BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di negara Indonesia, penggunaan sistem penggajian setiap perusahaan berbeda dan menyesuaikan kondisi perusahaan tersebut. Penggajian selalu mengalami perubahan sesuai kebijakan pemerintah dan kebijakan perusahaan. Penggajian terhadap karyawan merupakan salah satu hal yang penting dan wajib dilakukan di dalam sebuah perusahaan. Perhitungan terhadap penggajian yang secara rinci perlu dilakukan supaya dapat menghasilkan informasi akurat dan dapat didistribusikan tepat waktu sesuai ketentuan yang berlaku. Penggajian adalah suatu imbal balik atau balas jasa yang diberikan perusahaan terhadap kinerja karyawan. Oleh sebab itu, diharapkan penggajian memenuhi asas keadilan yang diwujudkan dalam informasi penggajian secara transparan. PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries merupakan salah satu perusahaan manufaktur di Kota Salatiga yang memiliki sebuah sistem penggajian.sistem penggajian dilakukan secara terkomputerisasi. Sistem penggajian yang sedang berjalan nampaknya masih kurang efektif dalam hal tampilan dan masih perlu mengolah data gaji untuk dijadikan template Label Gaji. Perhitungan penggajian ini juga hanya dilakukan oleh 1 orang saja. Sehingga, terkadang terjadi kekeliruan dalam informasi gaji yang disampaikan. Meskipun sistem telah terkomputerisasi, perlu adanya perkembangan terhadap aplikasi yang digunakan. Pengembangannya seperti dalam tampilan yang
lebih sederhana dan efektif. Untuk menghindari kekeliruan dalam perhitungan gaji, perlu adanya penambahan karyawan yang kompeten dan sesuai dengan bidangnya. Berdasarkan dari paparan di atas, penulis ingin membahas tentang Sistem Informasi Penggajian Karyawan Shift Khusus Pagi di PT Tiga Manunggal Synthetic Industries. 1.2 Tujuan 1.2.1. Tujuan Umum Tujuan umum penulis melakukan praktek kerja adalah: 1. Untuk mempraktekkan dan menerapkan pengetahuan dan kompetensi yang diperolehselamaberkuliah. 2. Untuk mendapat pengalaman mengenai dunia kerja sebelum lulus dan akan memasuki dunia kerja yang sesungguhnya. 3. Untuk meminimalkan kesenjangan antara praktek selama perkuliahan dengan dunia kerja yang nyata. 4. Dapat memberikan masukan ke dalam evaluasi dan pengembangan program perkuliahan. 5. Dapat menjalin kerja sama dengan industri. 1.2.2. Tujuan Khusus Secara khusus, tujuan penulis melakukan Praktek Kerja di PT.Tiga Manunggal Synthetic Industries adalah:
1. Mengetahui dan menganalisis Sistem Penggajian Karyawan di PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries. 2. Merancang sistem sederhana mengenai perhitungan penggajian dan tampilan laporan yang sesuai dengan Label Gaji PT.Tiga Manunggal Synthetic Industries. 1.3 Cakupan Topik Bahasan 1. Analisis Sistem Penggajian PT.Tiga Manunggal Synthetic Industries. 2. Rancangan Basis Data Sistem Penggajian PT.Tiga Manunggal Synthetic Industries. 3. Rancangan tampilan User Interface Sistem Penggajian PT.Tiga Manunggal Synthetic Industries dengan menggunakan Java- Netbeans. 4. Hasil implementasi dari rancangan Basis Data dan tampilan User Interface. 1.4 Jadwal Praktek Kerja Lapangan Di Tiga Manunggal Synthetic Industries, penulis melaksanakan Praktek Kerja pada hari Senin sampai Jumat mulai dari pukul 08.00 sampai 16.00 dan hari Sabtu mulai pukul 08.00 sampai 13.00. Hal yang dilakukan selama Praktek Kerja di Tiga Manunggal Synthetic Industries, meliputi:
Hari, tanggal 5 10 Januari 12 17 Januari 19 24 Januari 26 31 Januari 2 7 Februari Tabel 1.1 Jadwal Kerja Praktek Uraian Pekerjaan Input data anak Praktek Kerja Lapangan (PKL) ke Ms. Excel. Input data absen bulan November 2014 Bagian False Twisting ke Human Resources Information System (HRIS). Input data absen bulan November 2014 Bagian Drawing ke Sistem HRIS dan memasukkan Data Cuti Haid Bagian Sizing ke Data Karyawati. Input data anak PKL ke Buku Induk PKL Input data karyawanpemutus Hubungan Kerja (PHK)-55 ke Buku Induk Karyawan. Merekap Absen tanggal 30 Desember 2014 7 Januari. Input data absen bulan November 2014 Bagian False Twisting ke Sistem HRIS. Input data dalam Kartu Keluarga (KK) ke Data Peserta Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS). Input data dalam Kartu Keluarga ke Data Peserta BPJS. Weaving Shift I dan II ke HRIS. Membuat Buku Karyawan yang mengalami perpindahan jabatan dan perpindahan bagian. Weaving ShiftII, III, Khusus Pagi, Personalia, Unit Pengelolaan Limbah (UPL), Kendaraan, Gudang Benang dan Gudang Kain ke HRIS. Membuat Surat Panggilan Wawancara dan Tes Keterampilan untuk pelamar kerja yang lolos Tes Kesehatan. Mencocokkan Nomor Registrasi Karyawan (NRK) dalam Kartu Upah dengan Data Karyawan Bagian Dyeing, Verpacking, Weaving, False Twisting, dan Sizing. Menyiapkan Label Gaji. Mengurutkan NRK pada Kartu Upah. Menyiapkan Rekap Gaji. Plan Production Control (PPC), Accounting, Sizing, Drawing, Inspection Grey, administrasi Bagian Greige,Verpacking, dan Departemen
