UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA Anugerah Inovasi Naib Canselor
ANUGERAH INOVASI NAIB CANSELOR I. PENGENALAN Anugerah ini memberikan pengiktirafan kepada warga Fakulti/Pusat/Institut/Bahagian/Unit UKM dengan mengambil kira prestasi keseluruhan dari sudut kualiti. Prestasi keseluruhan mengambil kira kecemerlangan aktiviti-aktiviti dan pengoperasian sesebuah Fakulti/Pusat/Institut/Bahagian/Unit tersebut. Ini termasuklah aspek kepimpinan, keberkesanan dan kecekapan pengurusan, dan keberkesanan kos di samping aspek-aspek yang berkaitan dengan hasil atau pencapaian daripada amalan Penambahbaikan Inovasi Menyeluruh. II. MATLAMAT Matlamat yang ingin dicapai daripada pewujudan anugerah ini ialah untuk mempertingkatkan: Kesedaran terhadap inovasi sebagai alat dan strategi penting untuk lebih berdaya saing. Kefahaman tentang syarat-syarat untuk mencapai tahap kecemerlangan. Perkongsian maklumat tentang strategi kualiti yang berkesan dan faedah yang terhasil daripada perlaksanaan strategi tersebut. Amalan pembudayaan inovasi yang menekankan penambahbaikan kualiti berterusan secara menyeluruh dan bersepadu selaras dengan strategi yang dibangunkan.
III. KRITERIA ANUGERAH Kriteria Anugerah mengambil kira unsur proses dan hasil aktiviti yang diperolehi. Unsur proses terdiri daripada kriteria berikut: 1. Kepimpinan 2. Perancangan Strategik 3. Fokus Pelanggan 4. Pengukuran, Analisis dan Pengurusan Maklumat 5. Fokus Kakitangan 6. Pengurusan Proses 7. Hasil Hasil aktiviti adalah segala bentuk keputusan atau output yang dihasilkan melalui kriteria 1-6 di atas. Hubung kait proses dan hasil diberikan dalam rajah di bawah: Profil Organisasi (Persekitaran, Hubungan dan Cabaran) Perancangan Strategik Fokus Kakitangan Kepimpinan Hasil Fokus Pelanggan Pengurusan Proses Pengukuran, Analisis dan Pengurusan Maklumat
Pemberat bagi setiap aspek adalah seperti berikut: Kriteria Pemberat (%) 1. Kepimpinan 10 2. Perancangan Strategik 10 3. Fokus kepada Pelanggan 10 4. Pengukuran, Analisis dan 10 Pengurusan Maklumat 5. Fokus kepada Kakitangan 10 6. Pengurusan Proses 10 7. Hasil 40 Jumlah 100 Setiap pemohon perlu menyediakan dokumen pencalonan Anugerah Kualiti Naib Canselor yang mengandungi dua bahagian seperti berikut: A. Profil Organisasi Profil Organisasi mengandungi penerangan tentang struktur dan peranan organisasi serta cabaran-cabaran yang dilalui, merangkumi: Penerangan tentang organisasi yang merangkumi: - Misi, visi, matlamat dan nilai, - Kompetensi teras dan proses/perkhidmatan utama, - Kategori kakitangan, governans dan sistem penyampaian, - Peruntukan sumber, infrastruktur dan peralatan utama, - Pelanggan, pembekal dan pihak berkepentingan, - Sebarang keperluan piawaian, akreditasi dan peraturan, Pedekatan yang diambil oleh organisasi dalam: - Menangani suasana persekitaran kompetitif, - Membangunkan perancangan strategik, - Keperluan kepada sistem peningkatan prestasi. B. Laporan Pencapaian Kualiti Menyeluruh Laporan ini mengandungi penilaian kendiri terhadap pencapaian amalan kualiti menyeluruh dan penambahbaikan berterusan dalam tujuh kriteria seperti berikut:
1. Kepimpinan Peranan dan penglibatan pihak pengurusan atasan dalam membina dan memupuk sekitaran ke arah penambahbaikan kualiti menyeluruh (PKM). Memberi tumpuan kepada aspek berikut: - penglibatan menyeluruh dalam perlaksanaan amalan PKM. - kewujudan dokumen bertulis tentang dasar dan strategi yang menyokong amalan PKM. - Peruntukan sumber manusia dan sumber lain untuk perlaksanaan PKM. - Terdapat usaha ke arah mengatasi halangan yang boleh menjejaskan amalan PKM. - Pewujudan sistem nilai yang menerapkan unsur PKM. 2. Perancangan Strategik Tahap penekanan kepada PKM dalam proses perancangan organisasi. Kewujudan matlamat dan objektif PKM. Penglibatan pelanggan dan kakitangan dalam perancangan PKM. Penerapan PKM dalam proses pengurusan kewangan. 3. Fokus Pelanggan Penekanan kepada perkhidmatan pelanggan. Penilaian kehendak pelanggan. Menangani aduan pelanggan. Penyediaan sistem komunikasi yang berkesan kepada pelanggan. 4. Pengukuran, Analisis dan Pengurusan Maklumat Penggunaan data dalam perancangan PKM. Penggunaan data dan fakta dalam menilai kualiti input, proses dan output daripada amalan PKM.
