Halaman: 1/14 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara mengurus keputusan peperiksaan pelajar pengajian prasiswazah untuk semua program pengajian kecuali Program Doktor Perubatan Tahun 3, 4 dan 5. Prosedur ini merangkumi aktiviti pengurusan keputusan peperiksaan dari pengedaran notis arahan peperiksaan, pengedaran senarai kawalan gred, penerimaan gred kursus peperiksaan, semakan gred, penjanaan PNG/PNGK, percetakan dan penghantaran ringkasan keputusan peperiksaan, kelulusan MSKP Fakulti, kelulusan MSKP Universiti, pengesahan Senat dan pengumuman keputusan peperiksaan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems - Requirements MS ISO - 9001:2008 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan - 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) - Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) PU/PS/GP007 Garis Panduan Peperiksaan - Kalendar Akademik - Manual SMP Modul Portal Pelajar - Manual SMP (Peperiksaan) Modul Masuk Markah (Peratus Penilaian) Modul Masuk Markah Modul Masuk Gred (Bahagian Akademik) Modul Pemantauan Markah dan Gred Modul Menjana PNG/PNGK Modul Laporan
Halaman: 2/14 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD : Bahagian Akademik CR : Kredit daftar semester semasa pelajar ECCR : Kredit pengecualian pelajar F : Simbol Gred bagi sesuatu kursus yang gagal Fakulti : Semua Fakulti, Pusat Asasi Sains Pertanian Dan Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar GB : Pelajar yang gagal dan diberhentikan GR : Pelajar bergraduat JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam KBA : Ketua Bahagian Akademik Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar KJ : Ketua Jabatan di Fakulti KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah M/TM : Memuaskan/ Tidak Memuaskan. Simbol Gred yang diberikan bagi kursus yang keputusannya tidak digredkan tetapi diberikan catatan lulus/ gagal sahaja. MARA : Majlis Amanah Rakyat MJKSS : Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Senat MSKP : Mesyuarat Semakan Keputusan Peperiksaan Peringkat Universiti MSKP Fakulti : Mesyuarat Semakan Keputusan Peperiksaan Peringkat Fakulti N : Simbol sementara bagi gred yang belum dimasukkan PASP : Pusat Asasi Sains Pertanian PCCR : Jumlah Timbunan Kredit Lepas Peperiksaan : Peperiksaan Akhir Semester PK : Penyelaras Kursus PNG : Purata Nilaian Gred PNGK : Purata Nilaian Gred Keseluruhan Program : Program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian Pengajian Prasiswazah PT : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat Tanggungjawab PT PTJ : Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab PTJ : Pusat Tanggungjawab PTM : Pegawai Teknologi Maklumat
Halaman: 3/14 PTPTN : Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional S : Simbol bagi sambung yang digunakan bagi sesuatu kerja atau projek yang melebihi satu semester untuk disiapkan S/U Senat : Setiausaha Senat SMP : Sistem Maklumat Pelajar TDA : Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang menguruskan hal Akademik TL : Simbol gred belum dimasukkan bagi kursus latihan industri, latihan praktik, praktikum kaunseling dan latihan mengajar TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) ULF : Simbol bagi pendaftaran kursus yang diulang semula akibat gagal ULT : Simbol bagi pendaftaran kursus yang diulang semula untuk meningkatkan gred UPM : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan Prosedur Pengurusan Keputusan Peperiksaan ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
