PROGRAM Halaman: 1/12 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara semakan semula kurikulum program pengajian siswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua aktiviti mengenalpasti keperluan semakan semula kurikulum program pengajian siswazah, semakan semula kursus dan pembentukan kursus baharu, penyediaan kertas cadangan, kelulusan di peringkat fakulti dan universiti, penawaran program dan akreditasi semula program pengajian serta pendaftaran semula MQR. 3.0 TANGGUNGJAWAB Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa), Ketua Pusat Tanggungjawab, dan Ketua Pentadbiran Sekolah Pengajian Siswazah bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Minit Senat Ke-529.02 Terkini Terkini Terkini Tajuk Dokumen Laporan Ketetapan Kementerian Pengajian Tinggi Mengenai Keperluan untuk Pengecualian Hasil Pembelajaran bagi Program Pasca Siswazah Terutama bagi Program Dengan Tesis (Tajuk Minit) Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. Pekeliling MQA Pemakaian Standard Program Pelan Strategik Universiti Putra Malaysia
PROGRAM Halaman: 2/12 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN SPS BP Fakulti i-gims JKKKPSU JKPSF JKPSU JKPP JPT JKSSK KJ KPSPS KPT LPU MQR Pengiktirafan Penyelaras PPT PTF Program baharu PT (P/O) SPS TD TNC (A&A) TPKD PP TWP PP UPM : Sekolah Pengajian Siswazah : Badan Profesional : Semua Fakulti di UPM : Internet Graduate Information Management System : Jawatankuasa Kecil Kurikulum Pengajian Siswazah Universiti : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Fakulti : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti : Jawatankuasa Pengajian Program : Jawatankuasa Pendidikan Tinggi : Jawatankuasa Semakan Semula Kurikulum : Dekan Fakulti dan Sekolah Pengajian Siswazah : Ketua Jabatan : Ketua Pentadbiran Sekolah Pengajian Siswazah : Kementerian Pengajian Tinggi : Lembaga Pengarah Universiti : Malaysian Qualification Registry : Program yang mendapat pengiktirafan daripada MQR : Penyelaras Program/Pensyarah : Penolong Pegawai Tadbir : Pegawai Tadbir Fakulti : Program baharu diwujudkan atau program yang bertukar nama : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Sekolah Pengajian Siswazah : Timbalan Dekan (Pengajian Siswazah) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses : Universiti Putra Malaysia
PROGRAM Halaman: 3/12 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Kenal Pasti Keperluan Semakan Semula 6.2 Mengenal pasti kurikulum program pengajian yang perlu semakan semula berdasarkan kepada: PPT/PTO SPS KPSPS (a) Sekurang-kurangnya dua pusingan (3-4 tahun) tamat bagi program pengajian siswazah secara kerja kursus dan satu pusingan (4-5 tahun) tamat bagi program secara penyelidikan. (b) Maklumkan kepada fakulti untuk melakukan semakan semula kurikulum program selewatnyalewatnya satu sesi lebih awal sebelum sekurang-kurangnya dua pusingan (3-4 tahun) tamat bagi program pengajian secara kerja kursus dan satu pusingan (4-5 tahun) tamat bagi program secara penyelidikan. KPSPS Maklumkan kepada Fakulti untuk melaksanakan semakan semula. 6.3 Sediakan Kertas Cadangan 6.3 Sediakan Kertas Cadangan seperti berikut: (a) Lantik JKSSK. JKSSK (b) Sediakan kertas cadangan semakan semula kurikulum program berdasarkan perkara berikut: (i) Program yang telah sampai tempoh semakan. (ii) Perubahan dasar pendidikan KPT. (iii) Pelan Strategik UPM. (iv) Keperluan Tenaga Kerja. (v) Kajian Pasaran (Alumni Survey, Employer Survey dan dokumen sokongan lain) (vi) Laporan Penilai/Pemeriksa Luar A
