LEO CLUB MyLCI REPORTING GUIDEBOOK LEO CLUBS MULTIPLE DISTRICT 307 INDONESIA 1
Table of Contents ALAMAT WEBSITE... 3 REGISTRASI... 4 LOGIN... 6 TAMPILAN MENU UTAMA... 7 MY TASKS... 7 MY CLUB... 7 MY INFO... 7 MY MEMBERS... 8 MY SERVICE ACTIVITIES... 8 MY OFFICERS... 8 MENU... 9 MY LEO CLUB... 9 MY LIONS CLUB... 9 MY DISTRICT... 10 MY MULTIPLE DISTRICT... 11 CLUB INFO... 12 MEMBERS... 13 ADD MEMBERS... 14 New Member... 14 Returning Member... 15 Transfer Member... 18 EDIT MEMBERS... 19 DROP MEMBERS... 20 FIND MEMBERS... 22 OFFICERS... 23 ADD OFFICERS... 24 SERVICE ACTIVITIES... 27 REPORTS... 31 DATA DOWNLOAD... 33 2
ALAMAT WEBSITE KUNJUNGILAH website Lions Clubs International: www.lionsclubs.org KLIK Submit Report Dengan meng-klik Submit Report akan keluar tampilan: 3
REGISTRASI Langkah awal, Anda harus melakukan registrasi terlebih dahulu untuk mendapatkan User Name dan Password. KLIK New User? Click here to register now. Untuk melakukan registrasi, Anda harus mengetahui terlebih dahulu Member ID Anda, dan tentunya pastikan bahwa club Anda sudah mengirimkan Leo-72 FY 2012-2013 ke Internasional sehingga mendapatkan member ID dari Internasional untuk Presiden Club FY 2012-2013. Atau cara cepatnya, silakan minta bantuan Sponsoring Club Anda untuk melihat member ID Anda. Untuk club yang baru terbentuk, bisa juga meminta bantuan sponsoring clubnya untuk add Anda sebagai member dan officer sehingga Anda bisa mendapatkan member ID dan segera melakukan registrasi. *lihat panduan MyLCI untuk Sponsoring Club. Masukkan Member ID Anda, dan isikan karakter yang dimintakan. 4
KLIK Submit, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini: ISIKANLAH data yang diminta. Pastikan bahwa data NAMA CLUB; FIRST NAME AND LAST NAME; HOME, BUSINESS OR CELL PHONE NUMBER; LEO ADVISOR FIRST NAME AND LAST NAME adalah sama persis seperti dengan data yang tercantum/dilaporkan pada Internasional. Lalu isikan Username, password sesuai dengan keinginan Anda sendiri. Setelah mengisikan semua data tersebut, KLIK Submit, dan akan mendapatkan konfirmasi seperti di bawah ini. KLIK OK. 5
LOGIN Kembalilah ke menu Login ISIKANLAH Username dan Password seperti yang sudah diregistrasikan, dan KLIK Submit. Akan muncul Tampilan Menu Utama seperti di bawah ini. 6
TAMPILAN MENU UTAMA Terdiri dari 6 bagian, yaitu: MY TASKS Terdiri dari beberapa hal yang masih harus dilaporkan pada saat Anda melakukan login. MY CLUB Terdiri dari informasi mengenai club Anda, seperti: nama club, tahun terdaftar di Internasional, jenis Leo Club, sponsoring club. MY INFO Terdiri dari informasi Anda sendiri atau User yang digunakan untuk login, seperti: Jabatan, Nama, Member Correspondence Address dan Officer Correspondence Address 7
MY MEMBERS Terdiri dari informasi status pelaporan keanggotaan club Anda dari bulan Juli hingga bulan Juni pada periode berjalan dan informasi mengenai jumlah anggota club Anda. MY SERVICE ACTIVITIES Terdiri dari informasi mengenai status pelaporan kegiatan club Anda. MY OFFICERS Terdiri dari informasi mengenai pengurus Lions Club yang berhubungan dengan club Anda, seperti: Leo Advisor, Presiden Sponsoring Club, Komite Leo Distrik dan Komite Leo Multi Distrik. 8
MENU Terdiri dari beberapa menu, seperti: Home, My Leo Club, My Lions Club, My District, My Multiple District MY LEO CLUB Penjelasan lebih lanjut mengenai menu yang ada pada menu My Leo Club akan dibahas pada bagian selanjutnya. MY LIONS CLUB Apabila KLIK Club Info akan muncul informasi Lions Club Sponsoring seperti tampilan di bawah ini. 9
Apabila KLIK Officers akan muncul informasi Pengurus Lions Club Sponsoring seperti tampilan di bawah ini. MY DISTRICT 10
Apabila KLIK Officers akan muncul informasi pengurus Leo Distrik seperti tampilan di bawah ini. MY MULTIPLE DISTRICT Apabila KLIK Officers akan muncul informasi pengurus Leo Multi Distrik seperti tampilan di bawah ini. 11
CLUB INFO Pada menu My Leo Club, terdapat menu Club Info. KLIKLAH Club Info tersebut maka akan muncul informasi mengenai Club Anda, tentunya lebih lengkap daripada yang ditampilkan pada menu utama. Isikanlah Informasi pada tampilan Club Info tersebut, seperti web address, lokasi Meeting 1, Meeting 2 (apabila ada tempat meeting alternatif). 12
