Tarikh: 15 JUN 2014 Tarikh: 15 JUN 2014

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/12 Disediakan oleh: Diluluskan oleh:. Jawatan: KETUA JABATAN JABATAN DAN SENAT INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh: 15 JUN 2014 Tarikh: 15 JUN 2014 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT : 2/ OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan dalam pengurusan peperiksaan, pemprosesan dan pengesahan keputusan peperiksaan dan penilaian secara teratur dan sistematik. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh semua pegawai dan pensyarah yang terlibat dengan pengendalian peperiksaan bertulis serta pemprosesan keputusan peperiksaan pra perkhidmatan, Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) termasuk Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP) dan Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah ( PDPLI) yang dikendalikan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) P.U.(A) Tatacara Senat 3.3 Manual Kualiti IPGM-PPK-MK Panduan dan Syarat Penganugerahan Sijil/Diploma/Ijazah Institut Pendidikan Guru. 3.5 Prosedur Keselamatan dan Kerahsiaan Proses Peperiksaan Pendidikan Guru

3 MUKA SURAT : 3/ DEFINISI 4.1 Istilah Calon merujuk kepada pelajar Institut Pendidikan Guru yang menduduki peperiksaan Jawatankuasa Pengurusan Peperiksaan dan Penganugerahan merujuk kepada jawatankuasa yang ditubuhkan untuk menyediakan maklumat dan membuat verifikasi keputusan peperiksaan sebelum diperaku dan disahkan dalam mesyuarat Senat Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan Guru merujuk kepada jawatankuasa yang ditubuhkan di IPG untuk mengesahkan dan memperakui semua keputusan peperiksaan dan pentaksiran di IPG masing-masing sebelum dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Peperiksaan dan Penganugerahan Pemantau merujuk kepada seseorang yang dilantik oleh Pengarah IPG untuk menjalankan pemantauan di pusat-pusat peperiksaan Ketua Pengawas merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk mengendalikan pentadbiran peperiksaan yang dijalankan Penolong Ketua Pengawas merujuk kepada seseorang yang dilantik untuk membantu mengendalikan pentadbiran peperiksaan yang dijalankan.

4 MUKA SURAT : 4/ Pengawas merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk mengawas peperiksaan yang dijalankan Peperiksaan akhir merujuk kepada peperiksaan yang dijalankan pada akhir semester/pengajian Peperiksaan semester merujuk kepada peperiksaan yang dijalankan pada setiap semester/pengajian Peperiksaan asal merujuk kepada peperiksaan yang diambil oleh seseorang calon untuk pertama kali bagi setiap peperiksaan Peperiksaan ulangan merujuk kepada peperiksaan yang dijalankan untuk calon yang gagal dalam peperiksaan asal atau calon yang tidak dibenarkan menduduki peperiksaan asal yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan Guru dan pihak berkuasa tatatertib Templat merujuk kepada format dalam bentuk hamparan kerja elektronik bagi menyediakan laporan keputusan peperiksaan dan penilaian Ketua Pemeriksa merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik menjadi ketua bagi pemeriksaan skrip jawapan calon Pemeriksa merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk memeriksa skrip jawapan calon Lampiran merujuk kepada borang atau surat yang disimpan oleh pensyarah untuk tujuan rujukan.

5 MUKA SURAT : 5/ Singkatan WP : Wakil Pengurusan (Rektor dan Timbalan Rektor) BIKP : Borang Induk Keputusan Peperiksaan JMK : Jadual Markah dan Kedatangan BKKP : Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan IPGM IPG JPPS : : : Institut Pendidikan Guru Malaysia Institut Pendidikan Guru Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat JHEP : Jabatan Hal Ehwal Pelajar JKPPIPG : Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan Guru KJ KJA : : Ketua Jabatan Ketua Jabatan Akademik KP : Ketua Pemeriksa KPw : Ketua Pengawas Peperiksaan KUK : Ketua Unit Kokurikulum KUPP : Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian KUPr : Ketua Unit Praktikum P : Pemeriksa PKPw Penolong Ketua Pengawas TDMP : Tidak Dibenarkan Menduduki Peperiksaan

