PERATURAN DAERAH KABUPATEN PASAMAN BARAT NOMOR 24 TAHUN 2006 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN PASAMAN BARAT

Transkripsi

1 PERATURAN DAERAH KABUPATEN PASAMAN BARAT NOMOR 24 TAHUN 2006 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN PASAMAN BARAT DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI PASAMAN BARAT Menimbang Mengingat : : a. bahwa dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan di daerah, arsip merupakan bagian pertanggung jawaban daerah yang harus dikelola, dipelihara, diamankan dan dilestarikan; b. bahwa wewenang dan tanggung jawab penyelenggaraan, pemeliharaan, penyelamatan, dan pengawasan kearsipan serta pemberdayaannya sepenuhnya menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a dan b serta sebagai acuan bagi aparatur dan masyarakat, dipandang perlu menetapkan peraturan daerah Kabupaten Pasaman Barat tentang penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Pasaman Barat. 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32 Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964); 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang undang Nomor 43 Tahun 1999, (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890); 3. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana (Lembaran Negara Tahun 1981 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3274); 4. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Tahun 1997, Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3674); 5. Undang-Undang Nomor 38 Tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten Dharmasraya, Kabupaten Solok Selatan dan Kabupaten Pasaman Barat di Provinsi Sumatera Barat (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 153, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4348); 6. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 53); 7. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4437); 8. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004, tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4438); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151);

2 10.Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan kedalam Mikro Film Media lainnya dengan legalisasi (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3913); 11.Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Pemerintah Propinsi sebagai Daerah Otonom (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 54, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3952); 12.Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun 1999 tentang Rumpun Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil; 13.Keputusan Presiden Nomor 74 Tahun 2001 tentang Tata Cara Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan; 14.Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 15.Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Cara Kearsipan Departemen Dalam Negeri; 16.Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1980 tentang Pedoman Standarisasi Alat Kelengkapan Kearsipan; 17.Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991 tentang Jadwal Retensi Arsip; 18.Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : 09 / Kep / M.Pan / 2 / 2002, tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kredit; Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PASAMAN BARAT dan Bupati Pasaman Barat M E M U T U S K A N Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN PASAMAN BARAT BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Pasaman Barat; 2. Pemerintah Daerah adalah Bupati beserta perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah. 3. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pasaman Barat menurut azaz otonomi dan tugas pembantuan. 4. Kepala Daerah adalah Bupati Pasaman Barat; 5. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Pasaman Barat; 6. Instansi adalah Dinas, Badan, Kantor, RSUD, Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, dan Lembaga lainnya di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pasaman Barat; 7. Lembaga lainnya adalah Instansi Vertikal, BUMN, BUMD, Swasta, Organisasi dan atau Perorangan yang menjalankan kegiatan atau usaha di Kabupaten Pasaman Barat; 8. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang dibentuk Pemerintah Kabupaten yang mempunyai kewenangan menangani kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Pasaman Barat; 9. Unit Pengelola adalah Unit yang melaksanakan Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi di Lingkungan Instansi sebagai pencipta dan pengguna Arsip Aktif; 10. Unit Kearsipan adalah Unit Kerja yang secara fungsional mengkoordinasikan, membina, mengawasi, mengarahkan, mengendalikan dan menangani kearsipan pada Instansi;

3 11. Arsip adalah : (1). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan. (2). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan Kebangsaan. 12. Arsip Dinamis adala Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara; 13. Arsip Dinamis Aktif adalah Arsip Dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan Administrasi; 14. Arsip Dinamis In-Aktif adalah Arsip Dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan Administrasi sudah menurun; 15. Arsip Statis adalah Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara; 16. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip; 17. Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu Arsip/Dokumen atas dasar nilai kegunaan yang terkandung dalam tiap-tiap berkas; 18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan Arsip dengan cara memindahkan arsip In-Aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan Instansi dan menyerahkan serta memusnahkan arsip Statis dari Lembaga lainnya ke Lembaga Kearsipan Kabupaten dan atau Badan Arsip Propinsi; 19. Daftar Pertelaan arsip adalah suatu daftar yang berisikan jenis Arsip yang digunakan sebagai sarana Penyusutan Arsip; 20. Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. BAB II RUANG LINGKUP Pasal 2 Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi segala bentuk kegiatan dari Instansi dan lembaga lainnya yang berhubungan dengan kearsipan. Pasal 3 Penyelenggaraan kearsipan yang dimaksud pasal 2 terdiri dari : kebijakan, kelembagaan, sitem, sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta pembiayaan. BAB III MAKSUD DAN TUJUAN Pasal 4 (1). Maksud penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin tertibnya penyelenggaraan kearsipan di lingkungan instansi dan atau lembaga lainnya di daerah. (2). Tujuan penyelenggaraan kearsipan ini adalah : a. Menciptakan sistem kearsipan daerah sebagai bagian dari sistem administrasi secara nasional. b. Menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan tulang punggung dalam manajemen pemerintahan. c. Menjamin keselamatan dan pemeliharaan bukti pertanggung jawaban dan pewarisan nilai budaya daerah sebagai bagian bahan pertanggung jawaban Nasional. d. Menjadikan arsip sebagai memori dan jati diri daerah. e. Mewujudkan penyelenggaraan kearsipan sebagai sumber informasi yang mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan administrasi Pemerintahan.

