Halaman 1/6 1.0 TUJUAN Menjelaskan proses persediaan penempatan dan pendaftaran masuk pelajar baharu. 2.0 SKOP Skop prosedur ini menjelaskan kaedah persediaan penempatan dan pendaftaran pelajar baharu di Kolej kecuali pelajar pasca siswazah, asasi sains pertanian (laluan pantas dan arus perdana), persediaan diploma dan mobiliti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Sistem Maklumat Pelajar Online Panduan Kemasukan Pelajar Baharu 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BAU Bahagian Akademik Universiti BHEP Bahagian Hal Ehwal Pelajar Dokumen Bahan Bercetak atau Media Elektronik FU/PU Fasilitator Universiti/Pembantu Universiti Kolej Serumpun Kolej 12,14,15 & 16 Online Sistem Atas Talian Pengetua Ketua Jabatan dalam universiti yang mengetuai dan menguruskan tempat kediaman pelajar atau entiti yang berkaitan dengan pengurusan tempat tinggal pelajar atau apa-apa juga nama yang disebut bagi tujuan pengurusan tentangnya. PJP PJSD PK Pengurus Kolej PPK Penolong Pengurus Kolej Pengerusi Jemaah Pengetua Pembinaan Jayabumi Sarawak Development (pihak swasta yang mengendalikan urusan penginapan Kolej Serumpun) PPPA Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset PT(P/O) Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab SMP Sistem Maklumat Pelajar TNC (HEPA) UPMKB Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu, Sarawak WP Wakil Pengurusan
Halaman 2/6 5.0 TANGGUNGJAWAB PJP dan Pengetua bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini. 6.0 CARTA ALIR PERSEDIAAN PENEMPATAN 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti Kapasiti Bilik 7.3 Makluman Kepada BHEP 7.4 Cetak Senarai Pelajar Baharu 7.5 Laksanakan Proses Agihan Bilik 7.6 Semak Surat Tawaran Asal Pelajar Baharu 7.8 Rujuk BAU 7.7 Ada surat tawaran? Tidak Ya 7.9 Dapatkan Maklumat Peribadi Pelajar 7.10 Sahkan Maklumat Pendaftaran Pelajar Baharu 7.11 Tamat
Halaman 3/6 7.0 PROSES TERPERINCI A. PRA PENDAFTARAN Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti Kapasiti Bilik 7.2.1 Kenalpasti kapasiti semasa bilik pelajar kolej mengikut jantina. 7.2.2 Tentukan jumlah penempatan bilangan pelajar baharu mengikut jantina untuk sesi akan datang. PK/PPK PK/PPK/PJSD 7.3 Makluman Kepada BHEP Maklumkan kekosongan bilik kepada BHEP selepas proses agihan penempatan pelajar lama dilaksanakan. PK/ PPK/PJSD 7.4 Cetak Senarai Pelajar Baharu Cetak senarai nama pelajar baharu daripada BAU melalui SMP. PK/PPK 7.5 Laksanakan Proses Agihan Bilik Agihkan pelajar ke bilik penginapan semasa pendaftaran kecuali Kolej Serumpun dan Kolej Sri Rajang, UPMKB, Sarawak. PT(P/O) B. PROSES PENDAFTARAN PELAJAR 7.6 Semak Surat Tawaran Asal Pelajar Baharu 7.6.1 Semak surat tawaran asal dan Mykad daripada pelajar baharu di kaunter semak pendaftaran. 7.6.2 Semak nama pelajar tersebut berdasarkan senarai nama pelajar daripada cetakan SMP. FU/PU FU/PU
Halaman 4/6 7.7 Ada Surat Tawaran? 7.7.1 Jika ya, ikut langkah 7.9 7.7.2 Jika tidak, ikut langkah 7.8 PK/ PPK PK/ PPK 7.8 Rujuk BAU Arahkan pelajar mendapatkan surat tawaran di BAU. PK/ PPK 7.9 Dapatkan Maklumat Peribadi Pelajar Serah Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ/BR01/PEN002) di kaunter semak pendaftaran untuk dilengkapkan (Jika pelajar tidak mencetak dari Panduan Kemasukan Pelajar Baharu secara online). FU/PU 7.10 Sahkan Maklumat Pendaftaran Pelajar Baharu 7.10.1 Penyerahan kunci bilik kepada pelajar (untuk Kolej Serumpun sahaja) 7.10.2 Terima dan catat masa mula pendaftaran di kaunter kolej di Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ/BR01/PEN002) (kecuali Kolej Serumpun bermula di kaunter kunci). 7.10.3 Sahkan pendaftaran pelajar di SMP dan serahkan kunci bilik kepada pelajar kecuali Kolej Serumpun. 7.10.4 Pastikan pelajar menandatangani Bahagian D. REKOD TERIMA DAN SERAH KUNCI di Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ/BR01/PEN002). 7.10.5 Catat masa tamat pendaftaran di Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ/BR01/PEN002). (Pendaftaran pelajar tidak melebihi 9 minit di kaunter kolej sahaja). PJSD PT(P/O)/FU/PU PT(P/O) FU/PU PT(P/O)/FU/PU/ PYB PYB/FU/PU 7.11 Tamat
Halaman 5/6 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/200-12/2/1/1 Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU i. Statistik kapasiti pelajar mengikut jantina. ii. Surat makluman kepada BHEP berkaitan kekosongan bilik. iii. Senarai nama pelajar baharu daripada BAU melalui SMP. 2. Fail Peribadi Pelajar i. Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ/BR01/PEN002) ii. Dokumen lain yang berkaitan PK/PPK PT (P/O) Tempat Simpanan Dokumen dan Rekod Kolej 3 tahun PK/PPK PT (P/O) Tempat Simpanan Dokumen dan Rekod Kolej (disimpan sehingga pelajar telah bergraduat) WP WP
Halaman 6/6 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan disemak Dilulus/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa TNC (HEPA) WP 03/01/2011 02 01 OPR 3/2011 ISO Kolej Kali ke-32 TNC (HEPA) WP 25/05/2011 02 02 OPR 4/2011 ISO Kolej Kali ke-34 TNC (HEPA) WP 22/08/2011 02 03 OPR 5/2011 ISO Kolej Kali ke-35 TNC (HEPA) WP 18/11/2011 02 04 02 05 02 06 02 07 OPR 2/2012 OPR 3/2012 OPR KOLEJ 1/2013 OPR KOLEJ 2/2014 Mesyuarat Khas ISO Kolej (27.04.2012) Mesyuarat Khas ISO Kolej (03.08.2012) Mesyuarat Pengurusan ISO Kolej kali ke-41 (18.4.2013) Mesyuarat Khas ISO Kolej (11.11.2014) TNC (HEPA) WP 09/05/2012 TNC (HEPA) WP 14/08/2012 TNC (HEPA) WP 30/04/2013 TNC (HEPA) WP 12/12/2014