SLIDE PANDUAN MEMBELI KENDARAAN BERMOTOR MENGGUNAKAN APLIKASI E- BERMOTOR
SLIDE PANDUAN MEMBELI KENDARAAN BERMOTOR MENGGUNAKAN APLIKASI EPURCHASING KENDARAAN BERMOTOR Dalam aplikasi e-purchasing Kendaraan Bermotor, ada 3 user yang terlibat yaitu - Panitia - Penyedia - PPK PANITIA Agar dapat melakukan pembelian Kendaraan Bermotor melalui aplikasi e-purchasing Kendaraan Bermotor, satker /pokja harus mempunyai username dan password untuk login ke dalam LPSE Satker login sebagai non-penyedia ke dalam LPSE masing-masing Masuk ke dalam lpse dimana satker terdaftar, dan Mengklik Login-Non Penyedia Halaman Login, user memasukkan username dan password username ******* Panitia berhasil login, saat di halaman Home memilih Aplikasi e-procurement lainnya Mengklik Halaman Aplikasi Home e-procurement aplikasi LPSE lainnya. Panitia akan masuk ke dalam portal inaproc. Disini panitia memilih aplikasi epurchasing Kendaraan Bermotor >> Masuk Versi Production Pilih aplikasi e-purchasing Kendaraan Bermotor Setelah Login, Panitia akan masuk ke dalam halaman awal aplikasi e-purchasing Kendaraan bermotor Klik kelola paket untuk membuat paket baru / mengecek paket yang ada Halaman kelola paket adalah halaman yang akan menampilkan semua paket yang pernah dibuat oleh panitia Halaman ini terdiri dari 3 bagian Tombol Perintah Filtering List paket Fungsi Tombol Perintah
Tombol perintah adalah bagian dari halaman yang memuat tombol-tombol untuk melakukan perintah dalam aplikasi. Ada beberapa tombol diantaranya : - Buat paket untuk membuat paket baru - Validasi cetak pesanan melihat kapan terakhir surat pesanan dicetak - Refresh untuk me-refresh halaman (update halaman) Fungsi Filtering Fungsi filtering adalah bagian untuk mencari paket tertentu Pencarian paket bisa melalui nama paket, status paket, posisi paket, status negosiasi, dan urutan tanggal List Paket Bagian list paket adalah bagian dari halaman yang menampilkan paket yang telah ada. Ada beberapa fungsi yang dapat dilakukan pada paket yang telah ada yaitu edit, detail paket, dan download surat pemesanan Untuk membuat paket baru, klik Buat paket Yang Harus Diisi Pada Form Pembuatan Paket Detail Satker Detail PPK dan anggota ULP Kendaraan Bermotor yang Dibeli SIMPAN Panitia Mengisi Form: Informasi detail KLDI dan detail PPK yang terkait dengan paket tersebut. Klik tombol Cari PPK untuk menambah informasi PPK Setelah mengklik cari ppk, akan muncul daftar list seluruh PPK yang pernah login ke Aplikasi Epurchasing Kendaraan Bermotor. Dalam daftar list tersebut mempunyai fitur filtering untuk mencari nama PPK yang mau ditunjuk. Jika PPK yang akan ditunjuk tetap belum ada di daftar list, kemungkinan PPK tersebut belum pernah login ke aplikasi Kendaraan Bermotor. Maka PPK tersebut diharapkan login terlebih dahulu ke aplikasi E-purchasing Kendaraan Bermotor. Fungsi Selanjutnya Filtering Tampilan untuk mengklik Mencari Daftar/List di nama PPK Cari PPK yangyang PPK hendak ditunjuk. ditunjuk.
