APLIKASI E-PROCUREMENT MTI Versi 1.0
GENERAL INFORMATION Project Name Document Status Aplikasi E-Procurement Draft VERSION HISTORY Version # Implemented By Revision Date Approved By Approval Date Version Summary 1.0 Yuli Wulandari 27/02/2018 Draft Page 1 of 14
Contents GENERAL INFORMATION... 1 PENDAHULUAN... 3 Tujuan Dokumen... 3 Sasaran Pengguna... 3 GAMBARAN UMUM APLIKASI... 4 Penjelasan Singkat Aplikasi... 4 MEMULAI APLIKASI... 5 Daftar Penyedia... 5 Login Kelola Pendaftaran... 8 Melengkapi data perusahaan (pendaftaran vendor)... 9 Login... 11 Menu Aplikasi... 12 Logout... 13 PENGGUNAAN APLIKASI... 14 Dashboard... 14 Profile... 16 Perencanaan Pengadaan... 16 Pengadaan Barang/Jasa... 18 Monitoring Pekerjaan... 24 Pengaturan Aplikasi... 31 MANAJEMEN DATA... 32 Cari Data... 32 User Manual Approval... 33 Page 2 of 14
1 PENDAHULUAN Tujuan Dokumen Dokumen ini bertujuan untuk memberikan petunjuk tata cara penggunaan aplikasi E-Procurement MTI. Sasaran Pengguna Pengguna dokumen petunjuk penggunaan ini adalah pengguna aplikasi E-Procurement M T I. Page 3 of 14
2 GAMBARAN UMUM APLIKASI Penjelasan Singkat Aplikasi adalah aplikasi yang berfungsi sebagai manajemen vendor, monitoring perencanaan, kegiatan, serta pasca kegiatan dari proses pengadaan barang dan jasa yang berlangsung di PT Multi Terminal Indonesia. Page 4 of 14
3 MEMULAI APLIKASI Daftar Penyedia 1. Untuk mendaftar sebagai penyedia, klik link menjadi penyedia pada halaman login, sebagai berikut : Maka system akan menampilkan halaman sebagai berikut : Page 5 of 14
2. Klik tombol bergabung menjadi penyedia maka system akan menampilkan form sebagai berikut : Form menjadi penyedia 3. Masukan email pendaftaran dan pin pendaftaran. 4. Jika belum memiliki pin, klik link belum memiliki pin? Request pin maka system akan menampilkan form sebagai berikut : Page 6 of 14
5. Lengkapi pengisian data Nama Perusahaan, NPWP dan Email. 6. Klik tombol Request pin. 7. Sebuah email berisi pin akan diterima, sebagai berikut : Contoh Email Komfirmasi PIN Page 7 of 14
Login Kelola Pendaftaran 1. Klik menu menjadi penyedia. 2. Klik tombol bergabung menjadi penyedia. 3. Masukan email dan PIN yang telah dikirimkan. 4. Klik tombol kelola pendaftaran. Login kelola pendaftaran Page 8 of 14
Melengkapi data perusahaan (pendaftaran vendor) 1. Setelah login kelola pendaftaran Anda akan diarahkan ke halaman form pendaftaran. 2. Lengkapi semua data. 3. Anda dapat keluar dari halaman ini dan kembali kapanpun. Klik tombol simpan untuk menyimpan hasil pengisian, jika seluruh data sudah dipenuhi, maka klik tombol kirim pendaftaran penyedia. 4. Klik tombol bergabung menjadi penyedia. 5. Terdapat 4 tab form yang harus dilengkapi sebelum pendaftaran dikirimkan. Form pendaftaran vendor 6. Setelah form dikirimkan Anda akan mendapatkan konfirmasi pendaftaran disertai surat permohonan keterangan vendor beserta informasi tanggal untuk Anda hadiri dengan membawa dokumen asli perusahaan. Contoh email konfirmasi pendaftaran Page 9 of 14
7. Admin akan melakukan verifikasi data Anda, selama proses verifikasi Anda tidak dapat mengubah data pendaftaran. 8. Admin mungkin akan mengirimkan email untuk meminta Anda melengkapi / merevisi data pendaftaran Anda. Pada saat ini akses mengubah data dimungkinkan. 9. Setelah data Anda terverifikasi, sebuah email akan dikirimkan kembali dengan username dan password untuk login. 10. Anda dapat login ke aplikasi. Email konfirmasi perusahaan telah diverifikasi Page 10 of 14
User telah terlebih dahulu mengakses halaman utama aplikasi (link aplikasi akan diberitahukan ke user). Login 1. Masukan username dan password pada field yang tersedia, kemudian klik tombol login. 2. User akan dialihkan ke halaman dashboard aplikasi, sebagai berikut : Page 11 of 14
