Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara perlaksanaan penyelenggaraan ICT. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti penerimaan permohonan, penganalisaan permohonan, perlaksanaan penyelenggaraan dan penilaian keberkesanan perkhidmatan penyelenggaraan ICT. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen SOK/ICT/GP01/ Garis Panduan ICT UPM/SOK/KEW-AST/P012 SOK/ICT/SU01/Aset ICT 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Prosedur Pengurusan Aset Senarai Utama Aset ICT UPM ICT : Teknologi Maklumat dan Komunikasi : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Dekan, Pengarah, Ketua Bahagian, Pengetua Naiktaraf ICT : Merangkumi penambahan modul atau perubahan kepada aliran kerja sistem aplikasi, penambahan nod atau spesifikasi rangkaian, perubahan versi sistem aplikasi atau pangkalan data, penambahan perkakasan sistem aplikasi ICT Kategori ICT dan peningkatan spesifikasi perkakasan ICT sedia ada. : Merangkumi penyelenggaraan ICT iaitu sistem aplikasi, pangkalan data dan peralatan ICT tidak termasuk Naiktaraf ICT. : Sistem aplikasi, pangkalan data dan peralatan ICT. Penyelia : Penyelia kepada. PTJ : Pusat. : Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik Komputer/staf lain yang
Halaman: 2/9 dilantik untuk mengurus ICT. TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses UPM : Universiti Putra Malaysia Urus Setia SPK : Pegawai yang dilantik untuk mentadbir Sistem Pengurusan Kualiti ICT : yang dilakukan oleh di UPM Dalaman Luaran PYB : Pegawai ng Bertanggungjawab TPKD : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen 5.0 TANGGUNGJAWAB : yang dilakukan oleh pihak luar yang dilantik oleh UPM bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur ICT dilaksanakan dan semua bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR MULA 7.1 Terima borang permohonan Tidak 7.4 Kenalpasti ICT Selenggara Dalaman? Tidak Ada Kontrak Perjanjian? 7.7 7.3 Berkala? Tidak Laksana Selenggaraan 7.9 Memuaskan? 7.6 7.2 7.8 Tidak Sediakan Log Kekerapan ICT 7.5 7.11 Dapatkan Khidmat Selenggaraan Analisa dan Lapor 7.10 TAMAT 7.12
Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti ICT 7.2.1 Kenal pasti penyelenggaraan ICT pada setiap awal tahun atau pada permulaan penerimaan Aset ICT dengan merujuk Garis Panduan ICT (SOK/ICT/GP01/) di dalam Perkara 4.0 : Kenal pasti ICT. 7.3 Berkala? 7.3.1 Jika Tidak, ikut langkah 7.4 7.3.2 Jika, ikut langkah 7.5 7.4 Terima Borang Permohonan 7.4.1 Terima Borang Permohonan ICT (Sistem Aplikasi) (SOK/ICT/BR01/). Daftar dan jana nombor rujukan ke dalam Log Permohonan ICT (SOK/ICT/BL07/Permohonan ) dan edarkan kepada penyelia. /PYB 7.4.2 Beri maklum balas permohonan kepada pemohon (rujuk Garis Panduan ICT (SOK/ICT/GP01/) di dalam Perkara 5.0 :Makluman Kepada Pengguna). Penyelia
7.5 Sediakan Log Kekerapan ICT Halaman: 5/9 7.5.1 Sediakan Log Kekerapan ICT (rujuk Garis Panduan ICT (SOK/ICT/GP01/) di dalam Perkara 6.0 : Penyediaan Log Kekerapan ICT) dengan menggunakan: 7.6 Selenggara Dalaman? a) Log Berkala Harian (SOK/ICT/BL02/ Harian) untuk penyelenggaraan harian atau mingguan; atau b) Log Berkala Tahunan (SOK/ICT/BL03/ Tahunan) untuk penyelenggaraan bulanan atau tahunan 7.6.1 Jika YA, ikut langkah 7.8.1 7.6.2 Jika TIDAK, ikut langkah 7.7 7.7 Ada Kontrak Perjanjian? 7.7.1 Jika YA, ikut langkah 7.8.2 7.7.2 Jika TIDAK, ikut langkah 7.11 Penyelia/ 7.8 Laksana Selenggaraan 7.8.1 Untuk penyelenggaraan dalaman : Laksana penyelenggaraan (rujuk Garis Panduan ICT (SOK/ICT/GP01/) di bawah Perkara 8.0 : ICT Secara Dalaman). 7.8.2 Untuk penyelenggaraan luaran: Laksana penyelenggaraan (rujuk Garis Panduan ICT (SOK/ICT/GP01/) di bawah Perkara7.0 : Pelaksanaan ICT
Secara Luaran). 7.9 Memuaskan? SOKONGAN Halaman: 6/9 7.9.1 Jika YA, ikut langkah 7.10 7.9.2 Jika TIDAK, a) bagi selenggaraan dalaman, ikut langkah 7.8.1 b) bagi selenggaraan luaran, ikut langkah 7.8.2 7.10 Analisa dan Lapor 7.10.1 Lakukan analisa penyelenggaraan dengan kekerapan 2 kali setahun dengan merujuk Laporan ICT (SOK/ICT/LP02/). 7.10.2 Sediakan Laporan Analisis ICT (SOK/ICT/LP01/Analisis) untuk tindakan penambahbaikan dan hantar kepada Pengarah dan selewat-lewatnya pada bulan Julai dan Januari setiap tahun. 7.10.3 Sedia dan bentangkan Laporan Keberkesanan ICT (SOK/ICT/LP04/Keberkesanan ) di Mesyuarat Semakan Pengurusan Universiti untuk tindakan penambahbaikan. Penyelia/Staf IT PTJ Penyelia/Staf IT PTJ TWP PP /Peneraju Proses 7.11 Dapatkan Khidmat Selenggaraan Dapatkan khidmat selenggaraan baharu pihak luar, rujuk Prosedur Pengurusan Aset(UPM/SOK/KEW-AST/P012). Ikut langkah 7.8.2 7.12 Tamat
Halaman: 7/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod, Tajuk dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/300-3/2/1/1/(kategori penyelenggaraan ICT)/ Luaran ICT Butiran Aset ICT Kontrak Dokumen Minit Keputusan JKKICT Universiti (jika berkaitan) Borang Permohonan ICT (Sistem Aplikasi) (SOK/ICT/BR01/) (jika berkaitan) Salinan Maklumbalas Status Permohonan (SOK/ICT/BR04/ Maklumbalas Status Permohonan) (jika berkaitan) Laporan ICT (SOK/ICT/LP02/ ) Senarai Semak Komputer (SOK/ICT/SS01/ Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan) Log Berkala Harian(SOK/ICT/BL02/Penyelenggara an Harian) (jika berkaitan) Log BerkalaTahunan (SOK/ICT/BL03/ Tahunan) (jika berkaitan) Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (SOK/ICT/BR03/Baikpulih Khidmat Luar) (jika berkaitan) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Penyelia PTJ Bilik /Rak Kuasa Melupus 2. UPM/(Kod PTJ)/300-3/2/1/2/ (kategori penyelenggaraan ICT)/ Dalaman ICT Butiran Aset ICT Borang Permohonan ICT (Sistem Aplikasi) (SOK/ICT/BR01/) Penyelia PTJ Bilik /Rak
Halaman: 8/9 Bil Kod, Tajuk dan Senarai Rekod (jika berkaitan) Salinan Maklumbalas Status Permohonan (SOK/ICT/BR04/Maklumbalas Status Permohonan) (jika berkaitan) Laporan ICT (SOK/ICT/LP02/ ) Senarai Semak Komputer (SOK/ICT/SS01/ Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan) Log Semasa (SOK/ICT/BL01/ Semasa) (jika berkaitan) Log Berkala Harian (SOK/ICT/BL02/ Harian) (jika berkaitan) Log Berkala Tahunan (SOK/ICT/BL03/ Tahunan) (jika berkaitan) 3. UPM/(Kod PTJ)/300-3/2/1/3 Permohonan Log Permohonan ICT (SOK/ICT/BL07/Permohonan ) Salinan Borang Permohonan ICT (Sistem Aplikasi) (SOK/ICT/BR01/) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Penyelia PTJ Bilik /Rak Kuasa Melupus 4. UPM/(Kod PTJ)/300-3/2/1/8 Laporan Analisis ICT Salinan Laporan Analisis ICT (SOK/ICT/LP01/Analisis ) 5. UPM/300-3/2/1/8 Laporan Keberkesanan ICT Penyelia PTJ Bilik /Rak Urus Setia SPK TWP PP ICT Bilik Jaminan Kualiti di Pengarah
Halaman: 9/9 Bil Kod, Tajuk dan Senarai Rekod Laporan Keberkesanan ICT (SOK/ICT/LP04/Keberkesanan ) Laporan Analisis ICT (SOK/ICT/LP01/Analisis ) 6. UPM/(KOD PTJ)/300-3/2/1/7 Senarai Utama Aset ICT Senarai Utama Aset ICT (SOK/ICT/SU01/Aset ICT) 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 1/2011 02 02 02 03 Mengumpul dan Memfail Menyelenggara SOK:ICT- 51/2011 SOK/ICT- 1/2012 Tempat dan Tempoh Simpanan Penyelia PTJ Bilik /Rak Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Khas Bil 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 1/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 4/2012 Disedia dan Disemak Pengarah Pengarah Pengarah Pengarah Dilulus/ diluluskan semula Kuasa Melupus Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 04/04/2011 WP 22/08/2011 WP 14/08/2012