UPT PERPUSTAKAAN NO. - QM 01 Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh Mauzunani, S.IP. Charlis Siana Rosita, S.Sos. Dr.Taufiq Abdul Gani, M.Eng.Sc. Asisten Pustakawan Bidang Penjaminan Mutu Perpustakaan Manajemen Representatif Kepala
4 Februari 2016 01 Halaman Pengesahan Revisi Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa oleh Disetujui oleh Taufiq Abdul Gani Taufiq Abdul Gani 0 5/ 01/2015 Pengesahan dokumen Charlis Siana Rosita 1 4/02/2016 Penambahan rujukan normatif dan perubahan sasaran mutu Charlis Siana Rosita 2 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 DAFTAR ISI 1. RUANG LINGKUP...6 1.1 Umum...6 1.2 Penerapan...7 2. RUJUKAN NORMATIF...9 3. ISTILAH DAN DEFINISI...9 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU...9 4.1 Persyaratan Umum...9 4.2 Persyaratan Dokumentasi...10 4.2.1 Umum...10 4.2.2 Pedoman Mutu...10 4.2.3 Pengendalian Dokumen...11 4.2.4 Pengendalian Rekaman...11 5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN...11 5.1 Komitmen Manajemen...11 5.2 Fokus Pelanggan/ Pemustaka...12 5.3 Kebijakan Mutu...12 5.4 Perencanaan...12 5.4.1 Sasaran Mutu...12 5.4.2 Perencanaan Manajemen UPT Perpustakaan...12 5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi Internal...13 5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang...13 5.5.2 Manajemen Representatif...13 5.5.3 Komunikasi Internal...14 5.6 Tinjauan Manajemen...14 5.6.1 Umum...14 5.6.2 Masukan Tinjauan Manajemen...15 5.6.3 Keluaran Tinjauan Manajemen...15 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA...16 6.1 Penyediaan Sumber Daya...16 3 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 6.2 Sumber Daya Manusia...16 6.3 Infrastruktur...17 6.4 Lingkungan Kerja...17 7. REALISASI PRODUK JASA...17 7.1 Perencanaan Realisasi Pelayanan Perpustakaan...17 7.2 Proses yang Berhubungan dengan Pemustaka...18 7.3 Rancangan dan Pengembangan...18 7.4 Pembelian...18 7.5 Pengelolaan dan Penyediaan Layanan...19 7.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran...19 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN...20 8.1 Umum...20 8.2 Pemantauan dan Pengukuran...20 8.3 Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa/ Layanan...21 8.4 Analisis Data...21 8.5 Peningkatan...21 9. LAMPIRAN...22 9.1 Lampiran Struktur Organisasi...22 9.2 Lampiran Proses Bisnis UPT Perpustakaan Unsyiah...22 9.3 Lampiran Visi, Misi dan Kebijakan Mutu...22 9.4 Lampiran Lampiran Sasaran Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah dan Bidangbidang...22 9.5 Lampiran Standar Layanan...22 9.6 Lampiran Tupoksi...22 9.7 Lampiran Renstra...22 9.8 Lampiran Daftar Isi POB, IK dan Form...22 9.9 Lampiran SNI ISO 90012008 Persyaratan Sistem Manajemen Mutu...22 9.10 Lampiran PeraturanUndang-Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 tentangpelayananpublik...22 9.11 Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 tentangperpustakaan Bab V, Pasal 14 tentanglayananperpustakaan...22 4 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 9.12 SNI ISO 90012008 Persyaratan, Sistem Manajemen Mutu...22 9.13 SNI ISO 90002005 Dasar- dasar dan Kosakata, Sistem Manajemen Mutu..22 9.14 SNI 19-190112005 Panduan Audit, Sistem ManajemenMutu...22 5 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 1. RUANG LINGKUP 1.1 Umum UPT Perpustakaan Unsyiah membuat Pedoman Mutu ini untuk menjelaskan Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 90012008 UPT Perpustakaan Unsyiah. Pedoman Mutu ini berfungsi sebagai dokumen referensi untuk semua aktivitas yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu, juga digunakan sebagai referensi dalam audit keefektivitasan Sistem Manajemen Mutu. Pedoman Mutu ini juga dapat dijadikan bahan atau dokumen pelatihan bagi karyawan baru serta rujukan bagi pengelolaan manajemen perpustakaan yang terstandarisasi. UPT Perpustakaan Unsyiah terletak di dalam lingkungan Kampus Universitas Syiah. Perpustakaan Universitas Syiah (UNSYIAH) didirikan pada tahun 1970, pada saat itu masih menggunakan gedung fakultas Ekonomi. Perpustakaan berstatus sebagai Unit Pelayanan Teknis (UPT) pada tahun 1980. Pada tahun 1994 gedung perpustakaan memiliki gedung sendiri yang didirikan berdampingan dengan Kantor Pusat Administrasi (KPA) Unsyiah. Sejak April 1994, dengan Surat Keputusan Rektor No. 060 tahun 1994, pendayagunaan UPT Perpustakaan Unsyiah ditingkatkan, yaitu dengan menyatukan semua perpustakaan yang ada di lingkungan Unsyiah di dalam satu wadah UPT Perpustakaan. Sejak tahun 1970 sampai dengan sekarang perpustakaan telah mengalami beberapa kali pergantian pimpinan. Dalam 44 tahun telah mengalami beberapa kali pergantian pimpinan antara lain 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Prof. Bahren T Sugihen, MBA Periode 1970 s/d 1978 Dra. Jang Jahyadi, MA Periode 1978 s/d 1989 Drs. Wamad Adullah, MA Periode 1989 s/d 1992 Prof. Drh.Damrin Lubis, M.V.Sc. Periode 1992 s/d 1997 Drs. Sofyan A. Gani, MAPeriode 1997 s/d 2000 Sanusi Bintang, S.H.,M.L.I.S.,LLM. Periode 2000 s/d 2009 Dra. Zunaimar Periode 2009 s/d 2012 Dr. Taufiq Abdul Gani M.Eng, Sc. Periode 2012 s/d sekarang Saat ini, Perpustakaan Unsyiah memiliki koleksi sebanyak 75.114 judul 136.925 eksemplar. Koleksi tersebut tersebar dalam berbagai jenis, meliputi teks, terbitan berkala (jurnal), laporan akhir, skripsi, tesis, disertasi, majalah, referensi, laporan penelitian, CD-ROM dan dokumentasi. Koleksi atau buku buku pada 6 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 perpustakaan juga tidak hanya terbatas pada koleksi tercetak saja, namun perpustakaan juga telah melanggan e-book dan e-journal pada beberapa penerbit internasional. 1.2 Penerapan UPT Perpustakaan Unsyiah menggunakan SNI ISO 90012008 yaitu suatu standar internasional untuk Sistem Manajemen Mutu yang menetapkan persyaratanpersyaratan dan penilaian dari sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin bahwa perpustakaan ini akan memberikan layanan jasa yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Struktur dokumen manual ini memenuhi peryaratan ISO 90012008. Cakupan sistem manajemen melingkupi penyelenggaraan jasa, sebagai berikut Menyelenggarakan proses layanan perpustakaan kepada mahasiswa, dosen, peneliti, karyawan dan staf dalam lingkup Universitas Syiah. UPT Perpustakaan Unsyiah tidak melaksanakan klausul 7.3 Desain dan Pengembangan, karena kegiatan tersebut tidak tersedia pada proses bisnis pelayanan kepada pemustaka. Juga tidak melaksanakan klausul 7.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran dikarenakan pelayanan di UPT Perpustakaan Unsyiah ini tidak menggunakan alat ukur yang memerlukan kalibrasi. UPT Perpustakaan Unsyiah menetapkan pengecualian tersebut tidak mempengaruhi kemampuan atau tanggung jawab organisasi dalam penyediaan layanan untuk memenuhi persyaratan pemustaka dan peraturan serta ketentuan yang berlaku. UPT Perpustakaan Unsyiah mengerti bahwa SNI ISO 90012008 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk (barang atau jasa). Keinginan perpustakaan mendapatkan Sertifikat ISO dikarenakan untuk mendapatkan manajemen mutu perpustakaan telah memenuhi standar internasional. Dengan demikian diharapkan layanan jasa yang dihasilkan dari penerapan sistem manajemen mutu internasional akan menghasilkan kualitas layanan yang baik. 7 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 UPT Perpustakaan Unsyiahd alam menerapkan SNI ISO 90012008 ini mengadopsi metoda pendekatan proses (process approach method) saat menyusun, mengimplementasikan dan memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pemustaka dengan memenuhi persyaratan pelanggan yang telah ditentukan. Pendekatan tersebut menekankan pentingnya a) b) c) d) Memahami dan memenuhi persyatan yang telah ditetapkan Proses bisnis yang dapat memberi nilai tambah kepada pelayanan pemustaka Memperoleh hasil kerja yang optimal Perbaikan berkesinambungan dari proses berdasarkan pengukuran yang objektif. UPT Perpustakaan Unsyiah dalam penerapan Sistem Manajemen Integrasi menggunakan metodologi yang dikenal sebagai Rencanakan Lakukan Periksa - Tindaki (PDCA). Rencanakan Tetapkan sasaran dan proses yang diperlukan untuk mendapatkan hasil sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi. Lakukan Implementasikan prosesnya. Periksa Tindaki Pantau dan ukur proses dan produk terhadap kebijakan, sasaran dan persyaratan bagi produk dan laporkan hasilnya. Lakukan tindakan berkesinambungan. perbaikan kinerja proses secara UPT Perpustakaan Unsyiah dalam melaksanakan proses bisnis pelayanan perpustakaan kepada pemustaka dalam lingkungan Universtas Syiah menerapkan proses bisnis yang sesuai dengan pelayanan optimal. UPT Perpustakaan Unsyiah menggunakan Struktur Organisasi yang telah ditetapkan oleh Pimpinan UPT Perpustakaan Syiah seperti yang terdapat pada Lampiran. 