BAB III LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB III LANDASAN TEORI 1.1 Manajemen Produksi Pengertian Proses Produksi Dalam kehidupan sehari-hari, baik dilingkungan rumah, sekolah maupun lingkungan kerja sering kita dengar mengenai apa yang dimaksud tentang manajemen produksi. Demikian juga hubungan antara manajemen dan proses pengendalian produksi. Pengertian manajemen produksi tidak akan lepas dari pengertian masing- masing kata, yaitu manajemen dan produksi. Manajemen merupakan kegiatan perencanan, pengendalian, pengorganisasian dan pengawasan demi tercapainya tujuan organisasi. Proses diartikan sebagai suatu cara, metode dan teknik bagaimana sesungguhnya sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan dan dana) yang ada diubah untuk memperoleh suatu hasil. Produksi adalah kegiatan untuk menciptakan atau menambah kegunaan barang atau jasa (Ahyari, 2002). Produksi merupakan proses dimana terjadi transformasi input menjadi output yang mana output barang tersebut akan mengalami penambahan manfaat. Berbagai barang yang beredar di pasar adalah hasil transformasi dari bahan baku menjadi barang jadi. Aktifitas transformasi tersebut dilakukan dalam suatu proses produksi yang mengkombinasikan berbagai faktor produksi seperti bahan baku, tenaga kerja dan peralatan lainya. Melihat kedua definisi di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa proses produksi merupakan kegiatan untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan faktor-faktor yang ada seperti tenaga kerja, mesin, bahan baku dan dana agar lebih bermanfaat bagi kebutuhan manusia. 13

2 Gambar 3.1. Sistem Produksi Pengertian manajemen yang sebenarnya adalah suatu rangkaian aktivitas (termasuk perencanaan dan pengambilan keputusan,kepemimpinan, dan pengendalian) yang diarahkan pada sumber-sumber daya organisasi (manusia, financial, fisisk, dan informasi) dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Produksi diartikan sebagai kegiatan yang dapat menimbulkan tambahan manfaat atau penciptaan faedah baru. Faedah ini dapat terdiri dari berbagai macam, misalnya faedah bentuk, faedah waktu, faedah tempat serta kombinasi dari faedah-faedah tersebut diatas. Pengertian manajemen produksi adalah rangkaian kegiatan yang ditetapkan sebagai suatu pengambilan keputusan yang berkaitan dengan proses produksi sehingga barang dan jasa yang diproduksi sesuai dengan spesifikasi jumlah, mutu, dan dalam waktu yang direncanakan dengan biaya minimum. Berbagai uraian diatas dapat kita ambil kesimpulan manajemen produksi merupakan proses penerapan dan penggunaan sumberdaya-sumberdaya untuk melakukan produksi barang atau jasa yang dihasilkan dapat sesuai dengan apa yang diharapkan. 14

3 1.1.2 Jenis-Jenis Proses Produksi Jenis-jenis proses produksi ada berbagai macam bila ditinjau dari berbagai segi. Proses produksi dilihat dari wujudnya terbagi menjadi proses kimiawi, proses perubahan bentuk, proses assembling, proses transportasi dan proses penciptaan jasa-jasa adminstrasi (Ahyari, 2002). Proses produksi dilihat dari arus atau flow bahan mentah sampai menjadi produk akhir, terbagi menjadi dua yaitu proses produksi terus-menerus (Continous processes) dan proses produksi terputus-putus (Intermettent processes). Perusahaan menggunakan proses produksi terus-menerus apabila di dalam perusahaan terdapat urutan-urutan yang pasti sejak dari bahan mentah sampai proses produksi akhir. Proses produksi terputus-putus apabila tidak terdapat urutan atau pola yang pasti dari bahan baku sampai dengan menjadi produk akhir atau urutan selalu berubah (Ahyari, 2002). Penentuan tipe produksi didasarkan pada faktor-faktor seperti: (1) volume atau jumlah produk yang akan dihasilkan, (2) kualitas produk yang diisyaratkan, (3) peralatan yang tersedia untuk melaksanakan proses. Berdasarkan pertimbangan cermat mengenai faktor-faktor tersebut ditetapkan tipe proses produksi yang paling cocok untuk setiap situasi produksi. Macam tipe proses produksi dari berbagai industri dapat dibedakan sebagai berikut (Yamit, 2002): a. Proses produksi terus-menerus Proses produksi terus-menerus adalah proses produksi barang atas dasar aliran produk dari satu operasi ke operasi berikutnya tanpa penumpukan disuatu titik dalam proses. Pada umumnya industri yang cocok dengan tipe ini adalah yang memiliki karakteristik yaitu output direncanakan dalam jumlah besar, variasi atau jenis produk yang dihasilkan rendah dan produk bersifat standar. b. Proses produksi terputus-putus Produk diproses dalam kumpulan produk bukan atas dasar aliran terusmenerus dalam proses produk ini. Perusahaan yang menggunakan tipe ini biasanya terdapat sekumpulan atau lebih komponen yang akan diproses atau menunggu untuk diproses, sehingga lebih banyak memerlukan persediaan barang dalam proses. 15

