PROSEDUR PENGURUSAN Halaman: 1/ 14 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan kaedah pengurusan latihan staf di UPM. Skop ini merangkumi analisis keperluan latihan, penyediaan takwim latihan, pengendalian latihan, penyertaan latihan, penilaian latihan dan penilaian keberkesanan latihan. Walaubagaimanapun, latihan yang dianjurkan bagi tujuan penjanaan pendapatan atau melibatkan peserta dari luar UPM tidak tertakluk kepada prosedur ini. 3.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen - - - - Tajuk Dokumen Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 Dasar Sumber Manusia Sektor Awam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012 Program Transformasi Minda Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2005 (Peraturan Mengenai Kadar-Kadar dan Syarat-Syarat Bayaran Saguhati Kepada Pensyarah/Penceramah Dan Fasilitator Sambilan) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 2012 (Tatacara Perolehan Perkhidmatan Pengendalian Kursus dan ) - Manual Dasar Sumber Manusia Sektor Awam - Garis Panduan Pelaksanaan Continous Professional Development (CPD) Sebagai Kaedah Pengiraan Baharu Di Universiti Putra Malaysia (Bagi Staf Bukan Akademik) - Panduan Pelaksanaan Program Transformasi Minda - Manual Penggunaan Sistem Pengurusan UPM
PROSEDUR PENGURUSAN Halaman: 2/ 14 - Takwim latihan UPM - Takwim latihan PTJ UPM/PGR/MK SOK/LAT/GP02/PENILAIAN SOK/LAT/GP03/PEMILIHAN PENCERAMAH Manual Kualiti UPM Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan Garis Panduan Pemilihan Penceramah 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Calon : Staf UPM yang diarahkan/memohon untuk mengikuti latihan JKLS : Jawatankuasa Staf PTJ JKLU : Jawatankuasa Universiti KB : Ketua Bahagian KJ : Ketua Jabatan KP : Ketua Pentadbiran : Dekan/Pengarah/Ketua Bahagian : Kursus, Seminar, Konvensyen, Bengkel, Forum, Simposium dan Kolokium Dalaman : yang dianjurkan oleh UPM atau mana-mana PTJ di UPM sama ada dilaksanakan di dalam atau di luar kampus Luaran : yang dianjurkan oleh Institusi/Organisasi/Agensi luar selain UPM Pelaksana : PTJ yang bertanggungjawab melaksanakan latihan modul khusus UPM iaitu Pejabat Bendahari, Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Pusat Pembangunan Akademik, Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi, Taman Pertanian Universiti, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi), Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset, Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan dan Pusat Jaminan Kualiti Penilai : Pegawai yang dikenalpasti untuk menilai keberkesanan latihan staf
PROSEDUR PENGURUSAN Halaman: 3/ 14 Peserta : Staf UPM yang telah ditawarkan/diarahkan dan diberi kebenaran menghadiri latihan Penyelia : Pegawai atasan yang menyelia secara terus tugas staf PLS : Penyelaras Staf UPM/Ketua, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia di Pejabat Pendaftar PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat PTM : Program Transformasi Minda PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)/Staf yang membantu TPLS dalam urusan pentadbiran latihan SL : Seksyen, Pejabat Pendaftar TPLS(PEL) : Timbalan Penyelaras Staf PTJ Pelaksana TPLS(PTJ) : Timbalan Penyelaras Staf PTJ UPM : Universiti Putra Malaysia WP : Wakil Pengurusan
