KOMPUTERISASI SISTEM JASA SERVICE DAN PENJUALAN SPAREPART MOTOR SECARA TUNAI PADA BENGKEL KLIWON MOTOR PURWOREJO NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Uswatun Anwari Wahyu Wulandari 10.02.7775 Murniana Indriyatni 10.02.7777 Riska Wahyuni 10.02.7787 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013 i
ii
THE COMPUTERIZATION OF THE SYSTEMS OF MOTORCYCLE SERVICE AND SPAREPART CASH SALE AT KLIWON MOTOR GARAGE IN PURWOREJO KOMPUTERISASI SISTEM JASA SERVICE DAN PENJUALAN SPAREPART MOTOR SECARA TUNAI PADA BENGKEL KLIWON MOTOR PURWOREJO Uswatun Anwari Wahyu Wulandari Murniana Indriyatni Riska Wahyuni Akhmad Dahlan Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Over the months progress rapidly evolving information technology in the field of life at this time, allow people enjoy the convenience generated by technology. With advances in technology, computers are used as a medium of effective and efficient learning. Information technology in today's era might not be able to be denied again so very beneficial to meet all the information needs of the business world. In the spirit of the changes made by the workshop POND Motor Purworejo encourage the creation of a formula of how to make an application workshop POND Motor Purworejo easy to use? How this system can record all services in the shop? In terms of service to the customer and data storage in the garage POND Motor Purworejo still using manual systems. Seeing the condition of the company, the writers had the idea to design an application of visual-based information system capable of providing basic information needs as well as to overcome existing constraints on kliwon Motor Workshop Purworejo. Keywords : sales, information, visual basic. iii
1. Pendahuluan Dengan berkembangnya teknologi informasi di era globalisasi yang semakin cepat sangat membantu dan mendukung sebuah kegiatan dalam suatu organisasi. Kecepatan dan ketepatan dalam pengelolaan dan penyajian informasi menjadi andalan bagi semua organisasi untuk menerapkan strategi penigkatan, keefektifan, produktifitas, dan efesiensi kinerja organisasi. Oleh sebab itu organisasi membutuhkan suatu alat yang dapat membantu dan memudahkan dalam menentukan suatu kebijakan untuk pengembangan organisasi itu sendiri dimasa mendatang. Dengan adanya sistem informasi yang lengkap, cepat, dan akurat maka akan mendukung pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan sehingga dapat mengurangi resiko kerugian atau bahkan dapat memperkecil pengeluaran biaya. Dalam instansi dapat diambil gambaran mengenai pentingnya komputer sebagai pengolah data yang dapat memberikan informasi yaitu Bengkel Kliwon Motor Purworejo. Melihat kendala yang dihadapi bengkel kliwon motor dalam mengatur keuangan dan pendataan barang yang masih manual, sering terjadi kesalahan pencatatan dan pengolahan keuangan. Penulis akan membahas khususnya pada sistem penjualan sparepart motor dan pelayanan service. Judul yang diambil dalam tugas akhir ini adalah KOMPUTERISASI SISTEM JASA SERVICE DAN PENJUALAN SPAREPART MOTOR SECARA TUNAI PADA BENGKEL KLIWON MOTOR PURWOREJO. Suatu strategi yang dapat dilaksanakan dalam rangka memenuhi tuntutan dalam pelayanan perbengkelan seperti di Kliwon Motor Purworejo adalah dengan menerapkan sistem informasi yang berbasis visual basic dan penggunaan sistem komputerisasi sebagai alat pengolah data dibandingkan akses kerja manual. Sehingga pada akhirnya dapat membantu mempermudah dan memperlancar tugas mengelola data dalam menyajikan informasi. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 1
2.1.1 Karakteristik Sistem Sistem memiliki karakteristik yang mencirikan suatu hal dapat dikatakan sebagai suatu sistem yaitu : a. Komponen sistem (component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dalam bentuk sebuah sistem. Setiap sub sistem memiliki sifat dari sistem yang berjalan dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.. b. (boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan lingkungan luarnya yang memudahkan dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. c. Lingkungan luar sistem Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem d. Sub sistem Bagian-bagian dari sistem yang beraktifitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasaran masing-masing. e. Penghubung sistem (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antar satu sistem dengan sistem lain. f. Masukan sistem (input) Masukan sistem adalah bagian yang berfungsi untuk menerima data masukan, dalam pemasukan data ada bebrapa hal yang harus diperhatikan yaitu : 1. Jenis data yang dimasukan 2. Dari mana data dimasukan 3. Frekuensi data pemasukan 2
g. Keluaran sistem (output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi sub sistem yang lain dalam pengambilan keputusan. h. Sasaran sistem (objectife) Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. i. Tujuan (goal) Tujuan sistem sangat menentukan bagi masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuanya. 2.1.2 Perancangan Sistem Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem menurut Jerri Fitz Gerald yaitu Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu Menurut Jerri Fitz Gerald pendekatan sistem yang menentukan pada elemen atau komponen yaitu: Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.1.2.1 Sistem Flowchart Flowchart adalah diagram yang terdiri dari simbol-simbol geometris dengan anak panah yang menghubungkan satu simbol dengan simbol lainnya. 2.1.2.2 DFD Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. 3