4 f. Menyelenggarakan kearsipan pada instansi dengan memanfaatkan tenaga fungsional arsiparis sebagai pengelola arsip. g. Memberikan pelayanan kepada pengguna arsip, sesuai dengan ketentuan berlaku. BAB IV KEBIJAKAN KEARSIPAN Bagian Pertama Kewajiban Pemerintah Daerah Pasal 5 Untuk mewujudkan maksud dan tujuan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam pasal 4, Pemerintah Daerah berkewajiban : a. Menyelenggarakan pendidikan kearsipan; b. Menetapkan dan melaksanakan sistem kearsipan yang serasi dan terpadu dengan sistem kearsipan nasional; c. Melakukan sosialisasi dalam rangka menumbuhkan budaya tertib arsip di Kabupaten Pasaman Barat; d. Membina dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan dalam rangka mewujudkan dan menyelenggarakan kearsipan yang mampu menghimpun, memelihara, menyelamatkan dan mengamankan bahan pertanggungjawaban daerah; e. Melakukan tindakan hukum terhadap berbagai bentuk penyalahgunaan arsip, sesuai dengan ketentuan berlaku; f. Memberikan penghargaan terhadap instansi dan atau lembaga lainnya serta arsiparis di lingkungan Pemerintah Daerah yang menyelenggarakan pengelolaan kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; g. Setiap instansi dan lembaga lainnya harus memberikan kesempatan kepada arsiparis dan pengelola arsip untuk pengembangan kearsipan. Bagian Kedua Kewajiban Instansi dan Lembaga Lainnya Pasal 6 1) Instansi di lingkungan Pemerintah Daerah berkewajiban menyelenggarakan arsip dinamis aktif dan memindahkan arsip dinamis in-aktif ke lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 2) Lembaga lainnya berkewajiban menyelenggarakan Arsip Dinamis di lingkungannya dan menyerahkan arsip statisnya ke lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 3) Lembaga kearsipan berkewajiban menerima, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan serta memanfaatkan arsip yang berasal dari instansi Pemerintah dan Lembaga lainnya; 4) Setiap instansi dan lembaga lainnya berkewajiban membentuk unit kearsipan di lingkungan masing-masing. Pasal 7 Untuk menyelamatkan arsip, lembaga kearsipan dapat bekerjasama dengan lembaga lainnya. Pasal 8 (1). Pemindahan arsip in-aktif dari intansi ke lembaga kearsipan dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip; (2). Penyerahan arsip statis dari lembaga lainnya dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun; (3). Lembaga kearsipan dapat melaksanakan penyelamatan arsip secara langsung terhadap arsip yang bernilai guna tinggi bagi pertanggungjawaban daerah ( akuisisi strategis ).

5 BAB V SISTEM KEARSIPAN Pasal 9 (1). Pengelolaan arsip meliputi dua sistem : a. Pengelolaan arsip dinamis b. Pengelolaan arsip statis (2).Setiap instansi dan atau lembaga lainnya berkewajiban mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan serta menjaga kerahasiaan arsip dinamis sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pasal 10 Pengelolaan arsip dinamis meliputi : tata naskah dinas, pengendalian naskah dinas, penataan berkas dan penyusutan arsip. Pasal 11 (1). Kegiatan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Bupati; (2). Kegiatan arsip dinamis untuk lembaga lainnya sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 diatur tersendiri oleh pimpinan lembaga yang bersangkutan. Pasal 12 (1). Pengelolaan arsip statis meliputi proses penambahan khasanah arsip statis; (2).Pengelolaan arsip statis merupakan wewenang dan tanggungjawab lembaga kearsipan dengan memperhatikan kaidah-kaidah yang berlaku. BAB VI SUMBER DAYA MANUSIA Pasal 13 (1). Sumber daya manusia pengelolaan arsip merupakan pegawai yang menangani kearsipan yang terdiri dari pejabat fungsional arsiparis dan pegawai pengelola kearsipan di lingkungan Pemerintah daerah; (2). Setiap instansi harus menyediakan tenaga arsiparis dan ditempatkan pada unit kearsipan; (3). Pemerintah Daerah mengangkat tenaga fungsional arsiparis termasuk didalamnya pengaturan tentang pemberian tunjangan, biaya operasional dan pembinaan karir arsiparis; (4). Pelaksanaan ketentuan ayat (3) ditetapkan dengan Keputusan Bupati. BAB VII SARANA DAN PRASARANA Pasal 14 (1). Setiap instansi menyediakan sarana dan prasaran kearsipan untuk kegiatan pengelolaan kearsipan; (2). Standarisasi sarana dan prasarana kearsipan ditetapkan dengan Peraturan Bupati. Pasal 15 Setiap instansi dalam melakukan pengelolaan kearsipan mengikuti perkembangan teknologi informasi dengan menyediakan sarana dan prasarana alih media dengan mempertimbangkan efisiensi, efektifitas dan ketentuan yang berlaku.

