BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Kecamatan merupakan unsur pelaksana pemerintah Kabupaten yang dipimpin oleh seorang Camat yang berada dibawah Bupati dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Camat Kecamatan Tengaran mempunyai tugas pokok membantu Bupati Kabupaten Semarang dalam penyelenggaraan pemerintah, pembangunan, dan pembinaan kehidupan masyarakat dalam wilayah Kecamatan Tengaran. Perwujudan tugas pokok untuk membantu Bupati Kabupaten Semarang, Camat Kecamatan Tengaran dibantu oleh seorang Sekretaris Kecamatan (Sekcam) dan para Kepala Seksi (Kasi) yang terdiri atas Kasi Pemerintahan, Kasi Pembangunan, Kasi Kesejahteraan Rakyat, Kasi Ketentraman dan Ketertiban, dan Kasi Pemberdayaan Masyarakat dan Desa beserta seluruh staf dari masing-masing Kasi. Tugas pokok dari masing masing pegawai adalah : 1. Camat: Melaksanakan kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah. 2. Sekretaris Kecamatan (sekcam): Melaksanakan sebagian tugas Camat dibidang penyusunan, perencanaan, pengelolaan administrasi keuangan, administrasi umum dan administrasi kepegawaian. 3. Seksi Tata Pemerintahan: Melaksanakan sebagian tugas camat dibidang tata pemerintahan. 4. Seksi Pembangunan, Pemberdayaan Masyarakat, dan Desa: Melaksanakan sebagian tugas camat dibidang pembangunan, pemberdayaan masyarakat, dan desa. 5. Seksi Kesejahteraan Rakyat: Melaksanakan sebagian tugas camat dibidang kesejahteraan rakyat. 1
6. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum: Melaksanakan sebagian tugas camat dibidang ketertiban umum. 1 Sebagai acuan dalam pelaksanaan tugasnya untuk membantu Bupati Kabupaten Semarang, Kecamatan Tengaran menerapkan visi sebagaimana visi pembangunan dari Kabupaten Semarang yaitu: Mewujudkan Kecamatan Tengaran yang adil, mandiri dan sejahtera dengan berwawasan pada ketersediaan Sumber Daya Alam dan Sumber Daya Manusia dengan mengutamakan pelayanan Masyarakat yang prima. 2 Misi Kecamatan Tengaran yang merupakan penjabaran dari visi Kecamatan Tengaran adalah : 1. Mewujudkan tertib pengelolaan administrasi kepegawaian, melaksanakan ketatalaksanaan keuangan kecamatan. 2. Meningkatkan kepemerintahan yang baik mulai tingkat paling bawah ke atas sehingga kewibawaan pemerintah tetap terjaga. 3. Mewujudkan kondisi aman, tertib, tenteram dan nyaman bagi seluruh masyarakat dengan menjunjung tinggi Hak Azazi Manusia dan mengedepankan supremasi hukum. 4. Mengembangkan system ekonomi kerakyatan yang bertumpu pada pemberdayaan masyarakat. 5. Meningkatkan pengamalan ajaran agama dalam kehidupan sehari hari sebagai perwujudan iman dan taqwa serta peningkatan kesejahteraan masyarakat. 6. Meningkatkan kepuasan masyarakat akan pelayanan yang telah diterima sebagai bukti peningkatan kinerja pemerintahan. 3 Tujuan yang ingin dicapai oleh pemerintahan Kecamatan Tengaran berdasarkan visi dan misi Kecamatan Tengaran adalah : 1. Mewujudkan terciptanya tertib administrasi kepegawaian, ketatalaksanaan dan keuangan Kecamatan Tengaran. 1 Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2011, Peraturan Bupati Semarang Nomor 92 tahun 2011 tentang Tugas Pokok, Fungsi, dan Rincian Tugas Kecamatan dan Kelurahan Kabupaten Semarang, Kabupaten Semarang 2 Kecamatan Tengaran, 2011, Renstra Kecamatan Tengaran, Tengaran 3 Ibid 2
2. Meningkatkan kualitas aparat pemerintah baik di desa maupun di tingkat atasnya sehingga mampu meningkatkan citra dan kewibawaan pemerintah di mata masyarakat. 3. Mewujudkan supremasi hukum dan pemerintahan yang baik. 4. Mempercepat pemulihan ekonomi melalui pemberdayaan ekonomi masyarakat. 5. Mewujudkan kesejahteraan rakyat dan kualitas kehidupan beragama. 6. Meningkatkan kepuasan pelayanan kepada masyarakat serta meningkatkan kerja pemerintah ke arah yang lebih baik. 4 Setiap kantor yang masih aktif pasti melakukan kegiatan korespondensi, pelaporan, dokumentasi prosedur, melakukan perjanjian kontrak, dan lain lain yang menciptakan adanya dokumen kantor, demikian pula dengan kantor Kecamatan Tengaran. Tidak semua dokumen dapat dimusnahkan/ dibuang begitu saja, karena ada dokumen penting yang menunjang kelancaran kegiatan perkantoran. Adanya dokumen penting tersebut mengharuskan setiap kantor memiliki records atau rekaman dari kegiatan kegiatan yang dilaksanakan. Records dari kegiatan kegiatan dalam perkantoran yang masih diperlukan untuk pengambilan keputusan disebut arsip dinamis. Arsip dinamis atau records dalam konteks Anglo-Saxon adalah dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, departemen, bandan koperasi swasta, dan perorangan. 5 Arsip dapat digunakan sebagai pusat ingatan dan informasi, alat pengawasan, bukti autentik, dan sumber penelitian. Begitu pentingnya arsip membuat pengelolaan arsip mutlak untuk dilakukan dengan baik dan benar karena Jakarta, hal. 14 4 Kecamatan Tengaran,2011, Renstra Kecamatan Tengaran, Tengaran 5 Sulistyo Basuki, 2003, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, 3