Halaman: 4/14 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Edar Surat Arahan Peperiksaan 7.2 7.6 7.10 7.13 7.16 Kemas kini Maklumat Buat Pembetulan Buat Pembetulan Tidak Ya Edar Senarai Kawalan Gred Terima Gred Kursus Peperiksaan Semak Gred Tidak Jana PNG/PNGK Cetak dan Hantar Ringkasan Keputusan Peperiksaan Lulus MSKP Fakulti Terima Maklum Balas dari Fakulti Tidak Dapatkan Perakuan MSKP Ya Sedia Kertas Senat Keputusan Peperiksaan Tidak Pengesahan Senat Pengesahan Semula Ya 7.3 7.4 7.5 7.7 7.8 7.9 7.11 7.12 7.14 7.15 Ya Umum dan Edar Keputusan Peperiksaan 7.17 Sedia Laporan Keseluruhan Keputusan Peperiksaan Pelajar 7.18 Tamat 7.19
Halaman: 5/14 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Edar Surat Arahan Peperiksaan 7.2.1 Edar Surat Arahan Peperiksaan berserta lampiran ke fakulti bagi tujuan pengurusan peperiksaan selewat-lewatnya pada minggu kelapan semester. Surat Arahan mengandungi perkara berikut:- 7.2.1.1 Notis Dan Arahan Mengenai Peperiksaan; 7.2.1.2 Skema Pemarkahan Untuk Pelajar; 7.2.1.3 Jadual Kerja Urusan Keputusan Peperiksaan; 7.2.1.4 Bilangan Pelajar Mengikut Program Pengajian 7.3 Edar Senarai Kawalan Gred 7.3.1 Sedia Senarai Kawalan Gred. [Rujuk: Manual SMP (Peperiksaan) Modul Pemantauan Markah dan Gred]. 7.3.2 Edar Senarai Kawalan Gred ke Fakulti selewat-lewatnya pada minggu kelapan semester semasa untuk memastikan markah peperiksaan dimasukkan mengikut tempoh yang ditetapkan. KPPP/PT/PPT PT/PPT 7.4 Terima Gred Kursus Peperiksaan 7.4.1 Terima gred kursus peperiksaan peringkat satu (1)/peringkat dua (2) dalam bentuk hardcopy yang telah disahkan oleh Pemeriksa/Penyelaras, Ketua Jabatan dan Ketua PTJ/ TDA. 7.4.2 Pastikan gred diterima mengikut tempoh yang ditetapkan dengan merujuk Senarai Kawalan Gred. (Gred melebihi tempoh perlu membuat surat permohonan ke Bahagian Akademik melalui Ketua Jabatan dan Ketua PTJ/TDA) PT/PPT/PT (P/O)
Halaman: 6/14 7.4.3 Terima surat pindaan gred kursus peperiksaan (tamat tempoh) beserta senarai gred dalam bentuk hard copy yang telah disahkan. PT 7.5 Semak Gred 7.5.1 Semak Senarai Gred keputusan Peperiksaan yang diterima dari fakulti bagi memastikan senarai tersebut tiada pindaan/ pembetulan. 7.5.2 Jika tiada pindaan, ikut langkah 7.7 7.5.3 Jika ada pindaan, ikut langkah 7. 6 7.6 Kemas kini Maklumat 7.6.1 Pinda maklumat berkenaan dalam SMP. (Rujuk: Manual SMP (Peperiksaan) Modul Masuk Gred (Bahagian Akademik)). 7.7 Jana PNG/PNGK 7.7.1 Jana PNG/PNGK. (Rujuk: Manual SMP (Peperiksaan) Modul Menjana PNG/PNGK). 7.7.2 Pastikan ketepatan ringkasan keputusan peperiksaan bagi pelajar berstatus amaran, percubaan, GB, TL dan yang akan bergraduat dengan menyemak Ringkasan Keputusan Peperiksaan yang mengandungi perkara berikut: PT/ PPT/PT (P/O) a) Tukar program b) Kes Gred N c) Kes Gred TL d) Pengiraan PNG dan PNGK e) Syarat bergraduat (klasifikasi sulung dan akhir) f) Tangguh pengajian g) Semester tambahan h) Taraf kursus ULF, ULT i) Status pelajar pada semester sebelum j) Pelajar tahun akhir dengan keputusan Gagal dan Diberhentikan
Halaman: 7/14 7.7.3 Pastikan keputusan peperiksaan pelajar tahun akhir memenuhi keperluan kurikulum program pengajian yang diluluskan oleh Senat. (Rujuk : Prosedur Pengurusan Pengijazahan Pelajar (UPM/PU/PS/P014) 7.7.3.1 Jika tidak memenuhi keperluan kurikulum program pengajian yang diluluskan oleh Senat, maklumkan kepada fakulti pelajar/ hubungi pelajar. (Rujuk: Log Perhubungan Pelajar Tidak Bergraduat (PU/PS/ LG01/IJZ) 7.7.3.2 Jika memenuhi keperluan kurikulum, pelajar layak bergraduat. 7.8 Cetak dan hantar ringkasan keputusan peperiksaan 7.8.1 Cetak ringkasan keputusan peperiksaan mengikut semester, fakulti, program dan klasifikasi pelajar. (Rujuk: Manual SMP (Peperiksaan) Modul Laporan). 7.8.2 Hantar ringkasan keputusan peperiksaan kepada Ketua PTJ untuk semakan. (Rujuk: Log Penghantaran Ringkasan Keputusan Peperiksaan (PU/PS/ LG04/PEP)) 7.9 Lulus MSKP Fakulti 7.9.1 Terima ringkasan keputusan peperiksaan dari Bahagian Akademik. PT Ketua PTJ 7.9.2 Bentang dan semak keputusan bagi setiap kursus untuk memastikan gred telah dimasukkan dalam SMP dengan lengkap dan tepat. Ketua PTJ 7.9.3 Jika ya, ikut langkah 7.11 7.9.4 Jika tidak, ikut langkah 7.10 7.10 Buat Pembetulan 7.10.1 Buat pembetulan seperti yang diminta oleh MSKP Fakulti Pensyarah
