UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Transkripsi

1 UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN TAHUNAN NO. PRO- PS - 02 Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh Nilawati Charlis Siana Rosita, S.Sos. Dr.Taufiq Abdul Gani, M.Eng.Sc. Staf Bidang Perencanaan dan Pengembangan Sistem Manager Representative Kepala

2 Halaman Pengesahan Revisi Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa oleh Disetujui oleh 0 5/ 01/2015 Pengesahan dokumen Charlis S Rosita Taufiq A Gani

3 A. TUJUAN POB ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai : 1. Proses penyususnan rencana program dan kegiatan perpustakaan 2. Sebagai acuan prosedur pembuatan rencana program dan kegiatan 3. Tahapan yang harus dilakukan dalam proses B. RUANG LINGKUP Pob ini meliputi : 1. Penyusunan daftar usulan rencana program kegiatan 2. Proses survey dan pengumpulan minat 3. Penyusunan daftar usulan Rencana Anggaran C. DEFINISI Rencana program dan kegiatan adalah insrtumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu organisasi sebagai upaya untuk mengimplementasikan strategi dan kebijakan serta dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran suatu organisasi D. REFERENSI 1. Undang-Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 2. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan 3. ISO 9001:2008 E. DOKUMEN TERKAIT 1. SOP Penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Tahunan F. PERSYARATAN Input: - TOR disusun berdasarkan kebutuhan setiap bidang layanan setelah dilaksanakan rapat kerja. - Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT) akan disusun setelah adanya TOR. Output: - Kegiatan akan diselenggarakan sesuai TOR. - Dana yang tersedia

4 G. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN Proses penyusunan program kegiatan tahunan berhubungan dengan semua bidang layanan untuk melakukan taskfoce dalam menentukan prioritas kebutuhan, selanjutnya akan dibahas dalam rapat tahunan. Proses penyususunan progran dan kegiatan tahunan juga berhubungan langsung dengan bidang tata usaha untuk menindak lanjuti RKAT yang sudah disusun tersebut. H. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO Adapun resiko dalam proses ini adalah: - Anggaran tidak disetujui berdasarkan usulan yang telah diajukan - Perubahan program kegiatan Pengendalian terhadap resiko dengan cara: - Mengusulkan kembali pada tahun berikutnya. - Revisi TOR untuk diusulkan kembali I. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA Apabila terjadi ketidaksesuaian dalam penyusunan program dan kegiatan tahunan maka Kabid. Perencanaan akan melakukan evaluasi dengan pimpinan terhadap kegiatan tersebut. J. PENANGANAN KELUHAN Jika ada keluhan dari staf dalam penyusunan program dan kegiatan tahunan, maka staf dapat melaporkan langsung ke Kabid. Perencanaan, selanjutnyan Kabid. Perencanaan akan berkoordinasi dengan pimpinan dalam penyelesaian keluhan.

5 K. PROSEDUR Kegiatan Perenc & Pengemb. Teknis Tata Usaha Unit Pelayanan Pelay. Pengguna Pelay. Teknis Penj. mutu Pimpinan Doku men Mulai Staf PPS menerima surat permintaan penyususnan rencana program dan kegiatan Staf PPS melakukan menginvetarisir kebutuhan rencana program kegiatan Staf PPS membentuk taskfoce untuk pembagian tugas penyusunan rencana program dan kegiatan Staf PPS mengumpulkan informasi hasil survey rencana kegiatan Staf PPS mulai menyusun Rencana program dan kegiatan Staf PPS menyerahkan draf hasil penyusunan program dan kegiatan kepada pimpinan untuk di rewie staf PPS menerima hasil review dari pimpinan Staf PPS menyerahkan hasil susunan program dan kegiatan ke bagian tata usaha Selesai Ket Gambar: Mulai Penghubung Aktivitas Proses Inspeksi Keputusan Garis