Pejabat Bendahari I Office ofthe Bursar Ruj. Kami : UniSZA.Bl2lPl604-1(36) Tarikh : 25 September ZAM Bersamaan : 30 Zulkaedah 1435 - Senarai Lampiran - YBhg. Prof. Datuk Dr./Prof. Dr./Prof. Madya/Tuan/Puan PEKELILING PEJABAT BENDAHARI BIL. 312014 PENUTUPAN AKAUN BAGITAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2014 Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. 1. Tuiuan a. Pekeliling ini bagi menerangkan langkah-langkah persiapan yang perlu diambil oleh setiap Pusat Tanggungjawab (PTj) dalam proses penutupan akaun bagi tahun berakhir 31 Disember 2014. b. Keperluan ini adalah lanjutan daripada kehendak Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1995 dan Surat Pekeliling Am Bil.6 Tahun 2004yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri. Antara lain kandungannya menyatakan bahawa Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan Prestasi Tahunan Badan-Badan Berkanun hendaklah dikemukakan kepada Agensi Pusat (Kementerian Pendidikan Malaysia) dalam tempoh tiga (3) minggu selepas berakhirnya tahun kewangan. lni bagi membolehkan Ketua Setiausaha Kementerian mengemukakannya dalam Mesyuarat Jemaah Menteri sebelum 31 Januari setiap tahun. 2. Permohonan Pembavaran Belania Mengurus 2014 a. Tarikh akhir mengemukakan permohonan pembayaran adalah pada 15 Disember 2014 (tsnin). b. Semua PTj diingatkan supaya mengemukakan permohonan pembayaran yang lengkap termasuk pendaftaran harta tetap/inventori. Bagi permohonan yang tidak lengkap, Pejabat Bendahari akan memproses permohonan tersebut pada tahun 2015. c. Bahagian Pembayaran, Pejabat Bendahari akan rnernproses permohonan pembayaran yang diterima sebelum atau pada 15 Disember 2014 dengan menggunakan peruntukan belanja mengurus 2014. Manakala permohonan yang diterima lewat dari tarikh ini akan dibayar menggunakan peruntukan belanja mengurus 2015. 3. Akaun Pemiutanq 2014 a. Jika terdapat mana-mana biltuntutan/inbois yang telah disempurnakan bekalan dan perkhidmatannya pada atau sebelum 25 Disember 2014 tetapi tidak dapat diproses permohonan pembayarannya atas sebab-sebab tertentu, maka bil tuntutan/inbois tersebut perlu diakaunkan sebagai pemiutang 2014. Pembayaran akaun pemiutang ini akan menggunakan peruntukan belanja mengurus 2014. Bil-bil tersebut hendaklah didaftarkan ke Sistem SAGA sebelum 25 Disember2014 (Khamis). Kampus Gong Badak, 213C0 Kuaia Terengganu, Ta.e{,glanLt,!!laiaysia. Tel: 609.668.8888 Faks: 609.668.7841 E-mel: bendahari@unisza.edu.ntv...2tunisza.edu.my
.2 *ffi b. Sila kemukakan bil-bil yang tersebut di atas bersama-sama dengan dokur asal berikut: i. Biltuntutan/inbois ii. Nota hantaran (Delivery Order) iii. Pesanan tempatan c. Tarikh akhir mengemukakan senarai pemiutang 2014 adalah pada 1 Januari. 2015 (Khamis). 4. Paniar Wanq Runcit (PWR) a. Rekupmen PWR di semua PTj yang dilakukan sehingga 15 Disember 2014 (Khamis) hendaklah dikemukakan mengikut peraturan yang dilaksanakan sekarang sebelum atau pada 15 Disember 2014. Selepas tarikh tersebut, PTj dinasihatkan supaya tidak membuat sebarang bayaran tuntutan PWR sehingga 31 Disember 2014. Rekupmen akhir adalah seperti berikut: i. Disamping dokumen-dokumen yang lazim (bil atau tuntutan) dikemukakan bersama rekupmen terakhir iaitu bagi tempoh sehingga 15 Disember 2014 hendaklah disertakan juga Salinan Perakuan PWR. ii. Perakuan PWR pada akhir tahun 2014 mestilah ditandatangani oleh Dekan/Ketua PTj/pegawai dan dicop rasmi Jabatan. iii. Kerjasama daripada pihak PTj untuk mengemukakan Perakuan PWR adalah dimohon bagi mengelakkan teguran pihak audit. b. Bahagian Pembayaran, Pejabat Bendahari yang bertanggungjawab untuk PWR akan memproses rekupmen tersebut dan memulangkan wang rekupmen itu sebelum atau pada 21 Disember ZAM (Ahad). c. Dekan/Ketua PI mestilah memastikan bahawa jumlah asal PWR tiada sebarang tuntutan kecil dilakukan bagi tempoh 21 hingga 31 Disember 2014. 5. Pendahuluan Diri dan Pelbaqai a. Semua permohonan untuk mendapatkan pendahuluan diri dan pendahuluan pelbagai adalah dibekukan dari 15 hingga 31 Disember 2014. b. Bagi mana-mana staf yang mempunyai pendahuluan diri atau pendahuluan pelbagai yang belum diselesaikan sehingga, tarikh 31 Disember 2014, perbelanjaan yang dibuat akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2015. c. Kepada staf-staf yang mempunyai pendahuluan diri atau pendahuluan pelbagai sehingga November 2014 dikehendaki menjelaskan pendahuluan tersebut sebetum 15 Disember 2014. Perkara ini sejajar dengan syarat yang dikenakan, di mana laporan hendaklah diserahkan satu (1) bulan selepas dari tarikh program/aktiviti diadakan/ dijalankan bagi mengelakkan teguran pihak audit. Pekeliling Pejabat BendahatiBil.3l2ol4: Penutupan Akaun Bagi Tahun Berakhir 31 Disember 2014
Pungutan Hasil/Amanah a. Bagi staf PTj yang telah diberi kuasa buku resit/buku kupon.hendaklah untuk membuat pungutan wang melaluw menyerahkan kutipan ke Bahagian Pengurusan Tunai dan Kawalan Kredit, Pejabat Bendahari sebelum atau pada 24 Disember 2013 (Rabu). 7. b. Bagi staf yang ingin membuat penyelesaian pendahuluan, pinjaman (Komputer/Kenderaan) atau lain-lain pembayaran, hendaklah dibuat sebelum atau pada 15 Disember 2014...: Pembavaran baqi Akaun Amanah. Penvelidikan dan Pembanqunan a. Semua perbelanjaan yang melibatkan aktivitiakaun Amanah, Penyelidikan dan Pembangunan akan diperakaunkan dalam tahun semasa pembayaran berkenaan dibuat. b. Semua permohonan Pesanan Tempatan dan pembayaran bagi akaun tersebut hendaklah sampai ke Bahagian Perolehan/Bahagian Pembayaran, Pejabat Bendahari sebelum atau pada 15 Disember 2014 bagi memudahkan proses penutupan akaun. c. Permohonan yang diterima selepas tarikh di atas akan diproses bermula tahun kewangan 2015. 8. Bavaran Bil dan lnbois Pembekal/ Kontraktor a. Semua bil dan inbois pembekal yang telah lengkap hendaklah diluluskan dalam Sistem SAGA (status Approved lnvoice) dan dokumen tersebut hendaklah dihantar ke Bahagian Pembayaran, Pejabat Bendahari selewat-lewatnya pada 15 Disember 2014 (Khamis). b. PTj adalah diharapkan dapat memantau dan membuat susulan kepada para pembekal/kontraktor yang berkaitan agar dapat menyegerakan pelaksanaanl penyiapan bekalan/perkhidmatan dan kerja yang telah ditawarkan/dipesan dengan menggunakan peruntukan tahun 2014. c. Pengesahan bayaran (status Approved lnvoice dalam Sistem saga) bagi bekalan/perkhidmatan dan kerja yang telah dibekalkan/disempurnakan atau disiapkan oleh pembekal dalam tahun 2014 hendaklah disegerakan agar dapat diselpsaikan sebelum atau pada 15 Disember 2014. Semua PTj hendaklah memastikan bahawa pesanan rasmi/arahan kerja yang dikeluarkan pada tahun 2014 dapat diselesaikan dan disahkan untuk bayaran sebelum penutupan akaun. d. Tuntutan yang tidak sempat diluluskan dan didaftarkan ke dalam Sistem SAGA sebelum tarikh yang ditetapkan akin dianggap sebagai perbelanjaan tahun 2015. PTj hendaklah memberi penjelasan terperinci tentang sebab-sebab kelewatan mengemukakan bil untuk bayaran. e. Semua bil dan inbois yang lewat dihantar ke Pejabat Bendahari dan dibayar menggunakan peruntukan tahun 2014 perlu mendapat kelulusan di bawah AP 58. Pekeliling Pejabat Bendahan Bil. 312014: Penutupan Akaun Bagi rahun Bemkhir 31 Disember 2014
