No. CD GR 3/2012 KELULUSAN CADANGAN INDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (CD) Mencadangkan Borang ermohonan Cadangan/Tambahan Dokumen (CD) untuk mendapatkan kelulusan pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti UM Kali Ke8 berkuat kuasa pada: 09 Mei 2012 emilik roses engurusan Kualiti UM Manual Kualiti (UM/GR/MK001) No Isu: 02, No. Semakan 03, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 ernyataan indaan/baharu Manual Kualiti (UM/GR/MK001) No Isu: 02, No. Semakan 04, tarikh kuatkuasa: 09/05/2012 inda ()/ ISI KANDUNGAN 9.0 SEJARAH SEMAKAN ISI KANDUNGAN 9.0 SEJARAH SEMAKAN () Lampiran 6: Objektif Kualiti UM elan Tindakan eringkat Fungsian dan Aras Lampiran 6: etunjuk restasi Utama (KI) UM elan Tindakan eringkat Fungsian dan Aras 1.0 SKO 1.0 SKO 1.2 enggunaan SK ini diamalkan di seluruh TJ di UM seperti dalam Lampiran 1ag kecuali utra Science ark, usat enempatan Kerjaya, Sekolah engajian Siswazah engurusan, usat engimejan Diagnostik Nuklear dan usat Sumber dan endidikan Kanser (CARE). 3.0 ISTILAH DAN DEFINISI T: usat Tanggungjawab seperti fakulti, institut, sekolah, ejabat endaftar dan sebagainya 1.2 enggunaan SK ini diamalkan di seluruh TJ di UM seperti dalam Lampiran 1ag kecuali utra Science ark, Sekolah engajian Siswazah engurusan, usat engimejan Diagnostik Nuklear dan usat Sumber dan endidikan Kanser (CARE). 3.0 ISTILAH DAN DEFINISI Objektif Kualiti : etunjuk restasi Utama (KI) Universiti TJ: usat Tanggungjawab seperti fakulti, institut, sekolah, ejabat endaftar dan sebagainya 1 /14
No. CD emilik roses ernyataan indaan/baharu inda ()/ 4.2.1 a. penyataan Dasar Kualiti dan elan Kualiti seperti yang diterangkan dengan terperinci dalam Bahagian 5.3 Dasar Kualiti dan 5.4.1 Objektif Kualiti; 4.2.1 a. penyataan Dasar Kualiti, etunjuk restasi Utama (KI) dan pelan tindakan peringkat fungsian dan aras seperti yang diterangkan dengan terperinci dalam Bahagian 5.3 Dasar Kualiti dan 5.4.1 Objektif Kualiti; 5.1 c. mewujudkan dasar kualiti dan Objektif Kualiti 5.2 Fokus elanggan ihak pengurusan UM... (Lampiran 5 iagam elanggan). encapaian iagam elanggan UM diukur menerusi objektif kualiti dan elan Kualiti 5.4.1 Objektif Kualiti ihak engurusan telah mengenal pasti objektif kualiti (Rujuk Lampiran 6).... objektif kualiti juga diwujudkan. elan Kualiti ini dijadikan sebagai pelan tindakan peringkat fungsian TJ masingmasing. 5.5.3 Komunikasi Dalaman ihak engurusan UM... emel, lamanweb dan buletin. 5.1 c. mewujudkan dasar kualiti dan KI Universiti 5.2 Fokus elanggan ihak pengurusan UM...(Lampiran 5 iagam elanggan). encapaian iagam elanggan UM diukur menerusi tindakan dalam KI Universiti dan pelan tindakan peringkat fungsian dan aras. 5.4.1 Objektif Kualiti ihak engurusan telah mengenal pasti objektif kualiti menerusi KI Universiti (Rujuk Lampiran 6).... objektif kualiti juga diwujudkan. Objektif Kualiti ini dijadikan sebagai pelan tindakan peringkat fungsian TJ masingmasing. 5.5.3 Komunikasi Dalaman ihak engurusan UM... emel, lamansesawang dan buletin. 2 /14