PROGRAM Halaman: 4/12 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.4 Lulus Mesyuarat Jabatan JKSSK 6.4 Lulus Mesyuarat Jabatan? (a) Bentang kertas cadangan semakan semula kurikulum program untuk kelulusan Mesyuarat Jabatan dua (2) bulan daripada tarikh lantikan JKSSK. (b) Jika ya, ikut Langkah 6.5. JKSSK Jika tidak, buat pindaan kertas cadangan semakan semula atau terus ke Langkah 6.19. KJ 6.5 Lulus JKPSF? 6.5 Lulus JKPSF (a) Bentangkan kertas cadangan semakan semula kurikulum program untuk kelulusan Mesyuarat JKPSF satu (1) bulan dari tarikh kelulusan Mesyuarat Jabatan. KJ (b) Jika ya, ikut Langkah 6.6. Jika tidak, buat pindaan terhadap kertas cadangan semakan semula atau terus ke Langkah 6.19. KJ 6.6 Lulus Mesyuarat Fakulti? 6.6 Lulus Mesyuarat Fakulti (a) Bentangkan kertas cadangan semakan semula kurikulum program untuk kelulusan Mesyuarat Fakulti satu (1) bulan dari tarikh mesyuarat JKPSF. KJ (b) Jika ya, ikut Langkah 6.7. Jika tidak, buat pindaan terhadap kertas cadangan semakan semula kurikulum program. 6.7 Dapatkan Maklumbalas JKPP 6.7 Dapatkan maklumbalas JKPP seperti berikut: (a) Buat penamaan ahli JKPP untuk menilai kertas cadangan semakan semula kurikulum program (sekiranya belum lantik). B (b) Dapatkan kelulusan JKPSU dan Senat bagi pelantikan keahlian JKPP dan hantar surat pelantikan (sekiranya belum lantik). Bentangkan kertas cadangan
PROGRAM Halaman: 5/12 Tanggungjawab Carta alir Perincian KJ B semakan semula program di Mesyuarat JKPP untuk mendapat maklumbalas dua (2) bulan dari tarikh kelulusan mesyuarat JKPSF. Rekod/ Dokumen Rujukan (d) Buat penambahbaikan ke atas kertas semakan semula kurikulum program (jika perlu). 6.8 Semak Format Kertas Cadangan 6.8 Semak format kertas cadangan seperti berikut: (a) Kemukakan satu salinan kertas cadangan semakan semula kurikulum program kepada Urus setia SPS dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh maklum balas JKPP. KPSPS/ (b) Semak format kertas cadangan semakan semula kurikulum program. Panduan Penyediaan Program Baharu Dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum KPSPS/ Beri maklumbalas penambahbaikan format kertas cadangan (jika perlu). [Lengkapkan Senarai Semak (PU/S/SS- 03)] Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS- 03) (d) Buat penambahbaikan format kertas cadangan semakan semula kurikulum program (jika perlu). KJ 6.9 Bentangkan kertas cadangan semakan semula 6.9 Semakan JKKKPSU kurikulum program untuk semakan JKKKPSU satu (1) bulan dari tarikh maklum balas oleh urus setia SPS dan buat pindaan ke atas kertas cadangan semakan semula kurikulum program (jika perlu). Panduan Penyediaan Program Baharu Dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum 6.10 Lulus JKPSU 6.10 Lulus JKPSU? C (a) Bentangkan kertas cadangan semakan semula untuk kelulusan JKPSU selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh semakan mesyuarat JKKKPSU. (b) Jika ya, ikut Langkah 6.11.
