BUPATI GARUT P E R A T U R A N B U P A T I G A R U T NOMOR 784 TAHUN 2011 TENTANG

Transkripsi

1 BUPATI GARUT P E R A T U R A N B U P A T I G A R U T NOMOR 784 TAHUN 2011 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN GARUT DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA Menimbang Mengingat BUPATI GARUT, : a. bahwa untuk mendayagunakan arsip kepegawaian dan arsip keuangan dalam penyelenggaraan Pemerintah secara efektif dan efisien guna tercapainya ketertiban pelaksanaan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur dan pertanggungjawaban Pengelola Keuangan Daerah, perlu diatur Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan Keuangan Pemerintah Kabupaten Garut; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Bupati Garut tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan Keuangan Pemerintah Daerah Kabupaten Garut. : 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Provinsi Jawa Barat (Berita Negara Tahun 1950) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang dengan Mengubah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Provinsi Jawa Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 31, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2851); 2. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964); 3. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890);

2 2 4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 5. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawatan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 123, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5043); 6. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 1976 tentang Pegawai Negeri yang Menjadi Pejabat Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1976 Nomor 8, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3067); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578); 10. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Propinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 11. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah; 13. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Pe raturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 310); 14. Keputusan Kepala Arsip Nasional Nomor 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta; 15. Keputusan Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah Nomor 14 Tahun 2001 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Otonomi Daerah;

3 3 16. Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 05 Tahun 2007 dan Nomor 41 Tahun 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri dan Pejabat Negara; 17. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 07 Tahun 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; 18. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 12 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian; 19. Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 40 Tahun 2008 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Provinsi Jawa Barat; 20. Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 21 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Garut (Lembaran Daerah Kabupaten Garut Tahun 2001 Nomor 55); 21. Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 24 Tahun 2008 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga Teknis Daerah dan Inspektorat Kabupaten Garut (Lembaran Daerah Kabupaten Garut Tahun 2008 Nomor 39); 22. Keputusan Bupati Garut Nomor 406 Tahun 2001 tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 21 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Garut. Memperhatikan : 1. Surat Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor K.26-30/V /48 tanggal 27 Juli 2011 perihal Permohonan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kepegawaian Pemerintah Kabupaten Garut; 2. Surat Kepala Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Nomor 129/S/I-X.6/08/2011 tanggal 11 Agustus 2011 perihal Pertimbangan/Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Keuangan Pemerintah Kabupaten Garut; 3. Surat Gubernur Jawa Barat Nomor /5606/Bapusipda tanggal 8 Desember 2011 perihal Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kepegawaian dan Keuangan Kabupaten Garut; 4. Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor P.JRA/51/2011 tanggal 27 Desember 2011 perihal Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Keuangan Kabupaten Garut. MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN GARUT.

4 4 BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini, yang dimaksudkan dengan : 1. Daerah adalah Kabupaten Garut. 2. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah. 3. Bupati adalah Bupati Garut. 4. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Kabupaten Garut. 5. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut SKPD adalah perangkat daerah sebagai unsur pembantu kepala daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah yang terdiri dari sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan dan kelurahan. 6. Pegawai Negeri adalah mereka yang setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan Negeri atau diserahi tugas Negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. 7. Pejabat Negara adalah Pejabat Negara yang menjalankan fungsi eksekutif, legislatif, atau yudikatif, dan pejabat lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan Negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 8. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 9. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 10. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 11. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 12. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 13. Arsip Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara adalah arsip Pegawai Negeri Sipil dan arsip perseorangan yang merupakan rekaman perjalanan karier Pegawai Negeri dan/atau Non Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagai Pejabat Negara di lingkungan Pemerintah Daerah. 14. Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/fiskal yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban keuangan. 15. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 16. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian adalah jadwal retensi arsip mengenai arsip Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara.

5 5 17. Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi jenis arsip keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan. 18. Pengelolaan Arsip Keuangan adalah kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban keuangan. 19. Berkas perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil di lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah. 20. Arsip dokumentasi kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang. 21. Data Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan karier Pegawai Negeri Sipil yang disusun berdasarkan arsip dokumentasi kepegawaian dari instansi yang bersangkutan. 22. Jangka Waktu Simpan (Retensi) adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan. 23. Jangka Waktu Simpan (Retensi) Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah, yang dihitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses. 24. Jangka Waktu Simpan (Retensi) Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan atau Pusat Kearsipan, yang dihitung sejak habisnya masa retensi arsip aktif sampai nilai gunanya untuk kepentingan referensi berakhir. 25. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah selesai dan tidak memiliki nilai guna lagi. 26. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa arsip memiliki nilai guna sekunder, yang wajib diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah/Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sesuai kewenangan berdasarkan peraturan perundang-undangan. 27. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali. 28. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 29. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. 30. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. 31. Jenis Arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau subjek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. 32. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam Satuan Kerja Perangkat Daerah; b. memusnahkan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan dalam lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) kepada Lembaga Kearsipan Daerah dan/atau Arsip Nasional.

6 6 BAB II MAKSUD DAN TUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN PEMERINTAH DAERAH Pasal 2 Maksud dan tujuan ditetapkannya Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan Keuangan Pemerintah Daerah Kabupaten Garut adalah sebagai pedoman dalam penentuan jangka waktu penyimpanan dan penyusutan arsip kepegawaian dan keuangan berdasarkan nilai kegunaannya. BAB III RUANG LINGKUP JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN PEMERINTAH DAERAH Pasal 3 Ruang lingkup jadwal retensi arsip kepegawaian dan keuangan Pemerintah Daerah Kabupaten Garut meliputi: a. arsip kepegawaian, terdiri dari: 1. arsip Pegawai Negeri Sipil; 2. arsip Pejabat Negara, meliputi: a) Bupati dan Wakil Bupati; b) Ketua dan Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah; dan c) Pejabat Negara lain yang ditentukan berdasarkan Undang-Undang. b. arsip keuangan. BAB IV JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN PEMERINTAH DAERAH Pasal 4 (1) Jadwal retensi arsip kepegawaian dan keuangan Pemerintah Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3, tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran II yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. (2) Jadwal retensi arsip kepegawaian dan keuangan Pemerintah Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi jenis arsip, jangka waktu simpan aktif dan inaktif serta keterangan yang berisi pernyataan musnah, dinilai kembali dan permanen. Pasal 5 (1) Pemusnahan arsip kepegawaian dengan jangka waktu penyimpanan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, ditetapkan oleh Bupati atau Pejabat lain yang ditunjuk, setelah mendengar pertimbangan dari Panitia Penilai Arsip dan memperhatikan pendapat dari Kepala Badan Kepegawaian Negara dan dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Pemusnahan arsip keuangan dengan jangka waktu penyimpanan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, ditetapkan oleh Bupati atau Pejabat lain yang ditunjuk setelah mendengar pertimbangan dari Panitia Penilai Arsip dan memperhatikan pendapat dari Kepala Badan Pemeriksa Keuangan, dan dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

7 7 (3) Penetapan keputusan pemusnahan oleh Bupati atau Pejabat lain yang ditunjuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia atau Gubernur. (4) Panitia Penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dibentuk oleh Bupati. BAB IV KETENTUAN PENUTUP Pasal 6 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Garut. Ditetapkan di Garut pada tanggal B U P A T I G A R U T, t t d ACENG H.M. FIKRI Diundangkan di Garut pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN GARUT, t t d H. IMAN ALIRAHMAN, SH, MSi PEMBINA UTAMA MADYA NIP BERITA DAERAH KABUPATEN GARUT TAHUN 2011 NOMOR 52