4 c. Proses produksi campuran Proses produksi ini merupakan penggabungan dari proses produksi terusmenerus dan terputus-putus. Penggabungan ini digunakan berdasarkan kenyataan bahwa setiap perusahaan berusaha untuk memanfaatkan kapasitas secara penuh Peran Pengendalian Proses Sebagaimana telah diketahui bahwa proses produksi/operasi merupakan cara, metoda maupun teknik bagaimana kegiatan penambahan/penciptaan faedah/manfaat/nilai dilaksanakan. Kelancaran pelaksanaan proses produksi/operasi ditentukan oleh setidaknya dua hal, yakni sistim produksi/operasi yang digunakan, dan pengendalian proses produksi/operasi dalam perusahaan. Dengan adanya sistim produksi/operasi serta pengendalian proses yang tepat maka dapat diharapkan pelaksanaan proses produksi/operasi berjalan lancar Fungsi Pengendalian Proses Yang dimaksud dengan fungsi pengendalian proses adalah perencanaan, penentuan urutan kerja, penentuan waktu kerja, pemberian perintah kerja dan tindak lanjut dalam pelaksanaan proses produksi/operasi. Perencanaan produksi/operasi merupakan perencanaan tentang produk apa dan berapa yang akan diproduksi oleh perusahaan dalam satu periode yang akan datang. Hal ini berbeda dengan perencanaan produk yang merupakan perencanaan perusahaan tentang produk apa dan berapa yang dapat diproduksi oleh perusahaan yang belum tentu dapat diproduksi dalam periode yang bersangkutan. Lain dari itu, perencanaan produksi merupakan bagian dari perencanaan operasional sehingga penyusunannya tidak hanya berhenti pada apa dan berapa produk yang akan diproduksi tetapi juga menyangkut perkiraan bahan baku, kebutuhan tenaga kerja, jam mesin dan lain-lain. Urutan kerja atau yang sering disebut routing, perlu juga dilakukan agar proses pelaksanaan produksi/operasi dapat dilakukan dengan lancar karena tidak 16

