ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BAHAN BANGUNAN TUNGGAL KARYA BERBASIS DESKTOP DI PIYUNGAN KABUPATEN BANTUL NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Dita Ika Pratama 10.12.5058 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ANALYSIS AND DESAIGN OF SELLING INFORMATION SYSTEM AT TUNGGAL KARYA STORE BUILDING MATERIALS DESKTOP BASED IN PIYUNGAN BANTUL DISTRICT ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BAHAN BANGUNAN TUNGGAL KARYA BERBASIS DESKTOP DI PIYUNGAN KABUPATEN BANTUL Dita Ika Pratama Erik Hadi Saputra Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT During this time many building materials stores that deal with management manually in inventory, sales and purchase transactions and in preparing monthly and annual. Possible bad that may happen only recording that is often lost in the paper before the data is inserted into the report book. This will certainly affect the data processing and report generation. Another thing that is a problem in the hardware store that requires a long time to see existing inventory and take time in making the report having to reopen the existing data so that the work becomes less effective. Sales information system is a computer application that was developed specifically for the business of selling building materials store. This application set operations from start to finish, among others: create a data item and supplier, employee data, purchasing data, sales data, sales returns the data, the data returns buying, selling memorandum of data, purchase invoice data, and making reports. It is expected that these applications can assist employees in carrying out operations and also serves to monitor and improve the service to store building materials. This application was created by using Visual Basic 6.0 and SQL Server. The results of this study found an information system that is capable of producing goods report, purchase, returns sale, sales, employee, supplier, statements and purchase returns and memorandum of sale. Keyword : Information Systems, Selling, Microsoft Visual Basic 6.0, SQL Server 2005
1. Pendahuluan Kemajuan teknologi informasi yang sangat pesat seolah olah membuat semua orang dapat mengetahui apa saja dengan mudah dan cepat. Dengan tersedianya bentuk informasi yang bermacam macam, kini masyarakat memiliki pilihan yang lebih banyak bagi informasi yang mereka dapatkan. Era globalisasi dan komunikasi saat ini ditandai dengan banyaknya manusia yang memanfaatkan teknologi informasi berbasis komputer untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Teknologi komputer sebagai sarana untuk mendapatkan sebuah informasi memungkinkan dibuatnya sebuah sistem informasi berbasis desktop, sehingga pengguna dapat mendapatkan sebuah informasi dengan mudah, cepat, dan akurat. Dengan adanya teknologi komputer, pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan akan lebih mudah dalam membuat laporan barang, laporan pembelian, laporan supplier, laporan karyawan, laporan retur beli, laporan penjualan, nota jual, dan laporan retur jual. Dengan adanya teknologi komputer karyawan juga jadi lebih mudah dalam membuat laporan barang, laporan pembelian, laporan retur jual, laporan penjualan, laporan data karyawan, laporan retur beli, nota jual, laporan data supplier misalnya saja yang ada di Toko Bahan Bangunan Tunggal Karya. Saat ini mereka masih menggunakan cara manual untuk membuat laporan seperti laporan barang, laporan pembelian, laporan retur jual, laporan penjualan, laporan data karyawan, laporan retur beli, laporan data supplier, dan nota jual. Berdasarkan uraian diatas diharapkan dengan adanya penulisan skripsi ini dapat dibuat sebuah sistem informasi yang mampu menghasilkan menampilkan laporan barang, laporan pembelian, laporan retur jual, laporan penjualan, laporan data karyawan, laporan retur beli, laporan supplier, dan nota jual. 2. Landasan Teori 2.1 Defenisi Sistem Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
yaitu: 3 1. Akurat (Accuracy) himpunan suatu unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. 1 2.2 Defenisi Informasi Informasi merupakan data yang sudah diolah sedemikian rupa sehingga sesuai dengan yang dibutuhkan oleh penggunanya. 2 2.2.1 Definisi Sistem Informasi Menurut Kolter (1999 : 100) Sistem Informasi penjualan merupakan suatu sistem yang terdiri dari kumpulan orang, peralatan dan prosedur yang memadukan antara pekerjaan mesin (komputer) dan manusia yang menyajikan keakuratan informasi bagi para pemakai dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah didalam perusahaan. 2.2.2 Kualitas Informasi Informasi dikatakan berguna apabila mempunyai kualiatas yang baik dalam membantu seorang menejer mengambil keputusan dan dapat menentukan kebijaksanaankebijaksanaan guna mencapai tujuan organisasi. Kualiatas informasi tergantung dari 3 hal, Informasi harus menggambarkan kondisi objek yang sesungguhnya. 2. Tepat Waktu (Timeliness) Informasi harus tersedia sebelum keputusan dibuat. Karena sering kali informasi dibutuhkan lagi setelah keputusan dibuat. 3. Relevan (Relevancy) Relevan berarti informasi harus memberikan manfaaat bagi pemakainya. Relevan informasi berbeda-beda untuk tiap-tiap orang satu dengan yang liannya. 1 Hanif Al Fatta, Analisis Sistem dan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Andi, Yogyakarta, 2007, Hal 3 2 Kusrini, Aplikasi Sistem Pakar, Andi, Yogyakarta, 2008, Hal 4 3 Prof.Dr.Jugiyanto Hm,MBA,Akt Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi 1989, Hal 10.
