BAB I PENDAHULUAN Produksi dapat didefinisikan sebagai aktivitas yang dilakukan untuk mengolah atau membuat bahan mentah atau bahan setengah jadi menjadi barang jadi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.produksi dapat juga diartikan sebagai tindakan intensional untuk menghasilkan sesuatu yang berguna. Pengawasan produksi dan operasi merupakan kegiatan untuk mengatur dan mengkoordinasikan penggunaan sumberdaya dana serta bahan secara efektif dan efisien untuk menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang dan jasa. Fungsi terpenting dalam produksi dan operasi meliputi: Proses pengolahan merupakan metode yang digunakan untuk pengolahan masukan 1. Jasa-jasa penunjang merupakan sarana yang berupa pengorganisasian yang perlu untuk penetapan teknik dan metode yang akan dijalankan, sehingga proses pengolahan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. 2. Perencanaan merupakan penetapan keterkaitan dan pengorganisasian dari kegiatan produksi dan operasi yang akan dilakukan dalam suatu dasar waktu atau periode tertentu pengendalian atau pengawasan merupakan fungsi untuk menjamin terlaksananya sesuai dengan yang direncanakan, sehingga maksud dan tujuan untuk penggunaan dan pengolahan masukan pada kenyataannya dapat dilaksanakan 3. Manajemen operasi merupakan pelaksanaan kegiatan-kegiatan manajerial yang dibawakan dalam pemilihan, perancangan, pembaharuan, pengoperasian, dan pengawasan sistem-sistem produktif. Faktor-faktor produksi yang digunakan dalam proses transformasi bahan baku menjadi berbagai produk atau jasa mencakup tenaga kerja, mesin-mesin, peralatan, bahan mentah dan sebagainya. 1
BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Sistem Produksi Produksi dalam sebuah organisasi pabrik merupakan inti yang paling dalam, spesifik serta berbeda dengan bidang fungsional seperti keuangan, personalia dan lain-lain. Sistem produksi merupakan kata yang sudah tidak asing di dunia industri. Sistem produksi terdiri dari dua kata yaitu sistem dan produksi. Defenisi kata sistem adalah kelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu, sedangkan defenisi kata produksi adalah aktivitas untuk menghasilakan barang dan/atau jasa. SISTEM Sistem produksi memiliki komponen stuktural dan fungsional yang berperan penting dalam menunjang kontunuitas operasional sistem produksi. Komponen struktural yang membentuk sistem produksi terdiri dari bahan baku (material), mesin dan peralatan, tenaga kerja, modal, informasi, dan lain-lain. Sedangkan komponen fungsional terdiri dari : perencanaan, pengendalian, koordinasi, yang kesemuanya berkaitan dengan manajemen dan organisasi. 2
Kesimpulan yang didapat adalah sistem produksi merupakan keseluruhan proses atau kegiatan operasional yang dimulai ketika muncul order dari bagian marketing, kemudian perencanaan produksi disusun oleh bagian PPIC sampai dengan selesainya order tersebut di bagian produksi dan siap untuk dikirim ke customer. Adapun elemen-elemen utama dalam sistem produksi adalah input, proses dan output, serta adanya mekanisme umpan balik untuk pengendalian sistem produksi itu agar mampu melakukan continious improvement. Suatu proses dalam sistem produksi dapat didefenisikan sebagai integrasi dari input, yaitu : Tenaga kerja, material, informasi metode kerja, dan mesin atau peralatan dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah bagi produk, agar dapat dijual dengan harga yang kompetitif di pasar. Proses itu mengubah input menjadi output melalui sejumlah langkah yang terorgananisasi. Agar suatu sistem produksi dapat berjalan dengan baik maka perlu adanya perencanaan (planning) dengan baik pula. Tujuan utama dari proses perencanaan adalah menyeimbangkan antara supply dan permintaan (demand). Supply menunjukkan kemampuan untuk memproduksi barang/jasa untuk memenuhi permintaan dengan tergantung pada sumber daya yang dimiliki dalam sistem. B. Sistem Perencanaan Produksi Perencanaan adalah fungsi manajemen yang paling pokok dan sangat luas meliputi perkiraan dan perhitungan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan pada waktu yang akan datang mengikuti suatu urutan tertentu. Perencanaan merupakan salah satu sarana manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan karena itu setiap tingkat manajemen dalam organisasi sangat membutuhkan aktivitas perencanaan Tujuan perencanaan harus tegas, jelas dan mudah dimengerti. Seringkali perencanaan harus mengalami perubahan, oleh karena itu perencanaan harus besifat luwes dan terbuka untuk dapat dirubah bila diperlukan. Sifat luwes ini mengakibatkan pelaksanaan kegiatannya harus dimonitor dan dikendalikan terus menerus yang 3
