PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

Halaman: 1/16 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara penilaian tesis bagi pelajar siswazah dalam program pengajian dengan tesis. 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara penilaian tesis pelajar siswazah yang mengikuti program Master Dengan Tesis dan PhD. Ia merangkumi pelantikan J/K Peperiksaan Tesis dan pelaksanaan peperiksaan akhir (Viva voce). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013) UPM/PU/S/P017 UPM/PU/S/AK03/01 UPM/PU/S/AK03/02 Prosedur Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah Pelajar Siswazah Arahan Kerja Penghantaran Tesis kepada Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis Arahan Kerja Menjalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) UPM/PU/S/AK03/03 Arahan Kerja Penyediaan Lampiran Senarai Pelajar bagi Kertas Mesyuarat Cadangan Pengurniaan Ijazah Lanjutan UPM/SGS/BP02 PU/S/GP01 PU/S/GP02 Guide to Thesis Preparation Garis Panduan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis Guidelines for Viva voce

Halaman: 2/16 PU/S/GP03 PU/S/M01 Guidelines for the Preparation of a Thesis Examination Report i-gims Manual 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN GB : Gagal dan Diberhentikan i-gims : Internet Graduate Information Management System JKKPPPTP : Jawatankuasa Kecil Pelantikan Penyelia dan Pemeriksa Tesis Pelajar JKKSTT : Jawatankuasa Kecil Semakan Tajuk Tesis JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKP : Jawatankuasa Penyeliaan JKPPT : Jawatankuasa Peperiksaan Tesis J/K : Jawatankuasa Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah ; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/ PhD : Doktor Falsafah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TD : Timbalan Dekan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Penyelaras dan PT Unit Tesis dan Viva voce bertanggungjawab memastikan prosedur penilaian tesis pelajar siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur penilaian tesis pelajar siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.

Halaman: 3/16 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Borang Notis Penyerahan Tesis 7.2 7.3 7.5 Minta Fakulti/ Lengkapkan Borang atau Kemukakan Penamaan Baharu Terima dan Semak Cadangan Pelantikan Ahli JKPPT daripada Fakulti/ Tidak Lengkap dan Sesuai? 7.4 Ya 7.6 Mesyuarat JKKPPPTP Tidak 7.7 Penamaan Wajar? Ya 7.10 Minta Fakulti/ Kemukakan Penamaan Baharu Mesyuarat JKPSU 7.8 Tidak Lulus? 7.9 Ya A

Halaman: 4/16 B Hantar Surat Pelantikan kepada Ahli JKPPT 7.11 Hantar Tesis kepada Ahli JKPPT Setelah Menerima Tesis daripada Pelajar untuk Peperiksaan 7.12 Hantar Peringatan kepada Pemeriksa 7.14 Terima Laporan Pemeriksaan Tesis? 7.13 Tidak Ya Jalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) 7.15 Terima Tesis Selepas Peperiksaan Akhir (Viva voce) 7.16 Tamat 7.17

Halaman: 5/16 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Borang Notis Penyerahan Tesis 7.2.1 Terima borang Notis Penyerahan Tesis (PU/S/BR03/GS-14a) yang lengkap daripada pelajar Fakulti/, sahkan maklumat yang diterima dan majukan borang berkenaan ke SPS. Penyelaras/PT/PTO Fakulti/ Nota: Fakulti/ boleh memulakan proses mendapatkan cadangan penamaan ahli JKPPT sebaik sahaja menerima borang di atas daripada pelajar. 7.2.2 Terima borang PU/S/BR03/GS-14a yang lengkap daripada Fakulti/ dan sahkan maklumat yang diterima. 7.2.3 Minta Penyelaras Fakulti/ kemukakan cadangan nama ahli JKPPT dalam tempoh 60 hari selepas penerimaan borang PU/S/BR03/GS- 14a. Muatkan maklumat cadangan penamaan ahli JKPPT ke dalam i-gims dan cetak borang Penamaan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-14b). 7.2.4 Hantar peringatan kepada Penyelaras Fakulti/ selagi cadangan penamaan ahli JKPPT tidak diterima. PTO SPS PT/PTO Fakulti/