8 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 2. RUJUKAN NORMATIF Pedoman Mutu ini disusun dengan mengacu kepada 1. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 2. Undang-Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 3. PP Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No 43 4. SNI 7330 2009 SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi 5. SNP 10 2011 Perpustakan Perguruan Tinggi 6. ISO 90012008 Syarat dan Ketentuan 7. ISO 9000 2006 Kosa Kata 8. SNI ISO 9001 2008 Persyaratan, Sitem Manajemen Mutu 9. SNI ISO 9000 2005 Dasar- dasar dan Kosa kata, Sistem Manajemen Mutu 10. SNI 19-19011 2005 Panduan Audit, Sistem Manajemen Mutu 3. ISTILAH DAN DEFINISI UPT Perpustakaan Unsyiah dalam bisnis proses pelayanannya banyak menggunakan istilah dan singkatan, dimana semua penjelasan detail tentang istilah yang digunakan atau definisi yang dimaksud dalam prosedur, dijelaskan pada masing- masing prosedur. Namun ringkasannya dapat dilihat pada Lampiran. 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Persyaratan Umum UPT Perpustakaan Unsyiah menetapkan langkah-langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu menggunakan sarana Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 90012008 dan kebutuhan peningkatan terus menerus terhadap proses bisnis yang dijalankan dengan cara a) Membentuk Tim ISO SNI 90012008 yang terdiri dari staf struktural, fungsional dan pustakawan untuk merumuskan serta mengidentifikasi proses 9 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 yang dibutuhkan dalam Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 90012008 berikut aplikasinya pada keseluruhan organisasi UPT Perpustakaan Unsyiah. b) Menetapkan urutan proses bisnis jasa pelayanan perpustakaan sebagai proses bisnis utama dalam membentu prosedur perdasarkan pendekatan proses yang mengacu pada peraturan pemerintah dan peraturan terkait kepustakaan. c) Menetapkan Manajemen Representatif (MR) dan Tim Internal Auditor untuk nantinya membantu menjaga keefektifan sistem manajemen mutu yang telah dibentuk. Membuat dan menjalankan Prosedur Operasional Baku dan Instruksi Kerjadengan melibatkan semua bagian terkait dan juga dengan induk organisasi yaitu Biro Rektorat Universitas Syiah dan juga dengan Pihak Fakultas, Jurusan/ Prodi serta pihak2 terkait lainnya dalam lingkungan Universitas Syiah. 4.2 Persyaratan Dokumentasi UPT Perpustakaan Unsyiah mempunyai sistem dokumentasi sebagaimana diatur oleh persyaratan standar Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 90012008yang terdiri dari 4.2.1 Umum a) b) PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB) DAN INSTRUKSI KERJA (IK)serta FORM baik yang dipersyaratkan oleh standar SNI ISO 90012008 maupun yang diperlukan dalam pelaksanaan pelayanan kepustakaan. c) REKAMAN/ CATATAN MANAJEMEN KEPUSTAKAAN DAN LAMPIRAN DOKUMEN PENDUKUNG, hasil kegiatan yang dipersyaratkan oleh standar SNI ISO 90012008 maupun yang diperlukan dalam pelaksanaan pelayanan kepustakaan. 4.2.2 Pedoman Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah menjelaskan semua penerapan persyaratan Sistem Manajemen Mutu SNI 90012008 dalam sebuah Pedoman Mutu yang berisi ringkasan pedomandangambarankebijakantentangpenerapansesuai persyaratan 10 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 Sistem Manajemen Mutu yang berdasarkan SNI ISO 90012008 dalam melaksanakan proses bisnispengelolaan kepustakaan di UPT Perpustakaan Unsyiah. 4.2.3 Pengendalian Dokumen UPT Perpustakaan Unsyiah mengendalikan dokumen dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 90012008, mulai dari pembuatan, pengusulan, perubahan, penomeran, pengesahan serta pengendalian dokumen internal dan eksternal sesuai dengan POB Pengendalian Dokumen. 4.2.4 Pengendalian Rekaman UPT Perpustakaan Unsyiah dalam mengendalikan rekaman/ catatan hasil pelaksanaan proses bisnis termasuk pengaturan remanan/ catatan, pemusnahan serta pengarsipan sesuai dengan POB Pengendalian Rekaman. 