Menu Aplikasi 1. Dashboard 2. Profile 3. Perencanaan Pengadaan 4. Pengadaan Barang/Jasa 5. Monitoring Pekerjaan 6. Pengaturan Aplikasi Page 12 of 14
Logout Untuk keluar dari aplikasi, pilih tombol logout di sebelah kanan atas aplikasi seperti gambar dibawah ini : Page 13 of 14
4 PENGGUNAAN APLIKASI Dashboard Menu dashboard menampilkan daftar pengadaan barang/jasa dilingkungan MTI yang dapat diikuti dan saya ikuti, sebagai berikut : Untuk menampilkan detail data pengadaan barang jasa, arahkan kursor pada judul pekerjaan baru dan klik, sebagai berikut : Page 14 of 14
Maka system akan menampilkan halaman detail pengadaan, sebagai berikut : *untuk mengikuti pengadaan, pilih tombol ikut pengadaan ini pada detail pengadaan. 1. Daftar Peserta menampilkan daftar peserta pengadaan. 2. Pengumuman Undangan menampilkan pengumuman & undangan. 3. Download Dok menampilkan download dok lelang. 4. Aanwizing menampilkan aanwizing. 5. Upload Penawaran menampilkan pemasukan penawaran. 6. Pembukaan Penawaran menampilkan pembukaan/penawaran. 7. Evaluasi Penawaran menampilkan evaluasi pengadaan. 8. Negosiasi menampilkan negosiasi. 9. Pengusulan Calon Pemenang. 10. Evaluasi Pengumuman Pemenang. 11. Sanggahan. 12. Sk Penetapan Pemenang. Page 15 of 14
Profile Menu profile menampilkan halaman detail penyedia, baik data perusahaan, kelengkapan administrasi, data kelengkapan lainnya dan administrasi sebagai berikut : Perencanaan Pengadaan Menu perencanaan pengadaan menampilkan pengajuan perencanaan pengadaan, sebagai berikut : Untuk menampilkan detail data, klik salah satu nama pekerjaan. Maka system akan menampilkan detail data pengajuan sebagai berikut : Page 16 of 14
Page 17 of 14
Pengadaan Barang/Jasa Menu pengadaan barang/jasa menampilkan daftar pengadaan aktif, sebagai berikut : Untuk melihat detail data pengadaan, arahkan user pada nama pekerjaan dan klik. Maka system akan menampilkan halaman detail pengadaan sebagai berikut : 1. Daftar Peserta menampilkan daftar peserta pengadaan. 2. Pengumuman Undangan menampilkan pengumuman & undangan, sebagai berikut : Page 18 of 14
*Tombol pilih file digunakan untuk unggah undangan baru. *Tombol simpan undangan digunakan untuk menyimpan data undangan. 3. Download Dok menampilkan download dok lelang. 4. Aanwizing menampilkan aanwizing, sebagai berikut : *Tombol atur jadwal digunakan untuk mengatur jadwal *Tombol pilih file digunakan untuk mengunggah BA Aanwijzing baru. *Tombol Upload digunakan untuk mengupload BA Aanwijzing. 5. Upload Penawaran menampilkan pemasukan penawaran, sebagai berikut : Page 19 of 14
*Tombol atur jadwal digunakan untuk mengatur jadwal *Tombol browse digunakan untuk upload undangan baru. *Tombol simpan digunakan untuk menyimpan undangan. 6. Pembukaan Penawaran menampilkan pembukaan/penawaran, sebagai berikut : Page 20 of 14
*Tombol atur jadwal digunakan untuk mengatur jadwal *Tombol browse digunakan untuk upload BA Pembuktian penawaran. *Tombol simpan digunakan untuk menyimpan nilai penawaran. 7. Evaluasi Penawaran menampilkan evaluasi pengadaan, sebagai berikut : Page 21 of 14
*Tombol atur jadwal digunakan untuk mengatur jadwal *Tombol browse digunakan untuk upload undangan baru. *Tombol simpan digunakan untuk menyimpan undangan. 8. Negosiasi menampilkan negosiasi. 9. Pengusulan Calon Pemenang menampilkan pengusulan calon pemenang, sebagai berikut : *Tombol atur jadwal digunakan untuk mengatur jadwal *Tombol pilih file digunakan untuk unggah BA pengusulan pemenang baru. 10. Penetapan Pengumuman Pemenang menampilkan evaluasi pemenang dan pengumuman, sebagai berikut : Page 22 of 14