PROGRAM Halaman: 6/12 Tanggungjawab Carta alir Perincian Jika tidak, buat pindaan terhadap C kertas semakan semula kurikulum program [lengkapkan borang (PU/S/BR08/GS-KUR01)]. Rekod/ Dokumen Rujukan Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula Kurikulum Program Sedia Ada (PU/S/BR08/GS- KUR01) 6.11 Lulus Senat 6.11 Lulus Senat? (a) Bentangkan kertas cadangan semakan semula program untuk kelulusan mesyuarat Senat satu (1) bulan dari tarikh kelulusan mesyuarat JKPSU. (b) Jika ya, ikut Langkah 6.12. /Senat 6.12 Lulus LPU Jika tidak, buat pindaan terhadap kertas cadangan semakan semula kurikulum program dan dapatkan kelulusan semula Senat [lengkapkan borang (PU/S/BR08/GS-KUR01)]. Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula Kurikulum Program Sedia Ada (PU/S/BR08/GS- KUR01) dan Dekan SPS 6.12 Lulus LPU? (a) Kemukakan kertas cadangan semakan semula untuk kelulusan Mesyuarat LPU yang berikutnya menerusi SPS. (b) Jika ya, ikut Langkah 6.13. 6.13 Perlukan Kelulusan JPT Jika tidak, buat pindaan terhadap kertas cadangan semakan semula kurikulum program dan dapatkan kelulusan semula Senat [lengkapkan borang (PU/S/BR08/GS-KUR01)]. Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula Kurikulum Program Sedia Ada (PU/S/BR08/GS- KUR01) 6.13 Perlukan Kelulusan JPT? (a) Kenal pasti keperluan mendapatkan kelulusan JPT yang melibatkan perubahan berikut: D E (i) Nama program. (ii) Tempoh pengajian. (iii) Sekurang-kurangnya 30% perubahan kepada struktur
PROGRAM Halaman: 7/12 Tanggungjawab Carta alir Perincian D kurikulum program. (b) Jika ya, ikut Langkah 6.14. Jika tidak, ikut Langkah 6.15. Rekod/ Dokumen Rujukan 6.14 Lulus JPT dan Dekan SPS 6.14 Lulus JPT? (a) Kemukakan kertas cadangan semakan semula Kurikulum program ke JPT selewat-lewatnya satu (1) bulan dari tarikh kelulusan mesyuarat LPU bagi cadangan yang melibatkan perubahan tempoh pengajian program dan perubahan nama program menerusi SPS. TNC (A&A) dan (b) Bentang kertas cadangan semakan semula program untuk kelulusan JPT. /PPT SPS E Jika ya, ikut langkah 6.15. (d) Jika tidak, buat pindaan dan kemukakan semula ke JPT atau terus ke langkah 6.19. 6.15 Tawar program 6.15 Tawar program seperti berikut: Dekan SPS (a) Maklumkan kepada fakulti untuk menawarkan program berdasarkan sesi pengajian yang diluluskan. PT Fakulti (b) Kemaskini Rekod Status Program Pengajian Siswazah. Lengkapkan Borang (PU/S/BR08/GS- KUR03) serta Borang (PU/S/BR08/GS- KUR04) jika berkaitan dan majukan ke SPS. Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/GS- KUR) Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS- KUR03) PT SPS F (d) Kemaskini kursus yang telah diluluskan untuk penawaran dalam bank kursus i-gims. Borang Permohonan Pendaftaran/ Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS- KUR04 )
PROGRAM Halaman: 8/12 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan F 6.16 Kemaskini Maklumat Program Pengajian Siswazah 6.16 Kemas kini maklumat semakan semula kurikulum program dalam laman sesawang, brosur dan lain-lain. 6.17 Mohon akreditasi semula dengan: 6.17 Mohon Akreditasi Semula (a) Membuat permohonan Akreditasi semula bagi semakan semula kurikulum program. atau (b) Membuat permohonan akreditasi semula untuk program profesional mengikut keperluan BP. Prosedur Audit SWA Akreditasi Program Pengajian (UPM/SOK/SWA/P0 01) Log Kelulusan Kurikulum Dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/GS- KUR) Arahan Kerja Permohonan Akreditasi dan Akreditasi Semula BP (UPM/PU/PS/AK03 4) 6.18 Daftar MQR 6.18 Pendaftaran MQR adalah seperti berikut: dan Dekan SPS (a) Sediakan dan kemukakan dokumen permohonan pendaftaran MQR dengan bayaran pendaftaran bagi semakan semula kurikulum program yang bertukar nama kecuali program profesional menerusi SPS. Pendaftaran MQR bagi program profesional dilaksanakan oleh BP. Arahan Kerja Pendaftaran MQR (UPM/PU/PS/AK033) Dekan SPS (b) Maklumkan keputusan daftar MQR kepada fakulti. KPSPS/ Kemaskini rekod daftar pendaftaran MQR. [Rujuk: Log PU/S/LG02/GS-KUR] Log Pendaftaran MQR Program Pengajian Siswazah (PU/S/LG02/GS-KUR) 6.19 Tamat
