STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) BIL SOP TAJUK PROSES NO ISU SEMAKAN TARIKH BERKUATKUASA SOP/PEMA/0 PASARAN 5 MEI 07 SOP/PEMA/0 PERLANTIKAN PERUNDING 5 MEI 07 SOP/PEMA/03 PENILAIAN PRESTASI PERUNDING 5 MEI 07 SOP/PEMA/04 (A) PERMOHONAN LESEN PEMAJUAN, PERMIT IKLAN & JUALAN 5 MEI 07 SOP/PEMA/04 (B) LAPORAN PEMANTAUAN 3 5 MEI 07 Disahkan oleh : Mohd Hizam Abdul Rauf Pengurus Besar Jabatan Pemasaran & Dokumentasi Jualan Tarikh :
SOP/PEMA/0 PASARAN 5 MEI 07 MENGUMPUL MAKLUMAT PROJEK MENGUMPUL MAKLUMAT PASARAN Jabatan Pemasaran mendapatkan maklumat dan butiran projek yang akan dibangunkan daripada Bahagian Projek dan Jabatan Pembangunan Bisnes & Perancang sebagaimana berikut :-. Jabatan Pembangunan Bisnes & Perancang - Taburan lot bumiputera. Bahagian Projek - Anggaran kos pembangunan yang disahkan Antara lain maklumat yang dikumpulkan untuk kajian pemasaran produk adalah :-. Menyediakan soalselidik dan garis panduan. Membuat panggilan telefon kepada pesaing dan bakal pembeli 3. Membuat semakan melalui media cetak ( surat khabar dan majalah) 4. Membuat semakan melalui laman web 5. Membuat lawatan ke tapak-tapak pameran. Fliers. Brochure 3. Bunting 4. Majalah/ Surat khabar MEMBENTANGKAN HASIL KAJIAN LULUS TIDAK. Hasil kajian akan dibentangkan dalam JLand Management Meeting. Lulus : menyiapkan Penetapan Harga Minit JLand Management Meeting YA MENDAPATKAN KELULUSAN MENYEDIAKAN PANDUAN JUALAN Penetapan Harga Jualan hendaklah mendapatkan kelulusan dari Ahli Jawatankuasa Penetapan Harga. Panduan Jualan hendaklah mendapat kelulusan daripada Naib Presiden berdasarkan harga asas dalam Penetapan Harga Jualan. Panduan Jualan perlu dicop KAWALAN oleh Jabatan Kualiti sebagai rekod kualiti jabatan Penetapan Harga Jualan Panduan Jualan MEMBUAT EDARAN PANDUAN JUALAN Jabatan Pemasaran (zon masing- masing) akan mengedarkan panduan jualan yang telah diluluskan kepada semua zon Jabatan Pemasaran yang lain (termasuk ibupejabat) dan Jabatan Dokumentasi Jualan
SOP/PEMA/0 PERLANTIKAN PERUNDING 5 MEI 07 MENGENALPASTI BAHAN PROMOSI. Jabatan mengenalpasti apakah medium bahan promosi yang akan digunakan untuk mengiklankan sesuatu produk / projek.. Contoh bahan promosi yang digunakan ialah :- Brosur Flier Billboard Bunting Majalah / Surat Khabar. Pelan Pemasaran MENGENALPASTI AGENSI PENGIKLANAN / PERUNDING. Agensi Pengiklanan / perunding dikenalpasti melalui senarai perunding sedia ada. Bagi permohonan baru perunding hendaklah memenuhisi borang permohonan pendaftaran perunding Borang Permohonan Pendaftaran Perunding Pemasaran (PEMA-PPP) MENDAPATKAN KELULUSAN PELANTIKAN PERUNDING Perlantikan perunding diluluskan oleh Ketua Jabatan Pemasaran atau wakil. Senarai Pendaftaran Perunding (PEMA- SPP) MELANTIK PERUNDING. Perunding menyediakan Artwork dan sebutharga mengikut kesesuaian. Memogeraf kelulusan (Pesanan Belian), perintah kerja atau tender Rujukan prosedur kewangan. Memogeraf Kelulusan (Pesanan Belian), Perintah Kerja Atau Tender MENYIARKAN BAHAN PROMOSI. Bahan promosi akan disiarkan, diedarkan atau dipertontonkan kepada orang ramai. Aktiviti promosi dihentikan apabila produk habis dijual 3