PROSEDUR PENGURUSAN Halaman: 4/ 14 Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula PLS/TPLS (PEL)/PTPO 6.2Sediakan takwim latihan staf UPM 6.2 Sediakan takwim latihan staf UPM (a) Kenalpasti keperluan latihan staf melalui salah satu/mana-mana sumber berikut: (i) Borang Soal Selidik Keperluan (SOK/LAT/BR02/ 01); (ii) Minit-minit mesyuarat yang berkaitan; (iii) Laporan-laporan yang berkaitan; (iv) Brosur/risalah/pengumuman latihan; dan (v) Sumber-sumber lain yang berkaitan Borang Soal Selidik Keperluan (SOK/LAT/BR02/ 01) (b) Dapatkan pengesahan takwim latihan staf daripada. (i) Jika takwim disahkan, ikut langkah c (ii) Jika tidak disahkan, ulang langkah a (c) Hantar takwim latihan staf (modul khusus) ke SL selewat-lewatnya pada pertengahan Disember. (d) Sahkan takwim latihan staf (modul umum dan khusus) dalam Mesyuarat JKLU selewatlewatnya pada akhir bulan Januari setiap tahun. (i) Jika disahkan, ikut langkah 7.2.5 (ii) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang perlu berdasarkan keputusan JKLU (e) Maklumkan takwim latihan yang telah disahkan kepada staf UPM selewat- lewatnya minggu pertama bulan Februari setiap tahun. Nota : Bagi Pejabat Pendaftar dan Pelaksana UPM, takwim latihan yang disediakan diterima pakai sebagai takwim latihan PTJ. TPLS (PTJ)/ PTPO 6.3 Sediakan Takwim Staf PTJ A 6.3 Sediakan takwim latihan staf PTJ (a) Kenalpasti keperluan latihan staf melalui salah satu/mana-mana sumber berikut: (i) Borang Soal Selidik Keperluan (SOK/LAT/BR02/ 01); (ii) Minit-minit mesyuarat yang berkaitan; (iii) Laporan-laporan yang berkaitan; (iv) Brosur/risalah/pengumuman latihan; dan (v) Sumber-sumber lain yang berkaitan Borang Soal Selidik Keperluan (SOK/LAT/BR02/ 01)
PROSEDUR PENGURUSAN Carta alir Perincian Halaman: 5/ 14 Rekod/ Dokumen Rujukan A (b) Sediakan takwim latihan staf PTJ selewatlewatnya minggu ketiga bulan Februari setiap tahun. (c) Dapatkan pengesahan takwim latihan staf daripada. (i) Jika takwim disahkan, ikut langkah d (ii) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang perlu dan ulang langkah c (d) Maklumkan takwim latihan staf yang telah disahkan kepada staf PTJ dan hantar takwim latihan PTJ ke Seksyen, Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya pada minggu keempat bulan Februari setiap tahun. PLS/TPLS (PEL)/TPLS (PTJ)/ PTPO 6.4 Laksanakan 6.4 Laksanakan (a) Kenalpasti latihan yang akan dijalankan serta sediakan persiapan latihan seperti penceramah, tempat, kemudahan, peralatan, katerer dan keperluan-keperluan lain. (b) Maklumkan tawaran latihan kepada peserta/ptj berkenaan menggunakan kaedah yang bersesuaian seperti surat, memo, e-mel dan sebagainya selewat- lewatnya 7 hari sebelum latihan dijalankan. Dapatkan maklumbalas peserta sekiranya perlu. Nota: Bagi latihan yang dirancang secara ad-hoc, maklumkan kepada peserta secepat mungkin sebelum latihan dijalankan. B (c) Rekod kehadiran latihan staf menggunakan Borang Senarai Kehadiran (SOK/LAT/BR02/ 04) atau kaedah lain yang bersesuaian. (d) Hadiri latihan. (e) Edarkan Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus dan Borang PenilaianKeberkesanan (SOK/LAT/BR02/ 05) mengikut kesesuaian latihan kepada peserta dan dapatkan kembali borang yang telah dilengkapkan sebelum latihan berakhir. Borang Senarai Kehadiran (SOK/LAT/BR0 2/ 04) Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/ Kursus Borang Penilaian Keberkesanan
PROSEDUR PENGURUSAN Carta alir Perincian B Halaman: 6/ 14 Rekod/ Dokumen Rujukan (SOK/LAT/BR02/ 05) (f) Buat analisis penilaian program latihan: (i) Jika penilaian program (keseluruhan) mendapat skala 4.0 ke atas ikut langkah 7.4.7; (ii) Jika penilaian program (keseluruhan) mendapat skala 3.99 dan ke bawah, lengkapkan Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005). Nota : Rujuk Garis Panduan Penilaian Program Dan Penilaian Keberkesanan (SOK/LAT/GP02/Penilaian ) (g) Rekod data latihan ke dalam Sistem Pengurusan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan/maklumat latihan diterima. Borang Ketakakuran (PGR/BR03/ KKP) Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/ P005) Garis Panduan Penilaian Program Dan Penilaian Keberkesanan (SOK/LAT/GP02/ Penilaian ) Sediakan laporan pengendalian latihan selewatlewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan. Calon 6.5 6.5 Penyertaan Penyertaan latihan yang dimohon (latihan Yang dalaman/luaran) Dimohon (latihan Dalaman/Luaran (a) Dapatkan maklumat latihan yang ingin diikuti. (b) Kemukakan permohonan mengikuti latihan dengan mengisi Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti, (SOK/LAT/BR02/ 02) atau kaedah lain yang bersesuaian. (c) Pertimbangkan permohonan sama ada diluluskan/tidak diluluskan. (d) Sekiranya permohonan diluluskan, hadiri latihan. Borang Permohonan/K ebenaran Untuk Mengikuti, (SOK/LAT/ BR02/ 02) (e) Rekod data latihan dalam Sistem Pengurusan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dihadiri/maklumat latihan diterima. C Nota
PROSEDUR PENGURUSAN Carta alir Perincian C (i) Bagi PTM, keputusan perlu direkodkan ke dalam Sistem e-ihrams selewat-lewatnya 7 hari selepas mendapat kelulusan Jawatankuasa. Halaman: 7/ 14 Rekod/ Dokumen Rujukan (ii) Salinan sijil PTM dan dokumen pengecualian menghadiri PTM perlu disimpan di dalam Fail Peribadi Pegawai. Peserta 6.6 Penyertaan latihan yang diarahkan (latihan dalaman/luaran) (a) Terima arahan mengikuti latihan. 6.6 Penyertaan Yang Diarah (latihan Dalaman /Luaran (b) Dapatkan kebenaran/kelulusan dengan mengisi Borang Pengesahan Kehadiran (SOK/LAT/BR02/ 03) atau kaedah lain yang bersesuaian. (c) Sekiranya diluluskan, hadiri latihan. (d) Rekod data latihan dalam Sistem Pengurusan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan/maklumat latihan diterima. Boran Pengesahan Kehadiran (SOK/LAT/ BR02/ 03) PLS/TPLS/ (PEL)/TPLS (PTJ) PTPO 6.7 Laksanakan Penilaian Keberkesanan 6.7 Laksanakan Penilaian Keberkesanan (a) Kenalpasti latihan yang perlu dijalankan penilaian keberkesanan. D Nota (i) Rujuk Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan, SOK/LAT/GP02/PENILAIAN. (ii) Penilaian Keberkesanan perlu diselesaikan dalam tempoh 3 bulan selepas tamat latihan. (iii) Penilaian Keberkesanan menggunakan Sistem Pengurusan dikecualikan daripada langkah b hingga d (b) Kenalpasti TPLS atau Penilai serta edarkan Borang Penilaian Keberkesanan, (SOK/LAT/BR02/ 05). (c) Jalankan penilaian keberkesanan latihan staf berdasarkan kepada objektif program yang dihadiri dan kembalikan borang kepada TPLS(PTJ) selewat-lewatnya 7 hari selepas Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan, SOK/LAT/GP02 /PENILAIAN Borang Penilaian Keberkesanan, (SOK/LAT/ BR02/ 05)
PROSEDUR PENGURUSAN Carta alir Perincian D borang diterima. (d) Hantar peringatan sekiranya borang tidak dikembalikan dalam masa 14 hari selepas borang diedarkan. Halaman: 8/ 14 Rekod/ Dokumen Rujukan (e) Buat analisis keberkesanan latihan. (i) Jika skala penilaian adalah berkesan (3.0 dan ke atas), ikut langkah 6.8; (ii) Jika skala penilaian adalah tidak berkesan ;2.99 dan ke bawah, lengkapkan Borang Ketakakuran (PGR/BR03/KKP) dan rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005). Borang Ketakakuran (PGR/BR03/ KKP) Prosedur tindakan Pembetulan (UPM/PGR/ P005). PLS/TPLS/ (PEL)/PTPO PLS/TPLS/ (PEL)/TPLS (PTJ) PTPO 6.8 Sediakan Laporan Pelaksanaan 6.9 Pantau Status Staf 6.10 Tamat 6.8 Sediakan Laporan Pelaksanaan Sediakan laporan pelaksanaan latihan staf dan laporkan atau bincangkan dalam Mesyuarat Bersama Pelaksana secara berkala 6.9 Pantau Status Staf 7.10 Tamat Pantau status latihan staf setiap 3 bulan dan ambil tindakan yang sesuai sekiranya staf masih belum memenuhi sasaran keperluan latihan yang ditetapkan oleh universiti.