9. SeFut Harsa dan Tender di Bawah Peruntukan Belania Menqurrls a. Selaras dengan peraturan peruntukan di bawah Belanja Mengurus yang perlu dibelanjakan dalam tahun semasa, semua perolehan bagi bekalan/ perkhidmatan dan kerja secara sebut harga atau tender hendaklah dibuat dengan kadar segera bagi memastikan bekalan/perkhidmatan dan kerja dapat disempurnakan sebelum 4 Disember 2014. b. Sehubungan dengan itu, tarikh akhir bagi penghantaran permohonan sebut.. harga atau tender bagi peruntukan di bawah Belanja Mengurus oleh PTj ke Bahagian Perolehan, Pejabat Bendahari adalah seperti ketetapan berikut: Permohonan Tender (bagi nilai perolehan melebihi RM500,000.00) Permohonan Sebut harga (bagi nilai perolehan RM50,000.00 sehingga c. Sebarang permohonan bagi tender atau sebut harga selepas pada tarikh seperti mana yang ditetapkan di atas, hendaklah mendapat kelulusan bertulis daripada Bendahari UniSZA. 10. Permohonan Pesanan Tempatan (LO) di Bawah Peruntukan Betania Menqurus a. Untuk memastikan semua pembayaran bagi perolehan bekalan/ perkhidmatan dan kerja bagi tahun 2014 dapat dijelaskan dalam tahun semasa, tarikh akhir permohonan Pesanan Tempatan dari PTj (status Purchase Requisition - PR melalui Sistem SAGA) ke Bahagian Perolehan, Pejabat Bendahari ialah pada 27 November 2014 (Khamis). b. Tarikh akhir bagi pengeluaran Pesanan Tempatan (siatus Committed) melalui Sistem SAGA bagi semua perolehan tahun 2014 adalah 4 Disember 2014 (Khamis). c. Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan dan kerja yang tidak dapat dikeluarkan Pesanan Tempatan pada tarikh seperti di atas, Pesanan Tempatan tersebut masih dapat dikeluarkan selepas tarikh 4 Disember 2014 dengan syarat PTj hendaklah membuat permohonan kelulusan bertulis kepada Bendahari UniSZA memastikan perolehan tersebut diterima atau disempurnakan sebelum 15 Disember 2014 dan inbois atau tuntutan berserta dokumendokumen sokongan nya hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Pembayaran Pejabat Bendahari pada 15 Disember 2014 bagi memboleh-kan pembayaran dibuat dalam tahun 2014. d. Pesanan Tempatan yang tidak dapat disempurnakan setepas atau pada 15 Disember 2014 akan dipertanggungkan ke dalam peruntukan tahun 2015 secara automatik. Pekelifing Pejabat Bendahad Bil. 312o14: Penutupan Akaun Bagi rahun Berakhir 31 Disember 2ol 4
e. PTj adalah dipo-lon untuk menyemak semua status pesanan tempatan yan$ masih belum diielaskan/diterima/disempurnakan dengan pihak pemobfai. Makluman secara bertulis perlu dikemukakan kepada Bahagian perotehan, Pejabat Bendahari supaya pihak karni dapat rnengambil tindakan selanjutnya bagitujuan pengemaskinian komitmen dan tanggungan daram sistem SAGA. - 11. Penutup Kerjasama amat diharapkan daripada semua Dekan/Ketua PTj bagi memastikan PTj masing-masing memberi perhatian kepada perkara yang terkandung di dalam pekeliling ini. Semua perkara yang tersebut di atas perlu sampai ke Pejabat Bendahari pada tarikh-tarikh yang telah ditetapkan bagi memastikan proses penutupan akaun ini berjalan lancar dan mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Sekian, terima kasih. "Pengurusan Mesra dan Efektif"..BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yang menurut perintah, ai,,a;,^-- r- (ARTZA BtNTt tbrah!m) Bendahari s.k. YBhg. Prof. Datuk Naib Canselor YBhg. Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) YBhg. Timbalan Naib Canselor (penyelidikan & - pembangunan) YBhg. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal pelajar & Alumni) Pekeliling Pejabat Bendaha fi Bil. 312014: Penutupan Akaun Bagi tanun Aerakhir 31 Disember eot +