Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan aktiviti baik pulih peralatan ICT, sistem aplikasi dan pangkalan data. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti terima permohonan, kenalpasti kerosakan, laksana baik pulih dalaman atau luaran, cadang pelupusan, nilai pembekal dan analisis/lapor baik pulih. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen SOK/ICT/GP02/Baikpulih SOK/KEW/AK002/BUY UPM/SOK/KEW-AST/P012 SOK/ICT/SU01/Aset ICT 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Baik pulih ICT ICT idec KETUA PTJ Pengarah Penyelia PTJ TWP PP UPM Kategori Baik pulih Sistem Utama Universiti Tajuk Dokumen Garis Panduan Baikpulih ICT Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat Prosedur Pengurusan Aset Pejabat Bendahari Senarai Utama Aset ICT UPM : Baik pulih yang dilaksanakan oleh PTJ adalah merangkumi peralatan ICT(perkakasan dan perisian), sistem aplikasi dan pangkalan data. : Teknologi Maklumat dan Komunikasi : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Dekan, Pengarah, Ketua Bahagian, Pengetua : Pengarah idec : Penyelia kepada : Pusat Tanggungjawab : Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik Komputer/staf lain yang dilantik untuk mengurus ICT : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses : Universiti Putra Malaysia : PERALATAN ICT/SISTEM APLIKASI/PANGKALAN DATA : Sistem aplikasi dan sistem pengurusan pangkalan data yang digunakan sepanjang masa/berterusan dan
Halaman: 2/10 Urus Setia SPK memberi kesan ketidaksempurnaan kepada operasi atau menjejaskan imej Universiti : Pegawai yang dilantik untuk mengurus Sistem Pengurusan Kualiti ICT 5.0 TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Baikpulih ICT dilaksanakan dan semua bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/10 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Buat Permohonan Terima dan Kenalpasti Permohonan Rosak? 7.5 Dalam Tempoh Jaminan/Kontrak? Laksana Baik Pulih oleh pihak luar Memuaskan? Laksana Baik Pulih Dalaman 7.9 7.10 7.14 7.15 Maklumkan Pada Pemohon 7.2 7.3 7. 4 7.16 Ekonomik Baik Pulih? Boleh dibaiki? 7.6 7.8 Ada Peruntukan? 7.11 Laksana Baik Pulih oleh Pihak Luar Boleh dibaiki? Memuaskan? 7.12 7.13 7.7 Cadang Pelupusan Penilaian Pembekal (jika berkaitan) 7.17 Analisis dan Lapor 7.18 Tamat 7.19
Halaman: 4/10 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Buat Permohonan 7.2.1 Isi Borang Baikpulih ICT(SOK/ICT/BR02/Baikpulih) 7.2.2 Serahkan Borang Baikpulih ICT (SOK/ICT/BR02/Baikpulih) kepada. 7.3 Terima dan Kenalpasti Permohonan 7.4 Rosak? 7.3.1 Terima permohonan baik pulih ICT. 7.3.2 Kenalpasti aset yang hendak dibaik pulih terdapat dalam Senarai Utama Aset ICT (SOK/ICT/SU01/Aset ICT). 7.3.3 Beri maklumbalas dalam tempoh masa 2 jam waktu bekerja selepas terima permohonan. Pemohon Pemohon 7.4.1 Jika, ikut langkah 7.5 7.4.2 Jika, ikut langkah 7.16 7.5 Dalam Tempoh Jaminan/Kontrak? 7.5.1 Semak dokumen berkaitan, samada peralatan atau kegagalan berfungsi berada dalam tempoh jaminan 7.5.2 Jika, ikut langkah 7.14 7.5.3 Jika, ikut Langkah 7.6
7.6 Ekonomik Baik Pulih? SOKONGAN Halaman: 5/10 7.6.1 Rujuk Log Baikpulih ICT (SOK/ICT/BL04/Baikpulih) atau Log Penyelenggaraan yang berkaitan. 7.6.2 Jika, ikut langkah 7.8 7.6.3 Jika, ikut langkah 7.7 7.7 Cadang Pelupusan 7.7.1 Cadangkan aset untuk pelupusan (rujuk Prosedur Pengurusan Aset (UPM/SOK/KEW-AST/P012) ) 7.7.2 Ikut langkah 7.16 7.8 Laksana Baik Pulih Dalaman 7.8.1 Laksana baik pulih yang dipohon dalam tempoh i) 2 jam bagi Sistem Rangkaian ii) 5 jam bagi Sistem Utama Universiti dan iii) 2 hari bagi baik pulih peralatan ICT kecuali baik pulih yang memerlukan perolehan alat ganti 7.8.2 Jika baik pulih memerlukan perolehan alat ganti, rujuk prosedur dalam Skop Kewangan Pejabat Bendahari 7.9 Boleh dibaiki? 7.9.1 Jika, rekodkan hasil baik pulih dalam Borang Baikpulih ICT (SOK/ICT/BR02/Baikpulih). Rujuk : - Garis Panduan Baikpulih ICT (SOK/ICT/GP02/ Baikpulih) Ikut langkah 7.16 7.9.2 Jika, ikut langkah 7.10