2.3 Defenisi Sistem Informasi Informasi adalah hal yang sangat penting dalam pengambilan keputusan, informasi dapat diperoleh dari sistem informasi atau disebut juga Prosessing Sistem. Sistem informasi didefenisikan oleh Robert A.Laitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisai dan menyediakan pihak luar tertentu denagn laporanlaporan yang diperlukan. 4 2.4 Analisis Sistem Analisis Sistem adalah bagaimana memahami dan penguraian secara detail apa yang harus dilakukan dari suatu sistem informasi yang utuh sehingga dapat diusulkan perbaikan dari kekurangan yang ada. 5 2.5 Konsep Pemodelan sistem 2.5.1 Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan pekerjaan dari sistem secara keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan didalam sistem. Flowchart ini digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain. 2.5.2 DFD ( Data Flow Diagram) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, 4 Prof. Dr. Jogiyanto Hm,MBA,Akt Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi 1989, Hal 11 5 Hanif Al Fatta, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Hal 44
proses apa yang dihasilkan data tersebut antara data yang tersimpan dan proses yang di kenalkan pada data tersebut. 6 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Identifikasi Masalah Masih belum adanya sistem yang terkomputerisasi. Pendataan barang,karyawan,supplier,jenis barang masih manual Proses jual beli masih dilakukan secara manual. Proses pengolahan data masih dilakukan secara manual. Proses pembuatan laporan masih dilakukan secara manual. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang dilakukan oleh sistem untuk menampilkan aplikasi program yang akan dibuat. Kebutuhan yang berkaitan dengan alat-alat yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem yang akan dibuat. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem adalah tahap yang paling penting, karena di dalamnya menyangkut berbagai aspek system baru yang diusulkan. mengenai analisis kelayakan harus disampaikan pada manajemen yang akan memberikan beberapa perubahan, atau memutuskan untuk segera melaksanakan sistem baru tersebut. Analisis kelayakan sistem yang akan dianalisis dalam perancangan sistem diusulkan terdiri dari: Analisis kelayakan teknologi, analisis kelayakan hukum, analisis kelayakan operasional 3.4 Perancangan Sistem 3.4.1 Flowchart Sistem Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan Berikut adalah Flowchart sistem yang diusulkan : 6 Andi Kristanto, RPL(konsep dasar), Graha MEDIA, 2004, Hal 66
Login Supplier Jenis Barang Barang Detail pembelian Karyawan Detail Detail Detail Login Supplier Jenis Barang Barang Detail Karyawan Detail Detail Detail Data login Data Supplier Data Jenis Barang Data Barang Data Data Detail Data Karyawan Data Data Detail Data Data Detail Data Data Detail Supplier Jenis Barang Barang Detail Karyawan Detail Detail Detail Supplier Barang Karyawan Beli Nota Jual Jual Supplier Barang Karyawan Beli Nota Jual Jual Gambar 3.1 Flowchart 51
3.4.2 DFD (Data Flow Diagram) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang di buat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data di simpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Admin/pemilik Data validasi login Data login Data jenis barang Data barang Data Karyawan Data pembelian Data Detail Data Supplier Data penjualan Data detail penjualan Data retur pembelian Data detail retur pembelian Data retur penjualan Data detail retur penjualan Sistem Informasi Data login Data penjualan Data login tersimpan Data jenis barang tersimpan Data barang tersimpan Data Karyawan tersimpan Data pembelian tersimpan Data Detail tersimpan Data Supplier Data penjualan tersimpan Data detail penjualan tersimpan Data retur pembelian tersimpan Data detail retur pembelian tersimpan Data retur penjualan tersimpan Data detail retur penjualan tersimpan supplier barang pembelian karyawan retur pembelian penjualan nota jual retur penjualan Data detail penjualan Data retur penjualan Data detail retur penjualan Data validasi login Data penjualan tersimpan Data detail penjualan tersimpan Data retur penjualan tersimpan Data detail retur penjualan tersimpan Data nota penjualan tersimpan Data nota retur penjualan tersimpan Kasir Gambar 3.2 DFD LEVEL 0
3.5 Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan sistem. 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi sistem merupakan kegiatan akhir setelah melakukan analisis sistem dan perancangan sistem secara rinci. Kegiatan ini secara garis besar adalah meletakkan sistem baru yang telah direncanakan dan dibuat untuk diterapkan dan dioperasikan. 4.1 Rencana Implementasi Sistem Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi. 4.2 Pelaksanaan Proses Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut adalah: 4.2.1 Pelatihan Personil Pelatihan personil dilakukan setelah pemilik toko setuju untuk menggunakan sistem informasi penjualan yang baru. Pelatihan ini dilakukan dengan tujuan supaya personil yang akan menggunakan sistem baru dapat mengerti dan menjalankan sistem dengan baik, sehingga hasil yang didapat sesuai dengan apa yang diharapkan. Setiap personil yang terlibat akan diberi pengertian dan pengetahuan tentang sistem yang akan dijalankan dan mengenai wewenang dan tugas masing-masing. Disini personil harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai sistem yang ada serta porsi dan tugastugas mereka.