9 14 Februari 16-21 Februari 23-28 Februari 2 7 Maret 9 14 Maret 16-21 Maret Power ke HRIS. Input data karyawan yang mengalami mutasi dan PHK bulan Januari ke HRIS. Mencari data absen yang ganda pada sistem HRIS. Mencari data absen yang ganda pada sistem HRIS. False Twisting Shif tiii ke HRIS. Update Data Karyawan di HRIS. Membuat amplop gaji. Membuat amplop gaji. Update Data Karyawan di HRIS. Menyiapkan Form Saldo Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan. False Twisting Shift II ke Sistem HRIS. Mengurutkan KK sesuai NRKuntuk diarsip. Membantu proses perhitungan gaji di dalam Ms. Excel. False Twisting Shift I dan bulan Januari Bagian Weaving Shift I, II, dan III ke HRIS. Menyiapkan Rekap Gaji. Mengurutkan NRK pada Kartu Upah. Input data absen bulan Januari Bagian Weaving Shift III dan Sizing ke HRIS. Input data lembur bulan Januari Februari ke HRIS. Merekap Data Karyawan bulan Desember tahun 2011, 2012, dan 2013. Input data lembur bulan Januari Februari ke HRIS. Update jabatan karyawan yang ada di HRIS. Men-settingroll shift karyawan Bagian Weaving I, II, III, Dyeing dan Inspection Grey di HRIS. Men-settingroll shift karyawan Bagian Sizing dan Drawing di HRIS. Mengecek hari libur karyawan di HRIS. Input data absen bulan Februari Bagian Weaving Shift I, II, dan Khusus Pagike HRIS. Membuat amplop gaji. 23-28 Maret Membuat amplop gaji.
29 4 April Input data absen bulan Februari Bagian Weaving Shift III, Bagian Staf Finishing, Gudang Benang, Departemen Personalia dan Umum, Bagian Power, dan Bagian Inspecting Weaving ke HRIS. Input data lembur bulan Maret ke HRIS. Mencari format Surat Pengelolaan dan Perlindungan Lingkungan (SPPL). Input data absen bulan Februari Bagian Inspecting Weaving, False Twisting Shift I, II, dan III, Bagian Drawing, Bagian Dyeing, dan PPC ke HRIS. Mengarsip dokumen karyawan kontrak. Input data lembur Bagian Verpacking bulan Maret ke HRIS. 1.5 Metode Pelaksanaan dan Pengumpulan Data 1. Praktek Kerja Penulis melakukan Praktek Kerja di PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries mulai tanggal 5 Januari sampai 4 April. Penulis ditempatkan di Departemen Personalia dan Umum. 2. Pengamatan Penulis melakukan pengamatan pada Departemen Personalia dan Umum yang meliputi beberapa bagian: a. Bagian Pengupahan Pada bagian ini, penulis mengamati pembuatan Gaji melalui proses dari merekap absen setiap harinya hingga dapat menjadi dasar untuk perhitungan gaji. Selain hal tersebut, penulis juga mengamati bagaimana proses penggajian berjalan dan
masalah-masalah yang sering terjadi pada saat proses perhitungan penggajian. b. Bagian Kepegawaian Pada bagian ini, penulis mengamati proses mengabsen karyawan secara manual maupun secara komputer. Absen secara manual menggunakan buku absen dari setiap bagian dan dilakukan pengabsenan setiap hari. Absen secara komputer dilakukan dengan Mesin Finger Print dan dilakukan pengabsenan setiap berangkat dan pulang kerja. Bagian Kepegawaian juga melakukan pengelolaan data karyawan seperti karyawan yang mengalami perpindahan jabatan dan bagian, data karyawan masuk dan keluar, pembuatan suratsurat yang dibutuhkan, dan lain-lain. Sistem pengelolaan data karyawan menggunakan Ms. Excel. c. Bagian Kesra Pada bagian ini, penulis melakukan pengamatan untuk kesejahteraan karyawan seperti Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jamkesmas), Asuransi Kesehatan (Askes), penanganan karyawan yang mengalami kecelakaan kerja, dan lain-lain. 3. Wawancara
Pada saat Praktek Kerja, secara garis besar penulis menanyakan tentang profil perusahaan seperti, sejarah, bidang usaha, fasilitas perusahaan, dan struktur organisasi kepada administrasi dan Ketua Bagian (KaBag) di bagian-bagian PT. Timatex. Penulis juga menanyakan bagaimana data Gaji dihasilkan, prosedur penggajian yang berlaku di PT. Timatex, dasar dan ketentuan-ketentuan dalam perhitungan penggajian pada Ketua Shift Bagian Pengupahan dan Bagian Kasir. 4. Studi Pustaka Yang menjadi acuan penulis membuat Laporan Kerja Praktek dan Tugas Akhir (KPTA) adalah buku tentang sistem informasi akuntansi, sistem penggajian, peraturan-peraturan pemerintah maupun undang-undang tentang ketenagakerjaan, buku mengenai sistem basis data, buku mengenai dasar pemrograman, dan buku mengenai sistem informasi penggajian.