PROSEDUR PENGURUSAN Halaman: 9/ 14 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/500-6/1 Pengurusan Borang Soal Selidik Keperluan, SOK/LAT/BR02/ 01 Takwim Staf UPM Laporan Surat /dokumen lain yang berkaitan Petikan/minit mesyuarat berkaitan 2. UPM/(Kod PTJ)/500-6/1/1 Jawatankuasa Universiti Surat Panggilan Mesyuarat Petikan/Minit Mesyuarat Berkaitan Laporan Berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ Kuasa Melupus 3. UPM/(Kod PTJ)/100-6/1/136 Mesyuarat Bersama Pelaksana UPM Surat Panggilan Mesyuarat Petikan/Minit Mesyuarat Berkaitan Laporan/Surat Berkaitan PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ
PROSEDUR PENGURUSAN Halaman: 10/ 14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 4. UPM/(Kod PTJ)/100-6/1/137 Mesyuarat Bersama Timbalan Penyelaras Staf Surat Panggilan Mesyuarat Petikan/Minit Mesyuarat Berkaitan Laporan/Surat Berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ Kuasa Melupus 5. UPM/(Kod PTJ)/500-6/2/1 Anjuran UPM Borang Permohonan/ Kebenaran Untuk Mengikuti, (SOK/LAT/BR02/ 02) Surat tawaran/ arahan mengikuti latihan Surat Pelantikan Penceramah Borang Pengesahan Menghadiri, Borang Penilaian Keberkesanan (SOK/LAT/BR02/ 05) Surat/memo peringatan/dokumen lain yang berkaitan Senarai kehadiran latihan (SOK/LAT/BR02/ 04) Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus Laporan pengendalian latihan PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ
PROSEDUR PENGURUSAN Halaman: 11/ 14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 6. UPM/(Kod PTJ)/500-6/2/2) Anjuran Agensi Luar Borang Permohonan/ Kebenaran Untuk Mengikuti, (SOK/LAT/BR02/ 02) Surat tawaran/ arahan mengikuti latihan Borang Pengesahan Menghadiri Borang Penilaian Keberkesanan (SOK/LAT/BR02/ 05) Dokumen-dokumen lain yang berkenaan Mengumpul dan Memfail PT(P/O) Menyelenggara PLS/TPLS(PEL)/ TPLS(PTJ) Tempat dan Tempoh Simpanan SL/PTJ Kuasa Melupus 7. UPM/(Kod PTJ)/500-6/1/2 Brosur PT(P/O) PLS/TPLS (PEL)/TPLS(PTJ) SL/PTJ Brosur latihan Maklumat latihan Dokumen-dokumen lain yang berkenaan 8. UPM/(Kod PTJ)/500-6/2/3 Kendiri PT(P/O) PLS/TPLS(PEL)/ TPLS(PTJ) SL/PTJ Maklumat On The Job Training / Pembelajaran Kendiri (SOK/LAT/BRO2/06) 9. UPM/(Kod PTJ)/500-6/2/4 Nota PT(P/O) PLS/TPLS(PEL)/ TPLS(PTJ) SL/PTJ 5 Tahun
PROSEDUR PENGURUSAN Halaman: 12/ 14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 10. UPM/(PENDAFTAR)/500-6/1/3 Panel Pengurusan Program Transformasi Minda Kertas Edaran Borang Maklumbalas Petikan/Minit Mesyuarat Surat menyurat/dokumen berkaitan 11. UPM/(PENDAFTAR)/500-5/1/7 Program Transformasi Minda Surat tawaran/ arahan mengikuti latihan Borang Pengesahan Menghadiri Surat/memo peringatan/dokumen lain yang berkaitan Surat Pelantikan Penceramah dan Penilai Jadual Program Senarai kehadiran latihan(sok/lat/br02/latih AN 04) Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus Borang Penilaian Peserta Laporan pengendalian latihan Sijil Penyertaan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(PO) PT SL/PTJ 3 Tahun PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ 5 Tahun Kuasa Melupus
PROSEDUR PENGURUSAN Halaman: 13/ 14 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 12. UPM/(PENDAFTAR)/500-6/3/1 Luar Negara Bagi Jangka Pendek Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ Kuasa Melupus Nota : Rekod kualiti yang terdapat dalam SPL tidak perlu dimasukkan dalam fail berkenaan dan boleh dirujuk terus dari sistem.
PROSEDUR PENGURUSAN Halaman: 14/ 14 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan disemak KB Pembangunan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 02 01 SOK-LAT: 1/2011 Mesyuarat JKJK UPM kali ke-2 KB Pembangunan Sumber Manusia WP 25/5/2011 02 02 SOK-LAT: 2/2011 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke- 229 KB Pembangunan Sumber Manusia WP 22/08/2011 02 03 SOK-LAT 02/2012 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke- 232 KB, Pembangunan Sumber Manusia WP 05/06/2012 02 04 SOK-LAT 02/2014 Mesyuarat Pengurusan Pendaftar Kali ke -243 KB, Pembangunan Sumber Manusia WP 11/09/2014 02 05 SOK (LAT) 1/2016 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Secara Edaran 17/6/2016 TPKD TWP 01/07/2016