Make Public Procurement Easy

Transkripsi

1 Make Public Procurement Easy

2 Kebutuhan Barang/Jasa E_Procurement (SPSE) Dikerjakan Sendiri Swakelola Instansi Pemerintah Kel. Masyarakat Pelelangan Pelelangan Konvensional e-tendering Penyedia e-purchasing/ e-katalog Non Lelang Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung

3 Landasan Regulasi Data : Rata rata 65 % dari total pembelanjaan K/L untuk Belanja Barang & Belanja Modal Tidak hanya cepat, tetapi juga menjamin tercapai nya efisiensi, efektifitas, dan akuntabilitas. E-purchasing yang berbasis pada e-katalog : daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu Perpes 4/2015 : Pasal 110 Alokasi Anggaran Proses Pengadaan Metode Pengadaan Dasar Hukum Peraturan Pelaksana Peraturan Kepala LKPP Nomor 6/2016 Tentang Katalog Elektronik dan e-purchasing Pengaturan Penyelenggaraan Sistem Katalog Elektronik Pengaturan Penyelenggaraan Sistem e-purchasing Jenis Katalog Elektronik Para Pihak Kriteria Barang/Jasa Para Pihak Prosedur, Syarat & Ketentuan Penggunaan, User Guide Penyampaian Usulan Evaluasi Usulan Pemilihan Penyedia Sanksi Pengecualian Dalam e-purchasing Kontrak Katalog Penayangan e-katalog Perubahan Kontrak Katalog Monev Ketentuan Lain-Lain dan Ketentuan Peralihan IMPLEMENTASI E-KATALOG/E-PURCHASING

4 E-purchasing diselenggarakan dengan tujuan: Tujuan E-Purchasing a. terciptanya proses Pemilihan Barang/Jasa secara langsung melalui sistem katalog elektronik (E-Catalogue) sehingga memungkinkan semua ULP/Pejabat Pengadaan dapat memilih Barang/Jasa pada pilihan terbaik; dan b. efisiensi biaya dan waktu proses Pemilihan Barang/Jasa dari sisi Penyedia Barang/Jasa dan Pengguna barang/jasa. Need Basis Transparan Harga barang/jasa dan spesifikasi teknis transparan (bisa diakses siapa saja) Sesuai Kebutuhan Dapat memilih produk sesuai kebutuhan (sesuai kualitas, merk, fungsi dan layanan yang diberikan) Efisien Menghemat sumber daya (manusia, waktu, dan biaya) Keunggulan E-Purchasing Kontrak dengan Produsen/ Sole Agent Kecuali Online Shop Penggunaan Metode yang Lebih Kompetitif Harga Berdasarkan: Merk, tipe, spesifikasidan layanan yang diberikan Penyedia Sistem berbasis Web: - Layanan Transaksi secara Online - World-wide access - Transaksi (e-purchasing) Tercatat dalam Data Base - Aplikasi yang User Friendly

5 JENIS KATALOG ELEKTRONIK Katalog Elektronik Nasional Katalog Elektronik Daerah Katalog Elektronik Sektoral A. Barang; B. Pekerjaan Konstruksi; C. Jasa Lainnya; D. Jasa Konsultasi; dan/atau E. Barang/Jasa yang dimuat dalam Online Shop. A. Barang; B. Pekerjaan Konstruksi: A. Umum; dan B. Tertentu (melalui Competitive Catalogue) C. Jasa Lainnya; dan/atau D. Jasa Konsultasi. A. Barang; B. Pekerjaan Konstruksi; C. Jasa Lainnya; dan/atau D. Jasa Konsultasi.

6 Nasional KRITERIA BARANG/JASA KATALOG ELEKTRONIK Sektoral Daerah Barang/jasa dibutuhkan oleh beberapa K/L/D/I Barang/jasa standar atau dapat distandarkan Kebutuhan barang/jasa bersifat berulang Barang/jasa dibutuhkan oleh Kementerian Barang/jasa standar atau dapat distandarkan Kebutuhan barang/jasa bersifat berulang Barang/jasa dibutuhkan oleh SKPD Barang/jasa standar atau dapat distandarkan Kebutuhan barang/jasa bersifat berulang