5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen UPT Perpustakaan Unsyiah dalam penerapan persyaratan Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 90012008 mempunyai komitmen yang kuat dari Pimpinan UPT Perpustakaan Unsyiah untuk menerapkan sistem manajemen mutu secara efektif dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya, dengan cara a) Melakukan sosialisasi dan pengarahan kepada seluruh staf pustakawan, relawan dan staf kontrak dengan memperhatikan kepuasan pelanggan, b) Menetapkan Kebijakan Mutu yang sesuai dengan Renstra UPT Perpustakaan Unsyiah c) Menetapkan Sasaran Mutu untuk setiap fungsi secara berkala setiap tahun sesuai dengan Tupoksi yang telah ditetapkan. d) Melaksanakan Intenal Audit secara berkala untuk memastikan kesesuaian dan keefektifan penerapan Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 90012008. e) Melaksanakan Tinjauan Manajemen secara berkaladalam rangka pemantauan dan penilaian pencapaian kinerja UPT Perpustakaan Unsyiahdan sekaligus menentukan langkah-langkah perbaikan yang perlu dilakukan. Memastikan bahwa perusahaan mempunyai seluruh sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proses bisnis. 11 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
5.2 4 Februari 2016 01 Fokus Pelanggan/ Pemustaka UPT Perpustakaan Unsyiah dengan jajaran Pimpinan, staf/ pegawai/ pemustakamemastikan bahwa persyaratan pemustaka diperhatikan dan berusaha dipenuhi dengan Sasaran Mutu yang telah ditetapkan untuk meningkatkan kepuasan pemustaka. UPT Perpustakaan Unsyiah dalam pelaksanaan pelayanan kepada pemustaka mempunyai bidang yang khusus yaitu Pelayanan Pemustaka, yang melayani segala kebutuhan pemustaka. Semua kegiatan tersebut dituangkan dalam Prosedur Operasional Baku yang mencerminkan aktivitas pelayanan terhadap pemustaka. Semua POB tersebut dibuat untuk menjamin keefektifan jalannya organisasi perpustakaan. UPT Perpustakaan Unsyiahjuga menetapkan persyaratan dan kemampuan dalam melayani pemustaka sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan dalam UU No 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan. 5.3 Kebijakan Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah telah menetapkan Kebijakan Mutu yang relevan dengan Visi dan Misi UPT Perpustakaan Unsyiah, dan kemudian dijabarkan lagi dalam Sasaran Mutu masing- masing bidang/ fungsi organisasi. Semua hal tersebut telah tercantum pada Rencana dan Strategi UPT Perpustakaan Unsyiah (RENSTRA). Kebijakan Mutu tersebut dapat dilihat pada Lampiran. 5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah telah menetapkan semua rencana dan strategi pelaksanaan layanan UPT Perpustakaan pada Renstra yang dirancang untuk berlaku sampai 2018 dengan evaluasi dilakukan secara tahunan. Sasaran Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah dirancang untuk mengakomodasi semua bagian/ fungsi yang ada pada organisasi. Secara lengkap dapat dilihat pada lampiran. 5.4.2 Perencanaan Manajemen UPT Perpustakaan UPT Perpustakaan Unsyiah telah menetapkan beberapa perancanaan yang diperlukan untuk kelancaran operasional kepustakaan. Pengembangan Koleksi 12 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 Perpustakaan dilakukan untuk semakin meningkatkan jumlah dan kualitas buku/ koleksi serta relevansi dengan kebutuhan pemustaka. Proses ini diperjelas pada POB Pengembangan Koleksi Perpustakaan. UPT Perpustakaan Unsyiah mempunyai proses Penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Tahunan yang dilakukan secara teratur dan terencana sehingga memungkian pelaksanaan program yang tepat sasaran. Proses ini dilakukan sesuai POB Penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Tahunan. UPT Perpustakaan Unsyiah mengembangkan keunggulan dalam pelayanan kepustakaan dengan modernisasi dan otomasi sistem pelayanan untuk memudahkan proses pencarian, peminjaman dan pengembalian buku/ koleksi. Untuk itu dikembangkanlah beberapa aplikasi otomasi tersebut seduai dengan rencana pada POB Pengembangan Aplikasi Perpustakaan. 