6 MUKA SURAT : 6/ TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan MESYUARAT SENAT INSTITUT-INSTITUT PENDIDIKAN GURU WP 1. Mempengerusikan mesyuarat. 2. Mengesahkan keputusan peperiksaan akhir dan peperiksaan ulangan. PERANCANGAN TAHUNAN Pengarah/KJ JPPS/ Pegawai PPA 3. Merancang dan menyelaras jadual kerja peperiksaan IPG berdasarkan Kalendar Akademik. 4. Memastikan jadual kerja peperiksaan dihantar kepada semua Pengarah IPG. 5. Menyelaras dan menyediakan jadual waktu peperiksaan. 6. Mengedarkan jadual waktu peperiksaan dan bahan peperiksaan kepada semua Pengarah IPG. 7. Mengurus penyediaan laporan, maklumat kursus dan analisis keputusan peperiksaan akhir dan peperiksaan ulangan. 8. Memaklumkan keputusan Senat kepada bahagian-bahagian di KPM/Pengarah IPG yang berkaitan. Pengarah/ Timbalan Pengarah IPG 9. Menerima jadual waktu peperiksaan dari JPPS, IPGM. 10. Menerima bahan peperiksaan bertulis dari JPPS, IPGM atau daripada mana-mana pihak yang dipertanggungjawabkan dan memastikan bahan-bahan tersebut disimpan dalam bilik kebal IPG.

7 MUKA SURAT : 7/12 Tanggungjawab Tindakan MESYUARAT JKPPIPG KELAYAKAN CALON MENDUDUKI Pengarah/ Timbalan Pengarah IPG 11. Mempengerusikan mesyuarat mengikut bidang kuasa JKPPIPG. 12. Memaklumkan keputusan JKPPIPG kepada calon yang TDMP. PENTADBIRAN SEBELUM 13. Melantik KPw/ PKPw/Pengawas dan Pemantau peperiksaan. 14. Memberi taklimat pengawasan peperiksaan kepada KPw dan Pengawas Peperiksaan berdasarkan Manual Prosedur Peperiksaan Pendidikan Guru. 15. Mengesahkan dokumen Akta Rahsia Rasmi 1972 yang telah ditandatangani oleh KPw/ PKPw/ Pengawas dan Pemantau peperiksaan. MESYUARAT JKPPIPG PENGESAHAN KEPUTUSAN Pengarah/ Timbalan Pengarah IPG 16. Mempengerusikan mesyuarat dan memastikan JKPPIPG menjalankan fungsinya seperti berikut; a) mengesahkan keputusan peperiksaan dan penilaian; b) memperakui keputusan peperiksaan ulangan dan keputusan akhir untuk dikemukakan kepada Senat; c) menentukan tarikh keputusan rasmi peperiksaan: dan d) lain-lain perkara yang di bawah bidang kuasa JKPPIPG. 17. Menerima keputusan rasmi daripada Senat untuk dimaklumkan kepada calon 18. Menerima dan mengawal lembaran ijazah/diploma/sijil. 19. Menguruskan pengedaran kepada graduan/lulusan: a) transkrip akademik peperiksaan; dan b) ijazah/diploma/sijil

8 MUKA SURAT : 8/12 Tanggungjawab Tindakan PENYEMAKAN MAKLUMAT PELAJAR (RUJUK AK-PT-07-01) KUPP 1. Menyediakan jadual kerja peperiksaan peringkat IPG. 2. Mendapatkan butiran status terkini pelajar dari JHEP. 3. Mengesahkan maklumat yang telah disemak oleh pelajar dan membetulkan rekod pelajar (jika perlu) untuk menyediakan inden peperiksaan. 4. Mendapatkan maklumat program, bidang dan kursus yang ditawarkan mengikut semester semasa daripada SUA. 5. Menyerahkan templat BKKP(LAM-PT-07-01) kepada KJ/KUPr/KUK. MESYUARAT JKPPIPG KELAYAKAN CALON MENDUDUKI (RUJUK AK-PT-07-02) KUPP 6. Menguruskan Mesyuarat JKPPIPG bagi menentukan Kelayakan Calon Menduduki Peperiksaan. 7. Menyediakan minit dan maklum balas mesyuarat. 8. Memaklumkan keputusan kes calon yang Tidak Dibenarkan Menduduki Peperiksaan (TDMP) ke IPGM dan menyimpan rekod Borang A Kelayakan Calon Menduduki Peperiksaan (LAM- PT-07-02). PENTADBIRAN (RUJUK AK-PT-07-03, AK-PT-07 04) PENTADBIRAN SEBELUM 9. Menyemak jadual waktu peperiksaan bertulis dan memberikan maklum balas serta cadangan pindaan (jika perlu) kepada JPPS, IPGM. 10. Menyemak bahan peperiksaan yang diterima berdasarkan inden peperiksaan. 11. Menyediakan jadual waktu peperiksaan dan pengawasan. 12. Memaklumkan kepada calon tentang jadual waktu peperiksaan. 13. Memberi taklimat peperiksaan kepada calon. 14. Menguruskan keperluan dan kemudahan pusat peperiksaan.

