DESAIN STRATEGI PENYEMPURNAAN PENGELOLAAN DATA DI POLITEKNIK TELKOM MENGGUNAKAN IT BALANCED SCORECARD DAN COBIT Dimas Pridinaryana Putra 1, *) dan Arif Djunaidy 2) Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus MMT-ITS Cokroaminoto Surabaya Email : 1) dimaspriyambodo@gmail.com, 2) adjunaidy@its.ac.id ABSTRAK Data dan informasi dalam sebuah perguruan tinggi (PT) adalah sebuah aset. Aset yang sangat berguna bagi perguruan tinggi untuk memutuskan suatu kebijakan, melakukan suatu aksi strategis, atau mengambil keputusan bisnis. Data sebagai entitas berharga harus dikelola secara baik dan efektif. Saat ini pengelolaan data baik akademik dan non akademik dilakukan oleh unit SISFO, namun kepemilikan data ada di setiap unit. Pengelolaan data yang ada lebih mengacu kepada COBIT, meski belum ada analisis lebih lanjut mengenai pengelolaan tersebut. Penelitian ini diawali dengan melakukan analisis visi dan misi perguruan tinggi terhadap empat parameter yang terdapat dalam Balanced Scorecard sehingga diperoleh suatu justifikasi yang cukup untuk melakukan langkah-langkah yang diperlukan untuk memperkuat kontrol dalam proses pengelolaan data. COBIT digunakan sebagai kerangka kerja tata kelola TI pada proses pengelolaan data, dengan menggunakan kerangka COBIT didapatkan nilai kondisi pengelolaan data saat ini ( as-is), kondisi pengelolaan yang diharapkan ( to-be) dan analisa kesenjangan sehingga langkah untuk perbaikan memiliki dasar. Dari hasil penelitian sebanyak 31,91% responden memberikan penilaian kematangan tingkat 2 (Repeatable but Intuitive) pada proses DS 11 untuk kondisi kematangan saat ini (asis) dan 75,71% responden memberikan penilaian kematangan tingkat 5 ( Optimised), untuk kondisi kematangan masa depan ( to-be). Terdapat 3 langkah strategi perbaikan yang dihasilkan untuk perbaikan kesenjangan (gap) yang terjadi dalam proses pengelolaan data di Politeknik Telkom. Kata kunci : unit SISFO Politeknik Telkom, Strategi IT, COBIT, IT BSC, DS 11 PENDAHULUAN Politeknik Telkom Bandung (Telkom, Struktur Organisasi dan Tata Kelola Politeknik Telkom, 2009) merupakan salah satu institusi pendidikan yang membawahi program D3. Dalam upaya mencapai tujuan bisnis yang dirumuskan dalam visi dan misi perusahaan, dilakukan beberapa kegiatan aktivitas yang tertuang dalam proses bisnis. Untuk dapat melaksanakan aktivitas bisnis tersebut, Politeknik Telkom Bandung (Telkom, Struktur Organisasi dan Tata Kelola Politeknik Telkom, 2009) telah menerapkan beberapa layanan TIK dalam bentuk aplikasi bisnis secara efektif yang dapat mendukung aktivitas bisnis tersebut. Unit Sistem Informasi (SISFO) Politeknik Telkom Bandung (Telkom, Struktur Organisasi dan Tata Kelola Politeknik Telkom, 2009) berfungsi sebagai pengelola layanan TI korporasi. Saat ini beragam aplikasi telah dikembangkan dan dioperasikan untuk mendukung C-23-1
proses bisnis di Politeknik Telkom Bandung. Aplikasinya tersebut bertujuan untuk mendukung kesesuaian dengan tujuan bisnis perusahaan. Data dan informasi dalam sebuah perguruan tinggi adalah sebuah aset. Aset yang sangat berguna bagi perguruan tinggi untuk memutuskan suatu kebijakan, melakukan suatu aksi strategis, atau mengambil keputusan bisnis. Data bagi sebagian besar perusahaan merupakan sumber daya yang tak ternilai. Informasi mengenai pelanggan, misalnya bisa menjadi daya saing perusahaan (Sarno, 2009) Antara tujuan bisnis Politeknik dengan pandangan unit SISFO sudah terdapat keselarasan mengenai pengelolaan data. Namun, yang terjadi di lapangan adalah belum adanya analisis bagaimana proses pengelolaan data yang ada di unit SISFO. Apakah sudah sesuai dengan COBIT, sebagaimana merupakan acuan dalam pelaksanaan pengelolaan data di unit SISFO. Ketidaksesuaian ini akan berpotensi menimbulkan celah. Dari pengamatan yang dilakukan oleh unit SISFO ditemukan bahwa sistem keamanan jaringan masih kurang baik. Ini akan berimbas pada peluang munculnya beberapa permasalahan yang merupakan kerentanan (vulnerability) yang dapat memicu terjadinya ancaman (threat) terhadap keberadaan data sebagai aset, sehingga diperlukan suatu pengelolaan data yang tepat berdasarkan kerangka COBIT. Solusi dari ketidaksempurnaan pengelolaan data ini adalah dengan menggunakan kerangka COBIT sebagai acuan tata kelola dan IT BSC untuk melihat kesesuaian (alignment) antara Strategi TI unit SISFO dan Strategi bisnis Politeknik Telkom dalam pengelolaan data. Proses penelitian ini meliputi 5 fase utama yakni 1) studi kepustakaan sebagai tahap perencanaan untuk pengumpulan data awal berupa teori dan fakta berterkaitan dengan penelitian yang dilakukan, 2) pemilihan proses evaluasi dengan melakukan refensei silang dari tujuan bisnis dan tujuan TI perusahaan, 3) pengumpulan data untuk mendapatkan data kondisi pengelolaan data saat ini dengan wawancara dan kuesioner 4) analisa data untuk menganalisa data hasil kueisoner dan wawancara secara statitika dan 5) strategi perbaikan berdasarkan kerangka COBIT. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan desain strategi pengelolaan data menggunakan COBIT dan IT Balanced Scorecard untuk menyempurnakan pengelolaan data yang ada di Politeknik Telkom. Adapun hasil desain dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan implementasi pengelolaan data bagi Politeknik Telkom. C-23-2
METODE PENELITIAN Studi Kepustakaan Gambar 1 Metode Penelitan Pada tahapan ini aktivitas terfokus pada pengumpulan data awal berupa teori dan fakta berterkaitan dengan penelitian yang dilakukan. Teori-teori yang berkaitan dengan tata kelola teknologi informasi dari berbagai sumber baik bersifat referensi maupun hasil penelitian dengan area yang sama atau pernah dilakukan oleh pihak lain. Teori-teori yang terkumpul digunakan sebagai acuan ilmiah untuk mendapatkan pemetaan control objective COBIT yang relevan dengan tujuan penelitian. Sedangkan fakta penelitian berasal dari sumber internal dan eksternal perusahaan yang relevan dengan aktivitas penyelenggaraan pengolahan data. Fakta-fakta yang terdokumentasi dalam format dokumen strategi perencanaan bisnis, anggaran dan evaluasi kinerja digunakan peneliti untuk mendapatkan gambaran kondisi pengelolaan data yang ada, pengembangan dimasa mendatang dan penerapan teknologi informasi yang sedang diterapkan perusahaan. Pemilihan Proses Evaluasi Tahap ini meliputi 4 proses, Aktivitas yang dilakukan untuk memilih proses evaluasi pengelolaan data adalah : 1) Proses penyelarasan visi, misi, tujuan perusahaan terhadap 4 perspektif Balanced Scorecard 2) Pemetaan IT goals terhadap business goals. 3) Pemetaan IT process terhadap IT goals. 4) Pemilihan control objective berdasarkan COBIT yang sesuai untuk pengelolaan data. Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan 2 (dua) metode yaitu wawancara dan kuesioner sesuai dengan peruntukannya, sehingga diperoleh data berdasarkan tingkat kematangan kondisi saat ini serta kondisi yang diharapkan dari control objective DS 11 (manage data). C-23-3
