PEKELILING BENDAHARI BIL 2 TAHUN 2008 GARIS PANDUAN BAGI PERBELANJAAN SECARA BERHEMAT

No. Ruj : UMS/BN3.1/P5/4 (13) Tarikh : 23 Jun 2008 PEKELILING BENDAHARI Semua Dekan Sekolah / Pusat, Semua Pengarah Institut/Jabatan Semua Ketua Unit/ Bahagian Semua Pemegang Waran Pusat Tanggungjawab. PEKELILING BENDAHARI BIL 2 TAHUN 2008 GARIS PANDUAN BAGI PERBELANJAAN SECARA BERHEMAT 1.0 Tujuan 1.1 Surat Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan semua ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) mengenai langkah-langkah yang perlu diambil bagi perbelanjaan secara berhemat serta mengawal dan mengurangkan perbelanjaan awam untuk dilaksanakan di Universiti Malaysia Sabah (UMS). 2.0 Latarbelakang 2.1 Selaras dengan konsep Let Managers Manage dalam pelaksanaaan Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS) di UMS, ketua PTJ adalah bertanggungjawab untuk memastikan segala dasar dan perbelanjaan agensi dilakukan secara teliti, cekap, berkesan, mempunyai value for money, berjimat dan berpegang

kepada amalan-amalan yang terbaik supaya pengurusan kewangan berada pada tahap yang terkawal dan telus. 2.2 Pada bulan Jun 2008, disamping langkah penstrukturan semula subsidi minyak dan gas Negara, Kerajaan juga telah mengumumkan pelaksanaan langkah-langkah penjimatan perbelanjaan awam untuk memberi fokus yang lebih kepada people centric program dan projek. 2.3 Semua Kementerian/ Jabatan / Badan Berkanun Kerajaan dikehendaki untuk mematuhi dan melaksanakan dengan lebih tegas Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan yang telah dikeluarkan mengenai Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat dan mengambil Langkah-langkah penjimatan bagi memantapkan lagi amalan perbelanjaan secara berhemat di agensi masing-masing. 3.0 LANGKAH-LANGKAH MENGAWAL PERBELANJAAN AWAM SERTA MEMANTAPKAN AMALAN BELANJA SECARA BERHEMAT 3.1 Kawalan Perbelanjaan 3.1.1 Ketua PTJ hendaklah memastikan pengurusan kewangan di PTJ dikendalikan berdasarkan sistem kawalan dalaman yang kukuh dan mengikut peraturan kewangan yang telah ditetapkan. Adalah menjadi amalan pengurusan yang baik untuk berbelanja secara berhemat dan value for money. 3.1.2 Ketua PTJ juga hendaklah memastikan pelaksanaan sesuatu program/ aktiviti/ projek adalah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan. Peruntukan tambahan tidak akan disediakan/diberikan kecuali dalam keadaan tertentu. Tanggungan tahun lalu yang masih belum dijelaskan atau pelaksanaan sesuatu keputusan baru mestilah ditampung melalui penjimatan peruntukan tahun semasa atau dilakukan secara trade-off dengan Dasar Sedia Ada. Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 2 drpd 10