9 MUKA SURAT : 9/12 Tanggungjawab Tindakan PENTADBIRAN SEMASA 15. Menguruskan bahan peperiksaan dari bilik kebal dan menyerahkan kepada KPw sebelum peperiksaan bermula. PENTADBIRAN SELEPAS 16. Mengurus penerimaan dan penyimpanan skrip jawapan. 17. Menyerahkan skrip jawapan kepada KJ (yang berkenaan) atau KP untuk proses pemeriksaan skrip jawapan. 18. Merekodkan penerimaan bahan pemeriksaan skrip yang telah disahkan oleh KP. 19. Menguruskan penyediaan BIKP. MESYUARAT JKPPIPG PENGESAHAN KEPUTUSAN 20. Mengurus mesyuarat JKPPIPG. 21. Melaporkan dan membentang analisis keputusan peperiksaan. 22. Memaklumkan kepada calon yang perlu menduduki peperiksaan ulangan. 23. Menguruskan pengeluaran slip /transkrip keputusan peperiksaan semester untuk diserahkan kepada calon. KJ/KUPr/KUK 24. Mengembalikan BKKP yang telah disahkan kepada KUPP mengikut jadual kerja peperiksaan. 25. Membentangkan laporan kehadiran dan kes disiplin (jika ada) oleh KJ HEP. 26. Membentang dan melaporkan analisis keputusan markah kerja kursus calon bagi jabatan masing-masing (KJA). 27. Membentang dan melaporkan analisis keputusan markah Kokurikulum (KUK) 28. Membentang dan melaporkan analisis keputusan markah Praktikum (KUPr).

10 MUKA SURAT : 10/12 Tanggungjawab Tindakan PENTADBIRAN SEMASA KPw/Pemantau 29. Menerima dan merekodkan kertas soalan serta bahan-bahan peperiksaan dan dokumen pentadbiran. 30. Menjalankan pemantauan pentadbiran peperiksaan. 31. Memulangkan dan merekodkan bahan-bahan peperiksaan dan dokumen pentadbiran ke unit peperiksaan. PEMERIKSAAN SKRIP KJA/KP 32. Mengagihkan skrip jawapan kepada pemeriksa untuk membuat moderasi dan pemeriksaan skrip. 33. Menyerahkan BKKP yang lengkap dan disahkan, skrip jawapan, skrip sampel, kertas soalan dan Skema Pemarkahan ke unit peperiksaan selepas pemeriksaan mengikut jadual kerja yang ditetapkan REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Prosedur Kualiti Teras: Pengurusan Peperiksaan Pejabat KUPP sehingga dipinda IPGM-PPK-PT Mengurus Borang Kerja Kursus Dan Peperiksaan Jabatan Akademik 5 tahun AK-PT Minit Mesyuarat JKPPIPG/Senat Jabatan Akademik 5 tahun AK-PT Pentadbiran Peperiksaan Jabatan Akademik 5 tahun AK-PT-07-03

11 MUKA SURAT : 11/12 Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 5. Pemprosesan Keputusan Peperiksaan Jabatan Akademik 5 tahun AK-PT Akta Rahsia Rasmi 1972 Pejabat KUPP 1 tahun - 7. BIKP Bilik Kebal Sepanjang Hayat - 8. Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan (BKKP) Pejabat KUPP 5 tahun LAM-PT Borang A - Kelayakan Calon Menduduki Peperiksaan Pejabat KUPP 5 tahun LAM-PT Jadual Markah dan Kedatangan Pejabat KUPP 1 tahun LAM PT Buku Daftar Rekod Bilik Kebal. Bilik Kebal 3 tahun Jadual Pengawasan Peperiksaan. Pejabat KUPP 6 bulan Jadual Waktu Peperiksaan. Pejabat KUPP 6 bulan Laporan Ketua Pengawas Pejabat KUPP 6 bulan LAM-PT-07-04

12 MUKA SURAT : 12/12 Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 15. Laporan Penyelewengan Pejabat KUPP 1 tahun LAM-PT Minit Mesyuarat JKPPIPG Pejabat KUPP 5 tahun Salinan Slip/Transkrip Pejabat KUPP 5 tahun Skema Pemarkahan Bilik Kebal 6 bulan Skrip jawapan peperiksaan Bilik Kebal 6 bulan* Surat Makluman Jadual Waktu Peperiksaan ke IPG JPPS & Pejabat KUPP 5 tahun Surat Makluman Kepada Calon Gagal Peperiksaan Pejabat KUPP 5 tahun Surat Panggilan Mesyuarat JKPPIPG Pejabat KUPP 5 tahun Surat pelantikan Ketua Pengawas dan Pengawas Peperiksaan. Pejabat KUPP 5 tahun - * Bergantung pada prosedur MQA