Halaman: 8/14 7.11 Terima Maklum Balas dari Fakulti 7.11.1 Terima maklum balas hasil semakan MSKP Fakulti daripada Ketua PTJ dalam tempoh lima (5) hari (termasuk cuti) dari tarikh surat ringkasan keputusan peperiksaan dihantar kepada Ketua PTJ. 7.11.2 Jana PNG/PNGK melalui SMP berdasarkan gred baharu yang dikemukakan oleh fakulti selewat-lewatnya tiga (3) hari (termasuk cuti) sebelum MSKP. 7.12 Dapatkan Perakuan MSKP 7.12.1 Edar notis Mesyuarat Semakan Keputusan Peperiksaan kepada TNC (A&A) dan Ketua PTJ. 7.12.2 Dapatkan perakuan keputusan peperiksaan dalam MSKP. 7.12.3 Jika ya, ikut langkah 7.14 7.12.4 Jika tidak, ikut langkah 7.13 7.13 Buat Pembetulan Buat pembetulan seperti yang diminta oleh MSKP. 7.14 Sedia Kertas Senat Keputusan Peperiksaan PT/PPT PT/ KPPP/KBA KPPP/KBA PT/ 7.14.1 Sediakan Kertas Senat bersama laporan keputusan peperiksaan untuk pengesahan Senat:- PT 7.14.1.1 Senarai pelajar bergraduat. 7.14.1.2 Senarai pelajar gagal dan diberhentikan. 7.14.1.3 Nama pelajar yang tamat kurikulum tetapi PNGK tidak mencapai 2.000. (jika ada) 7.14.1.4 Statistik keputusan peperiksaan keseluruhan
Halaman: 9/14 7.15 Pengesahan Senat 7.15.1 Bentangkan Laporan Keputusan Peperiksaan Pelajar di Mesyuarat Senat untuk pengesahan. (Rujuk : Kalendar Akademik) 7.15.2 Dapatkan pengesahan Senat. 7.15.3 Jika ya, ikut langkah 7.17 7.15.4 Jika tidak, ikut langkah 7.16 7.16 Pengesahan Semula? 7.16.1 Buat pindaan Keputusan Peperiksaan berdasarkan ulasan Senat. 7.16.2 Jika pindaan memerlukan pengesahan semula Senat, ikut langkah 7.13. 7.17 Umum dan Edar Keputusan Peperiksaan 7.17.1 Umumkan keputusan peperiksaan selewat-lewatnya satu (1) hari selepas Mesyuarat Senat melalui portal pelajar (http://www.smp.upm.edu.my). (Rujuk: Manual SMP - Modul Portal Pelajar). S/U Senat S/U Senat PT/ PT PTM 7.17.2 Edarkan salinan keputusan peperiksaan kepada Fakulti, Pusat, Kolej Kediaman, PKU, Perpustakaan dan Bendahari selewat-lewatnya sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat Senat (mengikut keperluan PTJ) 7.17.3 Edarkan kepada pelajar bergraduat Keputusan Peperiksaan, Sijil Akuan Sementara, Senarai Pengecualian di kaunter Bahagian Akademik satu (1) hari selepas pengesahan Senat. (Rujuk: Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Bergraduat (PU/PS/LG011/PEP)) PT/
Halaman: 10/14 7.17.4 Cetak surat pemberitahuan keputusan peperiksaan GB kepada pelajar berkenaan dari SMP dan hantar satu (1) hari selepas mesyuarat Senat. (Rujuk: Manual SMP (Peperiksaan) Modul Laporan). 7.17.5 Edarkan Keputusan Peperiksaan Individu kepada pelajar GB di kaunter Bahagian Akademik satu (1) hari selepas pengesahan Senat. (Rujuk: Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Gagal dan Diberhentikan (PU/PS/ LG012/PEP)) 7.17.6 Edarkan Keputusan Peperiksaan pelajar ke fakulti selewatlewatnya satu (1) minggu sebelum semester bermula. (Rujuk: Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar (PU/PS/LG05/PEP): 7.17.6.1 Keputusan Peperiksaan Individu pelajar selain GR dan GB, minta fakulti buat salinan untuk simpanan fail dan Keputusan Peperiksaan Individu asal hendaklah diedar kepada pelajar. 7.17.6.2 Salinan Keputusan Peperiksaan Individu pelajar GR dan GB untuk simpanan fail. 7.17.7 Edarkan Sijil Naib Canselor kepada pelajar yang berkenaan di Kaunter Bahagian Akademik selepas pengesahan Senat. (Rujuk: Log Penyerahan Sijil Naib Canselor (PU/PS/LG06/IJZ)) PT/ PT/ PT/ 7.17.8 Hantar Keputusan Peperiksaan pelajar berkenaan kepada Penaja selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum semester bermula kecuali PTPTN, JPA, MARA dan Kementerian Pengajian Tinggi. 7.17.9 Hantar keputusan peperiksaan dan status pelajar berdasarkan permohonan daripada penaja melalui e-mel. (jika berkenaan) 7.17.10 Edarkan keputusan peperiksaan pelajar (pindaan) selain daripada GB dan GR di kaunter Bahagian Akademik PT/PPT PT PT/PPT
