BAB I PENDAHULUAN. Kemajuan teknologi saat ini menuntut organisasi selalu menyajikan bukti

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Kemajuan teknologi saat ini menuntut organisasi selalu menyajikan bukti dari setiap kegiatan yang dilaksanakan. Salah satu bukti tersebut bisa didapatkan dari arsip. Peranan penting arsip terhadap organisasi terdapat pada proses penyajian informasi. Sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan akan membantu organisasi menyajikan sebuah informasi yang lengkap, cepat dalam proses temu balik arsip. 1 Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Acuan yang digunakan untuk sistem tata kearsipan pada masing-masing lembaga bisa berbeda, tergantung pada kemudahan dan kesesuaian dengan institusi terkait, seperti kearsipan pada instansi pemerintahan daerah yang mengacu pada peraturan yang berlaku pada lembaga yang bersangkutan. Tujuan dari tata kearsipan adalah memberikan jaminan bagi bahan pertanggungjawaban hingga arsip tersebut tersedia bagi pelaksanaan kegiatan di sebuah organisasi, meskipun tidak mudah untuk menerapkan sistem untuk tata kearsipan tersebut. 1 Basir Bartos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta,dan Perguruan Tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 2012) hlm. 2.

2 2 Arsip menurut fungsinya dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari di perkantoran. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung di kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis dibagi menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif yang sudah habis masa aktifnya akan menjadi inaktif. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip. 2 Arsip inaktif dibedakan menurut kondisi saat penanganannya, yaitu arsip kacau dan arsip teratur. Basir Barthos menyebutkan dalam buku Manajemen Kearsipan, arsip kacau adalah arsip yang sistem penataannya tidak dapat disusun kembali seperti waktu aktifnya. 3 Arsip teratur adalah arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem tertentu dan masih utuh penataannya. Arsiparis dapat menangani arsip inaktif disesuaikan dengan bagaimana kondisi arsipnya sehingga menghasilkan arsip inaktif yang tertata rapi. Arsip inaktif yang sudah tertata rapi akan memudahkan pencarian apabila arsip akan digunakan kembali. Seringkali sebuah institusi mendapat permasalahan hukum dikarenakan tidak tersedianya arsip inaktif. Kesalahan fatal ini yang membuat berbagai institusi kesulitan mencari arsip yang digunakan untuk bukti perundangundangan, seperti arsip personalia. 4 Terkait dengan pentingnya arsip inaktif, perlu 2 Ibid, hlm Ibid, hlm Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003) hlm. 312.

3 3 juga diingat bahwa sebuah institusi menjadi kepercayaan masyarakat. Institusi adalah tempat dilaksanakannya berbagai kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan melalui arsipnya. Arsip sebagai bahan pertanggungjawaban kegiatan harus dikelola dengan baik, kewajiban pengelola arsip menjadi tanggung jawab semua instansi yang melaksanakan aktivitas, termasuk Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman. Dinas yang menangani masalah perindustrian, perdagangan, dan koperasi ini memiliki berbagai kegiatan yang menghasilkan banyak arsip setiap tahunnya. Dalam satu bidang saja, sebagai contoh bidang perdagangan, bisa menghasilkan 5-10 arsip per hari, yaitu arsip Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP), Tanda Daftar Perdagangan (TDP), juga dari bidang perindustrian, koperasi, dan dari sekretariat sendiri. Arsip inaktif yang sudah jarang digunakan dalam proses administrasi telah dipindah dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, namun hanya dibiarkan menumpuk dan tidak diperhatikan penatannya. Penataan yang tidak sesuai dengan kaidah mengakibatkan arsip berantakan dan tidak memiliki Daftar Arsip. Penanganan arsip merupakan kegiatan untuk mengatasi penumpukan arsip inaktif. 5 Penanganan ini diperlukan untuk merapikan arsip, melalui beberapa tahapan yang disesuaikan dengan kondisi arsipnya, yaitu arsip teratur maupun tidak teratur. Belum adanya penanganan arsip inaktif di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi mengakibatkan terjadinya penumpukan. Penumpukan arsip tersebut dikarenakan arsip dengan tahun lama yang belum ditata namun 5 loc. cit., hlm. 87

