MODEL TATA KELOLA STANDARISASI INFRASTRUKTUR TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN COBIT (STUDI KASUS BADAN PEMERIKSA KEUANGAN RI)

Transkripsi

1 MODEL TATA KELOLA STANDARISASI INFRASTRUKTUR TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN COBIT (STUDI KASUS BADAN PEMERIKSA KEUANGAN RI) GOVERNANCE MODEL OF STANDARDISED INFORMATION TECHNOLOGY INFRASTRUCTURE USING COBIT (CASE STUDY: BADAN PEMERIKSA KEUANGAN RI) Hery Budiawan 1, *), Aris Tjahyanto 2) 1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Program Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jalan Cokroaminoto 12 A, Surabaya ) Program Studi Magister Manajemen Teknologi Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Program Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jalan Cokroaminoto 12 A, Surabaya ABSTRAK Setiap tahun dianggarkan biaya untuk melakukan belanja TI untuk mendukung proses-proses bisnis yang dilakukan oleh BPK RI. Pengembangan teknologi infrastruktur perlu kiranya dilakukan standarisasi untuk menghindari hal-hal yang dapat menggangu kinerja organisasi. Penelitian ini bertujuan untuk melakukan analisa yang akan menghasilkan suatu identifikasi kondisi tata kelola teknologi informasi untuk standarisasi infrastruktur teknologi informasi saat ini ( as-is), mengetahui tata kelola teknologi informasi untuk standarisasi infrastruktur teknologi informasi yang diharapkan ( to-be), melakukan analisa kesenjangan terhadap tata kelola teknologi informasi untuk standarisasi infrastruktur teknologi informasi, dan melakukan perbaikan tata kelola teknologi informasi untuk standarisasi infrastruktur teknologi informasi yang diperlukan. Alat yang komprehensif untuk membuat Tata Kelola TI (IT Governance) di BPK RI adalah penggunaan COBIT (Control Objectives For Information And Related Technology). Hasil penelitian menunjukkan organisasi berada pada tingkat kematangan rata-rata 2 (Repeatable but Intuitive) untuk proses AI3 dan 3 (Defined Process) untuk proses AI5 saat ini (as-is). Sedangkan, kematangan yang diharapkan organisasi berada pada tingkat 4 untuk proses AI3 dan AI5. Kata kunci: Teknologi Infrastruktur,Tata Kelola TI, COBIT ABSTRACT Each year the budgeted costs for doing the IT spending to support business processes that are carried out by BPK RI. The development of technology infrastructure needs to be done to avoid standardizing things that can disturb the performance of the organization. This research aims to analyze the results in the identification of the condition of information technology governance for the standardization of information technology infrastructure of the current (asis), knowing the information technology governance for the standardization of information technology infrastructures expected (to be), do a gap analysis of the governance of information technology for the standardization of information technology infrastructure, and C-33-1

2 improvement of information technology governance for the standardization of information technology infrastructure that is required. a comprehensive tool to make it governance (IT Governance) in BPK RI is the use of COBIT (Control Objectives For Information And Related Technology). The results showed the level of maturity of the Organization are on average 2 (Repeatable but Intuitive) to process AI3 and 3 (Defined Process) to process the current AI5 (as -is). Whereas, the maturity of which is expected to be at a rate of 4 organizations to process AI3 and AI5. Keyword: Technology infrastructure, it governance, COBIT PENDAHULUAN Standarisasi Teknologi dimaksudkan agar dalam pembangunan dan pengembangan Teknologi Informasi di BPK RI dapat menuju ke arah Open System Standard. Standarisasi dibutuhkan untuk mengoptimalkan dan mengamankan penggunaan sumber daya informasi untuk jangka panjang, membuat lingkungan yang kondusif untuk penggunaan data secara bersama dengan sistem atau satuan kerja lain. Standarisasi dikembangkan dengan sebuah pengertian bahwa perubahan teknologi timbul dan akan terus tumbuh dengan cepat. COBIT menyediakan kerangka identifikasi sejauh mana organisasi telah memenuhi standar pengelolaan proses TI yang baik. Kerangka tersebut direpresentasikan dalam sebuah model maturity yang memiliki level pengelompokkan kapabilitas organisasi dalam pengelolaan proses TI dari level nol (non existent) hingga level lima (optimized). Model Maturity dimaksudkan untuk mengetahui keberadaan persoalan yang ada dan bagaimana menentukan prioritas peningkatan. Model Maturity dirancang sebagai profil TI, sehingga organisasi akan mengenali sebagai deskripsi kemungkinan keadaan sekarang dan yang diharapkan. Proses perbaikan dari satu tingkatan ke tingkatan lainnya tentunya akan memerlukan waktu dan juga proses yang tidak terjadi secara singkat. Penelitian ini bertujuan untuk melakukan analisa yang akan menghasilkan suatu identifikasi kondisi tata kelola teknologi informasi untuk standarisasi infrastruktur teknologi informasi saat ini ( as-is), mengetahui tata kelola teknologi informasi untuk standarisasi infrastruktur teknologi informasi yang diharapkan ( to-be), melakukan analisa kesenjangan terhadap tata kelola teknologi informasi untuk standarisasi infrastruktur teknologi informasi, dan melakukan perbaikan tata kelola teknologi informasi untuk standarisasi infrastruktur teknologi informasi yang diperlukan. BPK RI merupakan lembaga tinggi negara yang memiliki tugas untuk melakukan pemeriksaan keuangan negara. Sebagai sebuah lembaga negara yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk pemeriksaan keuangan negara, BPK RI mempunyai visi yang ingin dicapai serta misi untuk mewujudkan visi tersebut. Visi dari BPK RI adalah menjadi lembaga pemeriksa keuangan negara yang bebas, mandiri, dan profesional serta berperan aktif dalam mewujudkan tata kelola keuangan negara yang akuntabel dan transparan. METODE Urutan langkah-langkah yang dibuat secara sistematis dan logis dapat dijadikan pedoman yang jelas dan mudah untuk menyelesaikan masalah. Urutan langkah-langkah penelitian ini digambarkan pada diagram alir berikut. C-33-2

3 Gambar 1 Metodologi Penelitian Pengumpulan Data Pengumpulan data terkait proses TI dilakukan dengan melakukan survey kuesioner. Kuesioner diberikan kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap setiap proses yang berlangsung di BPK RI. Kuesioner tersebut diberikan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam proses TI di BPK RI dengan mengacu pada RACI chart. HASIL DAN PEMBAHASAN Dari hasil pengolahan data penelitian, diperoleh hasil sebagai berikut. Gambar 2 Representasi tingkat kematangan untuk proses AI3 C-33-3

4 Gambar 3 Representasi tingkat kematangan untuk proses AI5 Kondisi as-is untuk proses AI3 rata-rata berada pada level 2(Repeatable but Intuitive) dan untuk proses AI5 kondisi as-is berada pada tingkat kematangan rata-rata 3(Defined). Model kematangan pada level 2 secara umum adalah: Manajemen telah memiliki prosedur untuk perolehan dan pemeliharaan infrastruktur TI Perolehan dan pemeliharaan infrastruktur TI tidak didasarkan pada strategi dan tidak memperhatikan aplikasi yang harus didukung Sudah ada kesadaran bahwa infrastruktur TI penting, sudah didukung dengan peraturan resmi Penjadwalan pemeliharaan telah dilakukan, tetapi belum terjadwal dengan baik dan belum terkoordinir Pengetesan sudah dilakukan diluar lingkungan operasi organisasi walaupun baru sebagian Dan model kematangan pada level 3 secara umum adalah: Manajemen membuat kebijakan dan prosedur untuk pengadaan TI Kebijakan dan prosedur tersebut diarahkan oleh organisasi Pengadaan TI dijadikan satu dengan semua jenis pengadaan di organisasi Standar TI untuk pengadaan sumber daya TI sudah ada Pemasok sumber daya TI dijadikan satu dengan dengan manajeman proyek di organisasi dari perpektif manajemen kontrak Manajemen TI mengkomunikasikan kebutuhan pengadaan yang tepat dan manajemen kontrak atas fungsi TI Dari hasil kuesioner juga dapat diketahui bahwa untuk proses AI3 dan AI5 rata-rata kondisi yang diinginkan pada level 4 yaitu Managed and Measurable. Model kematangan pada level 4 untuk proses AI3 secara umum adalah: Proses untuk pemerolehan dan pemeliharaan teknologi infrastruktur sudah dibuat untuk segala situasi Infrastruktur TI sudah cukup baik untuk mendukung aplikasi di organisasi Proses untuk pemerolehan dan pemeliharaan teknologi infrastruktur sudah terorganisir dengan baik dan proaktif Biaya dan waktu untuk mencapai level scalability, flexibility dan integrasi yang diinginkan sudah dapat mencapai taraf yang optimal walaupun baru sebagian Model kematangan pada level 4 untuk proses AI5 secara umum adalah: Pengadaan TI sudah disatukan dengan keseluruhan sistem pengadaan di organisasi Standar TI untuk pengadaan sumber daya TI C-33-4

5 Penilaian atas manajemen pengadaan dan manajemen kontrak diselaraskan dengan kondisi pengadaan TI Laporan kegiatan pengadaan TI sebagai pendukung organisasi telah tersedia Manajeman telah menyadari adanya pengecualian atas kebijakan dan prosedur untuk pengadaan TI Manajemen strategi untuk menjaga hubungan baik dengan pihak lain sudah terbentuk Manajemen TI melaksaanakan penggunaan proses pengadaan dan manajeman kontrak untuk semua pengadaan terkait dengan penggunaan penilaian kinerja. Kesenjangan antara kondisi As Is dan To Be ini dijadikan bahan masukan dalam menentukan prosedur dan indikator kinerja dalam usulan perancangan tata kelola standarisasi infrastruktur teknologi informasi. Sebagai tindak lanjut dari rencana perbaikan di atas, maka diperlukan adanya suatu pengukuran untuk mengetahui kemajuan yang dicapai. Penilaian atau pengukuran tersebut meliputi pelaksanaannya maupun pencapaiannya. Untuk itu perlu didefinisikan beberapa indikator pengukuran, yaitu Performance Indicators yang mengukur pelaksanaan dan Outcome Measures yang mengukur pencapain hasil. Ada tiga aspek yang diukur dengan kedua indikator tersebut,yaitu; 1. Pencapaian dan kinerja TI (IT Goal and Metrics) 2. Pencapaian dan kinerja Proses (Process Goal and Metrics) 3. Pencapaian dan kinerja aktifitas (Activity Goal and Metrics) Keberhasilan pencapaian IT Goal diukur dengan IT Metric. Keberhasilan pencapaian IT Goal dikendalikan/dipengaruhi oleh keberhasilan pencapaian Process Goal yang dukur dengan Process Metric. Keberhasilan pencapaian Process Goal dikendalikan/dipengaruhi oleh pencapaian Activity Goal yang diukur dengan Activity Metric. Agar tujuan-tujuan yang telah disebutkan pada bagian sebelumnya dapat secara efektif tercapai, diperlukan sebuah Rencana Aksi. Rencana aksi tersebut dikelompokkan dalam 2 bagian yaitu untuk rencana aksi untuk proses AI3 dan untuk proses AI5. Rencana aksi untuk AI3 adalah sebagai berikut. 1. Membuat rencana akuisisi teknologi yang sejalan dengan rencana infrastruktur teknologi, dengan cara: a. Membuat rencana untuk akuisisi,pelaksanaan dan pemeliharaan teknologi infrastruktur yang memenuhi bisnis organisasi. 2. Perencanaan pemeliharaan infrastruktur, dengan cara: a. Membuat suatu prosedur agar dalam pemeliharaan infrastruktur TI jelas dan terukur. b. Membuat data base infrastruktur TI yang akurat serta mudah dianalisis. c. Mengadakan pelatihan terus-menerus untuk mendukung aplikasi-aplikasi yang penting dan mengadakan evaluasi atas kinerjanya d. Penataan Laporan pemeliharaan sedemikian rupa agar mudah ditelusuri. e. Membuat suatu kebijakan pemeliharaan teknologi infrastruktur yang mengakomodasi segala situasi f. Membuat suatu standarisasi infrastruktur TI yang memudahkan pemeliharaan dan pengoperasian g. Membuat pembatasan dalam penyelesaian gangguan infrastruktur h. Bagian Dukungan TI sebagai koordinir segala pemeliharaan infrastruktur TI 3. Menyediakan pembangunan dan lingkungan tes infrastruktur, dengan cara: a. Membangun infrastruktur untuk pengetesan dan pengembangan C-33-5

6 4. Melaksanakan pengendalian internal, keamanan dan langkah-langkah auditability, dengan cara: a. Evaluasi tehadap infrastruktur TI terkait dengan strategiti b. Menunjuk staf yang bertugas sebagai pemantau dokumen (Document Control) untuk mendokumentasikan laporan pemeliharaan infrastruktur TI. c. Membuat suatu media yang interaktif agar semua pihak dapat mengetahui informasi terkait manfaat infrastruktur. d. Melakukan evaluasi terhadap infrastruktur TI agar optimal dalam mendukung aplikasi yang ada di BPK untuk meningkatkan kinerja e. Membuat pengelolaan laporan pemeliharaan dengan lebih baik sehingga mudah dilakukan penelusuran terhadap riwayat pemeliharaan infrastruktur TI f. Membuat suatu penilaian kinerja yang mengaitkan antara biaya, waktu dan scalability infrastruktur. Adapun rencana aksi untuk memperbaiki pengelolaan standarisasi infrastrukturti untuk proses AI5 adalah sebagai berikut. 1. Mendapatkan nasihat hukum dan kontrak yang profesional a. Biro TI membuat kebijakan untuk pengadaan infrastruktur TI terkait standarisasi infrastruktur dan mensosialisasikanya kepada seluruh pengguna. b. Menggunakan laporan kegiatan pengadaan sumber daya TI sebagai bahan untuk evaluasi strategi TI. 2. Mendefinisikan prosedur dan standar pengadaan a. Membuat suatu kebijakan pengadaan infrastruktur TI yang aplikatif dan mensosialisasikannya agar tiap bagian dapat menerapkannya. b. Manajemen membuat suatu pengadaan secara elektronik sehingga pengadaan infrastruktur TI akan lebih efektif dan efisien. c. Peningkatan keterampilan pihak-pihak yang menagani pengadaan infrastruktur TI. d. Membuat standarisasi infrastruktur TI yang mengakomodasi semua kepentingan user. e. Membuatkan media sosialisasi untuk memberikan informasi mengenai standar infrastruktur TI yang dipergunakan. 3. Pengadaan perangkat keras yang diminta, perangkat lunak dan layanan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan a. Biro TI membuat suatu penilaian atas kinerja pengadaan infrastruktur TI termasuk untuk evaluasi kontrak-kontrak pengadaan sumber daya TI untuk meningkatkan kualitas pengadaan dan kontrak yang berikutnya. b. Memantau kinerja dari pihak-pihak yang ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan dan kontrak-kontrak manajemen. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan yang dapat diambil terkait penelitian ini adalah: 1. Untuk kondisi saat ini, pada proses AI3 secara umum berada pada tingkat kematangan 2 (Repeatable but Intuitive) kecuali atribut AC dan TA yang memiliki tingkat kematangan 3 (Define). Secara umum untuk kondisi saat ini sebagian besar proses telah dilakukan secara berulang tetapi belum terkoordinasi dengan baik. 2. Untuk kondisi yang saat ini, pada proses AI5 secara umum berada pada tingkat kematangan 3 (Define) kecuali untuk atribut PSP yang masih berada pada tingkat 2 (Repeatable but Intuitive). Secara umum untuk kondisi saat ini proses telah C-33-6

7 didefinisikan dengan jelas tinggal dilaksanakan dan dilakukan adanya pengukuran kinerjanya. 3. Untuk kondisi yang diharapkan baik proses AI3 dan AI5, secara umum diinginkan untuk dapat dicapai tingkat kematangan 4 (Manage and Measurable). Hal ini secara umum diinginkan suatu kondisi dimana pengelolaan standarisasi infrastruktur telah dikelola dengan baik dengan pembuatan suatu ukuran kinerja dari proses-proses tersebut. 4. Pada proses AI3 untuk atribut AC dan proses AI5 untuk atribut AC dan GSM diinginkan dapat dicapai tingkat kematangan 5 ( Optimized) yang berarti bahwa Kesadaran dan komunikasi tentang standarisasi infrastruktur TI harus benar-benar dijalankan. Serta Tujuan dengan ukuran yang pasti sudah diterapkan. 5. Telah disusun langkah-langkah perbaikan dengan tujuan untuk meningkatkan tingkat kematangan sesuai dengan tang diharapkan. Dari hasil penelitian ini, ada beberapa hal yang disarankan yaitu: 1. Pada penelitian ini telah dihasilkan suatu tata kelola berupa hal-hal apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaiki pengelolaan standarisasi infrastruktur TI. Untuk dapat menerapkan tata kelola standarisasi infrastruktur TI seperti diatas, manajemen TI di BPK RI disarankan untuk merumuskan cara serta target waktu pencapaian dengan mempertimbangkan kondisi sumber daya yang ada di BPK RI. 2. Agar hasil tata kelola dapat lebih maksimal, manajemen diharapkan dapat memadukan hasil penelitian dengan menggunakan tools yang lain, misalnya ITIL, sehingga pada pelaksanaanya dapat lebih terintegrasi dan lebih teknis. DAFTAR PUSTAKA Aditya. (2010), Audit Perencanaan Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Kerangka Kerja COBIT, Studi Kasus; Rumah Sakit Umum/Daerah XYZ, Proposal Tesis, Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Dwi Hartanto, Indra. (2010), Analisa Kesenjangan Tata Kelola Informasi dengan Kerangka Kerja COBIT (Studi Kasus pada Badan Pemeri ksa Keuangan RI), Tesis, Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Hadi Dwi Purnomo, Lukman. (2010), Perancangan Model Tata Kelola Ketersediaan Layanan TI Menggunakan Framework COBIT pada BPK-RI, Tesis, Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. ISACA. (2005), IS Standards, Guidelines and Procedures for Auditing and Control Professionals, Information Systems Audit and Control Association, Illinois, USA. IT Governance Institute. (2008a), IT Governance and Process Maturity, IT Governance Institute. IT Governance Institute. (2008b), COBIT Mapping: Mapping of ITIL v3 With COBIT 4.1, IT Governance Institute. IT Governance Institute. (2007a), COBIT 4.1 Framework, Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models, IT Governance Institute. IT Governance Institute. (2007b), IT Governance Implemetation Guide, IT Governance Institute. C-33-7

8 IT Governance Institute. (2000), COBIT 3rd Implementation Tol Set, IT Governance Institute. Moeller, Robert R. (2010), IT Audit, Control, And Security, John Wiley & Sons, Inc, New Jersey. Novianto Suhardi, Sigit. (2010), Evaluasi Kinerja Pengelolaan Teknologi Informasi Pada PT. Multi Garmenjaya Surabaya Dengan Pendekatan CobIT, Proposal Tesis, Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Sarno, Riyanarto. (2009), Audit Sistem dan Teknologi Informasi, Penerbit ITS Press, Surabaya. Surendro, Kridanto. (2009), Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi, Penerbit Informatika, Bandun C-33-8