5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi Internal 5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang UPT Perpustakaan Unsyiah menetapkan tanggungjawab dan wewenang untuk setiap staf/ pustakawan dalam sebuah TUPOKSI yang disesuaikan dengan peraturan Rektorat Universitas Syiah sebagai induk organisasi. Tupoksi tersebut ditetapkan sesuai bentuk organisasi yang berkembang saat ini dan tepat untuk melaksanakan pelayanan kepustakaan. Tupoksi dan Struktur Organisasi dapat dilihat pada Lampiran. 5.5.2 Manajemen Representatif UPT Perpustakaan Unsyiah membangun dan mempertahankan keefektifan Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 90012008 serta menunjuk seorang Manajemen Representatif di tingkat yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut a) Memastikan bahwa kegiatan proses bisnis pelayanan perpustakaan berjalan dengan baik dan efektif sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 90012008 b) Mensosialisasikan Visi, Misi, Kebijakan Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah dan Sasaran Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah kepada seluruh pegawai/ staf/ pustakawan c) Melakukan pengkinian terhadap terhadap perubahan- perubahan sistem kerja ke arah pengembangan yang lebih baik secara terus menerus. 13 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 d) Melaporkan hasil/ kinerja manajemen kepada Pimpinan UPT Perpustakaan Unsyiah e) Mengupayakan peningkatan kesadaran/pemahaman pegawai/ staf/ pustakawan dan pemustaka dalam sistem manajemen mutu f) Menyelenggarakan pelatihan-pelatihan yang diperlukan oleh pegawai/ staf/ pustakawan g) Melakukan program promosi dan komunikasi kepada seluruh pegawai/ staf/ pustakawan h) Mengkoordinasikan kegiatan Internal Audit i) Menjadi penghubung dengan pihak lain yang berkaitan dalam proses sertifikasi. j) Memastikan validitas seluruh dokumen yang dipakai dan didistribusikan ke bagian terkait k) Memastikan proses perubahan dokumen yang terjadi sudah dilakukan sesuai dengan POB Pengendalian Dokumen l) Memastikan proses penanganan rekaman/ catatan sudah dilakukan sesuai dengan POB Pengendalian Rekaman m) Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan program kerja. 5.5.3 Komunikasi Internal UPT Perpustakaan Unsyiah membangun komunikasi yang intens diantara staf/ pustakawan, diantara masing- masing bidang serta komunikasi dengan pimpinan dan bawahan untuk memastikan terjalinnya komunikasi yang tepat sasaran. Komunikasi yang dibangun dengan berbacai cara, baik lewat email, sms, bahkan Facebook serta rapat- rapat tercatat dan terdokumentasi dengan baik yang dijelaskan dengan POB Komunikasi Internal. 5.6 Tinjauan Manajemen 5.6.1 Umum UPT Perpustakaan Unsyiahmelakukan kaji ulang terhadap keefektifan Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 90012008 secara berkala dan terencana minimal satu tahun sekali dalam suatu Rapat Tinjauan Manajemen. Rapat Tinjauan Manajemen ini dilakukan untuk memastikan kesesuaian jalannya sistem dengan perkembangan 14 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 organisasi perpustakaan. Tata cara pelaksanaan proses tersebut dijelaskan dalam POB Tinjauan Manajemen. 5.6.2 Masukan Tinjauan Manajemen UPT Perpustakaan Unsyiah mempunyai beberapa komponen yang dijadikan masukan yaitu a) Hasil Internal Audit b) Umpan balik, saran dan kritik dari pemustaka c) Status tindakan preventif dan tindakan korektif d) Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu e) Saran-saran untuk perbaikan f) Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu Rencana program kerja untuk tahapan program yang selanjutnya. 5.6.3 Keluaran Tinjauan Manajemen UPT Perpustakaan Unsyiah melalui Rapat Tinjauan Manajemen menghasilkan beberapa keluaran yang mencakup a) Perbaikan pada hasil kinerja Sasaran Mutu terhadap hasil kinerja Sasaran Mutu dari waktu sebelumnya yang telah ditentukan, termasuk kinerja Pimpinan, Kepala Bidang, Pegawai/ Staf/ Pustakawan b) Tindakan aksi terhadap keefektifan Sistem Manajemen Mutu pada organisasi UPT Perpustakaan dan proses-prosesnya. c) Perbaikan pada jasa layanan yang berkaitan dengan persyaratan pelanggan dan sumber daya yang diperlukan. d) Semua hasil dari pembahasan rencana aksi dalam Rapat Tinjauan Manajemen. UPT Perpustakaan Unsyiah melaksanakan sistem pengukuran rencana kerja/ sasaran mutu secara keseluruhan danmelakukan evaluasi setiap 3 (tiga) bulan sekali. Mekanisme kegiatan pengelolaan Sistem Manajemen Mutu tersebut dilaksanakan dengan menggunakan Prosedur Operasional baru (POB) seperti yang terdapat pada Lampiran. 