7 ALUR PROSES PENGUSULAN B/J KATALOG NASIONAL Sekretaris Jenderal/ Sekretaris Kementerian/ Sekretaris Utama/ Sekretaris Daerah/ Pimpinan Institusi Menyusun dan menyampaikan Surat Usulan dan Rencana Kebutuhan Kepala LKPP Cq. Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi Melakukan Evaluasi Kelayakan Usulan Barang/Jasa Laporan Hasil Pengkajian Layak Rencana Kebutuhan berisikan: 1. Jenis, 2. Volume, 3. Spesifikasi teknis, 4. Waktu penggunaan, 5. Rencana anggaran, 6. Referensi harga/hps, 7. Informasi produk, 8. Syarat penyedia Tidak Layak Menyampaikan Surat Pemberitahuan Usulan B/J tidak layak masuk Katalog Menetapkan Barang/Jasa, Menetapkan Kelompok Kerja Menyampaikan Surat Pemberitahuan Usulan B/J layak masuk Katalog Menerima Surat Pemberitahuan Usulan B/J layak/tidak layak masuk Katalog Notes: Kelompok Kerja untuk Katalog Elektronik Nasional terdiri dari anggota ULP, Pegawai ASN LKPP, dan/atau gabungan pegawai ASN LKPP derngan ASN K/L/D/I Pokja Berjumlah Gasal (minimal 3 Orang)

8 ALUR PROSES PENGUSULAN B/J KATALOG SEKTORAL Pimpinan Satker Menteri Cq. Sekretaris Jenderal/ Sekretaris Kementerian ULP Kepala LKPP Cq. Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi Menyusun dan menyampaikan Surat Usulan dan Rencana Kebutuhan Satker Rencana Kebutuhan berisikan: 1. Jenis, 2. Volume, 3. Spesifikasi teknis, 4. Waktu penggunaan, 5. Rencana anggaran, 6. Referensi harga/hps, 7. Informasi produk, 8. Syarat penyedia Menugaskan Kepala ULP/Kepala Unit yang menangani pengadaan untuk melakukan kajian terhadap kelayakan usulan Menerima Hasil Kajian Terhadap Kelayakan Usulan Barang/Jasa Menyampaikan surat usulan, rencana kebutuhan dan hasil kajian Surat Pemberitahuan Usulan B/J tidak layak masuk Katalog Melakukan Kajian dan Menyampaikan Hasil Kajian Terhadap Kelayakan Usulan Barang/Jasa Tidak Layak Menyampaikan Surat Pemberitahuan Usulan B/J tidak layak masuk Katalog Melakukan Evaluasi Kelayakan Usulan Barang/Jasa Laporan Hasil Pengkajian Layak Menetapkan Barang/Jasa, Menyampaikan Surat Pemberitahuan Usulan B/J layak masuk Katalog Surat Pemberitahuan Usulan B/J layak masuk Katalog Penetapan Kelompok Kerja Notes: Kelompok Kerja untuk Katalog Elektronik sektoral terdiri dari anggota ULP, dan dapat ditambah dengan ASN Kementerian Pokja Berjumlah Gasal (minimal 3 Orang)

9 ALUR PROSES PENGUSULAN B/J KATALOG DAERAH Pimpinan SKPD Kepala Daerah Cq. Sekretaris Daerah ULP Kepala LKPP Cq. Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi Menyusun dan menyampaikan Surat Usulan dan Rencana Kebutuhan Rencana Kebutuhan berisikan: 1. Jenis, 2. Volume, 3. Spesifikasi teknis, 4. Waktu penggunaan, 5. Rencana anggaran, 6. Referensi harga/hps, 7. Informasi produk, 8. Syarat penyedia Menugaskan Kepala ULP/Kepala Unit yang menangani pengadaan untuk melakukan kajian terhadap kelayakan usulan Menerima Hasil Kajian Terhadap Kelayakan Usulan Barang/Jasa Menyampaikan surat usulan, rencana kebutuhan dan hasil kajian Surat Pemberitahuan Usulan B/J tidak layak masuk Katalog Melakukan Kajian dan Menyampaikan Hasil Kajian Terhadap Kelayakan Usulan Barang/Jasa Tidak Layak Menyampaikan Surat Pemberitahuan Usulan B/J tidak layak masuk Katalog Melakukan Evaluasi Kelayakan Usulan Barang/Jasa Laporan Hasil Pengkajian Layak Menetapkan Barang/Jasa, Menyampaikan Surat Pemberitahuan Usulan B/J layak masuk Katalog Surat Pemberitahuan Usulan B/J layak masuk Katalog Penetapan Kelompok Kerja Notes: Kelompok Kerja untuk Katalog Elektronik sektoral terdiri dari anggota ULP, dan dapat ditambah dengan ASN Kementerian Pokja Berjumlah Gasal (minimal 3 Orang)