SOP/PEMA/03 PENILAIAN PRESTASI 5 MEI 07 MEMBUAT PENILAIAN PRESTASI PERUNDING. Penilaian prestasi perunding akan dilaksanakan kali setahun iaitu pada akhir Jun dan akhir Disember. Penilaian prestasi perunding akan dibuat bagi nilai kerja RM0 ribu dan ke atas Laporan Penilaian Prestasi (PEMA-LPP) MEMBUAT PEMANTAUAN MAKLUMAT / PERMIT IKLAN & JUALAN Permit iklan dan jualan perlu mendapat kelulusan Kementerian Perumahan Dan Kerajaan Tempatan (KPKT) dan diperbaharui sekiranya tamat Lesen & Permit Iklan dan Jualan MENERIMA PERTANYAAN PEMBELI YANG BERMINAT. Menerima maklumbalas dari pihak awam yang berminat. Mendaftarkan maklumat bakal pembeli kepada projek yang diingini 4
SOP/PEMA/04(A) PERMOHONAN LESEN PEMAJUAN, PERMIT IKLAN & JUALAN 5 MEI 07 MENGUMPUL MAKLUMAT DAN DOKUMEN BERKAITAN. Mengumpul maklumat berkaitan Syarikat, Pembangunan Projek, Halhal tanah Penjualan dan Pengiklanan dari Jabatan berikut :- a. Jabatan Korporat b. Jabatan Pemasaran (zon) c. Jabatan Perancang d. Jabatan Projek. Semua dokumen perlu discankan untuk tujuan lampiran sehenti permohonan melalui on-line :- a. Sistem BLESS b. Merujuk Akta HDA. Pelan Bangunan. Notis Mula Kerja 3. Brosur/ Cadangan Iklan 4. Senarai Harga Jualan 5. Pengesahan Gadaian Tanah 7. Borang 3 8. Borang 49 9. Borang 4 MEMBUAT PERMOHONAN SECARA ON-LINE LEPASI SENARAI HITAM LULUS YA MENGISI MAKLUMAT PROJEK DAN HANTAR SECARA ON-LINE YA TIDAK TIDAK. Projek Lancar - Projek berjalan mengikut jadual. Projek Lewat - Projek yang mengalami kelewatan di antara 0% - 30% 3. Projek Sakit - Projek yang lewat lebih dari 30% atau telah tamat tempoh Perjanjian Jualbeli Setiap kelulusan yang diberikan perlu membuat :-. Pembukaan Akaun HDA dan deposit kepada KPKT. Bayaran Lesen untuk tempoh tahun MEMPAMERKAN DOKUMEN Sijil diperlukan dan diedarkan pada Jabatan Pemasaran Zon dan Jabatan Pemasaran yang berkaitan untuk dipamerkan Lesen & Permit Iklan Dan Jualan 5
SOP/PEMA/04(B) LAPORAN PEMANTAUAN 3 5 MEI 07 MENGUMPUL MAKLUMAT PROJEK. Laporan Pemantauan 7F untuk KPKT (Kementerian Perumahan & Kerajaan Tempatan) dihantar melalui on-line (sistem e-pemaju) mengikut jadual yang ditetapkan seperti berikut :- a. Sesi : Jan-Mac : sebelum April b. Sesi : April-Jun : sebelum Julai c. Sesi 3 : Jul-Sept : sebelum Oktober d. Sesi 4 : Okt-Dis : sebelum Januari. Maklumat yang dikemaskini antara lain adalah :- a. Progress Pembangunan Projek b. Penjualan c. Maklumat akaun HDA 3. Sumber maklumat diperolehi dari jabatan-jabatan berikut :- a. Bahagian Projek b. Jabatan Kewangan c. Jabatan Pemasaran MENGEMASKINI SECARA ON-LINE Ketua Jabatan memastikan maklumatmaklumat yang diperolehi dikemaskini ke dalam sistem BLESS dan Pegawai akan :-. Mencetak. Membuat Perakuan sumpah 6