15 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA 6.1 Penyediaan Sumber Daya UPT Perpustakaan Unsyiah memiliki cukup sumber daya manusia yang cukup dalam pelaksanaan pelayanan kepustakaan. Sumber Daya Manusia tersebut mendapat pelatihan yang sesuai dengan jabatan dan fungsi yang tersedia. Semua staf/ pegawai/ pustakawan tersebut dibagi dalam beberapa bidang kerja atau dingsi yaitu Bidang Pelayanan Pemustaka, Bidang Pelayanan Teknis, Bidang Penjaminan Mutu, Bidang Perencanaan dan Pengembangan Sistem serta Bidang tata Usaha. UPT Perpustakaan Unsyiah mendapatkan sumber daya manusia melalui proses rekrutmen langsung dan melalui Biro Rektorat Universitas Syiah. Namun untuk keperluan yang mendesak maka dapat juga melakukan rekrut langsung untuk tenaga kontrak dan volunteer (relawan) dalam melakukan tugas- tugas tertentu. UPT Perpustakaan Unsyiah menerapkan budaya organisasi berciri komunikasi terbuka, kinerja tinggi dan berkomitmen yang dibuktikan dengan banyaknya program kerja dan aktivitas untuk mendukung pengembangan sumber daya manusia dan program- program yang berhubungan dengan kreativitas serta seni untuk menunjang pelayanan kepustakaan. 6.2 Sumber Daya Manusia UPT Perpustakaan Unsyiah menerapkan terus menerus meningkatkan kompetensi staf/ pegawai/ pustakawan. Usulan terhadap keperluan pelatihan bisa dari staf/ pegawai/ pustakawan atau juga dari Pimpinan yang kemudian direncanakan program dan biayanya untuk pengajuan anggaran. Proses ini dijelaskan pada POB Pengembangan SDM. UPT Perpustakaan Unsyiah juga memperhatikan tingkat kehadiran, penanganan lembur, penilaian prestasi, mengurus dan mengelola honor kegiatan, serta agenda terhadap kegiatan Pimpinan yang semuanya itu dicakup dalam beberapa POB yaitu POB Absensi Kehadiran, POB Daftar Penilaian Prestasi Pegawai (DP3), POB Administrasi Honor Kegiatan, POB Penanganan Lembur dan POB Manajemen Agenda Kegiatan Pimpinan. 16 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
6.3 4 Februari 2016 01 Infrastruktur UPT Perpustakaan Unsyiah secara konsisten memelihara semua sarana prasarana yang ada di bangunan perpustakaan dengan sikap proaktif dan cepat serta sigap dalam menangani permintaan atau keluhan terhadap gangguan atau permintaan pelayanan. Semua proses itu dapat ditangani dengan jelasnya cara kerja staf/ pegawai/ pemustaka pada POB Perbaikan Sarana Prasarana, POB Pemeliharaan Jaringan, Hardware dan Software. 6.4 Lingkungan Kerja UPT Perpustakaan Unsyiah menerapkan terus menerus meningkatkan kenyamanan dalam menggunakan fasilitas membaca, menulis ataupun melakukan riset dengan terus menerus melakukan perbaikan sarana prasarana yang membuat pemustaka menjadi betah berlama- lama. Sistem pendingin, ruang kedap suara, fasilitas panggung apresiasi seni serta sound system yang memadai, serta toilet dan musholla yang terus ditingkatkan kenyamanannya. 7. REALISASI PRODUK JASA 7.1 Perencanaan Realisasi Pelayanan Perpustakaan UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan penyusunan program kerja untuk setiap tahun anggaran agar memudahkan proses pengadaan dan kegiatan di tahun anggaran yang berikutnya. Pimpinan beserta staf/ pegawai/ pemustaka melakukan rapat rutin untuk membahas penerapan kegiatan dalam setiap bulannya. Rapat tersebut juga membahas realisasi atas sasaran mutu yang telah ditetapkan sebelumnya. UPT Perpustakaan Unsyiah juga melakukan pengendalian administrasi keuangan, pengendalian administrasi perlengkapan, pengendalian surat masuk keluar, penerimaan sumbangan koleksi, penerimaan dan pengecekan barang serta manajemen agenda pimpinan. Semua itu diatur dalam POB Pengendalian Administrasi Keuangan, POB Pengendalian Administrasi Perlengkapan, POB Pengendalian Surat Masuk Keluar, POB Penerimaan Sumbangan Buku/ Koleksi, POB Penerimaan Barang dan POB Manajemen Agenda Kegiatan Pimpinan. 17 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