disesuaikan dengan kondisi yang ada namun perencanaan harus tetap pada tujuan yang ditetapkan. Perencanaan juga merupakan fungsi memilih sasaran perusahaan secara kebijaksanaan, program dan pemilihan langkah-langkah apa yang harus dilakukan, siapa yang melakukan dan kapan aktivitasnya dilaksanakan. Dalam perencanaan produksi kita selalu menginginkan agar diperoleh perencanaan produksi yang baik namun merencanakan proses produksi bukanlah hal yang mudah karena banyaknya faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor internal relative mudah dapat dikuasai oleh PPC manager, namun faktor external tidak demikian. Karena itu perencanaan harus dibuat ketat namun tidak kaku, artinya dapat dirubah bila diperlukan dan kemungkinan perubahan ini juga harus diperhitungkan agar tidak menimbulkan kesulitan. Perencanaan yang baik hanya akan diperoleh dengan didasarkan kepada informasi yang baik dan pengukuran keberhasilan didasarkan kepada standard yang ditetapkan. C. Unsur-unsur Perencanaan Perencanaan adalah suatu hasil pemikiran yang rasional dimana di dalamnya terdapat dugaan/perkiraan, perhitungan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai pada masa yang akan datang. Syarat mutlak suatu perencanaan harus mempunyai tujuan yang jelas dan mudah dimengerti. Perencanaan harus terukur dan mempunyai standard tertentu. Perencanaan digolongkan sebagai fakta yang Objective kebenarannya bahwa pemikiran yang rasional itu tidak atas hayalan belaka tetapi suatu perhitungan berdasarkan data yang objective. Walau perencanaan mengandung unsur dugaan/pemikiran namun harus didasarkan pada suatu standard yang terukur. Perencanaan adalah sebagai tahap persiapan / tindakan pendahuluan untuk melaksanakan kegiatan dengan memperhatikan penyimpangan yang mungkin terjadi 4
D. Fungsi Perencanaan Produksi Perencanaan produksi (Production Planning) adalah salah satu dari berbagai macam bentuk perencanaan yaitu suatu kegiatan pendahuluan atas proses produksi yang akan dilaksanakan dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan. Perencanaan produksi sangat erat kaitannya dengan pengendalian persediaan sehingga sebagian besar perusahaan manufacture menempatkan fungsi perencanaan dan pengendalian persediaan dalam satu kesatuan. Ditinjau dari bentuk industri, perencanaan produksi suatu perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya terdapat perbedaan. Banyak hal yang menyebabkan perbedaan tersebut, bahkan pada perusahaan yang sejenis. Tujuan produksi bagi perusahaan adalah barang dengan spesifikasi tertentu memenuhi permintaan pelanggan. Tujuan tersebut dituangkan dalam Order Confirmation yang dibuat oleh bagian penjualan. Dengan demikian dapat disimpulkan tujuan produksi sepenuhnya dirumuskan oleh sales department, berdasarkan order yang telah diterima. Karena tujuan produksi dirumuskan berdasarkan order yang telah diterima maka dalam fungsi perencanan produksi pengaruh forecasting pada sistem perencanaan produksi dapat dikatakan tidak signifikan. Untuk mencapai tujuan, khususnya dalam perencanaan produksi dan pengendalian persediaan perusahaan perlu menyediakan fasilitas komunikasi dan sistem informasi yang mendukung sistem pengolahan data terdistribusi. Program aplikasi database management system yang terintegrasi dengan sistem lainnya di lingkungan perusahaan sehinngga bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan memiliki sarana yang cukup handal yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Bagian perencanaan dengan mudah dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam menyusun perencanaan produksi. Agar masing-masing fungsi yang terdapat dalam Sistem perencanaan dan bagian terkait dengan sistem perencanaan produksi dapat menjalankan kerja dan 5
tanggungjawabnya sesuai dengan sistem, maka setiap personal disyaratkan mengenal sistem akuntansi komputer dan procedure yang diterapkan. Dengan demikian efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam usaha mencapai tujuan perencanaan produksi terdapat berbagai macam permasalahan sesuai dengan proses yang akan dilaksanakan, kemudian dirumuskan bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien serta bagaimana cara pengendaliannya. Keberhasilan dalam membuat perencanaan produksi dan pencapaiannya tidak hanya tergantung pada organisasi bagian perencanaan itu sendiri, melainkan sangat tergantung pada struktur organisasi secara keseluruhan dan sistem yang diterapkan. Kegagalan dapat terjadi akibat kesalahan dalam penggunaan sistem informasi tidak