Halaman: 11/14 selewat-lewatnya dua (2) minggu selepas pengesahan Senat. (Rujuk Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar (Pindaan) (PU/PS/LG08/PEP)) 7.17.11 Ambil slip keputusan peperiksaan asal daripada pelajar dan rincih. 7.18 Sedia Laporan Keseluruhan Keputusan Peperiksaan Pelajar 7.18.1 Buat analisis data keputusan peperiksaan pelajar. 7.18.2 Sedia laporan dan bentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik. 7.19 Tamat PT(P/O) PT PT
Halaman: 12/14 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/1 PENGURUSAN Surat Arahan mengenai Peperiksaan beserta lampiran: - Notis Dan Arahan Mengenai Peperiksaan; - Skema Pemarkahan Untuk Pelajar; - Jadual Kerja Urusan Keputusan Peperiksaan; - Bilangan Pelajar Mengikut Program Pengajian. Senarai Kawalan Gred Senarai Gred Kursus Peperiksaan Surat Pindaan Gred Keputusan Peperiksaan (tamat tempoh) daripada fakulti Surat Peringatan Kursus Masih Tiada Gred Surat Makluman Ringkasan Keputusan Peperiksaan kepada fakulti Ringkasan Keputusan Peperiksaan untuk perakuan MSKP Notis Mesyuarat Semakan Keputusan Peperiksaan kepada TNC(A&A) dan Dekan Catatan Mesyuarat MSKP Laporan Senat beserta Senarai dan Statistik Petikan Minit Senat keputusan peperiksaan Surat Edaran Keputusan Peperiksaan ke PTJ Surat Edaran Keputusan Peperiksaan Kepada Pelajar GB Surat Edaran Keputusan Peperiksaan Ke Fakulti Surat Edaran Salinan Keputusan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun Kuasa Melupus KPPP Rincih
Halaman: 13/14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Peperiksaan Pelajar ke Fakulti Analisis dan Laporan Keseluruhan Keputusan Peperiksaan Pelajar Surat-surat yang berkaitan 2. UPM/600-4/1/6 PENGESAHAN STATUS PELAJAR Surat edaran Keputusan Peperiksaan pelajar berkenaan kepada Penaja Surat/e-mel Keputusan Peperiksaan dan Pengesahan Status Pelajar Surat-surat berkaitan 3. UPM/600-4/1/5 LOG Log Penghantaran Ringkasan Keputusan Peperiksaan (PU/PS/LG04/PEP) Log Perhubungan Peperiksaan (Perkara Berkaitan) (PU/PS/LG03/PEP) Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Bergraduat (PU/PS/LG011/PEP) Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Gagal dan diberhentikan (PU/PS/LG12/PEP) Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar (PU/PS/LG05/PEP) Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar (Pindaan) (PU/PS/LG08/PEP) Log Penyerahan Sijil Naib Canselor (PU/PS/LG06/IJZ) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 Tahun Kuasa Melupus KPPP Rincih KPPP Rincih
Halaman: 14/14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 4. UPM/(Kod PTJ)/ 600-4/1/3 KEPUTUSAN Surat/Notis Arahan Mengenai Peperiksaan Senarai Kawalan Gred Surat/Email Peringatan Kursus Masih Tiada Gred (jika ada) Ringkasan Keputusan Peperiksaan Notis Mesyuarat MSKP Minit MSKP Surat Edaran Keputusan Peperiksaan ke Fakulti Surat-surat berkaitan 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 28/2011 02 02 33/2012 Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod PTJ Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2011 (Khas) Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2012 (Khas) Disedia dan Disemak 5 Tahun Disahkan Oleh Kuasa Melupus KPPP Rincih Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011 TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012 02 03 55/2012 Mesyuarat Pengurusan Akademik 7/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 14/08/2012