BAB I PENDAHULUAN. setiap pegawai yang berada di Perusahaan. Organisasi dalam pencapaian tujuan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Perusahaan merupakan pusat kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan demikian seluruh informasi dan instruksi yang dijadikan pedoman kerja bagi setiap pegawai yang berada di Perusahaan. Organisasi dalam pencapaian tujuan adakalanya jauh dari yang diharapkan, tapi adakalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap kantor. Agar tujuan dari suatu perusahaan dapat tercapai, maka setiap perusahaan harus mempunyai sistem dan prosedur yang baik dalam mengelola dan mengawasi semua kegiatan yang ada diperusahaan tersebut. Hal ini dapat dipenuhi dengan pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi canggih secara optimal serta administrasi yang dijalankan oleh setiap perusahaan tersebut. Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat serta dapat melancarkan aktivitas perusahaan dan sistem administrasi kantor yang baik akan memudahkan pelaksanaan pekerjaan pokok dalam mencapai tujuan perusahaan tersebut. Tanpa dukungan administrasi yang baik aktivitas suatu kantor akan terganggu. Sebaliknya administrasi kantor yang kurang baik dan kurang mendapat perhatian akan mengganggu aktivitas perusahaan, baik itu kegiatan yang dilakukan di dalam kantor maupun kegiatan yang dilakukan diluar kantor. Maka jika hal ini terjadi akan mengakibatkan kerugian pada organisasi tersebut.

2 Guna menjamin pencapaian tujuan secara efektif dan efisien perlu diperhatikan bagaimana peranan administrasi kantor. Kantor dari segi administrasi tersebut baik sarana maupun prasarana atau keseluruhan fasilitas yang bersangkutan dengan administrasi kantor. Keberhasilan dari suatu kantor tercermin dari keberhasilan dari kegiatan administrasi yang baik yang akan berpengaruh dalam memenuhi segala kebutuhan organisasi para karyawannya. Administrasi kantor yang direncanakan dengan cermat sesuai dengan kebutuhannya, haruslah disusun dengan baik sehingga berjalan dengan lancar dan senantiasa disempurnakan, sehingga mempunyai nilai yang penting bagi perusahaan. Seperti yang diketahui tingkat pertumbuhan dan cara berpikir manusia semakin lama semakin berkembang, sehingga administrasi juga harus ikut maju seiring dengan perkembangan itu. Dibarengi dengan semakin pesatnya perkembangan ilmu dan teknologi manusia sebagai komponen yang terpenting dalam suatu organisasi dituntut untuk lebih berprestasi. Hal ini dapat dipenuhi dengan pemanfaatan ilmu dan teknologi tersebut secara optimal. Dari penjelasan terdahulu dapat diketahui bahwa masalah administrasi merupakan masalah penting dan utama dalam organisasi, dimana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh yang sudah dilakukan maupun yang sudah berhasil dilakukan. Selain itu, administrasi juga memegang peranan dalam melancarkan kehidupan dan pengembangan organisasi secara

3 keseluruhan. Jadi tanpa dukungan yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. B. Permasalahan Masalah dapat diartikan sebagai adanya kesenjangan antara harapan dengan kenyataan. Setiap perusahaan mempunyai masalah, masalah yang dihadapi oleh setiap perusahaan itu berbeda-beda satu sama lainnya. Oleh karena itu setiap masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan memerlukan suatu pemecahan yang serius. Agar tidak menghambat kelancaran kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan. Untuk mencegah timbulnya masalah, maka penulis terlebih dahulu menentukan permasalahan agar pemecahannya terarah dan berhasil. Adapun permasalahan tersebut adalah Bagaimana peranan administrasi pada PT. Alam Laut Sejahtera Belawan. C. Tujuan Penelitian Adapun Tujuan dari Penelitian ini adalah : Untuk mengetahui peranan administrasi perkantoran pada PT. Alam Laut Sejahtera Belawan.

4 D. Manfaat Penelitian Adapun Manfaat dari Penelitian ini adalah : 1. Bagi Perusahaan Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi perusahaan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan dalam bidang administrasi. Khususnya mengenai peranan administrasi perkantoran pada PT. Alam Laut Sejahtera. 2. Bagi Penulis Menambah wawasan dan pengetahuan dalam bidang administrasi. Sehingga penulis dapat membandingkan teori-teori yang diterima penulis selama perkuliahan dengan peranan administrasi perkantoran yang diterapkan pada PT. Alam Laut Sejahtera Belawan. 3. Bagi Pembaca Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik dalam objek penelitian yang sama. E. Jadwal Penulisan dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal Penulisan Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, dimana hal ini diperlukan agar penulis dapat membagi waktu dengan teratur, supaya penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

5 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III Persiapan Pengumpulan data Penulisan laporan Adapun jadwal survei yang dilakukan oleh penulis dilakukan pada tanggal 28 April, 2 Mei, dan 8 Mei pada PT. Alam Laut Sejahtera. Dimana survei tersebut bertujuan memperoleh data-data mengenai administrasi yang dilakukan di kantor bagian administrasi PT. Alam Laut Sejahtera Belawan. Hal ini diperlukan penulis dalam menyelesaikan tugas akhir. 2. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dari tugas akhir ini adalah: BAB I : Pendahuluan Pada Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, jadwal penelitian dilakukan, dan sistematika penulisan. BAB II : Profil Perusahaan/Instansi Profil perusahaan dalam Bab ini terdiri dari sejarah ringkas perusahaan, jenis usaha, struktur organisasi, uraian tugas, kinerja terkini, serta rencana kegiatan.

6 BAB III : Pembahasan Dalam pembahasan ini akan membahas tentang Administrasi Perkantoran, kegiatan administrasi, kearsipan, Prosedur surat masuk/keluar BAB IV : Penutup Isi dari penutup ini terdiri dari kesimpulan bahwa PT. Alam Laut Sejahtera adalah salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang penyediaan fasilitas, pemasaran, dan perawatan kapal perikanan. saran mengenai kemampuan untuk mengelola dan mengatur administrasi kantor agar lebih ditingkatkan lagi.