efektif, bahkan sering terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan akibat tidak memahami informasi yang ditampilkan oleh sistem informasi yang tersedia. Manajer bagian prencanaan mutlak harus memahami sistem informasi yang digunakan, karena sistem informasi yang digunakan adalah berbasis komputer maka manajer bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan serta bagian yang terkait langsung dengan bagian tersebut harus memahami dan mengerti sistem komputer yang digunakan. Jika tidak maka terbuka peluang untuk mengambil keputusan-keputusan yang keliru. Kelancaran proses produksi ditentukan oleh tingkat kematangan penjadwalan produksi. Dalam menyusun perencanaan harus memperhatikan berbagai element dari berbagai bagian sehingga sangat memerlukan sistem yang terintegrasi dan harus didukung dengan fasilitas yang memadai. Perencanaan produksi dituntut harus lebih besifat (sales oriented) namun di sisi lain tanpa mengabaikan efisiensi dan kelancaran proses produksi. Kemampuan sumber daya manusia sangat tergantung pada sistem yang diterapkan. Tidak jarang orang yang mampu tidak dapat berbuat karena terikat oleh sistem dan fasilitas yang tersedia. Pembagian tugas dan tanggung jawab harus jelas dan dilakukan pengukuran efektifitas kerja. (Standard operational process) dan 6
(Standard Instruction Process) harus dipahami oleh bagian operasional dan juga bagian perencanaan. Perencanaan produksi sangat tergantung pada kapasitas, jenis perusahaan, sumberdaya dan jenis produksi yang dikerjakan. Berdasarkan hal tersebut perusahaan yang mengerjakan order yang terputus-pustus berdasarkan permintaan pelanggan yang pemenuhannya pada waktu yang akan datang, tingkat kesulitan dalam menyusun perencanaan jauh lebih sulit dibanding perusahaan yang mengerjakan produksi continue. Pengukuran keberhasilan perencanaan tidak tepat untuk dibandingkan dengan perusahaan lain karena perbedaan kelengkapan, kapasitas dan sumberdaya apalagi dibanding dengan perusahaan lain yang tidak sejenis. Faktor penting dalam melakukan pengukuran adalah standar produksi meliputi waktu, mutu, jumlah yang dapat dihasilkan berdasarkan penelitian yang dilakukan pada jangka waktu tertentu di perusahaan ini. Pengukuran perlu dilakukan secara terusmenerus sehingga keputusan yang diambil untuk pengembangan jangka panjang mempunyai dasar yang objektif. E. Perencanaan Dan Pengawasan Produksi Perencanaan dan pengawasan produksi adalah penentuan dan penetapan kegiatankegiatan produksi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan pabrik tersebut dan mengawasi kegiatan pelaksanaan dari proses dan hasil produkai agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana dan tujuan yang di harapkan dapat tercapai. Tujuan perencanaan dan pengawasan produksi : 1. Mengusahakan supaya perusahaan pabrik dapat menggunakan barang modalnya seoptimal mungkin 2. Mengusahakan supaya perusahaan pabrik dapat berproduksi pada tingkat efisien dan efektifitas yang tinggi 3. Mengusahakan agar supaya perusahaan pabrik dapat mengusai pasar atau bagian pasar yang luas. Hal ini memungkinkan apabila perusahaan pabrik dapat : a) Berproduksi dengan biaya yang rendah, b) Menjual produksi dalam jumlah yang banyak. 7
4. Mengusahakan agar kesempatan kerja yang ada pada perusahaan pabrik menjadi rata dalam waktu tertentu 5. Memperoleh keuntungan yang cukup besar bagi pengembangan dan kemajuan perusahaan pabrik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan produksi : 1. Proses produksi yang terdiri dari proses produksi terputur-putur (intermittent process manufacturing) atau proses produksi yang terus menrus (continous process). 2. Jenis dan mutu barang yang diproduksi 3. barang yang diproduksi apakah merupakan barang baru ataukah barang lama. F. Pengawasan Produksi Pengawasan produksi adalah kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan/pengolahan agar waktu penyelesaian yang telah ditentukan terlebih dahulu dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Fungsi kegiatan pengawasan produksi 1. Routing adalah fungsi menetukan dan mengatur urutan kegiatan pengerjaan yang logis, sistematis dan ekonomis melalui urutan-urutan mana bahan-bahan dipersiapkan untuk diproses menjadi barang jadi. 2. Schedulling, menyangkut penetapan kapan suatu operasi atau kegiatan harus dimulai agar penyelesaian pembuatan produk dapat dipenuhi. Schedulling merupakan penentuan dan pengaturan muatan pekerjaan ( work load ) pada masing-masing pusat pekerjaan (work centre) sehingga dapat ditentukan berapa lama waktu yang diperlukan pada setiap operasi tanpa adanya penundaan atau keterlambatan waktu (time delay). dalam penentuan waktu operasi kita kenal dua catra penetapan waktu setiap oerasi yaitu : a. Forward scheduling, skedul-skedul ini disusun berdasarkan tanggal permulaan operasi yang diketahui dan kemudian bergerak ke muka dari operasi pertama sampai operasi terakhir untuk menetukan tanggal penyelesaian. 8