No. CD emilik roses 5.6.1 Am ernyataan indaan/baharu 5.6.1 Am inda ()/ Kajian semula pengurusan ke atas SK dijalankan sekurangkurangnya sekali dalam 12 (dua belas) bulan untuk memastikan kesesuaian,... termasuklah dasar dan objektif kualiti. 6.3 rasarana Rujuk: rosedur enyelenggaraan Semasa (UM/SOK/YG/001) 6.4 ersekitaran Kerja UM telah... Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan untuk memastikan pelaksanaan amalan keselamatan dan kesihatan yang memuaskan dan menyediakan persekitaran kerja yang selesa. 8.2.3 emantauan dan engukuran roses Rujuk: Dokumen SK UM elan Kualiti 8.2.4 emantauan dan engukuran erkhidmatan Rujuk: Dokumen SK UM elan Kualiti 6.3 rasarana Kajian semula pengurusan ke atas SK dijalankan sekurangkurangnya sekali dalam tempoh 12 (dua belas) bulan untuk memastikan kesesuaian,... termasuklah dasar dan objektif kualiti. Rujuk: rosedur enyelenggaraan Baikpulih (UM/SOK/YG/001) 6.4 ersekitaran Kerja UM telah... Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan ekerjaan untuk memastikan pelaksanaan amalan keselamatan dan kesihatan yang memuaskan dan menyediakan persekitaran kerja yang selesa. 8.2.3 emantauan dan engukuran roses Rujuk: Dokumen SK UM KI UM elan Tindakan peringkat Fungsian dan Aras 8.2.4 emantauan dan engukuran erkhidmatan Rujuk: Dokumen SK UM KI UM elan Tindakan peringkat Fungsian dan Aras 3 /14
No. CD emilik roses LAMIRAN 1: SKO SISTEM ENGURUSAN KUALITI/ FUNGSI DAN ROSES UTAMA ernyataan indaan/baharu LAMIRAN 1: SKO SISTEM ENGURUSAN KUALITI/ FUNGSI DAN ROSES UTAMA inda ()/ Lampiran 1a: Bil. 2 Skop SK/ Fungsian: erancangan Korporat, emasaran dan Komunikasi Lampiran 1b: Bil. 2 usat tanggungjawab (TJ) : ejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) engajian rasiswazah Skop SK/ Fungsian: engurusan dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran prasiswazah Lampiran 1e: usat tanggungjawab (TJ) : usat Alumni Skop SK/ Fungsian: Aktiviti Alumni Lampiran 1a: Bil. 2 Skop SK/ Fungsian: emasaran dan Komunikasi Lampiran 1b: Bil. 2 usat tanggungjawab (TJ) : ejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) engajian rasiswazah Skop SK/ Fungsian: engurusan dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran prasiswazah (Kecuali bagi program pengajian peringkat prasiswazah yang dijalankan secara eksekutif di Fakulti Ekonomi dan engurusan, Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi, rogram Kerjasama UMITS dan rogram yang dijalankan secara jarak jauh Lampiran 1e: usat tanggungjawab (TJ) : usat Alumni Skop SK/ Fungsian: Aktiviti Alumni roses Utama: Jaringan Alumni roses Utama: Jaringan Alumni 4 /14
No. CD emilik roses Kajian pengesanan graduan ernyataan indaan/baharu inda ()/ usat tanggungjawab (TJ) : Skop SK/ Fungsian: roses Utama: LAMIRAN 6: ELAN TINDAKAN ERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS ROSES UTAMA : RASISWAZAH, SISWAZAH, ENYELIDIKAN DAN INOVASI BIL. 1: Bil. 2: usat tanggungjawab (TJ) : usat enempatan Kerjaya Skop SK/ Fungsian: Aktiviti pengesanan graduan roses Utama: Kajian pengesanan graduan LAMIRAN 6: ELAN TINDAKAN ERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS ROSES UTAMA : RASISWAZAH, SISWAZAH, ENYELIDIKAN DAN INOVASI BIL. 1: SASARAN 2012: 78%, 15%, 20% Bil. 2: ETUNJUK RESTASI: Nisbah kemudahan penggunaan komputer : pelajar Bil. 8: Bil. 8: ROSES UTAMA: enilaian Impak Tinggi SASARAN 2012: 411 (orang), 50 ROSES UTAMA: Laboratories compliance and accreditation fully operational and calibrated SASARAN 2012: 5 5 /14
No. CD emilik roses ernyataan indaan/baharu ROSES SOKONGAN : ENGURUSAN ELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, ERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, ERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, ENGURUSAN SUMBER MANUSIA, ENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN EKERJAAN, ENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL ROSES SOKONGAN : ENGURUSAN ELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, ERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, ERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, ENGURUSAN