Halaman: 6/16 7.3 Terima dan Semak Cadangan Pelantikan Ahli JKPPT daripada Fakulti/ 7.3.1 Semak cadangan pelantikan ahli JKPPT dan pastikan mengikut kriteria yang ditetapkan dalam Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013). 7.4 Lengkap dan Sesuai? 7.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6. 7.4.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5. 7.5 Minta Fakulti/ Lengkapkan Borang atau Kemukakan Penamaan Baharu 7.5.1 Minta Fakulti/ lengkapkan maklumat yang diperlukan atau membuat perubahan seperti yang dicadangkan dan/atau kemukakan cadangan baharu dalam tempoh 30 hari selepas daripada tarikh notis yang dihantar oleh pihak SPS dan ikut Langkah 7.3. PT SPS 7.6 Mesyuarat JKKPPPTP 7.6.1 Sediakan kertas mesyuarat Cadangan Pelantikan Ahli JKPPT sama ada yang dicetak daripada i- GIMS atau yang dibuat secara manual untuk semakan JKKPPPTP mengikut format yang telah ditetapkan. 7.7 Penamaan Wajar? 7.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.8.

Halaman: 7/16 7.7.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5. 7.8 Mesyuarat JKPSU 7.8.1 Sediakan kertas mesyuarat Cadangan Pelantikan Ahli JKPPT yang telah disemak kesesuaiannya oleh JKKPPPTP, sama ada yang dicetak daripada i-gims atau yang dibuat secara manual, untuk pertimbangan dan kelulusan JKPSU mengikut format yang telah ditetapkan. Nota: 7.9 Lulus? Bagi kes-kes yang tertentu, cadangan penamaan ahli JKPPT boleh terus dibawa ke JKPSU untuk kelulusan tanpa perlu disemak oleh JKKPPPTP dengan kebenaran Dekan. 7.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.11. 7.9.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.10. 7.10 Minta Fakulti/ Kemukakan Penamaan Baharu 7.10.1 Minta Fakulti/ membuat perubahan seperti yang dicadangkan dan/atau kemukakan cadangan baharu dalam tempoh 30 hari selepas daripada tarikh notis yang dihantar. 7.10.2 Pastikan cadangan tersebut dipertimbangkan semula oleh JKPSU untuk kelulusan. 7.11 Hantar Surat Pelantikan kepada Ahli JKPPT 7.11.1 Muatkan keputusan JKPSU dalam i-gims. PT/PTO SPS

7.11.2 Maklumkan keputusan JKPSU dengan menghantar surat pelantikan kepada ahli JKPPT dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas diluluskan oleh JKPSU. 7.11.3 Jika Pengerusi dan/atau mana-mana pemeriksa yang telah dilantik menolak pelantikan rujuk Langkah 7.5. Halaman: 8/16 TD/PTO SPS 7.12 Hantar Tesis kepada Ahli JKPPT Setelah Menerima Tesis daripada Pelajar untuk Peperiksaan 7.12.1 Terima borang Penyerahan Tesis Untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15a) yang lengkap dan sahkan maklumat di Bahagian B. 7.12.2 Minta pelajar majukan borang PU/S/BR03/GS- 15a yang telah dilengkapkan beserta lima (5) naskhah tesis ke SPS. 7.12.3 Terima borang PU/S/BR03/GS-15a yang lengkap beserta lima (5) naskhah tesis dan sahkan maklumat Bahagian C. 7.12.4 Muatkan maklumat penerimaan ke dalam i- GIMS. 7.12.5 Hantar salinan tesis kepada ahli JKPPT yang telah dilantik dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas menerima tesis dari pelajar. Penyelaras/PT/PTO Fakulti/ Penyelaras/PT/PTO Fakulti/ PT/PTO SPS PT/PTO SPS Rujuk: Arahan Kerja Penghantaran Tesis kepada Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (UPM/PU/S/AK03/01) 7.12.6 Jika mana-mana pemeriksa yang telah dilantik menolak pemeriksaan tesis rujuk Langkah 7.5.