Analisa Data Tahap ini meliputi 4 proses analisis, yaitu : 1) Uji reliabilitas dan validasi 2) Analisis tingkat kematangan 3) Analisis kesenjangan (gap) 4) Rumusan strategi perbaikan Strategi Perbaikan Rekomendasi perbaikan dirumuskan berdasarkan pada matriks atibut kematangan. Langkah penyusunan rekomendasi dilakukan dengan pemetaan setiap pernyataan tingkat kematangan atribut yang hendak dicapai, pada matriks atribut kematangan kedalam aktivitas yang mendukung terlaksananya kondisi yang dinyatakan pada tingkat kematangan setiap atribut. Strategi perbaikan meliputi 3 upaya pencapaian kematangan: 1) Upaya Pencapaian Tingkat Kematangan Level 3 2) Upaya Pencapaian Tingkat Kematangan Level 4 3) Upaya Pencapaian Tingkat Kematangan Level 5 HASIL DAN PEMBAHASAN Identifikasi responden dilakukan dengan mengacu pada diagram Responsible, Accountable, Consulted and/or Informed (RACI) seperti didefinisikan pada COBIT 4.1 khususnya pada proses DS 11. Adapun jumlah responden yang terindentifikasi dalam pengisian kuesioner ini adalah sebanyak 70 responden. Tabel 1 Sebaran Responden Penelitian C-23-4
Tabel 2 Rekapitaluasi distribusi jawaban responden dalam kuesioner maturity level. Uji Realibilitas Gambar 1 Representasi distribusi jawaban kuesioner maturity level. Gambar 2 Nilai Cronbach Alpha Dimensi As-Is dan To-Be C-23-5
Uji Validitas Tabel 3 Nilai Korelasi Variabel dengan Total Skor atribut-atribut As-Is Tabel 4 Nilai Korelasi Variabel dengan Total Skor atribut-atribut To-Be Analisa tingkat kematangan dan kesenjangan (gap) Gambar 3 Representasi nilai kematangan pada proses DS11 untuk status kematangan saat ini (as-is) dan yang akan datang (to-be) Tabel 5 Nilai Kesenjangan kondisi as-is dengan to-be Strategi perbaikan meliputi 3 upaya pencapaian kematangan: 1) Upaya Pencapaian Tingkat Kematangan Level 3 Pada tahap ini, upaya perbaikan dilakukan untuk semua atribut proses DS 11 (mengelola data) yang memiliki tingkat kematangan level 2. Pada kelompok pencapaian tingkat kematangan 3, proses pematangan atribut bergerak dari level kematangan 2 menuju level kematangan 3. Proses pematangan pada kelompok ini, melibatkan atribut secara berturut-turut sesuai dengan skala C-23-6
prioritas, adalah SE, PSP, GSM, dan RA. Penekanan pada kelompok pencapaian ini adalah sisi pendefinisian dalam bentuk dokumentasi formal, terutama terkait dengan keberadaan prosedur yang diperlukan. 2) Upaya Pencapaian Tingkat Kematangan Level 4 Setelah seluruh atribut mencapai keseimbangan pada level kematangan 3. Maka semua atribut secara berturut-turut sesuai dengan skala prioritas, adalah SE, PSP, GSM, RA, AC dan TA dilakukan perbaikan untuk mencapai level kematangan 4. 3) Upaya Pencapaian Tingkat Kematangan Level 5 Setelah seluruh atribut mencapai keseimbangan pada level kematangan 4. Maka semua atribut secara berturut-turut sesuai dengan skala prioritas, adalah SE, PSP, GSM, RA, AC dan TA dilakukan perbaikan untuk mencapai level kematangan 5. Penyelarasan TI dilakukan pada 4 perspektif BSC ke dalam IT BSC dengan melakukan penyelarasan pada masing-masing perspektifnya. Hasil penyelarasan tersebut menghasilkan Peta Strategi IT BSC Tabel 6 Peta Strategi IT BSC pada Politeknik Telkom KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1) Sebagian besar responden, 31,91% responden memberikan penilaian kematangan tingkat 2 (Repeatable but Intuitive), untuk kondisi kematangan saat ini (as is). 2) Sebagian besar responden, 75,71% responden memberikan penilaian kematangan tingkat 5 (Optimised), untuk kondisi kematangan masa depan (to be). 3) Antara pihak manajerial dan unit-unit dibawahnya menunjukkan kesinambungan dan kontinuitas dalam proses pengelolaan data. Tingkat kematangan atribut AC ( Awareness C-23-7
and Communication) maupun PSP ( Policies, Standards and Procedures) antara pihak manajerial dan unit-unit bernilai sama, ini mengidikasikan bahwa komunikasi sudah terjalin dengan baik atau tidak ada kesenjangan komunikasi antara pihak manajerial dan unit-unit (AC) dan pemahaman pihak manajerial dan unit-unit tentang kebutuhan atas kebijakan dan prosedur sudah selaras (PSP). 