4 4 arsip-arsip baru dengan tahun yang lebih muda sudah dipindah ke Unit Kearsipan, yang ini mengakibatkan penumpukan arsip di hampir setiap sudut ruangan. Hal inilah yang menjadi perhatian utama untuk menyegerakan penanganan arsip inaktif di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman. Keterbatasan sumber daya manusia juga berpengaruh pada kecepatan penanganan arsipnya. Hanya ada satu orang arsiparis di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman, dikarenakan banyak yang mengganggap bahwa kearsipan hanya sekedar kegiatan menangani surat-menyurat saja, sehingga tidak diperlukan sumber daya manusia yang kompeten di bidang kearsipan. Belum ada mahasiswa kearsipan yang pernah melakukan praktik kerja lapangan di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman, sedangkan ketrampilan penanganan arsip dimiliki oleh arsiparis dan mahasiswa. Ketrampilan dalam menangani arsip inaktif diperlukan untuk membantu mengupayakan rekontruksi arsip inaktif sesuai dengan prinsip asal-usulnya dan mendiagnosis keterkaitan antara arsip dengan kegiatan maupun unit penciptanya. 6 Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana kondisi arsip inaktif di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman? Bagaimana penanganan arsip tidak teratur di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman? Bagaimana penanganan arsip inaktif teratur di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman? Penanganan seperti apa yang bisa diterapkan untuk memperbaiki kondisi arsip inaktifnya? Apa saja sarana prasarana 6 Burhanudin Dwi Rokhmatun, Profesi Kearsipan. (Yogyakarta: Jalasutra, 2013) hlm. 101.

5 5 yang diperlukan untuk mempermudah penanganan arsip inaktif di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman? Sarana prasarana apa yang sesuai untuk penyimpanan arsip inaktif yang sudah teratur namun sesuai dengan kondisi records center di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman? Apakah saja kendala yang menghambat penanganan arsip inaktif yang akan dilaksanakan di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman? B. Tujuan Penulisan Laporan Tugas Akhir Penulisan Laporan Tugas Akhir ini memiliki tujuan untuk: 1. Memberikan pengalaman bagi mahasiswa untuk mempraktikkan teori yang didapat dari perkuliahan di lapangan sehingga kemampuan mahasiswa dapat berkembang. 2. Melatih mahasiswa untuk melakukan kerjasama yang baik dengan arsiparis dan pegawai lainnya di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman. 3. Memahami bagaimana pekerjaan masing-masing bidang yang ada di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman. 4. Mahasiswa dapat memahami bagaimana proses penanganan arsip inaktif yang dilakukan di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman untuk menghasilkan arsip inaktif yang teratur. Penanganan dilaksanakan untuk mengetahui seberapa banyak arsip tidak teratur dan arsip teratur yang belum terselesaikan oleh

6 6 arsiparis di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman. 5. Mahasiswa mampu menghadapi kendala dalam penanganan arsip inaktif dan mengetahui bagaimana penyelesaian yang sesuai untuk Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman. C. Metode Pengumpulan Data Penyusunan Tugas Akhir ini menggunakan beberapa metode untuk memperoleh data yang benar dan sesuai dengan tema yang diambil. Metode yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah observasi partisipasi, studi pustaka, dan wawancara. Kegiatan observasi di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi dilakukan dengan mengamati langsung penanganan arsip yang dikerjakan oleh arsiparis. Partisipasi yang dilakukan adalah dengan ikut serta dalam proses penanganan arsip inaktif tidak teratur dan arsip teratur. Studi pustaka merupakan pengumpulan data dengan menggunakan bahan pustaka yang diperoleh dari Perpustakaan Arsip Universitas Gadjah Mada dan Perpustakaan Prodi Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Bahan pustaka yang digunakan adalah Manajemen Kearsipan yang disusun oleh Basir Barthos, Manajemen Arsip Dinamis oleh Sulistyo-Basuki dan A Manual for Small Archives oleh Laura Coles. Wawancara merupakan kegiatan tanya jawab dengan narasumber di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman. Wawancara ini

7 7 dilakukan dalam komunikasi formal maupun informal. Narasumber yang diwawancarai adalah Sudewi yang merupakan Arsiparis, Kussarti Marheni selaku Staf Subbag Umum dan Kepegawaian dan Catur Wibowo selaku Staf Seksi Usaha dan UKM Bidang Koperasi Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman. D. Tinjauan Pustaka Tugas Akhir ini membutuhkan bahan pustaka untuk mendukung teori-teori yang digunakan saat penulisannya. Buku Manajemen Kearsipan yang disusun oleh Basir Barthos, yang diterbitkan oleh Bumi Aksara tahun 2012 di Jakarta. Basir Barthos pada Bab V tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip, membahas tahapan penanganan arsip inaktif dalam keadaan kacau atau tidak teratur ke dalam beberapa urutan. Arsip tidak teratur yang hanya diikat, dikelompokkan kembali menurut asal arsip. Arsip disusun sesuai sumber asal yaitu prinsip asal-usul, dengan tidak melepaskan ikatannya. Pemilahan arsip dan non arsip diperlukan untuk memilah non arsip dan duplikasi berlebihan, yang setelah itu dapat dimusnahkan, sementara arsip yang sudah dipisahkan dapat dikelompokkan menurut unit kerjanya. Penanganan arsip teratur dilakukan dengan cara memeriksa kembali penataanya, kemudian dilanjutkan dengan menertibkan pengaturan fisik sesuai kode klasifikasinya sehingga memudahkan penemuan kembalinya.