2.1.2.3 Entity Relationship Diagram ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas tentu akan membantu fungsional manajemen dalam mengambil keputusan organisasi. Sebagai ukuran kualitas informasi yaitu : a. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan bagi penerimanya. b. Tepat Waktu Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal. c. Relevan Informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya atau harus relevan dengan pokok permasalahan yang harus diselesaikan. 2.3 Konsep Dasar Informasi 2.3.1 Sistem Informasi Menurut Wikipedia, sistem infomasi adalah kumpulan sub sub sistem yang saling berhubungan membentuk suatu komponen yang didalamnya mencangkup input proses output yang berhubungan dengan pengelolaan informasi (data yang telah diolah sehingga berguna bagi pengguna). 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan, yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali (John Burch, Gary Grudnitski. Op. Cit, hal. 37-40). 4
1. Blok Masukan Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, data berupa dokumendokumen dasar. 2. Blok Model Blok model ini terdiri dari kombinasi procedure, logika, dan modal matematika yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu. 3. Blok Keluaran Blok keluaran berupa data-data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas. 4. Blok Teknologi Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan ke keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Basis Data (Database) Blok basis data yaitu kumpulan data yang berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di hardwere dan softwere komputer untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali Dirancang dan diterapkan untuk mencegah maupun mengatasi secara langsung kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem. 2.3.3 Definisi Sistem Informasi manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resum rutin dan laporan-laporan tertentu. 5
2.3.4.1 Sistem Informasi Manajemen Bengkel Sistem informasi manajemen bengkel adalah sistem yang mampu memberikan informasi merupakan hasil semua transaksi yang dilakukan oleh bengkel, sehingga bisa berkaitan, bekerjasama untuk mencapai target yang telah direncanakan. 2.4 Software yang digunakan 2.4.1 Sistem Perangkat Lunak sistem operasi (operating system) Yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan kegiatan dari sistem computer. 2.4.2 Sistem Operasi Sistem operasi (operating system/os) adalah sebuah program yang bertindak sebagai perantara antara lain memakai (user) dan mesin perangkat keras (hardwere) serta mengontrol dan mengkoordinasi penggunaan perangkat keras pada macam-macam program aplikasi untuk berbagai macam user. 2.5 Microsoft Visual Basic Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemograman yang cukup popular dan mudah untuk dipelaajari. 3. Gambaran Umum 3.1 Sejarah Berdirinya Bengkel Kliwon Motor Purworejo Bengkel kliwon motor purworejo berdiri pada tahun 1980 yang terletak dijalan Magelang km 3 Purworejo. 3.1.2 Visi, Misi, dan Tujuan BENGKEL KLIWON MOTOR PURWOREJO 3.1.2.1 Visi Sekolah a. Menjadikan Bengkel Kliwon Motor menjadi bengkel terbaik di kawasan Purworejo. b. Ingin mengembangkan usaha bengkel lebih besar dan berkembang dengan pesat. 3.1.2.2 Misi Sekolah a. Menyambut customer dengan senyum dan sapa b. Memanjakan tamu dengan fasilitas dan pelayanan yang ada 6
c. Memberikan pelayanan dengan ramah dan sopan d. Memberikan harga yang kompetitif dengan bengkel lain e. Memberikan fasilitas yang terbaik untuk customer 4 Pembahasan 4.1 Flowchart yang Diusulkan Gambar 4.1 Flowchart 7
4.2 DFD Konteks Gambar 4.2 Contex Diagram 8
4.3 DFD 0 Gambar 4.3 Diagram DFD Level 0 9
4.3. ERD Gambar 4.4 Diagram Konteks 4.4. RELASI Gambar 4.5 Relasi Antar Tabel 10
4.5 Manual Program 4.5.1. Form Login Gambar 4.6 Form a. Password : berfungsi untuk menjaga keamanan data, sehingga selain yang berhak tidak dapat membuka program. b. Tombol login : digunakan jika password telah diisi, jika benar maka menuju ke menu utama, dan jika salah akan keluar jendela peringatan. 4.5.2. Menu Utama Gambar 4.7 Menu Utama 11
Form Menu Utama ini berfungsi sebagai navigator untuk mengakses menu menu yang lain. Sebelum Admin berhasil masuk ke dalam Menu Login, menu menu yag ada tidak dapat diakses. Didalam Form Menu utama ini, menu utamanya adalah : 1) File, dengan sub menu : a. Log Off b. Exit 2) Data, dengan sub menu : a. Customer b. Sparepart c. Supplier d. Mekanik e. Pembelian f. Transaksi g. Stock Card h. Rekap Transaksi i. Rekap Pembelian j. Rekap Pendapatan k. Balancing Harga 3) Laporan Laporan, dengan sub menu : a. DRCustomer b. DRSuplier c. DRSparepart d. DRMekanik e. DRJenis_Kendaraan f. DRJenis_Service g. DRStock 4) Tools, dengan sub menu : 12
a. Manage User b. Setting, dengan sub menu : 1. Harga Service 2. Jenis Kendaraan 5) Help, dengan sub menu : a. About 5. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan pada Komputerisasi Sistem Jasa Service Dan Penjualan Sparepart Motor Secara Tunai Pada Bengkel Kliwon Motor Purworejo, dapat diambil kesimpulan bahwa untuk membuat sistem informasi bengkel serta mencatat semua transaksi dan membuat laporan yang diolah cepat dan akurat. 13
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.Yogyakarta: Penerbit Andi. Fathansyah. 1999. Basis Data. Penerbit Informatika. Jogiyanto. 1990. Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit Andi. Martina, Inge. 2003. 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000. Bandung: Penerbit PT Elex Media Komputindo. Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. 14