MEMBERS Pada menu My Leo Club terdapat menu Members. KLIKLAH members tersebut maka akan muncul informasi mengenai keanggotaan club Anda. 13
Pada menu members ini terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan seperti: ADD MEMBERS Anda bisa melakukan add members dengan 3 jenis penambahan, yaitu: New Member KLIKLAH New Member apabila anggota tersebut benar-benar baru, belum pernah menjadi anggota Leo sebelumnya. Setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini. ISIKANLAH data anggota tersebut selengkap-lengkapnya dan sebenar-benarnya, terutama pada bagian: FIRST NAME, MIDDLE NAME, LAST NAME, YEAR OF BIRTH, mengingat data tersebut tidak akan dapat diubah sewaktu-waktu. 14
Setelah data diisi lengkap, CEKLAH kembali, setelah yakin benar KLIKLAH Save, maka akan mendapatkan konfirmasi bahwa anggota tersebut sudah terdaftar di Internasional. KLIKLAH Add another new member apabila ingin menambahkan anggota baru lainnya (pastikan seluruh anggota anda sudah ter-add atau terdaftar di internasional). KLIKLAH Go back to Members apabila ingin kembali melihat seluruh anggota. KLIKLAH Vew/Print Reports apabila ingin melihat Leo Club Contact List Report. Returning Member KLIKLAH Returning Member apabila anggota tersebut sudah pernah menjadi anggota Leo, sudah keluar dan akan bergabung kembali menjadi anggota Leo. Setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini. 15
Carilah terlebih dahulu anggota yang akan menjadi anggota Leo kembali tersebut dengan masukkan Member Number terdahulu atau First Name atau Last Name. KLIKLAH Search dan akan muncul member tersebut. KLIKLAH Add Member pada anggota yang sesuai. Masukkan Effective Date member tersebut gabung kembali. 16
Masukkan Tipe Member tersebut, KLIKLAH Leo Member KLIKLAH Add, dan akan mendapatkan Konfirmasi bahwa anggota tersebut telah berhasil di add kembali atau re-instate. KLIKLAH Go back to Members apabila ingin kembali melihat seluruh anggota. KLIKLAH Vew/Print Reports apabila ingin melihat Leo Club Contact List Report. 17
Transfer Member KLIKLAH Transfer Member apabila anggota tersebut anggota Leo Club lainnya dan akan bergabung dengan club Anda. Setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Carilah terlebih dahulu anggota yang akan menjadi anggota Leo Club Anda dari club lain tersebut dengan masukkan Member Number terdahulu atau First Name atau Last Name atau From Club. KLIKLAH Search dan akan muncul member tersebut. KLIKLAH Add Member pada member yang sesuai, lalu Anda akan mendapatkan konfirmasi bahwa member tersebut akan ditransfer, namun harus mendapatkan persetujuan dari club asalnya. 18
EDIT MEMBERS Anda pun dapat melakukan edit data members, dengan KLIKLAH edit member pada member yang diinginkan. Maka akan muncul tampilan data member tersebut. Ubahlah data yang akan diubah lalu KLIK Save, kecuali data FIRST NAME, MIDDLE NAME, LAST NAME, YEAR OF BIRTH yang tidak dapat diubah. Apabila ingin mengubahnya, KLIKLAH Change Member Information Request dan ikuti petunjuk selanjutnya. Internasional akan meminta alasan mengapa data tersebut perlu diubah, dan akan terubah setelah mendapatkan persetujuan dan konfirmasi dari Internasional. 19
DROP MEMBERS Anda dapat mengeluarkan anggota yang akan keluar dari keanggotaan club Anda dengan KLIK Drop member pada anggota yang akan keluar. Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. MASUKKANLAH drop reason member tersebut keluar. Dengan KLIK pilihan alasan yang sesuai yang sudah tersedia dari Internasional. 20
MASUKKANLAH drop effective date member tersebut keluar. Dengan KLIK pilihan alasan yang sesuai yang sudah tersedia dari Internasional. KLIKLAH Drop setelah Drop Reason dan Drop Effective Date terisikan. Selanjutnya akan ada konfirmasi bahwa member tersebut telah keluar, atau berhasil di-drop 21
FIND MEMBERS Anda pun dapat melakukan find members dengan berbagai cara seperti pada tampilan tersebut. 22