b. Backward scheduling, proses scheduling dimulai dengan tanggal penyelasian yang ditentukan dan bekerja untuk menentukan tanggal mulai setiap operasi yang diperlukan. Proses ini menghasilkan tanggal yang ditetapkan dalam penyampaian order kepada pabrik untuk setiap komponen dan merupakan batas waktu setiap order. 3. Dispatching, berarti pengeluaran perintah-perintah pengerjaan (work order) secara nyata kepada karyawan. Pemberian perintah pengerjaan merupakan realisasi produksi untuk menghasilkan suatu produk. secara normal dispatching menimbulkan beberapa masalah jika terjadi beban kerja pusat-pusat kerja melebihi kapasitasnya, sehingga perlu dikembangkan system perioritas order untuk memilih order-order pengerjaan pada proses berikutnya. dalam membuat perintah pengerjaan perlu dilengkapi dengan surat tugas, daftar kebutuhan barang-barang dan meneliti ketersedianya bahan-bahan sebelum perintah dibuat. 4. Follow up, merupakan kegiatan pengawasan produksi untuk memonitor dan mengecek secara terus menerus proses pengerjaan order-order produksi maupun pembelian komponen-komponen dari pihak luar perusahaan, apakah berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam skedul produksi induk. G. Jenis-jenis Pengawasan Produksi Tipe proses produksi berbeda akan memerlukan tipe pengawasan produksi yang berbeda pula. Secara ringkas pengawasan produksi dapat dikelompokkan sebagi berikut : 1. Order control atau pengawasan pengerjaan pesanan adalah pengawasan produksi yang dilakukan terhadap produk yang dikerjakan, sehingga produk yang dikerjakan itu sesuai dengan keinginan si pemesan baik mengenai bentuk, jenis dan kualitasnya. 2. Flow Control atau pengawasan arus adalah pengawasan produksi yang dilakukan terhadap arus pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pengerjaan. 9
3. Load control, pengawasan terhadap pengaturan pembebanan mesin-mesin yang digunakan untuk pengerjaan beberapa produk-produk berbagai ukuran dan variasi ( contoh percetakan, penerbitan dan sebagaianya). 4. Block control, pengawasan ini mengelompokkan order-order menurut model, ukuran, dan style tertentu dan kemudian menggabungkannya menjadi secar block. Suatu block adalah sejumlah produk yang dapat diproduksikan pabrik dalam periode tertentu misal satu hari (contoh kegiatan produksi pakaian jadi). 10
BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Sistem produksi terdiri dari dua kata yaitu sistem dan produksi. Defenisi kata sistem adalah kelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu, sedangkan defenisi kata produksi adalah aktivitas untuk menghasilakan barang dan/atau jasa. Adapun elemen-elemen utama dalam sistem produksi adalah input, proses dan output, serta adanya mekanisme umpan balik untuk pengendalian sistem produksi itu agar mampu melakukan continious improvement. Agar suatu sistem produksi dapat berjalan dengan baik maka perlu adanya perencanaan (planning) dengan baik pula. Tujuan utama dari proses perencanaan adalah menyeimbangkan antara supply dan permintaan (demand). Supply menunjukkan kemampuan untuk memproduksi barang/jasa untuk memenuhi permintaan dengan tergantung pada sumber daya yang dimiliki dalam sistem. Perencanaan dan pengawasan produksi adalah penentuan dan penetapan kegiatan-kegiatan produksi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan pabrik tersebut dan mengawasi kegiatan pelaksanaan dari proses dan hasil produkai agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana dan tujuan yang di harapkan dapat tercapai. Pengawasan produksi adalah kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan/pengolahan agar waktu penyelesaian yang telah ditentukan terlebih dahulu dapat dicapai dengan efektif dan efisien. 11
B. Saran Pengendalian produksi sangat penting dalam suatu manajemen industri yang meliputi sistem produksi, sistem perencanaan produksi dan pengawasan produksi yang saling terkait satu sama lain sehingga tidak dapat dipisahkan. Tujuan produksi tidak akan mungkin tercapai dengan baik tanpa adanya hal tersebut di atas. 12
DAFTAR RUJUKAN http://mutiarailmudrajat.blogspot.com/2010/12/perencanaan-dan-pengawasanproduksi.html http://digilib.petra.ac.id/junkpe/s1/2008/junkpe-ns-s1-2008-25404028-9886- cv_dirgahayu-chapter2.pdf 13