4) Antara unit SISFO dan unit-unit lainnya menunjukkan ketidaksinambungan dan tidak kontinuitas dalam proses pengelolaan data. Tingkat kematangan atribut AC ( Awareness and Communication) antara unit SISFO dan unit-unit lain berbeda 2 (dua) tingkat kematangan, ini mengidikasikan bahwa ada kesenjangan komunikasi antara unit SISFO dan unit-unit lain. Untuk atribut PSP ( Policies, Standards and Procedures), pemahaman unit SISFO dan unit-unit lain tentang kebutuhan atas kebijakan dan prosedur sudah selaras. 5) Agar proses perbaikan menuju tingkat kematangan optimal, diperlukan strategi proses perbaikan yang dilakukan secara bertahap terhadap keseluruhan atribut kematangan, disesuaikan dengan skala prioritas dan strategi pencapaian kematangan. Saran Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan di masa mendatang adalah sebagai berikut: 1) Adanya kesenjangan antara tingkat kematangan saat ini dengan tingkat kematangan yang diharapkan memerlukan upaya perbaikan secara bertahap dan terus menerus. Proses perbaikan ini memerlukan komitmen dari seluruh pihak yang terkait di Politeknik Telkom. Proses perbaikan sebaiknya ditetapkan sebagai dokumen resmi seperti surat keputusan atau Standar Operating Procedure (SOP). 2) Keterkaitan proses mengelola data (DS11) dengan proses yang lain seperti telah didefinisikan dalam COBIT 4.1, mencakup proses-proses TI: PO2, AI4, DS1, DS4, DS13, dan ME1. Adanya keterkaitan dengan proses-proses lain tersebut mengharuskan dilakukan pembenahan dan penyempurnaan secara integratif di antara proses terkait untuk dapat memberikan sinergi bagi percepatan proses pematangan secara menyeluruh. DAFTAR PUSTAKA Bruggen, V. G. (1997). The Balanced Scorecard. Duncan, N. (Fall 1995). C apturing Flexibility of Information Technology Infrastructure : A Study of Resource Characteristics and their Measure. Journal of Management Information Systems (12:2), 37-57. Frank, S. (2011). IT Organization Assessment Using COBIT and BSC. Grembergen, W. V. (2004). Strategies for Information Technology. Idea Group Publishing. Grembergen, W. V. (n.d.). The Balanced Scorecard and IT Governance. Institute, I. G. (2005). COBIT 4.0 Control Objectives. IT Governance Institute. Institute, I. G. (2007). Cobit 4.1. illinois: ITGI. Institute, I. G. (2007). Framework Control Objectives Management Guidelines. Illinois: ITGI. Institute, I. G. (2007). IT Governance Implementation Guide 2nd. IT Governance Institute. C-23-8
Kaplan, R. S. (1992). The balanced scorecard - Measures that drive performance. Harvard Business Review (January-February): 71-79. Keyes, J. (2005). Aligning IT with Corporate Strategy. Implementing IT Balanced Scorecard. Auerbach Publications. Louden, K. C., & Louden, J. C. (2007). Sistem Informasi Manajemen, Mengelola Perusahaan Digital. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Lutfman, J. (December 2003). "Measure Your Busines-IT Alignment".Optimize: Business execution for CIOs Magazine. Issue 26. N Venkatraman, J. C. (1991). Understanding Strategic Alignment. Prabowo, H. (2007). Implementasi IT Balanced Scorecard di Perguruan Tinggi. Yogyakarta: SNATI. Sarno, R. (2009). Audit Sistem & Teknologi Informasi. Surabaya: itspress. Sarno, R. (2009). Strategi Sukses Bisnis Dengan Teknologi Informasi. Surabaya: itspress. Strnadl., C. F. (2006). Aligning Business and It: The Process-Driven Architecture Model. IS Management 67-77. Telkom, P. (2010). RIP Sistem Informasi Politeknik Telkom. MS/G/20010. Politeknik Telkom. Nomor : KEP.101/Tp- Telkom, Y. P. (2009). KEP.123/SDM -02/YPT/2009. Keputusan Dewan Pengurus. Yayasan Pendidikan Telkom. Telkom, Y. P. (2009). Struktur Organisasi dan Tata Kelola Politeknik Telkom. Bandung: Yayasan Pendidikan Telkom. Telkom, Y. P. (2011). Penetapan Statuta Politektik Telkom. Bandung. Ward, J. a. (1996). Reconciling the IT/business Relationship: a Troubled Marriage in Need of Guidance. Journal of Strategic Information Systems 5. 37-65. C-23-9