*Tombol atur jadwal digunakan untuk mengatur jadwal *Tombol tetapkan pemenang digunakan untuk memilih pemenang. *Tombol pilih file digunakan untuk unggah BA pengumuman pemenang baru. *Tombol simpan perubahan pengumuman digunakan untuk menyimpan perubahan pengumuman. 11. Sanggahan menampilkan sanggahan, sebagai berikut : *Tombol pilih file digunakan untuk unggah BA sanggahan. *Tombol atur jadwal digunakan untuk mengatur jadwal. *Tombol simpan evaluasi digunakan untuk menyimpan evaluasi sanggahan. 12. Sk Penetapan Pemenang menampilkan surat keputusan penetapan pemenang sebagai berikut : Page 23 of 14
*Tombol atur jadwal digunakan untuk mengatur jadwal *Tombol pilih file digunakan untuk unggah kontrak baru. *Tombol upload digunakan untuk upload SK Penetapan pemenang. Monitoring Pekerjaan 1. Klik menu monitoring pekerjaan, maka system akan menampilkan tabel daftar pekerjaan aktif sebagai gambar dibawah ini : 2. Untuk menampilkan detail data, arahkan kursor pada nama pekerjaan dan klik. Maka system akan menampilkan detail data pekerjaan sebagai berikut : Page 24 of 14
Page 25 of 14
2.1 Kontrak/SPK/SP Untuk menampilkan kontrak /SPK/SP arahkan kursor pada menu kontrak dan klik maka system akan menampilkan kontrak/spk/sp sebagai berikut : 2.2 Jaminan Pekerjaan Untuk menampilkan jaminan pekerjaan arahkan kursor pada menu jaminan pekerjaan dan klik maka system akan menampilkan jaminan pekerjaan sebagai berikut : Page 26 of 14
2.3 Laporan Pekerjaan Untuk menampilkan laporan pekerjaan arahkan kursor pada menu laporan pekerjaan dan klik maka system akan menampilkan laporan pekerjaan sebagai berikut : Tambah Laporan Pekerjaan Berikut langkah-langkah menambah laporan pekerjaan : 1. Klik tombol tambah laporan pekerjaan maka system akan menampilkan form seperti berikut : Page 27 of 14
2. Lengkapi pengisian data catatan perkembangan, tanggal BA, No BA, Upload BA dan Persentase pekerjaan selesai. 3. Klik tombol simpan untuk menyimpan data. 2.4 Laporan Pembayaran Untuk menampilkan menu laporan pembayaran arahkan kursor pada laporan pembayaran dan klik maka system akan menampilkan halaman laporan pembayaran sebagai berikut : Page 28 of 14
Tambah Laporan Pembayaran Berikut langkah-langkah menambah laporan pembayaran : 1. Klik tombol tambah laporan pembayaran maka system akan menampilkan form sebagai berikut : 2. Lengkapi pengisian data catatan pembayaran, tanggal BA, No BA, Upload BA, tahap pembayaran 3. dan nilai pembayaran. 4. Klik tombol simpan untuk menyimpan data. Page 29 of 14
2.5 Evaluasi Pekerjaan Untuk menampilkan evaluasi pekerjaan arahkan kursor pada menuevaluasi pekerjaan dan klik maka system akan menampilkan halaman evaluasi pekerjaan sebagai berikut : Page 30 of 14
Pengaturan Aplikasi Menu pengaturan aplikasi digunakan untuk melakukan pengaturan pendaftaran penyedia baik aktif atau tidak aktif, berikut tampilan pengaturan pendaftaran penyedia : Page 31 of 14
MANAJEMEN DATA Cari Data Cari data merupakan salah satu fungsi yang terdapat pada aplikasi ini yang berfungsi untuk melakukan pencarian data berdasarkan kategori tertentu. Langkah langkah untuk melakukan pencarian data cukup mudah yaitu user hanya perlu memilih kategori data yang akan di cari pada pilihan, kemudian mengetikkan data sesuai dengan kategori tersebut dan klik tombol Cari, maka sistem akan menampilkan data yang user cari. Page 32 of 14
User Manual Approval Signature : Date: Name : Title : Role : Signature : Date: Name : Title : Role : Signature : Date: Name : Title : Role : Page 33 of 14
APPENDIX A: REFERENCES The following table summarizes the documents referenced in this document. # Document Name and Version Description Author 1. 2. 3. Page 34 of 14