5. Fokus Kakitangan Pengurusan Kakitangan: - Memberi sokongan dan penghargaan kepada individu yang menyumbang dalam aktiviti PKM dan inovasi. - Kewujudan strategi latihan yang menyokong ke arah PKM. - Pewujudan peruntukan bagi aktiviti PKM. - Penilaian keberkesanan latihan PKM. Kepuasan Kakitangan: - Skop dan bidang kuasa yang diberikan kepada kakitangan dalam melaksanakan PKM. - Usaha meningkatkan kepuasan hati kakitangan dalam menjalankan aktiviti PKM. - Penekanan kepada semangat kerja berpasukan. 6. Pengurusan Proses Pengurusan Sumber: - Terdapat usaha mempastikan peralatan dan prasarana digunakan secara optimum. - Terdapat bukti usaha mengelakkan berlakunya pembaziran dalam penggunaan sumber. - Terdapat bukti usaha menggalakkan PKM dan inovasi. Pelaksanaan/Pemantauan Proses: - Terdapat bukti data hasil dan analisis digunakan untuk meningkatkan prestasi secara berterusan. - Terdapat usaha melaksanakan proses ukur-rujuk (benchmarking) ke arah mencapai tahap kecemerlangan yang diingini. 7. Hasil Hasil Kejayaan: - Pengukuran kejayaan sebenar hasil amalan PKM dari aspek keberkesanan, kecekapan dan ketepatan masa untuk semua kategori 1-6. - Pencapaian dalam bidang teras Fakulti/Institut/Pusat/ Jabatan/Unit (penerimaan anugerah diambil kira). Impak kepada Masyarakat/Pihak Berkepentingan: - Bukti usaha dan kesan amalan KM kepada masyarakat/pihak berkepentingan.
IV. PENILAIAN Mekaniskme penilaian adalah merujuk kepada kategori item tersebut sama ada proses atau hasil. Untuk kategori proses, iaitu item 1-7, ia akan dinilai berpandukan kepada dimensi berikut: - Kaedah, perancangan atau pendekatan, - Pelaksanaan kaedah yang dirancang atau pelan tindakan, - Pemurnian pelaksanaan melalui kitaran penilaian dan penambahbaikan, - Penyepaduan dengan keperluan organisasi melalui semakan dan penjajaran pelaksanaan. Untuk kategori hasil, iaitu item 1-7, ia akan dinilai mengikut dimensi berikut: - Tahap prestasi semasa, - Tren atau pola perubahan untuk beberapa tahun kebelakangan yang boleh membuktikan prestasi yang baik - Perbandingan dengan organisasi lain dalam dan luar universiti - Penyepaduan dengan keperluan organsasi yang mencerminkan kecekapan dan keberkesanan sistem yang digunakan. V. SYARAT PENYERTAAN (a) Penyertaan adalah terbuka kepada semua Fakulti/Pusat/Institut/ Bahagian/Unit di UKM. (b) (c) (d) Penyertaan hendaklah dibuat berdasarkan borang yang disediakan. Laporan Pencapaian Kualiti Menyeluruh (LPKM) hendaklah dilampirkan bersama dengan borang penyertaan. Borang penyertaan yang siap diisi berserta Laporan Pencapaian Kualiti Menyeluruh (LPKM) hendaklah disampaikan kepada: Urusetia Anugerah Inovasi Naib Canselor d/a Pusat Perancangan Korporat Aras 3, Bangunan Canselori (U/P: Puan Zaimi Binti Makhtar)
VI. PROSEDUR PEMILIHAN (a) (b) Calon anugerah akan dinilai oleh Panel Penilai Anugerah yang dilantik oleh Jawatankuasa Kecil Anugerah Kualiti Naib Canselor. Penilaian dibuat berdasarkan maklumat dan bukti yang diberikan oleh Calon menerusi: - Laporan Pencapaian Kualiti Menyeluruh. - Temubual Panel dengan pihak calon. - Lawatan dan Pemerhatian oleh Panel. (c) Keputusan Panel Penilai adalah muktamad. VII. NILAI ANUGERAH Wang tunai RM10,000 dan Sijil
BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI NAIB CANSELOR TAHUN 2013 1. Nama Fakulti/Pusat/Institut/Bahagian/Unit 2. Nama Dekan/Pengarah/Ketua Bahagian/Ketua Unit RINGKASAN EKSEKUTIF (Sila kemukakan butir-butir penting tentang tahap kecemerlangan yang dicapai berasaskan tujuh kriteria di atas).
(Sambungan Ringkasan Eksekutif) Adalah disahkan bahawa segala maklumat yang dinyatakan di atas adalah benar. T/Tangan Dekan/Pengarah/Ketua Bahagian/Unit