EVALUASI PROSEDUR PENGARSIPAN DOKUMEN PENGADAAN TERKAIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Syarat-Syarat Mencapai Sebutan Ahli Madya Manajemen Bisnis Oleh : PUTRI PRISKHAWATI NIM F3512070 PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN BISNIS FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2015
ABSTRAK EVALUASI PROSEDUR PENGARSIPAN DOKUMEN PENGADAAN TERKAIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA PUTRI PRISKHAWATI F3512070 Tujuan penelitian ini adalah untuk melakukan kajian atau implementasi penerapan prosedur pengarsipan dokumen khususnya dokumen pengadaan pada Perum Bulog Sub Divre III Surakarta saat ini sudah memenuhi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 atau belum. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa penerapan prosedur pengarsipan dokumen pengadaan pada Perum Bulog Sub Divre III Surakarta sudah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, tetapi belum bisa dikatakan maksimal, karena prosedur penyusunannya belum sesuai menurut SOP sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang diperoleh dari TIM ISO. Selain itu penyusunan dokumennya juga belum tersusun rapi sehingga masih rumit dalam proses pengarsipan. Selain itu perusahaan perlu melakukan audit dalam pelaksanaan ISO secara periodik, bekerja sama dengan tim ISO tentang pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam meningkatkan pengarsipan dokumen khususnya dokumen pengadaan yang dilaksanakan sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Kata kunci: Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ii
ABSTRACT EVALUATION PROCEDURES FILLING THE PROCUREMENT OF DOCUMENTS RELATED QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2008 IN PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA PUTRI PRISKHAWATI F3512070 The purpose of this study was to conduct a study or implementation the occupational document archiving procedures, especially in the procurement documents Bulog Sub Divre III Surakarta today already meet the Quality Management System ISO 9001:2008 or not. Based on the research that has been done, it can be concluded that the application procedures document archiving procurement Bulog Sub Divre III Surakarta has implemented a quality management system ISO 9001:2008, but it can not be said to be the maximum, because the procedure formulation is not appropriate according to SOP quality management system ISO 9001:2008 obtained from TEAM ISO. Besides the preparation of the document has not been organized so it is still complicated in the archiving process. In addition the company needs to conduct an audit in the implementation of ISO periodically, working with the team on the implementation of ISO Quality Management System ISO 9001:2008 in improving the archiving of documents, especially procurement documents are conducted in accordance with established procedures. Keyword : Quality Management System ISO 9001:2008 iii
HALAMAN PERSETUJUAN Tugas Akhir dengan Judul: EVALUASI PROSEDUR PENGARSIPAN DOKUMEN PENGADAAN TERKAIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 PADA PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA Surakarta, 14 Januari 2017 Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Desy Mayasari S.E, M.Sc. NIP. 1987121120130201 iv
HALAMAN PENGESAHAN Tugas Akhir dengan judul: EVALUASI PROSEDUR PENGARSIPAN DOKUMEN PENGADAAN TERKAIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA Telah disahkan oleh Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Bisnis Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta Surakarta, 24 Februari 2017 Tim Penguji Tugas Akhir 1. Suryandari Istiqomah S.E, M.sc ( ) NIP. 1984091620140401 Penguji 2. Desy Mayasari S.E, M.Sc ( ) NIP. 1987121120130201 Pembimbing v
SURAT PERNYATAAN TUGAS AKHIR Yang bertanda tangan di bawah ini adalah mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret: Nama NIM Program Studi Judul Tugas Akhir : Putri Priskhawati : F3512070 : D3 Manajemen Bisnis : Evaluasi Prosedur Pengarsipan Dokumen Pengadaan Terkait Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pada Perum Bulog Sub Divre III Surakarta Menyatakan dengan sebenarnya, bahwa Tugas Akhir yang saya buat ini adalah benar-benar merupakan hasil karya sendiri dan bukan merupakan hasil jiplakan/saduran dari karya orang lain. Apabila ternyata dikemudian hari terbukti pernyataan ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa penarikan Ijazah dan pencabutan gelar Ahli Madya. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Surakarta, 13 Januari 2017 Mahasiswa Putri Priskhawati NIM. F3512070 vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN MOTTO: Barang siapa meringankan beban orang yang dalam kesulitan, maka Allah akan meringankan bebannya di dunia dan di akhirat (HR. Muslim) Entah akan berkarir atau menjadi ibu rumah tangga, seorang wanita wajib berpendidikan tinggi karena mereka akan menjadi seorang ibu. Ibu-ibu yang cerdas akan melahirkan anak-anak yang cerdas (Dian Sastrowardoyo) Jangan menunggu sebuah keajaiban, karena seluruh hidup anda adalah keajaiban (Penulis) Karya ini dipersembahkan kepada: - Almarhum Bapak dan Ibu tersayang - Mas Puput, Mas Wendi dan Dek Nia tersayang - Sahabat Rumahku dan Temanteman Seperjuangan D3 Manajemen Bisnis - Almamater UNS tercinta. vii