PROGRAM Halaman: 9/12 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/600-1/2/3(Nama Program) SEMAKAN/PENSTRUKTURAN SEMULA PROGRAM (NAMA PROGRAM) PT(O) SPS/ Bilik Fail Kurikulum Kekal Minit mesyuarat JKKKPSU berkaitan. Minit mesyuarat JKPSU berkaitan. Minit Senat berkaitan. Minit mesyuarat LPU berkaitan. Surat kelulusan JPT. Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/ SENAT/LPU) (PU/S/BR08/GS- KUR01). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02). Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gms (PU/S/BR08/GS-KUR03). Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS- KUR04 ). [jika berkaitan] Laporan Akreditasi. Surat-surat berkaitan.
PROGRAM Halaman: 10/12 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 2. UPM/(Kod PTJ)/600-1/2/3(Nama Program) SEMAKAN/PENSTRUKTURAN SEMULA PROGRAM (NAMA PROGRAM) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT(O) Fakulti/ PPT Fakulti / Tanggungjawab Menyelenggara PPT Fakulti Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Dokumen dan Rekod Kekal Kuasa Melupus Minit mesyuarat Jabatan Minit mesyuarat JKPSF. Minit mesyuarat JKPP Minit mesyuarat Fakulti berkaitan. Minit mesyuarat JKKKPS berkaitan. Minit mesyuarat JKPSU berkaitan. Minit Senat berkaitan. Minit mesyuarat LPU berkaitan. Surat kelulusan JPT Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/ SENAT/LPU) (PU/S/BR08/GS- KUR01). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JPT) (PU/S/BR08/GS- KUR02). Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gms (PU/S/BR08/GS-KUR03). Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS- KUR04 ). [jika berkaitan] 3 Tahun
PROGRAM Halaman: 11/12 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Laporan Akreditasi. Surat-surat berkaitan. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 3. UPM/600-9/31 JAWATANKUASA KECIL KURIKULUM UNIVERSITI PT(O) SPS/ / Bilik Fail Kurikulum Kekal Surat pelantikan ahli JKKKPSU. Minit Mesyuarat JKKKPSU. 4. UPM/600-9/13 JAWATANKUASA PENGAJIAN SISWAZAH UNIVERSITI PT(O) SPS/ / Bilik Fail Kurikulum Kekal Minit Mesyuarat JKPSU. 5. UPM/600-1/2/5 SWA AKREDITASI UNTUK PROGRAM PT(O) SPS/ / Bilik Fail Kurikulum Kekal Petikan senat berkaitan perakuan pengakreditan program. Surat-surat berkaitan. 6. UPM/600-1/2/6 LOG PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU/SEMAKAN KURIKULUM PT(O) SPS/ / Bilik Fail Kurikulum Kekal Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR). Log Pendaftaran MQR Program Pengajian Siswazah (PU/S/LG02/GS-KUR).
PROGRAM Halaman: 12/12 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 12/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011 TNC (A&A) WP 06/05/2011 02 02 PU:S- 35/2011 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-179 TNC (A&A) WP 22/08/2011 02 03 PU:S- 02/2013 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 04 PU:S- 03/2015 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-228 TNC (A&A) WP 14/07/2015 02 05 PU:S- 06/2016 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-241 TPKD PP TWP PP 18/08/2016 02 06 PU:S- 12/2017 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-256 TPKD PP TWP PP 18/08/2017