4.2.2 Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen sistem yang diimplentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi dengan yang diharapkan. 4.3 Manual Program Manual program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem informasi windows. Fungsi dari manual program adalah memberikan keterangan berupa tampilan program yang sudah jadi agar user dapat mengenal program aplikasi. Dengan perancangan manual program seerti ini diharapkan pengolahan pemasukan data semakin sempurna. Adapun bentuk manual program dan alur proses pengolahan data adalah sebagai berikut : 4.3.1 Form Login Gambar 4.1 Form Login Login merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara keseluruhan. Hanya admin yang sudah terdaftar yang berhak untuk login untuk mengoperasikan Sistem ini. Pada form login ada tiga data yang harus dimasukkan, yaitu: 1. User Name : Nama pengguna yang sudah terdaftar dan diberi wewenang untuk menggunakan aplikasi ini. 2. Password : Kode khusus sebagai syarat yang harus dimasukkan dengan benar agar tidak sembarang orang dapat mengakses program dan menyalahgunakanya.
4.3.2 Form Utama Form menu utama merupakan form yang menampilkan jendela utama sistem informasi koperasi. Pada jendela ini terdapat menu-menu yang dapat dipilih untuk masuk ke sub menu selanjutnya. Berikut ini tampilan form utama : Gambar 4.2 Form Utama 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan uraian penjelasan serta pembahasan yang dijelaskan pada bab-bab sebelumnya, kesimpulan yang dapat diambil adalah : 1. Mengidentifikasi masalah yang terjadi pada toko bahan bangunan tunggal karya 2. Mengumpulkan teori-teori yang dibutuhkan untuk menganalisis dan merancang sistem penjualan pada toko bahan bangunan tunggal karya 3. Melakukan analisis dan perancangan sistem penjualan pada toko bahan bangunan tunggal karya 4. Melakukan implementasi dan pengujian sistem penjualan pada toko bahan bangunan tunggal karya
5. Untuk memperoleh laporan penjualan yang update maka ketika terjadi transaksi penjualan, tanggal penjualan dan barang yang dijual disimpan langsung agar ketika pembuatan laporan terupdate. Adapun manfaat yang didapat pada sistem informasi tersebut adalah : 1. Dapat mempermudah pengecekan stok barang yang ada pada toko bahan bangunan tunggal karya 2. Dapat mempermudah proses transaksi penjualan dan pembelian 3. Dapat mempercepat pengolahan dan pencatatan data 4. Semua aktifitas sistem dapat termonitor dengan baik dan aman. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang sudah dibuat ada beberapa saran untuk pengembangan sistem selanjutnya. 1. Sistem bekerja dalam satu aplikasi terpusat yang memerlukan kinerja komputer yang baik, maka perlu dilakukan perawatan komputer yang intensif agar sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya 2. Selain itu perlu juga diperhatikan keamanan databasenya agar data tidak dapat dilihat atau dirubah oleh sembarang orang. 3. Sistem penjualan ini belum bisa melakukan backup database maka selanjutnya sebaiknya di backup databasenya 4. Sistem penjualan ini belum secara online jadi belum bisa koneksi dengan cabang yang lainnya. 5. Sistem penjualan ini belum bisa menggunakan laporan menggunakan grafik maka selanjutnya bisa dibuatkan laporan menggunakan grafik supaya bisa lebih detail melihat perkembangan penjualan pembelian yang telah dilakukan DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis Sistem dan Sistem Informasi untuk keunggulan Bersaing Perusahhan & Organisai Modern. Yogyakarta : Andi Offset. Jogiyanto, HM. 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. Kristanto,Andi, 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (konsep dasar):graha Media Kusrini, 2008. Aplikasi Sistem Pakar Yogyakarta : Andi Offset.