Setelah mengklik tambah anggota, akan muncul daftar list seluruh nama panitia yang pernah login ke Aplikasi E-purchasing Kendaraan Bermotor. Dalam daftar list tersebut mempunyai fitur filtering untuk mencari nama panitia yang masuk dalam satker. Jika nama panitia yang menjadi anggota satker tetap belum ada di daftar list, kemungkinan panitia tersebut belum pernah login ke aplikasi Kendaraan Bermotor. Maka panitia tersebut diharapkan login terlebih dahulu ke aplikasi E- purchasing Kendaraan Bermotor. Fungsi Filtering untuk Mencari Nama Panitia Selanjutnya Mengklik Tampilan Nama Daftar/List Panitia yang Tambah Akan Anggota Dijadikan Anggota Satker yang Hendak Dimasukkan Menjadi Satker Untuk memasukkan produk Kendaraan Bermotor yang akan dibeli, dengan cara memilih nama penyedia Kendaraan Bermotor terlebih dahulu. Pilih penyedia kendaraan bermotor terlebih dahulu Klik tombol Tambah Kendaraan Bermotor untuk menambah produk Pilih lokasi terlebih dahulu, isikan provinsi baru kemudian kabupaten/kotanya. Bila sudah, klik Filter Data untuk melihat produknya Pilih produknya, kemudian klik OK di kanan bawah Total Harga keseluruhan akan otomatis ditampilkan Isi Kuantitas jumlah produk yang dipesan Bila seluruh informasi telah diisi, panitia menyimpan paket dengan meng-klik tombol Simpan di bagian atas Klik Simpan untuk menyimpan paket Setelah paket tersimpan, maka proses selanjutnya adalah tahapan negosiasi Panitia diberi kesempatan untuk melakukan negosiasi terhadap harga yang dicantumkan oleh penyedia (dari halaman detail paket) Masukkan harga negosiasi ke dalam kolom harga satuan dan klik simpan
negosiasi Pada tahapan ini sebenarnya detail harga negosiasi sudah terlihat di sisi penyedia, namun untuk memberi notifikasi ke penyedia, maka klik kirim ke penyedia Status Negosiasinya, bila panitia telah setuju, klik tombol setuju. Paket hanya dapat dilanjutkan bila panitia dan penyedia dua-duanya telah setuju pada harga Tombol untuk mengirimkan paket ke penyedia Kolom harga untuk memasukkan harga negosiasi Tombol simpan negosiasi Di sisi penyedia, akan muncul harga negosiasi yang diberikan oleh panitia, disini penyedia dapat menolak harga dengan memasukkan harga yang diinginkan pada kolom harga dan klik simpan negosiasi Tetapi bila penyedia sudah setuju, maka penyedia mengklik tombol setuju negosiasi agar paket dapat dilanjutkan ke proses berikutnya Tombol simpan negosiasi Tombol setuju negosiasi Kolom harga untuk memasukkan harga negosiasi Bila antara penyedia dan panitia belum terjadi kesepakatan harga, maka proses negosiasi masih dapat terus dilangsungkan, dan jangan lupa untuk setiap kali memasukkan perubahan harga harap klik simpan negosiasi Saat kesepakatan harga sudah tercapai, proses selanjutnya adalah konfirmasi ke penyedia Disini sebelumnya penyedia harus memasukkan data distributor. Data distributor ini adalah distributor yang ditunjuk oleh penyedia untuk berkontrak pengadaan nantinya dengan PPK Tombol tambah distributor di penyedia Isian data distributor yang harus diisi Panitia mengecek data distributor yang dimasukkan oleh penyedia Setelah mengisi data distributor, penyedia baru dapat menyetujui paket yang dibuat oleh panitia
Tombol setuju paket Bila tahapan ini sudah selesai, paket selanjutnya akan dikirim ke PPK oleh panitia Tombol untuk meneruskan paket ke PPK PPK menreview paket yang disubmit oleh panitia. Disini PPK dapat menyetujui / menolak paket yang telah dibuat Bila PPK telah setuju, maka paket dapat diproses. Diharapkan PPK mendownload template kontrak, dan meng-edit kontrak tersebut agar sesuai dengan syaratsyarat yang diinginkan (misal: lama pengiriman, dsb) Kontrak tersebut kemudian ditandatangani oleh kedua belah pihak (PPK dan penyedia) PPK melakukan approval atas paket yang sudah diproses panitia dan disetujui penyedia Tombol download kontrak, ppk mempersiapkan kontrak untuk ditandatangani ppk dan penyedia Sampai disini sebenarnya kontrak pengadaan telah selesai dan proses pengadaan dan pembayaran dapat dilakukan Bila seluruh proses pengadaan telah selesai, tugas PPK selanjutnya adalah menginput data-data terkait kontrak Yang harus diisi kemudian adalah riwayat pembayaran dan informasi kontrak Mengisi Informasi Kontrak, upload kontrak fisik dalam bentuk pdf Mengisi data pembayaran, no.tagihan dan tanggal pembayaran