10 METODE PEMILIHAN PENYEDIA KATALOG ELEKTRONIK Pemilihan Penyedia Lelang/Seleksi Non-lelang/ Non-seleksi Negosiasi Non-Negosiasi Negosiasi Non-Negosiasi Digunakan untuk mendapatkan lebih dari 1 (satu) pemenang untuk menjamin Pemenuhan kebutuhan B/J yang memiliki karakteristik khusus dan/atau memerlukan perlakuan khusus a. Kebutuhan B/J mampu dipenuhi 1 (satu Penyedia); b. Spesifikasi teknis dan kualitas B/J standar; c. Penyedia banyak *Metode Pemilihan Penyedia ditentukan oleh Kelompok Kerja a. Kebutuhan B/J melebihi kemampuan dari 1 (satu Penyedia); b. Spesifikasi teknis dan kualitas B/J beragam; c. B/J yang harganya sudah dipublikasikan melalui media cetak dan elektronik; d. Penyedia tunggal; dan/atau e. Pokja menilai proses pemilihan akan lebih efektif dan efisien Digunakan dalam kondisi jika harga B/J telah ditetapkan oleh pemerintah Competitive Catalogue Digunakan lingkup konstruksi dalam pekerjaan

11 KONTRAK KATALOG ELEKTRONIK NASIONAL Deputi Bidang Monev-PSI Mereviu Hasil Pemilihan terhadap Prosedur Pemilihan Tidak memenuhi prosedur pemilihan Memenuhi prosedur pemilihan dan layak ditindaklanjuti 1. Deputi Bidang Monev-PSI menyampaikan dan mengusulkan kepada Kepala LKPP bahwa hasil pemilihan tidak layak untuk ditindaklanjuti dengan penandatanganan Kontrak Katalog 2. Deputi Bidang Monev-PSI memerintahkan kepada Pokja untuk melakukan pemilihan ulang, evaluasi ulang, pemasukan penawaran ulang, atau pembatalan pemilihan. Kepala LKPP Menandatangani Kontrak Katalog

12 KONTRAK KATALOG ELEKTRONIK SEKTORAL Sekretaris Jenderal/ Sekretaris Kementerian Mereviu Hasil Pemilihan Terhadap Prosedur Pemilihan Tidak memenuhi prosedur pemilihan Memenuhi prosedur pemilihan dan layak ditindaklanjuti 1. Sekretaris Jenderal/ Sekretaris Kementerian menyampaikan dan mengusulkan kepada menteri bahwa hasil pemilihan tidak layak untuk ditindaklanjuti dengan penandatanganan Kontrak Katalog Menteri Menandatangani Kontrak Katalog 2. Sekretaris Jenderal/ Sekretaris Kementerian memerintahkan kepada Pokja untuk melakukan pemilihan ulang, evaluasi ulang, pemasukan penawaran ulang, atau pembatalan pemilihan.

13 KONTRAK KATALOG ELEKTRONIK DAERAH Sekretaris Daerah Mereviu Hasil Pemilihan Terhadap Prosedur Pemilihan Tidak memenuhi prosedur pemilihan Memenuhi prosedur pemilihan dan layak ditindaklanjuti 1. Sekretaris Daerah menyampaikan dan mengusulkan kepada Kepala Daerah bahwa hasil pemilihan tidak layak untuk ditindaklanjuti dengan penandatanganan Kontrak Katalog 2. Sekretaris Derah memerintahkan kepada Pokja untuk melakukan pemilihan ulang, evaluasi ulang, pemasukan penawaran ulang, atau pembatalan pemilihan. Kepala Daerah Menandatangani Kontrak Katalog