6 BAB VIII PENYELAMATAN DAN PEMANFAATAN Pasal 16 (1). Setiap instansi melaksanakan penyelamatan dan pemanfaatan serta memberdayakan arsip bagi kinerja organisasi; (2). Lembaga kearsipan dalam menyelamatkan dan memanfaatkan arsip statis melakukan kegiatan meliputi : pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis. Pasal 17 (1).Untuk penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan, dilakukan upaya pemeliharaan dan pelestarian arsip; (2).Penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang bernilai guna bagi pemerintah daerah, Negara dan bangsa. Pasal 18 (1). Arsip dinamis bersifat tertutup bagi pihak yang tidak berhak, kecuali untuk kepentingan dinas; (2). Bagi pengguna jasa layanan informasi arsip dinamis diluar instansi yang bersangkutan harus memiliki rekomendasi Bupati. Pasal 19 (1). Bagi warga Negara asing yang ingin melakukan penelitian terhadap arsip statis yang ada di lembaga kearsipan harus mendapat izin Bupati; (2). Bagi pengguna jasa layanan yang akan menggandakan arsip pada lembaga kearsipan dikenakan biaya administrasi; (3). Pelaksanaan ketentuan ayat (1) dan (2) diatur lebih lanjut dengan Peraturan Bupati. BAB IX PEMBIAYAAN Pasal 20 (1).Setiap instansi menyediakan dana untuk penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan tugas dan fungsinya berdasarkan ketentuan yang berlaku; (2).Penyediaan dana untuk penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud ayat (1) merupakan bagian anggaran instansi yang bersangkutan; (3).Terhadap arsip yang bernilai pertanggungjawaban daerah dan nasional yang dimiliki swasta/perorangan, untuk memilikinya Pemerintah Daerah dapat melakukan perundingan. BAB X PEMBINAAN DAN PENGAWASAN Bagian Pertama Pembinaan Pasal 21 (1).Lembaga kearsipan melaksanakan pembinaan kearsipan kepada seluruh instansi di Kabupaten Pasaman Barat; (2).Kepala instansi wajib melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan instansi/ unit kerja masing-masing; (3).Untuk mengamankan arsip-arsip Pemerintah Propinsi dan Kabupaten/Kota sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari bahan pertanggung jawaban Nasional, lembaga kearsipan mengadakan koordinasi dan hubungan fungsional serta pembinaan kepada

7 lembaga-lembaga kearsipan Kabupaten, dalam batas-batas kewenangan berdasarkan ketentuan yang berlaku. Bagian Kedua Pengawasan Pasal 22 (1).Lembaga kearsipan melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku; (2).Lembaga kearsipan dapat memberikan penilaian, penyelenggaraan pengelola kearsipan sebagaimana dimaksud ayat (1) serta menyampaikan laporan kepada Bupati. BAB XI SANKSI ADMINISTRASI Pasal 23 Kepada instansi yang tidak menyelenggarakan kearsipan dikenakan sanksi administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. BAB XII KETENTUAN PIDANA Pasal 24 (1). Barang siapa dengan sengaja atau karena kelalaiannya tidak menyerahkan dan atau mengakibatkan hilang atau rusaknya arsip yang masih bernilai guna, sehingga dengan perbuatannya tersebut mengakibatkan hambatan dalam penyelenggaraan pemerintahan, baik yang menimbulkan kerugian maupun tidak menimbulkan kerugian bagi Pemerintah Daerah, diancam pidana kurungan paling lama 6 (enam) bulan atau denda paling banyak Rp ,- (lima puluh juta rupiah) dengan atau tidak merampas barang tertentu untuk daerah kecuali jika ditentukan lain dalam peraturan perundang undangan yang berlaku; (2). Barang siapa dengan sengaja memberitahukan isi naskah yang sepatutnya dirahasiakan kepada pihak yang tidak berhak mengetahuinya sedangkan dia wajib merahasiakan, dapat dipidana sesuai dengan ketentuan yang berlaku. BAB XIII KETENTUAN PENUTUP Pasal 25 Hal-hal yang belum cukup diatur dalam Peraturan Daerah ini, sepanjang mengenai teknis pelaksanaannya akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Bupati. Pasal 26 Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya, dalam Lembaran Daerah Kabupaten Pasaman Barat. Disahkan di : Simpang Empat Pada tanggal : 30 Desember 2006 BUPATI PASAMAN BARAT dto H. SYAHIRAN

8 Diundangkan di : Simpang Empat Pada Tanggal : 30 Desember 2006 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN PASAMAN BARAT dto Drs. H. HELMI ERWADI Pembina Utama Muda Nip LEMBARAN DAERAH KABUPATEN PASAMAN BARAT TAHUN 2006 NOMOR 24 SERI D 21