5 ada kebingungan karyawan mengenai urutan kerja. Untuk perusahaan-perusahaan yang mempunyai aliran bahan baku sampai dengan produk jadi yang selalu tetap atau tipe terus menerus (continuous) maka urutan kerja yang harus dilaksanakan sudah merupakan urutan yang pasti dan tidak berubah dalam jangka waktu yang relatif panjang, sehingga urutan kerja tidak menjadi masalah yang penting. Lain halnya dengan perusahaan yang mempergunakan proses produksi terputus-putus (intermitten) dimana aliran dari bahan baku hingga produk jadi tidak selalu sama. Hal demikian membuat proses routing atau urutan kerja menjadi masalah yang kritis karena setiap produk yang berbeda menutut urutan kerja yang berbeda. Waktu kerja, jadual kerja atau scheduling merupakan masalah yang menyangkutpenentuan waktu kapan suatu pekerjaan harus dimulai dan kapan harus selesai. Scheduling akan menjadi masalah yang kritis terutama bagi perusahaan-perusahaan yang berproduksi/operasi untuk memenuhi pesanan karena pelaksanaan proses terikat dengan kesanggupan untuk menyelesaikan proses pembuatan produk tertentu pada waktu tertentu. Selanjutnya, pemberian perintah kerja (dispatching). Pemberian perintah kerja merupakan awal dari pelaksanaan pekerjaan atau kegiatan. Walupun perencanaan produksi telah dibuat, urutan pekerjaan sudah ditentukan, jadual telah disusun, tetapi bila perintah kerja belum diberikan maka pekerjaan atau kegiatan tidak akan dimulai.. Baru setelah ada perintah kerja, kegitan dapat dimulai. Fungsi pengendalian proses yang terakhir adalah tindak lanjut (follow up). Tindak lanjut ini memiliki peranan yang penting. Dengan adanya tindak lanjut, kesulitan-kesulitanyang terjadi dalam pelaksanaan proses yang sudah berjalan dapat dicarikan jalan keluarnya Metode Pengendalian Proses Metode pengendalian yang digunakan dalam suatu perusahaan akan mempengaruhi keberhasilan dari pelaksanaan pengendalian proses produksi dalam perusahaan tersebut. Penerapan suatu metode pengendalian proses yang tidak cocok dapat menimbulkan gangguan-gangguan yang dapat menimbulkan 17

6 kelambatan dalam pelaksanaan proses produksi, dan selanjutnya akan dapat menurunkan produktivitas. Agar diperoleh metode pengendalian proses yang sesuai, maka dalam pemilihan metode, perlu mempertimbangkan beberapa faktor antara lain yakni: 1) Sistim produksi yang digunakan. 2) Proses produksi yang dijalankan 3) Jumlah dan jenis produk. Beberapa metode pengendalian proses produksi yang dapat digunakan oleh perusahaan antara lain: 1. Pengawasan Order Disebut juga order control. Merupakan metode pengendalian proses dengan mempergunakan kartu order sebagai alat pengawasan. Tujuan sistim ini adalah agar dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan order. Pengendalian proses akan diterapkan terhadap setiap order yang masuk. Dengan demikian setiap ada order akan diikuti dengan penyusunan perencanaan produksi, urutan kerja, skedul, pemberian perintah kerja, dan follow up. 2. Pengawasan Blok Pengawasan blok adalah pengawasan produksi yang dilaksanakan dengan berpedoman kepada daftar blok yang ada dalam perusahaan. Daftar blok adalah merupakan daftar dari produk atau barang yang harus diproduksi sehubungan dengan adanya pesanan dari pelanggan, maupun untuk memenuhi kebutuhan persediaan. Daftar blok yang disusun oleh bagian penjualan atau bagian order. Penyusunan daftar blok akan didasarkan pada kesamaan produk yang dipesan atau berdasarkan kesamaan proses. Tahap kritis ada pada tahap penentuan skedul. 3. Pengawasan Arus Disebut juga flow control. Yang dimaksud dengan arus atau flow adalah aliran bahan baku sampai menjadi produk akhir. Fokus pengawasan metode arus ada pada pengawasan kelancaran arus mulai dari bahan baku sampai menjadi produk akhir, arus penyelesaian proses dari bagian satu dengan bagian lain, arus penyelesaian produksi yang teratur dan seimbang. 18