14 PENAYANGAN BARANG/JASA E-KATALOG

15 Struktur e-katalog Komoditas Kategori Produk

16 Prosedur Pelaksanaan E-Purchasing Pembuatan Paket Pengiriman Permintaan Barang Jasa Persetujuan Barang/Jasa Perjanjian Barang/Jasa Pejabat Pemesan membuat paket pembelian dan mengirimkan permintaan pembelian Barang/Jasa berdasarkan informasi yang diberikan oleh PPK/Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi Penyedia Barang/Jasa memberikan persetujuan atas permintaan pembelian Barang/Jasa Tanda Bukti: 1) Surat Pesanan; 2) Bukti 3) Kuitansi; 4) Surat Perintah Kerja (SPK); atau 5) Surat Perjanjian. Syarat dan ketentuan dan user guide aplikasi E-Purchasing dapat berbeda sesuai dengan jenis Barang/Jasa yang tercantum pada E-Catalogue.

17 PPK PP Penyedia Distributor Lihat ecatalogue & Buat Rencana Pengadaan Offilne Login Pada LPSE dan akses epurchasing v.4 Lihat Notifikasi dan Login ecatalogue v.4 Lihat Notifikasi dan Login ecatalogue v.4 Login Pada LPSE dan akses epurchasing v.4 Buat Paket, Input & Kirim Permintaan Lihat Permintaan Lihat Permintaan tidak Negosiasi Input & Kirim Status Pengiriman setuju Persetujuan Permintaan Persetujuan Permintaan Pilih Distributor/Pelaksana Pekerjaan, Persetujuan Permintaan Download Surat Perjanjian Download/Cetak Surat Pesanan Input Status Penerimaan dan Riwayat Pembayaran Alur epurchasing dengan negosiasi (PP selaku Pemesan dan PPK selaku Pembeli)

18 PPK Penyedia Distributor Lihat ecatalogue & Buat Rencana Pengadaan Offilne Login Pada LPSE dan akses epurchasing v.4 Lihat Notifikasi dan Login ecatalogue v.4 Lihat Notifikasi dan Login ecatalogue v.4 Login Pada LPSE dan akses epurchasing v.4 Buat Paket, Input & Kirim Permintaan Lihat Permintaan Lihat Permintaan tidak Negosiasi Input & Kirim Status Pengiriman setuju Persetujuan Permintaan Persetujuan Permintaan Pilih Distributor/Pelaksana Pekerjaan, Persetujuan Permintaan Download Surat Perjanjian Download/Cetak Surat Pesanan Input Status Penerimaan dan Riwayat Pembayaran epurchasing dengan negosiasi (PPK selaku Pemesan dan Pembeli)

19 PPK PP Penyedia Distributor Lihat ecatalogue & Buat Rencana Pengadaan Offilne Login Pada LPSE dan akses epurchasing v.4 Lihat Notifikasi dan Login ecatalogue v.4 Lihat Notifikasi dan Login ecatalogue v.4 Login Pada LPSE dan akses epurchasing v.4 Buat Paket, Input & Kirim Permintaan Lihat Permintaan Lihat Permintaan Persetujuan Permintaan Pilih Distributor/Pelaksana Pekerjaan, Persetujuan Permintaan Input & Kirim Status Pengiriman Persetujuan Permintaan Download Surat Perjanjian Download/Cetak Surat Pesanan Input Status Penerimaan dan Riwayat Pembayaran epurchasing tanpa negosiasi (PP selaku Pemesan dan PPK selaku Pembeli)

20 PPK Penyedia Distributor Lihat ecatalogue & Buat Rencana Pengadaan Offilne Login Pada LPSE dan akses epurchasing v.4 Lihat Notifikasi dan Login ecatalogue v.4 Lihat Notifikasi dan Login ecatalogue v.4 Login Pada LPSE dan akses epurchasing v.4 Buat Paket, Input & Kirim Permintaan Lihat Permintaan Lihat Permintaan Persetujuan Permintaan Pilih Distributor/Pelaksana Pekerjaan, Persetujuan Permintaan Input & Kirim Status Pengiriman Persetujuan Permintaan Download Surat Perjanjian Download/Cetak Surat Pesanan Input Status Penerimaan dan Riwayat Pembayaran epurchasing tanpa negosiasi (PPK selaku Pemesan dan Pembeli)

21 Juknis Onlineshop Keputusan Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi No. 7 Tahun 2015 Hak & Kewajiban Tata Cara Barang Layanan Purna Jual dan Jaminan Garansi