Halaman: 6/10 7.10 Ada Peruntukan? 7.10.1 Jika, Ikut langkah 7.11 Rujuk prosedur dalam Skop Kewangan Pejabat Bendahari. 7.10.2 Jika, ikut langkah 7.16 7.11 Laksana Baik Pulih oleh Pihak Luar 7.11.1 Isi Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (SOK/ICT/BR03/Baikpulih Khidmat Luar) jika berkaitan. Rujuk : - Garis Panduan Baikpulih ICT (SOK/ICT/GP02/ Baikpulih) 7.11.2 Laksana baik pulih yang dipohon. Tempoh masa baik pulih adalah dalam masa i. 2 hari bagi sistem aplikasi dan pangkalan data dan ii. 14 hari untuk peralatan ICT 7.12 Boleh dibaiki? 7.12.1 Jika, ikut langkah 7.13 7.12.2 Jika, ikut langkah 7.7 7.13 Memuaskan Staf IT PTJ/Pembekal 7.13.1 Jika, ikut langkah 7.16 7.13.2 Jika, ikut langkah 7.11 7.14 Laksana Baik Pulih oleh Pihak Luar Rujuk kepada langkah 7.11
Halaman: 7/10 7.15 Memuaskan 7.15.1 Jika, ikut Langkah 7.16 7.15.2 Jika, ikut Langkah 7.14 7.16 Maklumkan pada Pemohon 7.16.1 Maklumkan status baik pulih pada pemohon. 7.16.2 Serah Borang Baikpulih ICT(SOK/ICT/BR02/Baikpulih) kepada pemohon. 7.16.3 Sahkan bagi kerja yang telah siap dilaksanakan dengan melengkapkan Borang Baikpulih ICT (SOK/ICT/BR02/Baik pulih) pada Bahagian E dan serahkan kepada staf IT PTJ selepas terima perkhidmatan. 7.16.4 Lengkapkan Borang Baikpulih ICT (SOK/ICT/BR02/ Baikpulih) pada Bahagian F 7.16.5 Lengkapkan Log Baikpulih ICT (SOK/ICT/BL04/Baik pulih) 7.17 Penilaian Pembekal 7.17.1 Masukkan maklumat Prestasi Pembekal dengan merujuk kepada Arahan kerja Penilaian Prestasi Syarikat (SOK/KEW/AK002/BUY) dalam Skop Kewangan Pejabat Bendahari selepas menerima perkhidmatan. Pemohon Penyelia Staf IT PTJ 7.17.2 Ikut langkah 7.18 7.18 Analisis dan Lapor 7.18.1 Buat analisis penilaian baik pulih ICT pada akhir Jun dan akhir Disember dengan merujuk kepada Log Baik pulih ICT (SOK/ICT/BL04/Baikpulih).
Halaman: 8/10 7.18.2 Sediakan Laporan Penilaian Baikpulih ICT (SOK/ICT/LP03/Penilaian Baikpulih) dan hantar kepada Pengarah Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (idec) dan Ketua PTJ selewat-lewatnya pada bulan Julai dan Januari setiap tahun. 7.19 Tamat 7.18.3 Sediakan Laporan Analisis Keberkesanan Baik pulih ICT Keseluruhan(SOK/ICT/LP05/Analisis Keberkesanan Baikpulih) dan bentang laporan di Mesyuarat Pengurusan PTJ dan Mesyuarat Semakan Pengurusan Universiti untuk tindakan penambahbaikan. TWP PP /Peneraju Proses
Halaman: 9/10 8.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1 UPM/(Kod PTJ)/300-3/2/1/4 BAIK PULIH ICT /(Kategori Baik pulih) Borang Baik pulih ICT (SOK/ICT/BR02/Baik pulih) Log Baik pulih ICT (SOK/ICT/BL04/Baik pulih) Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (SOK/ICT/BR03/Baik pulih Khidmat Luar) 2 UPM/(Kod PTJ)/300-3/2/1/6 LAPORAN PENILAIAN BAIK PULIH ICT Laporan Penilaian Baik pulih ICT (SOK/ICT/LP03/Penilaian Baik pulih) 3. UPM/300-3/2/1/10 LAPORAN BAIK PULIH ICT Laporan Penilaian Baik pulih ICT (SOK/ICT/LP03/Penilaian Baik pulih) LAPORAN ANALISIS KEBERKESANAN BAIK PULIH ICT KESELURUHAN (SOK/ICT/LP05/Analisis Keberkesanan Baik pulih) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Penyelia PTJ Rak Fail/ Bilik Fail 3 tahun Penyelia PTJ Rak Fail/ Bilik Fail 3 tahun Urus Setia SPK TWP PP ICT Bilik Jaminan Kualiti di idec 3 Tahun Kuasa Melupus Ketua PTJ Ketua PTJ Pengarah idec
9.0 SEJARAH SEMAKAN SOKONGAN Halaman: 10/10 No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 11/2011 02 02 02 03 SOK:ICT- 53/2011 SOK/ICT- 2/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Khas Bil 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 1/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 4/2012 Disedia dan Disemak Pengarah idec Pengarah idec Pengarah idec Pengarah idec Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 04/04/2011 WP 22/08/2011 WP 14/08/2012