Halaman: 9/16 7.13 Terima Laporan Pemeriksaan Tesis? 7.13.1 Jika Ya, muatkan maklumat ke dalam i-gims dan ikut Langkah 7.15. 7.13.2 Jika Tidak diterima dalam tempoh 50 hari, ikut langkah 7.14. 7.14 Hantar Peringatan kepada Pemeriksa 7.14.1 Hantar peringatan kepada pemeriksa selewatlewatnya 10 hari sebelum tamat tempoh penghantaran laporan pemeriksaan tesis. 7.14.2 Hantar peringatan kepada pemeriksa yang masih tidak mengemukakan laporan dalam tempoh 60 hari dan pemeriksa diberi tempoh 10 hari untuk mengemukakannya ke SPS. 7.15 Jalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) 7.15.1 Hantar notis panggilan Viva voce kepada pelajar, ahli JKPPT dan ahli JKP selepas mendapat persetujuan daripada ahli JKPPT. PT/PTO SPS 7.15.2 Jalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce). JKPPT 7.15.3 Maklum kepada pelajar Keputusan Peperiksaan Akhir (Viva voce) mengikut mana-mana salah satu yang berikut: JKPPT a) Tesis diterima tanpa pindaan. Pelajar diberi tempoh 15 hari untuk membuat pembetulan kepada tesis sepertimana yang dicadangkan oleh JKPPT. Kemudian, ikut langkah 7.16. b) Tesis diterima dengan pindaan (Minor atau

Halaman: 10/16 Major). Pelajar diberi tempoh 30 hari jika pindaan minor atau 60 hari jika pindaan major untuk membuat pembetulan kepada tesis sepertimana yang dicadangkan oleh JKPPT. Kemudian, ikut langkah 7.16. Nota: Pelajar boleh memohon pelanjutan tempoh penghantaran tesis dengan sokongan Penyelia kepada Dekan SPS. c) Tesis diterima tetapi pelajar perlu menjalani semula peperiksaan akhir (re-viva voce). Jalankan peperiksaan tersebut dalam tempoh 60 hari selepas peperiksaan pertama. Jika lulus, ikut Langkah 7.16. Jika tidak, pelajar diberi gred GB. d) Penyerahan Semula Tesis (Resubmission). Pelajar diberi tempoh maksimum 2 semester atau setahun untuk membuat segala pembetulan dan menyerahkan semula tesis untuk peperiksaan. Pelajar perlu melengkapkan borang Penyerahan Semula Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15b). Kemudian ikut Langkah 7.12. Nota: Pelajar boleh memohon pelanjutan

Halaman: 11/16 tempoh penghantaran tesis dengan sokongan Penyelia kepada Dekan SPS. e) Penyerahan semula tesis PhD sebagai tesis Master. Pelajar diberi tempoh 60 hari untuk menyerahkan semula tesis untuk peperiksaan. Pelajar perlu melengkapkan borang Penyerahan Semula Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15b). Kemudian ikut Langkah 7.12. Nota: Pelajar boleh memohon pelanjutan tempoh penghantaran tesis dengan sokongan Penyelia kepada Dekan SPS. f) Tesis ditolak. Pelajar diberi gred GB. 7.15.4 Berikan salinan laporan pemeriksa kepada pelajar selepas Viva voce bagi tujuan membuat pembetulan ke atas tesis. 7.15.5 Dapatkan laporan Pengerusi JKPPT dalam tempoh 14 hari bekerja selepas Viva voce. 7.15.6 Muatkan maklumat keputusan Viva voce ke dalam i-gims. 7.15.7 Berikan salinan laporan Pengerusi JKPPT kepada pelajar, Pengerusi JKP, ahli JKPPT (kecuali PT/PTO SPS PT/PTO SPS PT/PTO SPS PT/PTO SPS

Halaman: 12/16 Pemeriksa Luar) dan Penyelaras dalam tempoh 14 hari bekerja selepas mendapat laporan tersebut. Rujuk: Arahan Kerja Menjalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) (UPM/PU/S/AK03/02) 7.16 Terima Tesis Selepas Peperiksaan Akhir (Viva voce) 7.16.1 Terima borang Penyerahan Tesis Selepas Peperiksaan Akhir (Viva voce) (PU/S/BR03/GS- 16a) yang telah disahkan oleh Pengerusi JKPPT, Pemeriksa Dalam dan Pengerusi JKP pelajar dan sahkan dengan melengkapkan Bahagian B pada borang berkenaan. 7.16.2 Minta pelajar majukan borang PU/S/BR03/GS- 16a yang telah dilengkapkan beserta satu naskhah tesis dan dokumen lain yang berkaitan ke SPS. 7.16.3 Terima borang PU/S/BR03/GS-16a yang lengkap beserta satu naskhah tesis dan dokumen lain yang berkaitan dan sahkan maklumat yang diterima dengan melengkapkan Bahagian C pada borang berkenaan. Penyelaras/PT/PTO Fakulti/ Penyelaras/PT/PTO Fakulti/ PT/PTO SPS 7.16.4 Muatkan maklumat ke dalam i-gims. PT/PTO SPS 7.16.5 Sediakan senarai pelajar bagi kertas mesyuarat Cadangan Pengurniaan Ijazah Lanjutan kepada JKKSTT untuk semakan, kepada JKPSU untuk pertimbangan dan kelulusan dan seterusnya kepada Senat Universiti untuk pengesahan, mengikut format yang telah ditetapkan.