22 Hak dan Kewajiban Pembeli Hak 1. Mendapat Jaminan kebenaran informasi spesifikasi dan harga Barang 2. Menerima tanggapan pemesanan dari penyedia selambat-lambatnya 3 hari kerja 3. Menerima status pengiriman dari penyedia 4. Menerima barang selambat-lambatnya 5 hari kerja sejak tanggal transaksi (Jabodetabek) dan 7 hari kerja (luar Jabodetabek), kecuali diatur dalam SPK 5. Mendapat jaminan keamanan, kualitas dan kuantitas sampai barang diterima 6. Mendapat penggantian barang, dalam hal: Barang rusak akibat cacat produksi Barang rusak saat pengiriman Barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan 7. Mendapat penggantian barang selambatlambatnya 14 hari kerja sejak BAST ditandatangani PPHP, dalam hal barang tidak berfungsi atau tidak sesuai 8. Mendapatkan layanan purnajual sesuai garansi Penyedia Menerima pembayaran

23 Hak dan Kewajiban Pembeli Kewajiban 1. Melakukan pembayaran atas pemesanan 2. Memberitahukan pembatalan pembelian sebelum PPK menyetujui paket 3. Mencantumkan kebutuhan, volume dan waktu penerimaan barang saat pembuatan paket 4. Membuat BAST selambat-lambatnya 5 hari kerja setelah barang diterima, kecuali diatur dalam SPK Penyedia 1. Menjamin kebenaran informasi produk 2. Menanggapi pesanan selambat-lambatnya 3 hari kerja 3. Memberitahukan status pengiriman barang 4. Mengirimkan barang selambat-lambatnya 5 hari kerja sejak tanggal transaksi (Jabodetabek) dan 7 hari kerja (luar Jabodetabek), kecuali diatur dalam SPK 5. Bertanggungjawab atas keamanan, kualitas dan kuantitas barang 6. Mengambil dan mengganti barang, dalam hal: Barang rusak akibat cacat produksi Barang rusak saat pengiriman Barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dipesan 7. Mengambil dan mengirimkan penggantian barang selambat-lambatnya 14 hari kerja sejak BAST ditandatangani PPHP, dalam hal barang tidak berfungsi atau tidak sesuai 8. Memberikan layanan purnajual

24 SANKSI PENERAPAN SANKSI PENYEDIA Digugurkan dalam proses pemilihan penyedia Pemutusan Kontrak Katalog Penurunan pencantuman dari katalog elektronik selama 1 (satu) tahun Penghentian sementara dalam sistem transaksi e- Purchasing paling lama 6 (enam) bulan

25 8 KRITERIA PENGECUALIAN E-PURCHASING Barang/Jasa belum tercantum dalam e-catalogue Spesifikasi dalam e-catalogue tidak sesuai dengan kebutuhan K/L/D/I Penyedia tidak menanggapi pesanan sedangkan kebutuhan mendesak dan tidak dapat ditunda lagi Penyedia tidak mampu menyediakan barang baik seluruh maupun sebagian karena kelangkaan ketersediaan Penyedia barang tidak mampu melayani pemesanan barang karena keterbatasan jangkauan layanan penyedia Penyedia tidak dapat menyediakan barang dengan jangka waktu yang ditetapkan setelah PPK menyetujui paket pesanan Penyedia dikenakan sanksi administrasi berupa penghentian sementara dalam transaksi e-purchasing Harga e-catalogue dan harga hasil negosiasi online shop lebih mahal pada periode penjualan, jumlah, merek, tempat, spek teknis dan syarat yang sama Perka LKPP No. 6 Tahun 2016, Pasal 40

26 MONITORING DAN EVALUASI LKPP dan K/L/D/I melakukan monitoring dan evaluasi terhadap penyelenggaraan sistem katalog elektronik dan penyelenggaraan sistem E-Purchasing. Monitoring dan evaluasi yang dilakukan antara lain melakukan pengawasan, pengendalian, dan evaluasi terhadap: a. Kinerja Penyedia b. Pelaksanaan proses pemilihan penyedia c. Pelaksanaan Kontrak Katalog d. Kewajaran harga, yang tercantum dalam e_katalog K/L/D/I melaporkan kemajuan realisasi transaksi e-purchasing setiap 6 (enam) bulan.

27 Make Public Procurement Easy