3.1.3 Jadual pelan tindakan hendaklah disediakan bagi semua peruntukan yang diluluskan agar dapat dibelanjakan mengikut perancangan sebelum akhir tahun. Perbelanjaan secara bunching pada penghujung tahun hendaklah dielakkan. 3.2 Elaun Lebih Masa 3.2.1 Ketua PTJ hendaklah mengawal perbelanjaan bagi kerja lebih masa oleh kakitangan di bawah seliaan sekolah/pusat/institut/jabatan/unit. Ketua PTJ dan pegawai yang mengarahkan kerja lebih masa hendaklah berpuas hati bahawa kerja lebih masa itu benar-benar mustahak untuk disiapkan atau dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan. 3.2.2 Semua arahan kerja lebih masa hendaklah dikeluarkan secara bertulis sebelum sesuatu tempoh kerja lebih masa dimulakan. Arahan kerja lebih masa tersebut perlu disertakan bersama borang tuntutan kakitangan semasa membuat tuntutan elaun kerja lebih masa ke jabatan Bendahari UMS. 3.2.3 Ketua PTJ mestilah menyediakan anggaran awal bagi keperluan elaun lebih masa kakitangan yang terlibat dalam program/ aktiviti tahunan universiti seperti Minggu Suai Mesra, Majlis Konvokesyen, perkhidmatan kawalan keselamatan dan lain-lain program/aktiviti. Anggaran ini akan digunakan bagi membantu pihak Pengurusan UMS membuat perancangan peruntukan dan perbelanjaan elaun lebih masa tahunan universiti dengan lebih tepat. 3.3 Perbelanjaan Perjalanan Di Dalam Negeri 3.3.1 Perbelanjaan bagi perjalanan di dalam negeri hendaklah dihadkan kepada perjalanan yang benar-benar perlu sahaja dengan bilangan pegawai yang minima dan cara perjalanan yang menjimatkan, tertakluk kepada jumlah peruntukan yang diluluskan. Permohonan peruntukan tambahan bagi tujuan perbelanjaan perjalanan akan Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 3 drpd 10

dipertimbangkan dengan lebih teliti dan tertakluk kepada baki peruntukan sedia ada UMS. 3.3.2 Perbelanjaan perjalanan secara berkumpulan mestilah menggunakan syarikat penerbangan yang termurah dan kos penginapan yang terendah. 3.3.3 Peruntukan Mengurus Sedia Ada yang telah diagihkan kepada PTJ hanya untuk membiayai perbelanjaan perjalanan di dalam Negeri dan tidak boleh digunakan bagi membiayai perbelanjaan perjalanan ke luar Negara. Peruntukan khusus bagi perbelanjaan Ke luar Negara tahunan UMS adalah secara oneoff dan dikawal di pusat. 3.4 Perbelanjaan Ke Luar Negara 3.4.1 Semua perjalanan ke luar Negara hendaklah dirancang dengan teliti. Tugas rasmi ke luar Negara hendaklah dihadkan kepada persidangan dan mesyuarat antarabangsa yang penting sahaja atau mesyuarat di antara Kerajaan. Bilangan pegawai yang diluluskan hendaklah tidak melebihi tiga (3) orang pegawai UMS bagi setiap perjalanan. 3.4.2 Pegawai yang diberi kelulusan ke luar Negara hendaklah pegawai yang terlibat secara langsung bagi tujuan perjalanan tersebut dan perbelanjaan yang terlibat hendaklah pada kos yang berpatutan dan termurah. 3.4.3 Semua perjalanan ke luar Negara bagi tujuan Lawatan Sambil Belajar dan Lawatan berkaitan dengan pelaksanaan sesuatu kontrak atau projek yang dibiayai dengan mana-mana peruntukan Mengurus dan Pembangunan adalah tidak dibenarkan kecuali dengan kelulusan Perbendaharaan. Kertas cadangan keperluan perjalanan tersebut hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Belanjawan, Jabatan Bendahari Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 4 drpd 10

UMS untuk perakuan Naib Canselor UMS sebelum dikemukakan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan. 3.5 Sewaan / Pengubahsuaian Pejabat 3.5.1 Semua cadangan untuk menyewa ruang baru/ tambahan sewaan ruang/ pengubahsuaian pejabat sedia ada tidak dibenarkan kecuali pertimbangan khas untuk keperluan mendesak sahaja. 3.5.2 Cadangan keperluan yang lengkap hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Belanjawan, Jabatan Bendahari UMS untuk pertimbangan selanjutnya. 3.6 Penggunaan Utiliti dan Bahan 3.6.1 Usaha penjimatan penggunaan utiliti seperti air, elektrik, alat perhubungan dan bahan bakar serta bahan-bahan lain hendaklah dipertingkatkan. Peraturan dalaman bagi usaha penjimatan penggunaan utiliti hendaklah dikuatkuasakan dengan lebih ketat. 3.7 Penganjuran Persidangan/ Seminar/ Pameran/ Mesyuarat/ Kursus/ Bengkel/ Retreat 3.7.1 Penganjuran persidangan/ seminar/ pameran/ mesyuarat/ kursus/ bengkel/ retreat adalah dihadkan kepada yang perlu sahaja dan hendaklah diadakan dengan keutamaan diberi kepada premis UMS dan agensi Kerajaan yang sedia ada. 3.7.2 Penggunaan kemudahan hotel hanya dibenarkan bagi persidangan/ seminar/ pameran/ bengkel/ mesyuarat antarabangsa yang melibatkan bilangan peserta yang lebih besar dan memerlukan kemudahan logistik yang lebih baik. Dalam hubungan ini, hendaklah dipastikan bahawa premis yang Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 5 drpd 10