7 Pengawasan produksi metode ini cocok untuk perusahaan yang tipe proses produksinya terus menerus. 4. Pengawasan Beban Titik berat pengawasan beban adalah perencanaan dan pengawasan terhadap beban yang harus dilaksanakan oleh masing-masing bagian terutama bagian-bagian kunci dalam pelaksanaan proses produksi. Yang dimaksud bagian kunci adalah bagian yang memproduksi seluruh atau sebagian besar produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Pada bagian kunci ini terdapat kegiatan proses produksi utama yang mendominisir operasi perusahaan. 5. Pengawasan Proyek Khusus Sesuai dengan namanya, metode pengawasan proyek khusus adalah metode pengawasan proses produksi terhadap proyek khusus yang dilaksanakan oleh perusahaan. Proyek-proyek yang cukup besar diawasi dengan mempergunakan metode pengendalian yang sesuai dengan proyek itu sendiri. Penyelesian proyek biasanya dilakukan dengan terlebih dulu melakukan pemecahan proyek tersebut menjadi sub-sub pekerjaan, dan masing-masing sub-sub pekerjaan dipecah lagi menjadi kegiatan-kegiatan. Proyek dianggap selesai bila seluruh sub pekerjaan dapat diselesaikan seluruhnya. Oleh karena itu menjadi penting untuk mengetahui hubungan antara sub pekerjaan dan kegiatan-kegiatan yang ada di dalamnya serta waktu penyelesaian masing-masing kegiatan dan sub pekerjaan. 6. Pengawasan Pada Penyimpangan Sering disebut juga control by exception. Dasar utamanya adalah proses produksi yang mempergunakan mesin dan peralatan produksi yang dilengkapi dengan peralatan penunjuk adanya penyimpangan dalam proses produksi. Dengan adanya alat tersebut maka karyawan akan melakukan pengawasan hanya dengan melihat pada alat kontrol tersebut. (Hendra Poerwanto G) 19

8 1.2 Deskripsi Persediaan Persediaan didefinisikan sebagai barang yang disimpan untuk di gunakan atau dijual pada periode mendatang. Persediaan dapat berbentuk bahan baku yang disimpan untuk diproses, barang dalam proses pada proses manufaktur, dan barang jadi yang disimpan untuk dijual. Persediaan memegang peran penting agar perusahaan dapat berjalan dengan baik (Kusuma, 2009). Persediaan bahan baku adalah item yang dibeli dari para pemasok untuk digunakan sebagai input dalam proses produksi. Bahan baku ini akan ditransformasikan atau dikonversi menjadi barang akhir(yamit, 2008). Menurut Yamit (2008), tujuan manajemen persediaan adalah untuk menyediakan jumlah material yang tepat, lead time yang tepat dan biaya yang rendah. Manajemen persediaan sangat berkaitan dengan sistem persediaan di dalam suatu perusahaan, yang bertujuan untuk menciptakan efisiensi dalam proses konversi (Tampubolon, 2004) Fungsi Persediaan Timbulnya persediaan adalah untuk menjaga keseimbangan dengan penyediaan bahan baku dan waktu proses diperlukan persediaan. Oleh karena itu terdapat empat faktor yang dijadikan sebagai fungsi perlunya persediaan, yaitu faktor waktu, faktor ketidakpastian waktu datang, faktor ketidakpastian penggunaan dalam pabrik dan fak tor ekonomis, seperti yang dikutip (Yamit, 2008). 1. Faktor waktu, menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi barang jadi sampai kepada konsumen. 2. Waktu diperlukan untuk membuat skedul produksi, memotong bahan baku, pengiriman bahan baku, pengawasan bahan baku, produksi, dan pengiriman barang jadi ke pedagang besar atau konsumen. Persediaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama waktu tunggu (lead time). 3. Faktor ketidakpastian waktu datang dari supplier menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan, agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen. Persediaan bahan baku terkait pada supplier, persediaan barang dalam proses terkait pada departemen 20

9 produksi dan persediaan barang jadi terkait pada konsumen. Ketidakpastian waktu datang mengharuskan perusahaan membuat skedul operasi lebih teliti pada setiap level. 4. Faktor ketidakpastian penggunaan dari dalam perusahaan disebabkan oleh kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan mesin, keterlambatan operasi, bahan cacat, dan berbagai kondisi lainnya. Persediaan dilakukan untuk mengantisipasi ketidaktepatan peramalan maupun akibat lainnya tersebut. 5. Faktor ekonomis adalah adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis. Pembelian dalam jumlah besar memungkinkan perusahaan mendapatkan potongan harga yang dapat menurunkan biaya. Selain itu, pemesanan dalam jumlah besar dapat pula menurunkan biaya karena biaya transportasi per unit menjadi lebih rendah. Persediaan diperlukan untuk menjaga stabilitas produksi dan fluktuasi bisnis Jenis Jenis Persediaan Dilihat dari jenisnya, ada 4 macam persediaan secara umum yaitu (Arman dan Yudha, 2008): 1. Bahan baku (raw material) Adalah barang-barang yang dibeli dari pemasok (supplier) dan akan digunakan atau diolah menjadi produk jadi yang akan dihasilkan oleh perusahaan. 2. Barang setengah jadi (work in process) Adalah bahan baku yang sudah di olah atau dirakit menjadi komponen namun masih membutuhkan langkah-langkah lanjutan agar menjadi produk jadi. 3. Barang jadi (finished goods) Adalah barang jadi yang telah selesai diproses, siap untuk disimpan di gudang barang jadi, dijual, atau didistribusikan ke lokasi-lokasi pemasaran. 4. Bahan-bahan pembantu (supplies) 21