KATA PENGANTAR Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga Laporan Tugas Akhir dengan judul Evaluasi Prosedur Pengarsipan Dokumen Pengadaan Terkait Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pada Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, ini dapat diselesaikan dengan baik. Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program Diploma III Program Study Manajemen Bisnis Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam kesempatan ini penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu menyusun laporan tugas akhir ini: 1. Dr. Hunik Sri Runing Sawitri, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis. 2. Drs. Heru Purnomo, M.M. selaku Ketua Program Studi D3 Manajemen Bisnis Universitas Sebelas Maret. 3. Desy Mayasari S.E, M.Sc. selaku Pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan pengarahan selama penyusunan tugas akhir. 4. Deni Dwi Hartomo S.E.,M.Sc selaku Pembimbing Akademik yang selalu memberikan semangat dan nasehat yang baik. 5. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ilmunya kepada penulis. 6. Yudy Prakasa Yudha selaku kepala Sub Divre Surakarta yang telah memberikan ijin untuk magang dan melakukan penelitian. 7. Nanang Harianto selaku pembimbing magang selama magang di Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, yang telah membantu dan memberikan data-data yang diperlukan penulis selama magang. 8. Semua staff dan karyawan Perum Bulog Sub Divre III Surakarta yang telah membantu kelancaran kegiatan magang kerja. viii
9. Untuk keluargaku Mas Puput, Mas Wendi dan Dek Nia yang senantiasa memberikan kasih sayang, temanku Arisya dan Restu yang telah membantu dan selalu memberi semangat dalam mengerjakan Tugas Akhir. 10. Untuk Gengs (Arisya,Mely,Mutri,Ghina,Reva,Agnes,Icha) terima kasih sudah menemani suka duka selama ini, dan sukses untuk kita semua. 11. Untuk rekan-rekan seperjuangan D3 Manajemen Bisnis A angkatan 2012 dan rekan-rekan magang yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, namun rasa terima kasih saya ucapkan yang sebesar-besarnya kepada kalian semua. Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini.untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.namun demikian karya sederhana ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Surakarta, Januari 2017 Penulis ix
DAFTAR ISI halaman ABSTRAK... ii ABSTRACT... iii HALAMAN PERSETUJUAN... iv HALAMAN PENGESAHAN... v SURAT PERNYATAAN TUGAS AKHIR... vi MOTTO DAN PERSEMBAHAN... vii KATA PENGANTAR... viii DAFTAR ISI... x DAFTAR GAMBAR... xii DAFTAR LAMPIRAN... 13 BAB I... Error! Bookmark not defined. PENDAHULUAN... Error! Bookmark not defined. A. LATAR BELAKANG MASALAH... Error! Bookmark not defined. B. RUMUSAN MASALAH... Error! Bookmark not defined. C. TUJUAN PENELITIAN... Error! Bookmark not defined. D. MANFAAT PENELITIAN... Error! Bookmark not defined. E. METODE PENELITIAN... Error! Bookmark not defined. BAB II... Error! Bookmark not defined. TINJAUAN PUSTAKA... Error! Bookmark not defined. A. Pengertian-Pengertian yang berkaitan dengan arsip. Error! Bookmark not defined. B. Dokumen Pengadaan... Error! Bookmark not defined. C. ISO sebagai Sistem Manajemen Mutu... Error! Bookmark not defined. D. ISO 9001:2008... Error! Bookmark not defined. BAB III... Error! Bookmark not defined. ANALISIS DAN PEMBAHASAN... Error! Bookmark not defined. A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... Error! Bookmark not defined. 1. Sejarah Berdirinya Perum Bulog... Error! Bookmark not defined. 2. Visi dan Misi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta... Error! Bookmark not defined. x
3. Lokasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta... Error! Bookmark not defined. 4. Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta... Error! Bookmark not defined. B. LAPORAN MAGANG KERJA... Error! Bookmark not defined. 1. Pengertian Magang Kerja... Error! Bookmark not defined. 2. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang Kerja... Error! Bookmark not defined. 3. Tujuan Magang Kerja... Error! Bookmark not defined. 4. Manfaat Magang Kerja... Error! Bookmark not defined. 5. Kegiatan Magang Kerja... Error! Bookmark not defined. C. PEMBAHASAN MASALAH... Error! Bookmark not defined. 1. Syarat Dokumen menurut ISO... Error! Bookmark not defined. 2. Prosedur Pengarsipan Dokumen Pengadaan pada Perum Bulog Sub Divre III Surakarta... Error! Bookmark not defined. 3. Pengarsipan Dokumen sesuai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Error! Bookmark not defined. BAB IV... Error! Bookmark not defined. PENUTUP... Error! Bookmark not defined. A. KESIMPULAN... Error! Bookmark not defined. B. SARAN... Error! Bookmark not defined. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xi
DAFTAR GAMBAR GAMBAR halaman Gambar III.1 Struktur Sub Divre Surakarta... Error! Bookmark not defined. Gambar III.2 Prosedur Pengarsipan Dokumen Perum BulogError! Bookmark not defined. Gambar III.3 Prosedur Pengarsipan Dokumen ISO 9001:2008Error! Bookmark not defined. xii
xiii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Form Penilaian Magang Kerja Lampiran 2. Lembar Monitoring Dosen Pembimbing Kuliah Magang Kerja Lampiran 3. Gambar Kegiatan Magang Kerja xiii