihan Media 3. Tergantung pada jabatan yang ditawarkan. Bila ingin mendapatkan pelamar dari seluruh kota besar di Indonesia, maka yang paling cocok adalah Surat Kabar harian yang beredar di kota-kota besar. Tetapi jika jabatan yang ditawarkan tidak cukup strategis cukup harian lokal. Waktu Iklan Hari yang cocok untuk pemasangan iklan lowongan pekerjaan untuk surat kabar adalah hari Sabtu dan Minggu.

16 DRAFT IKLAN: Sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang perminyakan Membutuhkan seorang Manajer SDM Syarat mutlak: Harus Sarjana Hukum Pengalaman sebagai Manajer SDM minimum 5 tahun Paling tidak pernah satu kali memimpin tim negosiasi mewakili perusahaan dalam suatu kegiatan dengan pihak ketiga Kami berikan paket remunerasi, tantangan, dan karir menarik bagi Anda

17 C. Seleksi Administrasi Lamaran yang memenuhi Syarat Mutlak dipilah menjadi dua kelompok, yaitu kelompok-1: Calon-calon yang akan dipanggil ke tahap berikutnya, Kelompok-2 kelompok cadangan, yang akan dipanggil berikutnya bila seluruh calon di kelompok-1 kurang sesuai atau ditolak. Sebaiknya ditetapkan jumlah calon untuk tiap tahapan rekrutmen dan seleksi.setelah ditetapkan kelompok,selanjutnya perlu dilakukan penelitian terhadap para pelamar melalui surat lamaran dan Daftar Riwayat Hidup. Didalam meneliti Daftar Riwayat Hidup ada tiga bidang yang perlu mendapat perhatian: Pengalaman Kerja Spesifik Kemajuan Pada Setiap Jabatan Kestabilan pekerjaan

18 D. Tes Untuk level yang lebih rendah, karena jumlah calon pelamar banyak maka pada umumnya perlu dilakukan tes, seperti matematika bahasa inggris dan tes-tes sederhana lainnya. Untuk level yang tinggi, seperti Supervisor atau Manajer, tes sederhana tidak perlu dilakukan. Yang dilakukan adalah melakukan Assessment. Sebagai contoh calon diberi satu dokumen yang berisi informasi dan instruksiinstruksi yang harus dilakukan oleh calon. E. Wawancara Merupakan metode sistematis untuk mendapatkan informasi tentang calon pada bidang yang kritis untuk sukses

19 Contoh Hasil penentuan Alat Tes Untuk lowongan Manajer SDM Kompetensi 1. Kepemimpinan Kasus Presentasi Alat Tes Test Tertulis Wawan cara x Konsultan Luar In Basket 2. Berpikir Konseptual x 3. Memecahkan Masalah dan Mengambil Keputusan x x 4. Kemampuan Mempengaruhi x 5. Fleksibiltas x 6. Wawasan x x 7. Komunikasi x

20 F. Pengecekan Kesehatan Tujuannya memastikan bahwa calon memiliki fisik yang bagus dan sehat untuk melakukan tugas-tugasnya kelak. G. Pengecakan Referensi Merupakan kesempatan yang paling mengecek hasil wawancara. Sumber-sumber yang dapat dipakai Atasan saat ini Atasan sebelumnya Kolega Anak buah 5.Pelanggan baik untuk

21 I. Penawaran Menjadi Karyawan Hal-hal yang harus diperjelas 1. Gaji dan tunjangan Nyatakan besarnya gaji dan tunjangan ada salah pengertian. Syarat Penawaran sehingga tidak Misalnya menyerahkan Ijasah asli jika diterima Persyaratan Relokasi Bila posisi yang ditawarkan memuat relokasi segera,perusahaan dan calon haruslah setuju kapan perpindahan dilakukan

22 4. Perjalanan Dinas Jumlah Perjalanan dinas jika ada Tanggal Mulai Kerja Tanggal mulai bekerja harus dinyatakan spesifik Tenggang waktu Penerimaan penawaran Perlu diberi tenggang waktu untuk mendapatkan kepastian jawaban dari calon Persyaratan Kerja Khusus Aspek pekerjaan yang berdampak pada bekerja diluar jam kerja harus didiskusikan pada saat penawaran pekerjaan

23 SOAL TUGAS PERTEMUAN 3

24 1. Proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan, adalah definisi a. Motivasi dari b. Pelatihan c. Analisis Pekerjaan d. Rekrutmen e. Perencanaan

25 2. Proses Seleksi dimulai sesudah proses a. Persiapan berlangsung b. Panitya dari divisi SDM terbentuk c. Konsultan Psikologi selesai ditunjuk d. Penarikan (rekrutmen) berlangsung e. Adanya permintaan dari user 3. Rekrutmen biasanya dimulai dengan adanya permintaan dari unit-unit. Permintaan ini dituangkan dalam a. Rencana Kerja Divisi SDM b. Keputusan Manajer Divisi SDM c. Projek Plant Divisi SDM d. Formulir Permintaan e. Rapat Kerja

26 4. Posisi yang hendak diisi harus spesifik jabatannya, dalam Penentuan Sasaran Rekrutmen dan Seleksi, sasaran ini memenuhi kaidah a. b. c. Terukur Dapat Tercapai MSDM d. Spesifik e. Realistis 5. Prosedur pertama dalam Rekrutmen dan Seleksi, adalah: a. Menentukan metodenya d. Menyewa Jasa Psikologi b. Membentuk Tim e. Syarat pelamar c. Permintaan Pengguna