10 Adalah barang-barang yang dibutuhkan untuk menunjang produksi, namun tidak akan menjadi bagian pada produk akhir yang dihasilkan perusahaan Biaya Dalam Persediaan Menurut Yamit (2008) biaya-biaya yang termasuk dalam persediaan persediaan terdiri atas: 1. Biaya pembelian (purchase cost) Adalah harga per unit apabila item dari pihak luar, atau biaya produksi per unit apabila diproduksi dalam perusahaan. Biaya per unit akan selalu menjadi bagian dari biaya item dalam persediaan. Untuk pembelian item dari luar, biaya per unit adalah harga beli ditambah biaya pengangkutan. Sedangkan untuk item yang diproduksi di dalam perusahaan, biaya per unit adalah termasuk biaya tenaga kerja, bahan baku dan biaya overhead pabrik. 2. Biaya pemesanan (order cost/setup cost) Adalah biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari pemasok atau biaya persiapan (setup cost) apabila item diproduksi di dalam perusahaan. Biaya ini diasumsikan tidak akan berubah secara langsung dengan jumlah pemesanan. Biaya pemesanan dapat berupa: biaya membuat daftar permintaan, menganalisis pemasok, membuat pesanan pembelian, penerimaan bahan,inspeksi bahan,dan pelaksanaan proses transaksi. Sedangkan biaya persiapan dapat berupa biaya yang dikeluarkan akibat perubahan proses produksi, pembuatan skedul kerja, persiapan sebelum produksi dan pengecekan kualitas. 3. Biaya simpan Adalah biaya yang dikeluarkan atas investasi dalam persediaan dan pemeliharaan maupun investasi secara fisik untuk menyimpan persediaan. Biaya simpan dapat berupa: biaya modal, pajak, asuransi, pemindahan 22

11 persediaan, keusangan dan semua biaya yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan. 4. Biaya kekurangan persediaan Adalah konsekuensi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dari dalam perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen tidak dapat dipenuhi. Sedangkan kekurangan dari dalam terjadi apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen yang lain Pengawasan Persediaan yang Baik dan Efektif Adanya suatu sistem pengawasan persediaan yang dibina dan dilaksanakan secara sehat dan tepat, serta didukung oleh tenaga kerja yang cakap dan dengan menggunakan formulir dan teknik yang telah dikemukakan dalam bagian terdahulu, akan mencapai beberapa keuntungan. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh tersebut antara lain adalah: 1. Dapat terselenggaranya pengadaan dan penyimpanan persediaan bahanbahan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan perusahaan pabrik baik dalam jumlah (kuantitas) maupun mutu (kualitas). 2. Dapat dikuranginya penanaman modal/investasi bahan-bahan sampai batas minimum. Terjaminnya barang-barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang dibuat pada purchase order. 3. Dilindungi semua bahan-bahan (dengan cara penyimpanan yang semestinya) terhadap pencurian, kerusakan dan kemerosotan mutu. 4. Dapat dilayaninya bagian produksi dengan bahan-bahan yang dibutuhkan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, serta mencegah penyalahgunaan dan penyelewengan. 5. Terselenggaranya pencatatan persediaan yang menunjukkan penerimaan, pengeluaran, penggunaan serta jumlah dan jenis barang yang ada dalam gudang (Assauri, 2008). 23