digunakan adalah memadai dan bersesuaian dengan matlamat penganjuran persidangan/seminar/pameran/ mesyuarat/ retreat tersebut. 3.7.3 Semua kursus/ latihan dan bengkel dalaman yang dianjurkan oleh PTJ dan universiti untuk kakitangan hendaklah dihadkan dan diadakan menggunakan kemudahan yang sedia ada di UMS. 3.7.4 Perbelanjaan yang terlibat dalam penganjuran persidangan/ seminar/ pameran/ mesyuarat/ kursus/ bengkel/ retreat hendaklah dibuat secara sederhana pada kadar yang diluluskan dan tanpa perbelanjaan yang keterlaluan untuk perhiasan, acara persembahan, cenderamata dan jamuan makan. 3.7.5 Pengurus PTJ hendaklah mengamalkan perbelanjaan berhemah bagi tempahan jamuan makan dan minum mesyuarat/ seminar/ bengkel/ kursus dan program/aktiviti universiti. 3.8 Penganjuran Acara Majlis / Upacara/ Keraian 3.8.1 Majlis, upacara dan keraian seperti pembukaan pejabat/ persidangan/ mesyuarat/ penyampaian hadiah/ perasmian/ penutupan bengkel/kursus hendaklah dihadkan. 3.8.2 Sekiranya perlu diadakan, penganjuran majlis/ upacara keraian hendaklah secara sederhana dan perbelanjaan yang terlibat dihadkan kepada yang benar-benar penting dan tidak melibatkan perbelanjaan yang besar seperti mengadakan sambutan besar-besaran dan pertunjukan pentas. Perhiasan dan jamuan hendaklah ditahap sederhana dan majlis hendaklah dibuat menggunakan kemudahan sedia ada universiti. 3.8.3 Bekalan pakaian bagi majlis/upacara pelancaran/ perasmian tidak dibenarkan. Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 6 drpd 10

3.8.4 Pemberian cenderahati tidak digalakkan tetapi sekiranya benar-benar perlu, hendaklah mematuhi kadar dan syarat peraturan kewangan yang ditetapkan dan dihadkan kepada buku, kraf tangan tempatan atau produk makanan tempatan. 3.8.5 Amalan pemberian cenderamata/ doorgift kepada tetamu upacara rasmi / majlis keraian seperti majlis penganugerahan/ perasmian/ pelancaran/ persidangan/ makan malam/ mesyuarat dan sebagainya tidak digalakkan dan hendaklah mematuhi kadar dan syarat peraturan kewangan yang ditetapkan. 3.8.6 Sekiranya PTJ menggunakan Event Manager bagi menganjurkan acara majlis/ upacara keraian atau programprogram seperti di para 3.7 di atas, hendaklah dipastikan bahwa item-item perbelanjaan yang termasuk dalam pakej dan akan dibayar kepada Event Manager adalah mengikut kadar yang ditetapkan oleh Kerajaan serta mematuhi semua peraturan yang berkuatkuasa. 3.9 Pelaksanaan kempen dan aktiviti publisiti 3.9.1 Pelaksanaan kempen dan aktiviti publisiti hendaklah diadakan bersesuaian dengan kumpulan sasaran yang dikenal pasti. Keberkesanannya hendaklah dinilai bagi memastikan tujuan kempen/ aktiviti publisiti memenuhi impak yang hendak dicapai. 3.9.2 Langkah-langkah penjimatan hendaklah diambil dalam pelaksanaan kempen dan aktiviti publisiti seperti dengan menghadkan penggunaan banner dan banting kepada jumlah minima serta mengurangkan kos-kos pengiklanan dan cetakan brosur. Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 7 drpd 10