8 8 Buku kedua, terbitan Gramedia Pustaka Utama tahun 2003, yang ditulis oleh Sulistyo-Basuki berjudul Manajemen Arsip Dinamis. Bagian 3 buku ini membahas tentang fasilitas penyimpanan yang digunakan untuk menunjang penyimpanan arsip inaktif, diantaranya rak dan almari, boks arsip dan roll o pack. Fasilitas ini disesuaikan dengan kebutuhan instansi juga besar ruangan penyimpanan arsipnya. Peralatan ini penting guna memaksimalkan penanganan arsip inaktif dari penyimpanan hingga proses temu baliknya. Buku ketiga, Laura Coles dalam bukunya A Manual for Small Archives yang diterbitkan oleh Archives Association of British Columbia tahun 1988, pada bab 7 menjelaskan tentang penanganan arsip inaktif tekstual. Penanganan arsip tekstual diawali dengan membersihkan arsip tekstual. Arsip harus dibersihkan agar proses selanjutnya tidak terganggu oleh debu yang terdapat pada arsip. Kemudian arsip ditata sesuai dengan perihalnya. Arsip yang sudah ditata dimasukkan kedalam boks. Jumlah arsip yang dimasukkan kedalam boks harus dibatasi agar tidak overload. Kemudian boks arsip dapat diberi label berisi identitas arsip seperti tahun, nomor arsip, dan nomor boks. E. Sistematika Penulisan Laporan yang berjudul Penanganan Arsip Inaktif di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman ini dibagi dalam empat bab. Pembagian ini untuk mempermudah pemahaman yang menyeluruh atas masingmasing bab. Tiap bab menggambarkan hal yang berbeda tapi semua masih dalam satu tema yang utuh.

9 9 Bab pertama mencakup latar belakang dan permasalahan, tujuan dan metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, serta sistematika penulisan. Bagian pertama uraian dalam latar belakang menjelaskan alasan mengapa topik tentang Arsip Inaktif dipilih. Belum banyaknya perhatian terhadap arsip inaktif di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman yang menjadi alasan pemilihan topik, serta permasalahannya yang dibahas dalam Laporan Tugas Akhir ini. Bagian kedua membahas tentang tujuan, yaitu untuk mengetahui penanganan arsip inaktif, sarana, dan kendala apa saja yang ditemui saat penanganan arsip inaktif. Bagian ketiga metode pengumpulan data untuk melengkapi data penulisan tugas akhir. Bagian keempat tinjauan pustaka sebagai referensi untuk mendukung teori yang digunakan. Bagian kelima sistematika penulisan menguraikan isi dari setiap bab Laporan Tugas Akhir. Bab kedua menjelaskan tentang sejarah berdirinya Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman, tugas pokok dan fungsi dari masing-masing bidang, hingga visi dan misi organisasi. Pada bab ini juga disebutkan azas pengorganisasian arsip yang digunakan oleh Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman untuk pengelolaan arsip aktif dan inaktifnya. Bab tiga berisi tentang inti pembahasan dari laporan Penanganan Arsip Inaktif di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman. Pembahasannya meliputi jenis dan kondisi arsip di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman, sarana dan prasarana yang ada di depot arsip, dan langkah-langkah penanganan arsip inaktif bidang sekretariat.

10 10 Penanganan arsip inaktif dibagi menjadi dua tahapan, yaitu penanganan arsip inaktif teratur dan arsip inaktif tidak teratur. Pembahasan terakhir pada bab ini adalah kendala yang dihadapi saat penanganan arsip inaktif di Disperindagkop Sleman. Bab terakhir berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan menjelaskan jawaban dari permasalahan penanganan arsip inaktif di Dinas Perindustrian Perdagangan dan Koperasi Kabupaten Sleman. Saran berisi masukan terutama untuk memperbaiki pelaksanaan sistem kearsipan yang sudah ada, terutama untuk arsip inaktif.