SUMBER MANUSIA, ENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN EKERJAAN, ENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL inda ()/ BIL. 1: SASARAN 2012: BIL. 2: SASARAN 2012: BIL. 3: SASARAN 2012: BIL. 4: SASARAN 2012: BIL. 5: INUT: Borang ermohonan enyelenggaraan ICT Jadual Kekerapan enyelenggaraan ICT BIL. 7: ETUNJUK RESTASI: i. eratusan egawai Akademik yang dilantik BIL. 1: SASARAN 2012: 90% BIL. 2: SASARAN 2012: 95% BIL. 3: SASARAN 2012: 80% BIL. 4: SASARAN 2012: 90% BIL. 5: INUT: BIL. 7: ETUNJUK RESTASI: i. ii. Melantik pegawai akademik dari dalam dan luar negara daripadanya graduan 100 universiti terbaik 6 /14
No. CD emilik roses ernyataan indaan/baharu dunia/ mengikut bidang kepakaran inda ()/ iii. Mengeluarkan surat lantikan egawai Akademik selewatlewatnya 5 hari bekerja selepas mendapat kelulusan daripada Naib Canselor BIL.8: JUSTIFKASI & CADANGAN ENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN) 4. BIL.8: JUSTIFKASI & CADANGAN ENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN) 4. Menukar criteria baru untuk sasaran pencapaian 80% bagi tahun 2012 OERASI ERKHIDMATAN SOKONGAN : EJABAT NAIB CANSELOR, EJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL ELAJAR DAN ALUMNI), EJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), EJABAT BENDAHARI, ERUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN ERTANIAN UNIVERSITI, USAT KESIHATAN UNIVERSITI, USAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, USAT ISLAM, USAT ANTARABANGSA, USAT EMBANGUNAN AKADEMIK, USAT EMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJKOLEJ, FAKULTI ERUBATAN VETERINAR, ENERBIT UM BIL.1: ETUNJUK RESTASI 2. OERASI ERKHIDMATAN SOKONGAN : EJABAT NAIB CANSELOR, EJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL ELAJAR DAN ALUMNI), EJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), EJABAT BENDAHARI, ERUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN ERTANIAN UNIVERSITI, USAT KESIHATAN UNIVERSITI, USAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, USAT ISLAM, USAT EMBANGUNAN AKADEMIK, USAT EMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJKOLEJ, FAKULTI ERUBATAN VETERINAR, ENERBIT UM BIL.1: ETUNJUK RESTASI 2. eratusan Laporan encapaian Suku Tahun KI UM disediakan dalam tempoh 5 hari bekerja dari tamat tempoh pengemaskinian data dalam utra Cockpi 7 /14
No. CD emilik roses BIL.2: OBJEKTIF KUALITI 2. ernyataan indaan/baharu BIL.2: OBJEKTIF KUALITI 2. Memastikan proses verifikasi aset dilaksanakan di peringkat TJ inda ()/ ETUNJUK RESTASI eratusan aset dan inventori yang dapat diverifikasi BIL.3: SASARAN 2012: BIL. 4: SASARAN 2012: BIL. 7: SASARAN 2012: BIL. 9 : SASARAN 2011: SASARAN 2012: BIL.10: ROSES UTAMA: erakaunan enyediaan enyata Kewangan (ejabat Bendahari) ETUNJUK RESTASI eratusan aset dan inventori di TJ yang dapat diverifikasi BIL.3: SASARAN 2012: 85% BIL. 4: SASARAN 2012: 100%, 85% BIL. 7: SASARAN 2012: 75% BIL. 9 : SASARAN 2011: Mendapatkan peruntukan belanja mengurus SASARAN 2012: RM605 juta BIL.10: ROSES UTAMA: ejabat Bendahari BIL. 11: ROSES UTAMA: embayaran (ejabat Bendahari) BIL. 11: ROSES UTAMA: embayaran (ejabat Bendahari) Belanjawan erolehan embayaran 8 /14
No. CD emilik roses INUT: ernyataan indaan/baharu engurusan Aset erakaunan INUT: Semua proses kewangan Belanjawan erolehan embayaran engurusan Aset erakaunan inda ()/ OUTUT: ETUNJUK RESTASI: SASARAN 2012: OUTUT: erkhidmatan proses kewangan yang berkesan Mencapai sasaran kualiti mengikut proses utama ETUNJUK RESTASI: eratus pencapaian sasaran kualiti mengikut proses utama BIL. 12: INUT: OUTUT: Laporan penyediaan pesanan Laporan penerimaan Statistik diproses Membelanjakan semua peruntukan untuk pembelian buku rujukan dan memproses untuk sedia diguna SASARAN 2012: 80% BIL. 12: INUT: Surat permohonan hadiah buku kepada institusi lain OUTUT: Laporan penyediaan pesanan buku Laporan penerimaan buku Statistik buku diproses 9 /14
