BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Pada era globalisasi ini pertumbuhan dunia bisnis semakin bertambah maju sesuai dengan kemajuan zaman yang modern dan didukung dengan semakin canggihnya teknologi. Era globalisasi merupakan era di mana setiap perusahaan harus memiliki kemampuan kompetitif dalam bersaing di dunia usaha. Dalam mencapai tujuan yang ditetapkan, diperlukan suatu organisasi yang baik dan teratur yaitu dengan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang sampai kepada perincian tugas di dalam organisasi. Masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut harus dapat memimpin dengan baik, sehingga kegiatan setiap anggota dalam bekerjasama dapat terarah dan jelas tujuannya. Setiap rangkaian kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi/perusahaan, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, akan memerlukan pekerjaan yang rapi, teratur dan lancar. Salah satu prasarana yang tidak kalah pentingnya dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu perkantoran yang menyediakan kebutuhan informasi yang akurat dan terpercaya. Tanpa adanya informasi yang dibutuhkan yang berguna untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan, maka akan sulit bagi pimpinan perusahaan untuk menetapkan suatu kebijakan. Dengan semakin berkembangya suatu organisasi, maka semakin besar pula tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya. Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat setiap situasi dan kondisi yang terjadi pada organisasi/perusahaan, dapat memanfaatkan waktu dengan efektif dan efisien
serta dapat memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasinya Saat ini kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan tentu sangat menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan. Mengingat semakin bertambah luas dan kompleksnya ruang lingkup pekerjaan kantor, menunjukkan kecendrungan dibutuhkannnya sekelompok staff yang diantaranya sekretaris dengan rekannya dalam melakukan pekerjaan atau rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan organisasi yang dinamakan sekretariat (kesekretariatan). Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi pada masa sekarang ini sudah sangat berkembang. Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung dan juga sebagai profesi yang sangat penting karena diperlukan oleh organisasi/perusahaan modern. Profesi sebagai sekretaris tidak dapat lagi dianggap sebagai juru ketik saja, tetapi fungsi dan peranan sekretaris dari hari ke hari semakin bertambah luas. PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang layanan jasa telekomunikasi, merupakan perusahaan penyelenggara jasa telekomunikasi intenasional terkemuka di Indonesia. Salah satu kegiatan yang biasa yang dilakukan seorang sekretaris pada perusahaan ini lebih dititik beratkan pada kegiatan administrasi perkantoran. Kegiatan yang dimaksud antara lain; pengelolaan surat-surat, pengarsipan atau pengelolaan arsip, penanganan telepon, penggunaan mesin-mesin kantor, menangani laporan, dan sebagainya. Penanganan tugas-tugas sekretariat pada PT. Indosat Northern
Sumatera Region Medan harus dilakukan dengan baik karena tugas tersebut akan membantu pimpinan dan perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan serta tugas-tugas pokok yang telah direncanakan. B. Permasalahan Masalah merupakan hambatan yang dirasakan sebagai suatu tantangan yang harus diketahui duduk persoalannya, yang mana diperlukan suatu tanggapan dan pemecahan untuk penyelesaiaannya Untuk itu, adapun rumusan masalah atau permasalahan yang akan dibahas pada penelitian ini adalah Bagaimana Penanganan Tugas-tugas Sekretariat pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan. C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui penanganan tugas-tugas sekretariat pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian yang dilakukan pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan adalah : 1. Bagi perusahaan mempunyai kegunaan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah-langkah pada masa yang akan datang sehingga diharapkan terus mengalami perkembangan dengan baik.
2. Bagi penulis mempunyai manfaat untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang penanganan tugas-tugas sekretariat. 3. Untuk menumbuh kembangkan sikap intelektualitas mahasiswa melalui sikap gemar membaca dan menganalisa suatu karya tulis. E. Jadwal Penelitian Pada penulisan tugas akhir ini, penulis membuat suatu jadwal penelitian, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan untuk tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Jadwal penelitian yang dilakukan oleh penulis di PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan yaitu dimulai dari tanggal 01 Mei 2009 s/d tanggal 31 Mei 2009. Dalam penelitian ini, dilakukan pengumpulan data mengenai tugas-tugas sekretariat pada bagian sekretaris. Jadwal penelitian dapat dilihat pada Tabel 1. 1. Tabel 1. 1 Jadwal Penelitian NO KEGIATAN MINGGU KE 1 2 3 4 1. Persiapan 2 Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan
F. Sistematika Penulisan Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Bab ini berisikan Pengertian Sekretariat, Pengertian Sekretaris dan Penanganan Tugas-tugas Sekretariat. BAB IV : PENUTUP Bab ini berisikan Kesimpulan dan Saran mengenai hasil penelitian tentang penanganan tentang tugas-tugas sekretariat pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan.