ANALISIS DAN PERENCANAAN TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN TOGAF STUDI KASUS: POLITEKNIK SURABAYA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERENCANAAN TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN TOGAF STUDI KASUS: POLITEKNIK SURABAYA Agus Hermanto 1) dan Hari Ginardi 2) 1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia 2) Jurusan Teknik Informatika, Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK Politeknik Surabaya sebagai salah satu organisasi/lembaga di bidang pendidikan, saat ini perlu memperhatikan peran teknologi informasi yang strategis dalam menunjang kegiatan akademik dan mengembangkan berbagai layanan akademik, khususnya bagi mahasiswa. Berdasarkan hal tersebut, dalam studi ini telah dilakukan perencanaan teknologi informasi yang sudah dipergunakan oleh Politeknik Surabaya berdasarkan standar TOGAF, dengan framework yang digunakan adalah fase architecture vision, business architecture, dan information system architecture. Hasil akhir dari perencanaan arsitektur yang dikembangkan dengan TOGAF ini dapat dijadikan acuan dalam memperbaiki peran sistem dan teknologi Informasi dalam mendukung proses bisnis organisasi di Politeknik Surabaya, berupa meningkatnya awareness tentang pentingnya enterprise architecture oleh manajemen dalam tata kelola teknologi informasi dan langkah-langkah migrasi teknologi informasi. Kata kunci: Arsitektur Enterprise, TOGAF. PENDAHULUAN Salah satu manfaat yang dirasakan dari penggunaan teknologi informasi adalah peningkatan akurasi dan kecepatan informasi yang sangat membantu kegiatan operasional lembaga atau organisasi tersebut. Untuk itulah diperlukan adanya tata kelola teknologi informasi yang baik pada suatu organisasi, dimulai dari perencanaan sampai dengan implementasi agar aktivitas organisasi tersebut dapat berjalan optimal. Politeknik Surabaya sebagai salah satu organisasi di bidang pendidikan, saat ini perlu memperhatikan peran teknologi informasi yang strategis dalam menunjang kegiatan dan layanan akademik, sehingga dapat memberikan memberikan manfaat yang maksimal bagi stakeholder. Oleh karena itu, dalam perencanaan teknologi informasi tidak dapat` dibuat berdasarkan kebutuhan saat itu saja, melainkan harus melihat dari berbagai sudut pandang secara komperehensif, dengan merencanakan terlebih arsitektur teknologinya, sehingga dapat dikatakan bahwa perencanaan arsitektur enterprise SI/TI sangat penting karena kemampuannya dalam menangkap kebutuhan informasi ketika terjadi perubahan lingkungan bisnis. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka Politeknik Surabaya memerlukan perencanaan arsitektur enterprise SI/TI sebagai acuan. Dengan memperhatikan adanya kebutuhan perencanaan arsitektur enterprise SI/TI oleh Politeknik Surabaya, maka dalam studi ini telah dilakukan perencanaan teknologi informasi berdasarkan standar The Open Group Architecture Process (TOGAF). Sesuai dengan kerangka kerja TOGAF, langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian ini dimulai dari C-6-1

2 pra-proses (persiapan), pengelolaan kebutuhan bisnis dan penggambaran arsitektur TOGAF. Hasil dari penelitian ini berupa dokumen perencanaan arsitektur enterprise dengan konten antara lain: arsitektur bisnis dan arsitektur sistem informasi. Diharapkan dengan adanya perencanaan arsitektur enterprise menggunakan kerangka kerja TOGAF ini dapat meningkatkan kualitas layanan akademik Politeknik Surabaya. METODE Berdasarkan tahapan dan mekanisme audit dan hasil luaran yang akan diperoleh, maka ilustrasi dari alur penelitian secara keseluruhan yang dilakukan penulis, dapat dilihat pada Gambar 1, dengan penjelasan aktivitas penelitian adalah sebagai berikut: 1. Studi Literatur Tujuan dari studi literatur ini antara lain untuk melihat gambaran umum mengenai metode dan kerangka kerja yang digunakan dalam lingkup tata kelola teknologi informasi, serta melakukan pemilihan enterprise architecture framework dan digunakan untuk membandingkan kerangka kerja yang ada dengan melakukan identifikasi pola serta mencari kesepadanan dalam kerangka kerja tersebut sebagai alat untuk mengkaji pengelolaan teknologi informasi oleh organisasi. Pemilihan framework TOGAF dalam penelitian ini berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Brian H. Cameron dan Eric McMillan yang berjudul Analyzing the Current Trends in Enterprise Architecture Frameworks bulan Februari 2013, yang dipublikasikan dalam Journal of Enterprise Architecture oleh Association of Enterprise Architects (AEA). Hasil dari penelitian tersebut mempunyai kesimpulan bahwa framework TOGAF memiliki nilai kepuasan lebih banyak dari yang lain berdasarkan pilihan responden berdasarkan kriteria sebagai berikut : process completeness, Architectural Development Methodology (ADM), interoperability or flexibility in using the elements, availability of architectural knowledge, vendor-neutrality, dan alignment with industry standards. 2. Melaksanakan Assesment Kegiatan assesment berupa observasi, dilakukan penulis meliputi aktivitas penggunaan informasi sehari-hari oleh unsur-unsur administrasi kampus, melakukan wawancara dan melakukan assesment sebagai bagian dari proses audit. Seluruh kegiatan observasi ini dilakukan dengan tujuan mengetahui proses dan tahapan yang dilakukan sekarang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya informasi, proses pengambilan keputusan, proses pengelolaan investasi teknologi informasi dan juga harapan ideal berdasarkan pandangan mereka. 3. Phase A: Architecture Vision Menentukan kesepakatan pandangan tentang pentingnya EA untuk mencapai tujuan organisasi yang dirumuskan dalam bentuk strategi dari ruang lingkup arsitektur yang akan dikembangkan. 4. Phase B: Business Architecture Pada tahap ini mengembangkan sasaran dan deskripsi arsitektur bisnis organisasi saat ini kemudian mengembangkan arsitektur yang ada berdasarkan hasil analisis kondisi saat ini. 5. Phase C: Information System Architecture Pada tahap ini lebih menekankan pada aktivitas bagaimana arsitektur sistem informasi dikembangkan. Pendefinisian arsitektur sistem informasi dalam tahap ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi. C-6-2

3 HASIL DAN PEMBAHASAN Gambar 1. Alur Kerja Penelitian 1. Phase A: Architecture Vision Aktivitas yang dilakukan dalam fase ini adalah menentukan kesepakatan pemahaman oleh stakeholder untuk mencapai tujuan organisasi serta menentukan lingkup dari arsitektur yang akan dibangun dengan diagram value chain, seperti yang tampak pada Gambar 2 dan membuat konsep solusi bisnis berbasis sistem informasi berdasarkan kondisi saat ini dalam bentuk diagram pada Gambar Phase B: Business Architecture Pada tahap ini menggambarkan arsitektur organisasi saat ini dan mengembangkannya dengan menyusun strateginya agar dapat mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan, dalam bentuk diagram, seperti yang tampak pada Gambar Phase C: Information System Architecture Dalam fase ini melibatkan dua arsitektur, yaitu arsitektur data dan arsitektur aplikasi, dengan berfokus pada identifikasi dan definisi aplikasi dan data yang mendukung arsitektur bisnis. C-6-3

4 Arsitektur Data Dalam membuat definisi arsitektur data saat ini, mengacu pada hasil identifikasi setiap proses bisnis sesuai dengan definisi dari administrasi akademik yang telah dibuat dengan value chain pada Gambar 2, serta memetakan hubungan entitas dan fungsi bisnis dalam organisasi (business function matrix) pada Tabel 1. Arsitektur Aplikasi Melakukan proses revisi pada konsep solusi bisnis ( Gambar 5) dan membuat model referensi teknis standar TOGAF yang mengacu pada diagram konsep solusi bisnis. Gambar 2. Diagram Value Chain Politeknik Surabaya Gambar 3. Diagram Konsep Solusi Bisnis C-6-4

5 Tabel 1. Hubungan Entitas dan Fungsi Bisnis Dalam Organisasi Gambar 4. Diagram Layanan Bisnis dalam Mendukung Proses Bisnis Organisasi Gambar 5. Diagram Konsep Solusi Bisnis Hasil Revisi C-6-5

6 KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil penelitian maka kesimpulan yang diperoleh adalah : perencanaan arsitektur yang dikembangkan dengan TOGAF ini dapat dijadikan acuan dalam memperbaiki peran sistem dan teknologi informasi dalam mendukung proses bisnis organisasi di Politeknik Surabaya. Sedangkan saran yang dapat diberikan adalah sebaiknya perencanaan arsitektur yang dikembangkan dengan TOGAF ini dapat dilanjutkan pada fase berikutnya, yaitu arsitektur teknologi, peluang dan solusi, perencanaan migrasi, tata kelola implementasi dan perubahan manajemen sehingga dapat dijadikan pedoman dalam melakukan perencanaan dan implementasi pengembangan teknologi informasi di Politeknik Surabaya. DAFTAR PUSTAKA Barclay, K., & Savage, J. (2004). Object -Oriented Design with UML and Java. Oxford Elsevier. Cameron, B. H., & McMillan, E. (February, 2013). Journa l of Enterprise Architecture: Analyzing the Current Trends in Enterprise Architecture Frameworks. Association of Enterprise Architecture. Haes, G., & Guldentops. (2004). Strategies For Information Technologies Governance. IGI Global. IT Governance Institute. (2003). IT Governance Implementation Guide. IT Governance Institute. Moleong, L. J. (2004). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya. Mukrodin. (2013). Model Enterprise Architecture E -Commerce. Jurnal Sistem Informasi Bisnis, Vol. 2, Univ. Diponegoro. OMG. (2011). UML Superstructure. OMG Document Specification Ver Peterson. (2004). Information Strategies and Tactics for IT Governance. IGI Global. Robertson, M. M. (2001). Building A Framework For Situation Awareness. SA Technologies Publishing. Sullivan, P. (2011). Togaf Introduction and Core Concepts. Retrieved February 8, 2015, from slideshare: Tarigan, J. (2006). Merancang IT Governance. Surabaya: Universitas Kristen Petra. The Open Group. (2011). TOGAF Version 9.1. The Open Group Publishing. Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. Jhon Wiley. Weill, P., & Ross, J. W. (2004). IT Governance On One Page. MIT Sloan School Management. C-6-6