7.2 4 Februari 2016 01 Proses yang Berhubungan dengan Pemustaka UPT Perpustakaan Unsyiah secara konsisten meningkatkan pelayanan kepada pemustaka. Fasilitas pelayanan diperbaiki agar dapat mengakomodasi kebutuhan pemustaka seperti memberi rasa aman untuk penyimapan barang/ tas mereka saat berkunjung ke perpustakaan. Juga pelayanan pembuatan KTA/ KTM yang dengan cepat dapat diproses. Kebutuhan akan berbagai referensi dapat cepat dilayani. Proses peminjaman dan pengembalian buku secara mandiri. UPT Perpustakaan Unsyiah juga menyiapkan berbagai informasi mancanegara yang dikelola pada suatu corner. Teknologi digital bukan suatu yang aneh karena tersedia secara mudah pada sebuah corner. Ketepatan pemustaka dalam menemukan buku pada tempatnya juga menjadi sebuah target yang dikejar. Semua proses tersebut dijabarkan dalam beberapa POB untuk memudahkan proses kerja, yaitupob Pembuatan KTA/ KTM, POB Pelayanan Referensi dan Reserve, POB Pengembalian dan Perpanjangan Masa Pinjam Buku, POB Pembuatan Surat Bebas Pustaka, POB Pelayanan KKI, POB Pelayanan ETD, POB Pelayanan Serial, POB Penanganan Buku Terlambat/ Buku Hilang/ KTA Hilang, POB Layanan Digital Corner dan POB Proses Shelving UPT Perpustakaan Unsyiah secara terus menerus melakukan komunikasi dengan pemustaka terutama menyangkut perkembangan terbaru dari sistem pelayanan serta otomasi pelayanan dan juga kegiatan- kegiatan yang berhubungan dengan upaya untuk menarik minat calon pemustaka. Komunikasi itu dibangun baik melalui facebook, email, sms dan juga poster/ banner serta program literasi informasi seperti dijelaskan POB Pelaksanaan Literasi Informasi. 7.3 Rancangan dan Pengembangan Tidak dipergunakan karena tidak ada proses perancangan dan pengembangan 7.4 Pembelian UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan pembelian melalui biro rektorat Universitas Syiah. Semua pemesanan dilakukan secara bertahap pada waktu yang telah ditentukan. Pada saat barang telah tersedia maka dilakukan pengecekan kesesuaian terhadap pesanan sesuai POB Perencanaan Pengadaan Asset dan 18 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 Bahan, POB Pelayananan Penggunaan Asset dan Bahan dan Proses Pengamprahan Pembelian Barang. 7.5 Pengelolaan dan Penyediaan Layanan UPT Perpustakaan Unsyiah menggunakan proses penomeran buku/ koleksi untuk memudahkan pencarian, penempatan dan penelusuran. Buku/ koleksi tersebut dapat ditelusuri dengan mudah, mulai dari penataan pada rak buku, pengambilan dan pengembalian ulang serta juga secara soft copy mudah dicari karena proses penelusuran dilakukan sesuai POB Identifikasi dan Mampu Telusur, IK Pencarian Koleksi Melalui OPAC, IK Proses katalogisasi, IK Proses Pelabelan, IK Proses Barcode dan IK Pemasangan Magnet. UPT Perpustakaan Unsyiah memberikan perhatian khusus terhadap keamanan dan kenyamanan pemustaka dengan meningkatkan fasilitas. Salah satu fasilitas yang telah ditingkat adalah penggunaan locker dimana barang bisa terjaga dengan aman dan tidak sembarang orang bisa mengakses, proses ini dinyatakan dalam POBPenyimanan Barang/ Tas di Locker. UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan perawatan secara teratur terhadap buku/ koleksi perpustakaannya sehingga pemustaka dapat menggunakannya dengan baik karena telah ditatarapi, buku terawat dengan baik, pemasangan RFID juga telah memudahkan peminjaman secara mandiri dan akses terhadap informasi jadi semakin mudah dalam menunggah dan mengunduh e-book koleksi UPT Perpustakaan Unsyiah. Semua proses kerja tersebut diatur padapob Proses Penanganan Koleksi Baru, POB Pengelolaan ETD, POB Pengelolaan Koleksi Serial, POB Penanganan Koleksi Rusak, POB Pembundelan Koleksi Terbitan Berseri, POB Weeding Koleksi, POB Stock Opname, POB Pemeliharaan Koleksi. 7.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran Tidak dipergunakan karena tidak ada alat pengukuran yang harus dikalibrasi 19 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN 8.1 Umum UPT Perpustakaan Unsyiah selalu berusaha keras untuk meningkatkan kemampuan dalam melayani pemustaka dan melakukan perencanaan untuk memantau, mengukur, melakukan analisis dan peningkatan terhadap proses yang diperlukan untuk mencapai persyaratan layanan pemustaka, kesesuaian terhadap penerapan sistem manajemen mutu dan secara berkelanjutan meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran UPT Perpustakaan Unsyiah selalu mengukur tingkat kepuasan pelanggan/ pemustaka yang