No. CD emilik roses ETUNJUK RESTASI: i. eratusan buku rujukan yang dipesan diterima ernyataan indaan/baharu Membelanjakan semua peruntukan untuk Memperoleh dan memproses buku untuk sedia diguna inda ()/ ii. eratusan buku yang diproses untuk sedia diguna dalam tempoh 4 bulan dari tarikh terima ETUNJUK RESTASI: eratusan pertambahan koleksi buku SASARAN 2011: RM2.5.j, 80%, 100% SASARAN 2012: ENCAAIAN: RM3.028 juta, 90.33%, 99.4% SASARAN 2011: SASARAN 2012: 2% BIL. 13: erolehan (erpustakaan Sultan Abdul Samad) ENCAAIAN: BIL. 13: (erpustakaan Sultan Abdul Samad) BIL. 15: ROSESE UTAMA: Mempermantap elan Induk Sumber Ilmu (erpustakaan Sultan Abdul Samad) INUT: elan strategik UM 20112013 Maklumbalas pelanggan Minit Mesyuarat engurusan Minit Semakan engurusan Bengkel/Sesi ercambahan Minda BIL. 15: ROSESE UTAMA: INUT: G 10 /14
No. CD emilik roses OUTUT: elan Induk Sumber Ilmu ernyataan indaan/baharu OUTUT: inda ()/ Memantap elan Induk Sumber Ilmu dan mendapatkan erakuan ETUNJUK RESTASI: Tempoh masa SASARAN 2011: Mac 2011 SASARAN 2012: BIL. 16: Memberi khidmat bantu mula ETUNJUK RESTASI: i. eratusan pengurangan kes jenayah di dalam kawasan kampus ii. eratusan pengurangan kes kemalangan di dalam kawasan kampus iii. eratusan memberi khidmat bantu mula dalam tempoh 15 minit iv. ETUNJUK RESTASI: SASARAN 2011: SASARAN 2012: BIL. 16: Memberi khidmat bantu mula ETUNJUK RESTASI: i. eratusan pengurangan kes jenayah di dalam kawasan kampus 30 kes sebulan ii. eratusan pengurangan kes kemalangan di dalam kawasan kampus 10 kes sebulan iii. iv. eratusan pengurangan kes kebakaran di dalam kawasan kampus5 kes sebulan SASARAN 2012: 20% 11 /14
No. CD emilik roses SASARAN 2012: 20% ernyataan indaan/baharu inda ()/ BIL. 20: BIL. 20: i. Meningkatkan perkhidmatan penggunaan dewan dan panggung percubaan ETUNJUK RESTASI: i. Kekerapan penggunaan dewan dan panggung percubaan setahun SASARAN 2012: BIL. 23: INUT: OUTUT: i. ii. Menyediakan perkhidmatan Dewan Besar dan anggung ercubaan yang kondusif iii. Meningkatkan perkhidmatan kebudayaan ETUNJUK RESTASI: i. ii. Indeks kepuasan pelanggan pada skala 4 daripada 5 iii. Bilangan penyertaan persembahan dalam majlis SASARAN 2012: 80%, 15% BIL. 23: INUT: Data pelajar, pensyarah dan kursus OUTUT: Laporan penggunaan utralms 12 /14
No. CD emilik roses ernyataan indaan/baharu Menyediakan perkhidmatan utralms kepada pelajaran, pensyarah dan pentadbir sistem inda ()/ ETUNJUK RESTASI: ETUNJUK RESTASI: Makluman penggunaan utralms selewatlewatnya minggu ke3 setiap semester kepada usat Tanggung Jawab (TJ) yang tahap penggunaannya kurang daripada 70%. BIL. 24: ETUNJUK RESTASI: BIL. 24: ETUNJUK RESTASI: Makluman cadangan penambahbaikan berdasarkan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran kepada pihak berkaitan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa engajaran dan embelajaran/egawai Kanan/Senat BIL. 28: BIL. 28: INUT: Borang Kajian Kepuasan elanggan SASARAN 2012: BIL. 29: OUTUT: INUT: Borang Kajian Kepuasan elanggan HEA SASARAN 2012: 75% BIL. 29: OUTUT: Laporan Analisis endaftaran Masuk dan Keluar elajar 13 /14
No. CD emilik roses BIL. 30: ernyataan indaan/baharu BIL. 30: inda ()/ SASARAN 2012: SASARAN 2012: 85% B 14 /14