Halaman: 13/16 Rujuk: Arahan Kerja Penyediaan Lampiran Senarai Pelajar bagi Kertas Mesyuarat Cadangan Pengurniaan Ijazah Lanjutan (UPM/PU/S/AK03/03) Prosedur Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P017) 7.17 Tamat 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Borang Notis Penyerahan Tesis (PU/S/BR03/GS-14a), Jadual Kandungan dan Ringkasan Penyelidikan. Surat penamaan JKPPT kepada Fakulti/, borang Penamaan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-14b) dan salinan Curriculum Vitae Pemeriksa Luar. Surat pelantikan ahli JKPPT. Borang Penyerahan Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS- 15a) atau Borang Penyerahan Semula Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15b). Surat penghantaran tesis kepada ahli JKPPT. Notis peringatan kepada pemeriksa (jika berkaitan). Laporan Pemeriksa. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT/PTO SPS PT/PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS Kekal Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS

Halaman: 14/16 Surat Jemputan Peperiksaan Akhir (Viva voce) kepada yang berkenaan. Surat pengedaran laporan Peperiksaan Akhir (Viva voce). Notis peringatan menghantar laporan peperiksaan akhir (Viva voce) kepada Pengerusi JKPPT (jika berkaitan). Borang Penyerahan Tesis Selepas Peperiksaan Akhir (Viva voce) (PU/S/BR03/GS-16a) dan senarai pembetulan tesis. 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Salinan borang Notis Penyerahan Tesis (PU/S/BR03/GS-14a), Jadual Kandungan dan Ringkasan Penyelidikan. Salinan surat penamaan JKPPT kepada Fakulti/, salinan borang Penamaan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-14b) dan salinan Curriculum Vitae Pemeriksa Luar. Salinan laporan Pemeriksa. Salinan surat pengedaran laporan Peperiksaan Akhir (Viva voce). PT/PTO Fakulti/ PT/PTO Fakulti/ Bilik Fail Fakulti/ Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat Dekan Fakulti/ Pengarah 3. UPM/600-10/2/5 Petikan Minit JKPSU untuk Pelantikan Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis 4. UPM/600-3/2/7 Laporan Prestasi Tahunan Unit Tesis PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis dan Viva voce Kekal PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis dan Viva voce Dekan SPS Dekan SPS

Halaman: 15/16 Kekal 5. UPM/600-3/2/6 Senarai Salinan Cakera Padat (CD) yang Mengandungi Manuskrip Tesis 6. UPM/600-3/2/8 Rekod Edaran Tesis/CD ke Perpustakaan dan Fakulti/ Surat Edaran Tesis/CD Senarai Nama Pelajar Borang Pengesahan Penerimaan Tesis (PU/S/BR03/GS-16c) PTO SPS PTO SPS Bilik Sumber di SPS Kekal PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis dan Viva voce Kekal Dekan SPS Dekan SPS 7. UPM/(Kod PTJ)/600-3/2/5 Senarai Naskhah Tesis Surat Edaran Tesis/CD PTO Fakulti/ PTO Fakulti/ Fakulti/ Kekal Dekan Fakulti/ Pengarah Senarai Nama Pelajar 8. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/9 Pelantikan Pemeriksa PTO Fakulti/ PTO Fakulti/ Fakulti/ 3 tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Rekod/Catatan Persetujuan Pelantikan Pemeriksa Luar. CV Pemeriksa Luar. 9. UPM/600-9/26 Minit Mesyuarat JKKPPPTP Minit Mesyuarat JKKPPPTP. Kertas Kerja yang berkaitan. PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis dan Viva voce 3 Tahun Dekan SPS

Halaman: 16/16 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 09/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173 TNC (A&A) WP 06/05/2011 02 02 PU:S- 31/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-178 TNC (A&A) WP 08/08/2011 02 03 PU:S- 22/2012 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 TNC (A&A) WP 09/05/2012 02 04 PU:S- 13/2013 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013