3.10 Bayaran Bil dan Tuntutan 3.10.1 Semua ketua PTJ hendaklah memastikan tiada tunggakan bayaran bil dan tuntutan ke atas bekalan dan perkhidmatan yang telah diberi oleh pembekal dan kontraktor. Hendaklah dipastikan bahawa semua bil dan tuntutan bagi sesuatu tahun dijelaskan sebelum berakhirnya tahun kewangan berkenaan. 3.11 Pembelian Aset Dan Perkakasan Komputer 3.11.1 Sebarang cadangan pembelian baru bagi aset termasuk pembelian kereta, perabot, perkakasan komputer, alat-alat pengajaran/ penyelidikan dan lain-lain kelengkapan pejabat yang belum komited akan ditangguhkan. Sementara itu, pembelian bahan-bahan kecil keperluan pejabat termasuk bahan percetakan dan alat tulis hendaklah dikurangkan. 3.11.2 Bagi aset-aset universiti sedia ada, kerja-kerja penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan secara optimum supaya dapat menjimatkan tenaga dan mengurangkan perbelanjaan dalam tempoh jangka masa akan datang. 3.12 Pewujudan Jawatan 3.12.1 Semua pewujudan jawatan baru dan lantikan kakitangan kontrak/ sambilan/ pekerja khidmat singkat hendaklah diproses melalui jabatan Pendaftar Universiti Malaysia Sabah. 3.12.2 Lantikan bagi kakitangan pensyarah/ demonstrator/ jurulatih bagi tujuan pengajaran hendaklah dihadkan mengikut keperluan sebenar PTJ dan dikurangkan kepada bilangan minima. Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 8 drpd 10

4.0 ANGGARAN PERBELANJAAN MENGURUS 2008 4.1 Selaras dengan keputusan Kerajaan untuk mengawal perbelanjaan awam, pemotongan sebanyak 10% akan dikenakan ke atas semua agensi kerajaan bagi Objek Am 20000 (Perkhidmatan dan bekalan) dan Objek Am 30000 (Aset) di bawah perbelanjaan Mengurus 2008. Namun, begitu jumlah sebenar akan ditentukan oleh Perbendaharan setelah dimuktamadkan. Sehubungan dengan itu, pihak UMS mungkin akan membuat pemotongan peruntukan dan akan dimaklumkan secara berasingan kepada PTJ yang berkaitan. 4.2 Semua perolehan bagi peruntukan yang telah diluluskan hendaklah selesai di proses di peringkat PTJ atau cadangan perolehan dikemukakan ke Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari (bagi proses perolehan secara tender/ sebutharga) selewat-lewatnya sebelum 31 Julai 2008. Peruntukan yang tidak digunakan menjelang tarikh tersebut mungkin akan ditarik balik untuk diselaraskan semula. 5.0 PEMATUHAN DAN PEMAKAIAN GARIS PANDUAN 5.1 Ketua PTJ hendaklah mengawasi dengan rapi setiap perbelanjaan dan sentiasa mengingatkan pegawai bawahannya bahawa tindakan surcaj dan tatatertib boleh diambil sekiranya didapati garis panduan dan syarat-syarat yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling ini dan juga peraturan pengurusan kewangan yang sedia ada tidak dipatuhi. 5.2 Langkah-langkah mengawal perbelanjaan ini adalah terpakai bagi semua peruntukan/ aktiviti / program universiti termasuklah yang telah diluluskan sebelum tarikh Surat Pekeliling Bendahari ini namun belum dilaksanakan. Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 9 drpd 10

6.0 TARIKH KUAT KUASA 6.1 Surat pekeliling ini berkuatkuasa serta merta mulai tarikh ianya dikeluarkan. Sekian, terima kasih. s.k Y. Bhg. Naib Canselor UMS Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan Pengantarabangsaan) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni) Pendaftar Bahagian Audit Dalam Bahagian/ Seksyen/ Unit, Jabatan Bendahari Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 10 drpd 10