OFFICERS Setelah memastikan semua anggota club terdaftar di Internasional, KLIKLAH menu Officers untuk menginput member yang menjadi officer club. Officers terbagi menjadi 3 periode, yaitu: Current Year, Next Year dan Past Years. Pastikanlah terlebih dahulu Current Year Officers telah terisi semua dengan baik. 23
ADD OFFICERS Apabila Anda sudah mengirimkan Leo 72 untuk FY 2012-2013 tahun lalu, maka pasti Leo Advisor dan Leo Club President untuk periode ini akan sudah terisi. Silakan ISIKAN sisanya seperti Leo Club Vice President, Secretary, Treasurer dengan meng-klik Add Officer. Setelah KLIK Add Officer akan muncul tampilan seperti di bawah ini. KLIKLAH Select Member untuk memilih member sesuai dengan jabatannya. PILIH dan KLIKLAH nama member yang sesuai dengan jabatannya. PERIKSALAH kembali nama member tersebut sudah sesuai dengan jabatannya, dan KLIK save. 24
Setelah KLIK save, Anda akan mendapatkan konfirmasi bahwa member tersebut telah menjadi officer yang diinginkan. KLIKLAH Go back to Officers untuk memastikan kembali jabatan tersebut telah terisikan dengan nama member yang sesuai. Silakan KLIK Next Years pada Select Term, dan akan muncul tampilan seperti di bawah ini. 25
Setiap jabatan pasti akan masih kosong, maka dari itu ISIKANLAH sesuai dengan langkah-langkah Add Officers seperti di atas untuk Next Officers. Kecuali untuk Leo Advisor tidak bisa diisikan, karena masih harus melalui form LEO 72 atau harus diisikan melalui MyLCI Sponsoring Clubnya. NB: Untuk yang input Leo Advisor next officer melalui MyLCI silakan petunjuk MyLCI untuk Sponsoring Club. Selanjutnya silakan KLIK Past Years pada Select Term, dan akan muncul seluruh officers (Leo Advisor, PST dan VP) untuk tahun lalu hingga awal club terbentuk. 26
SERVICE ACTIVITIES KLIKLAH Service Activities pada menu My Leo Club, maka akan muncul tampilan seperti berikut. KLIKLAH Add Activity untuk melaporkan kegiatan club Anda, maka akan muncul tampilan seperti berikut. PILIHLAH bulan dimana kegiatan tersebut dilaksanakan. KLIKLAH Select Type untuk mengisikan Jenis Kegiatan Club Anda. 27
KLIKLAH Jenis kegiatan yang tersedia seperti di bawah ini yang sesuai dengan kegiatan Anda. 28
ISIKANLAH Activity Title (Judul/Tema kegiatan Anda), Activity Description (Penjelasan kegiatan Anda secara lengkap dan terperinci dengan menggunakan bahasa Inggris *Recomended). SELECT Share this story apabila kegiatan ini ingin dipublikasikan, dan SELECT sesuai kebutuhan. ISIKANLAH Number of Leos, Number of Leo Hours, Number of People Served, Funds Donated lakukan denominasi penghilangan 3 angka 0 di belakang), Funds Raised (lakukan denominasi penghilangan 3 angka 0 di belakang) pada kegiatan tersebut. KLIKLAH browse untuk meng-upload foto kegiatan tersebut. KLIKLAH Save, maka Anda akan mendapatkan konfirmasi bahwa kegiatan tersebut telah dilaporkan. *Tampilan konfirmasi apabila Anda SELECT Share this story. 29
*Tampilan konfirmasi apabila Anda tidak SELECT Share this story. KLIKLAH Add another service activity untuk melaporkan kegiatan club lainnya. KLIKLAH Go back to Service Activitiy untuk melihat kegiatan club yang sudah dilaporkan, seperti tampilan berikut ini. SELECT Sort by untuk mengurutkan kegiatan sesuai yang diharapkan (by date or title or category or type). 30
REPORTS KLIKLAH Reports pada menu My Leo Club, maka akan muncul tampilan seperti berikut. KLIKLAH Leo Club Contact List di sebelah kiri, maka di sebelah kanan akan muncul tampilan seperti berikut. 31
KLIKLAH View/Print, maka akan muncul laporan seperti berikut. *File yang di-download akan dalam bentuk pdf. 32
DATA DOWNLOAD KLIKLAH Data Download pada menu My Leo Club, maka akan muncul tampilan seperti berikut. SELECT untuk data member yang dibutuhkan untuk mendownload data seluruh member, lalu KLIKLAH View/Print. SELECT Officer yang diinginkan untuk mendownload data officer saja, lalu KLIKLAH View/Print. *File yang di-download akan dalam bentuk csv. Terima kasih kepada Leo Club Bandung Liberty karena clubnya telah dijadikan bahan panduan manual pelaporan MyLCI ini. Apabila masih ada pertanyaan, silakan ditanyakan ke Sekretaris Distrik, dan Sekretaris Distrik dapat menanyakannya kepada Sekretaris MD. Selamat Mencoba 33