DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara menyediakan agihan peruntukan belanja mengurus tahunan. 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi pengagihan peruntukan belanja mengurus yang telah diluluskan oleh Agensi Pusat. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Seksyen II Nombor Dokumen OPR/BEN/GP022/BJT UPM/OPR/BEN/AK001/BJT UPM/SOK/KEW/AK001/BJT 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan Dan Perakaunan, UPM Garis Panduan Penyediaan Buku Belanjawan Arahan Kerja Menginput Agihan Peruntukan Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan ABM Anggaran Belanja Mengurus AGENSI PUSAT Kementerian Kewangan, Kementerian Pendidikan JKB Jawatankuasa Belanjawan TB Timbalan iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 di bawah Skim Perkhidmatan SSM Penolong iaitu Pegawai Kewangan bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PA Penolong Akauntan PTJ Pusat

2 Halaman: 2/9 PTK SAGA SSM Pembantu Tadbir Kewangan Standard Accounting For Government Agencies Sistem Saraan Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB PTJ dan bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam pengagihan belanja mengurus tahunan. Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini perlu mematuhi dan menjalankan prosedur ini.

3 Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Kelulusan Peruntukan Daripada Agensi Pusat Agihan Peruntukan Kepada PTJ Sediakan Kertas Belanjawan Tahun Semasa Penyediaan Buku Belanjawan Tahunan Kemaskini Peruntukan Dalam Sistem SAGA Penyediaan Proforma 7.7 Perjanjian Program Kemukakan Proforma Perjanjian Program kepada PTJ 7.8 Kawalan Dan Pemantauan 7.9 Penyediaan Laporan 7.10 Tamat 7.11

4 Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Kelulusan Peruntukan Daripada Agensi Pusat Kelulusan peruntukan Belanja Mengurus diterima daripada Agensi Pusat melalui surat atau faks. /TB/ Cop tarikh terima pada surat/faks tersebut. PTK 7.3 Agihan Peruntukan Kepada PTJ Agihan peruntukan kepada PTJ dibuat berdasarkan asas dan format yang telah ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Universiti 7.4 Sediakan Kertas Belanjawan Tahun Semasa Sediakan kertas cadangan untuk memaklumkan kelulusan Peruntukan Belanja Mengurus dan agihan peruntukan PTJ kepada Pihak Berkuasa Universiti. /TB/ TB/ Dapatkan perakuan dan kelulusan Pihak Berkuasa Universiti. TB/ 7.5 Penyediaan Buku Belanjawan Tahunan Sediakan Buku Belanjawan Tahunan mengikut format yang telah ditetapkan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Buku Belanjawan (OPR/BEN/GP022/BJT). TB//PA/PTK

5 Halaman: 5/ Kemukakan Buku Belanjawan Tahunan kepada pihak Agensi Pusat dan pegawai-pegawai yang terlibat dalan urusan belanjawan Dapatkan perakuan penerimaan Buku Belanjawan Tahunan pada surat/senarai nama yang dilampirkan. PTK PTK 7.6 Kemaskini Peruntukan Dalam Sistem SAGA Kemaskini peruntukan tahunan PTJ mengikut objek am yang telah di luluskan ke dalam modul Budget SAGA dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja pada setiap bulan Januari. Rujuk Arahan Kerja Menginput Agihan Peruntukan (UPM/OPR/BEN/AK001/BJT). 7.7 Penyediaan Proforma Perjanjian Program Sediakan Proforma Perjanjian program mengikut format Proforma Perjanjian Program (SOK/KEW/DF001/BJT) dalam tempoh tiga puluh (30) hari bekerja selepas peruntukan mengurus tahunan dikemaskini dalam Sistem SAGA untuk ditandatangani oleh ketua PTJ dan VC. /PA/PTK /PA/PTK 7.8 Kemukakan Proforma Perjanjian Program Kepada PTJ Dapatkan perakuan penerimaan Proforma Perjanjian Program Semak maklumat berikut:- a) enrolmen pelajar b) agihan PTJ mengikut objek am dengan Sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan (UPM/SOK/KEW/AK001/BJT). PTJ PTJ Tandatangan Proforma Perjanjian Program PTJ

6 Halaman: 6/ Kemukakan dua (2) salinan Proforma Perjanjian program kepada PTJ 7.9 Kawalan Dan Pemantauan Sekiranya terdapat pindaan terhadap maklumat perbelanjaan, komitmen atau liability, pelarasan akan dibuat berdasarkan Arahan Kerja Pindaan Dalam Modul Budget Control (Budget Adjusment) (UPM/OPR/BEN/AK003/BJT) 7.10 Penyediaan Laporan Tamat Laporan-laporan berikut disediakan dan dikemukakan kepada pihak Agensi Pusat untuk tujuan pemantauan: a) Laporan Penilaian Program dan prestasi; b) Laporan Pengecualian; c) Laporan Status One-Off dan dasar Baru setiap suku tahun; dan d) Laporan Perbelanjaan Perjalanan Ke Luar Negara setiap suku tahun. /PA /PA/PTK

7 Halaman: 7/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 1. Buku Belanjawan Tahunan /PA/PTK PTK Kabinet Fail 2 UPM/BEN/SB/02/003 Fail Proforma Perjanjian Program 3 UPM/BEN/SB/02/002 Fail Peruntukan Mengurus Tahunan a) Surat Kelulusan Peruntukan b) Kertas Cadangan c) Minit-Minit Pihak Berkuasa Universiti d) Perakuan Penerimaan Buku Belanjawan Tahunan 3 Tahun /PA/PTK PTK Kabinet Fail /PA/PTK PTK Kabinet Fail Kuasa Melupus 4 UPM/BEN/SB/02/004 Fail Kemaskini Peruntukan Dalam Sistem Saga a) Data Open Budget atau Transaction Detail 5 UPM/BEN/SB/02/005 Fail (Budget Adjusment) a) Jernal Adjusment b) Dokumen Sokongan /PA/PTK PTK Kabinet Fail /PA/PTK PTK Kabinet Fail

8 Halaman: 8/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 6 UPM/BEN/SB/02/006 Fail Laporan a) Surat Kepada Kementerian b) Laporan-laporan /PA/PTK PTK Kabinet Fail

9 Halaman: 9/9 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Disediakan dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011