hal ini berdampak pada keberhasilan dan kelancaran perusahaan pada seluruh pekerjaan dan kegiatan perkantoran. Pengelolaan arsip yang baik dan benar adalah pengelolaan arsip dengan menyesuaikan jenis arsip dan tempat penyimpanan arsip untuk mempermudah dan mempercepat penemuan kembali arsip saat dibutuhkan. Arsip dapat berubah-ubah sesuai dengan penggunaanya dalam jangka waktu tertentu. Arsip dinamis yang semula merupakan arsip dinamis aktif akan berubah menjadi arsip dinamis inaktif ketika penggunaanya mulai berkurang. Arsip dinamis inaktif disimpan sebagai arsip statis apabila dianggap penting, namun dapat dimusnahkan jika sudah tidak bermanfaat dan tidak digunakan. Penyusutan arsip dinamis membutuhkan ketelitian dan pertimbangan yang baik dari seorang juru arsip, jangan sampai arsip yang masih digunakan ikut dimusnahkan, dan sebaliknya arsip yang sudah tidak digunakan masih disimpan. Penyusutan arsip penting dilakukan untuk efisiensi dan efektifitas pekerjaan kantor, dengan mengadakan jadwal penyusutan arsip secara rutin kantor dapat melakukan penghematan biaya perawatan arsip sekaligus mempermudah penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Berdasarkan keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen arsip dinamis bertujuan untuk : 1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja. 2. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. 3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. 4
4. Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Tercapainya tujuan manajemen arsip tersebut akan mengantarkan kantor pada kemudahan dan kelancaran dalam menentukan kebijakan dan keputusan kantor, sehingga tujuan kantor akan terpenuhi. 1.2. Permasalahan Penelitian Berdasarkan UU No. 7 Th.1971, Arsip adalah : a. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga lembaga Negara dan Badan badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan berbangsa. 6 Arsip merupakan hal yang sangat penting dalam perusahaan/ instansi. Penyimpanan arsip yang baik dan benar terlihat ketika arsip yang dibutuhkan cepat dan mudah ditemukan. Berdasarkan wawancara peneliti dengan Bapak Pinarso, Pegawai Kecamatan Tengaran, penulis menemukan gejala problematis sebagai berikut : a. Setiap unit kerja mengatur sendiri arsip yang masih aktif dan berhubungan dengan bidangnya. Penanganan arsip oleh setiap unit kerja menemui kendala karena terbatasnya tempat dan pengetahuan pengelolaan arsip. 6 Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 1 5
b. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip terkesan seadanya, hanya ada satu lemari untuk menyimpan arsip seluruh unit kerja. c. Tempat yang kurang memadahi semakin diperparah dengan sikap ragu ragu pegawai untuk melakukan pemusnahan, sehingga dari tahun ke tahun tumpukan kertas arsip semakin banyak. d. Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang lama dan sulit. Berdasarkan gejala problematis tersebut, dapat dirumuskan masalah penelitian Bagaimanakah sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : Mengetahui sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang. 1.4. Signifikasi Penelitian 1.4.1 Signifikasi Teoritis Hasil penelitian ini secara teoritis diharapkan mendukung teori tentang manfaat arsip yang dikemukakan oleh Irra Chrisyanti Dewi : Dengan menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali dalam waktu singkat dan menyelamatkan arsip dari kehilangan/ kerusakan. 7 7 Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 6 6
1.4.2 Signifikasi Praktis 1. Bagi Pendidikan Memberikan sumbangan pemikiran dalam bentuk penelitian kualitatif dalam rangka mengembangkan ilmu pengetahuan. 2. Bagi Pegawai Kantor Kecamatan Tengaran Sebagai bahan informasi dan pertimbangan dalam melakukan kegiatan manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif. 3. Bagi Penulis Memperdalam pengetahuan tentang penelitian kualitatif dan memperluas wawasan tentang dunia perkantoran dan sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif. 7
1.5. Keterbatasan Pelaksanaan penelitian ini tidak terlepas dari berbagai kendala-kendala yang menyebabkan adanya keterbatasan dari penelitian ini. Selama melaksanakan penelitian, Penulis mengalami kesulitan dalam memperoleh data-data yang diperlukan, dan adanya keterbatasan waktu, tenaga, biaya, dan pikiran, peneliti hanya meneliti arsip dinamis aktif dan inaktif yang berbentuk kertas, di Kantor Kecamatan Tengaran. 8