dapat berupa saran, kritik serta keluhan pemustaka yang dilakuan dengan menggunakan survey, penggunaan hotline sms, email bahkan kotak saran. Survey juga dilakukan secara internal maupun eksternal dengan melibatkan dosen, pihak fakultas serta semua stakeholder di Universitas Syiah sesuai POB Survey Perbaikan Berkelanjutan. UPT Perpustakaan Unsyiah secara berkala melakukan Internal Audit sesuai POB Internal Audit dimana Manajemen Representatif harus merencanakan, mendokumentasikan dan melaksanakan Internal Audit untuk menentukan keefektifan dari Sistem Jaminan Mutu dimana; a) Audit dan kegiatan tindak lanjut harus dilaksanakan menurut prosedur yang terdokumentasi, b) Auditor harus bebas dari kegiatan yang sedang ditinjau, c) Seluruh unsur dari Sistem Jaminan Mutu harus diaudit paling tidak sekali setiap dua belas (12) bulan, d) Pimpinan Bidang yang bertanggung jawab di bidang yang diaudit harus meninjau dan memperbaiki kekurangan yang didapat dari hasil audit yang terdokumentasi dan harus melaksanakan tindakan koreksi untuk mencegah terulangnya kembali kekurangan tersebut, Seluruh tindakan yang diambil untuk memperbaiki kekurangan harus diaudit ulang untuk memverifikasi rincian pemenuhan dan tindak-lanjut. 20 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
8.3 4 Februari 2016 01 Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa/ Layanan UPT Perpustakaan Unsyiah menerapkan POB Pengendalian Layanan Tidak Sesuaidimana dalam memberikan pelayanan perpustakaan terdapat layanan/ buku/ koleksi yang tidak sesuai, maka harus diidentifikasi (jika mungkin), untuk mencegah terulangnya/ terpakainya/pemasangan yang tidak sengaja. Pustakawan harus dapat menilai jika terdapat jasa layanan/ buku/ koleksi yang tidak sesuai maka harus dapat mengambil tindakan diantaranya 8.4 a) Segera melakukan koreksi layanan b) Memberitahukan bidang terkait untuk memperbaiki layanan c) Buku/ koleksi segera dikelompokkan ulang untuk pemakaian alternatif d) Memperbaiki sesuai hasil Internal Audit Analisis Data UPT Perpustakaan Unsyiah menerapkan sistem pencatatan baik seara manual maupun seara elektronik untuk menghimpun data. Semua data tersebut dikumpulkan untuk kemudian dianalisa sesuai dengan kebutuhan internal (pencapaian kinerja pelayanan, kinerja staf) serta untuk keperluan eksternal seperti permintaan BJM. Pentingnya data dan analisa tersebut dikarenakan menjadi penentu tingkat kemajuan pencapaian atas penerapan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Proses tersebut dijelaskan dalam POB Pengumpulan dan Analisa Data. 8.5 Peningkatan UPT Perpustakaan Unsyiahbersama jajaran staf/ pegawai/ pustakawan secara bersama- sama melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan untuk memperbaiki ketidaksesuaian, menetapkan pencegahan untuk menghilangkan penyebab utama agar ketidaksesuaian tidak terulang kembali. Tindakan perbaikan yang dilakukan dengan memperhatikan dampak dari masalah yang terjadi. Seluruh staf/ pegawai/ pemustaka ikut serta memperbaiki proses kerja untuk memperbaiki kinerja, mengurangi penyimpangan, memperbaiki pelayanan serta menjaga proses tetap seuai arah kebijakan perpustakaan, seperti dijelaskan POB Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 21 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
4 Februari 2016 01 9. LAMPIRAN 9.1 Lampiran Struktur Organisasi 9.2 Lampiran Proses Bisnis UPT Perpustakaan Unsyiah 9.3 Lampiran Visi, Misi dan Kebijakan Mutu 9.4 Lampiran Lampiran Sasaran Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah dan Bidang- bidang 9.5 Lampiran Standar Layanan 9.6 Lampiran Tupoksi 9.7 Lampiran Renstra 9.8 Lampiran Daftar Isi POB, IK dan Form 9.9 Lampiran SNI ISO 90012008 Persyaratan Sistem Manajemen Mutu 9.10 Lampiran PeraturanUndang-Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 tentangpelayananpublik 9.11 Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 tentangperpustakaan Bab V, Pasal 14 tentanglayananperpustakaan 9.12 SNI ISO 90012008 Persyaratan, Sistem Manajemen Mutu 9.13 SNI ISO 90002005 Dasar- dasar dan Kosakata, Sistem Manajemen Mutu 9.14 SNI 19-190112005 Panduan Audit, Sistem ManajemenMutu 22 dokumen yang terdapat pada alamat web http//uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37