BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi pada era globalisasi sekarang ini berkembang semakin cepat. Gabungan dari teknologi dan informasi dapat menghasilkan suatu sistem yang terintegrasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan membantu pengelolaan dalam kegiatan bisnisnya. Dengan adanya teknologi informasi dapat membantu perusahaan dalam pemecahan masalah dan menentukan strategi bisnis apa yang akan digunakan. Basis data merupakan bagian dari teknologi informasi yang berperan penting sebagai tempat penyimpanan data. Basis data memberikan keakuratan yang tinggi karena dengan basis data dapat ditentukan batasan tipe, domain dan keunikan datanya. Penggunaan basis data juga dapat menghemat atau memberikan efisiensi pada tempat penyimpanan. Peran penting lainnya adalah basis data menyediakan fasilitas pengamanan data sehingga data dapat ditambah, diakses, diubah, dan dihapus oleh pihak tertentu saja. Basis data berguna untuk mempermudah dalam pengambilan data informasi, dapat digunakan oleh banyak pengguna dan aplikasi, dan basis data dapat mengefisiensikan ruang penyimpanan data (Kursini, 2007:5-6). Dalam perancangan basis data dapat dilakukan dengan berbagai metodologi, seperti penelitian yang dilakukan oleh Mirano, Mukharam, & Prayogo (2012:3). Metodologi yang digunakan dalam perancangan basis data adalah database application life cycle yang merupakan pendekatan dari Connolly & Begg. Dalam perancangan basis datanya terdapat tiga tahap, yaitu perancangan konseptual, logikal dan fisikal. Hasil penelitian dan perancangan tersebut menghasilkan sistem basis data yang baik, 1
2 sehingga meningkatkan kecepatan dalam pelayanan, menghasilkan keintegrasian data dan memudahkan dalam penyajian laporan periodik. Oleh karena itu, penelitian di atas dapat dijadikan sebagai informasi tentang perancangan basis data dalam penulisan skripsi, yaitu perancangan sistem basis data pada Apotek Newton. Apotek Newton yang berlokasi di Ruko Newton Timur NWT 15, Kelurahan Curung Sangereng, Kecamatan Kelapa Dua, Tangerang ini bergerak dalam bidang penjualan obat baik secara resep maupun tanpa resep. Apotek Newton memiliki beberapa sistem dalam menjalankan proses bisnisnya, antara lain sistem persediaan, pembelian dan sistem penjualan. Sistem persediaan, yaitu sistem yang berfungsi untuk menangani persediaan barang yang terdapat pada Apotek Newton. Sistem pembelian Apotek Newton berfungsi untuk melakukan pembelian kepada pemasok apabila persediaan barang telah menipis. Sementara sistem penjualan Apotek Newton berfungsi untuk menangani transaksi penjualan yang terjadi sehari-hari. Dalam menjalani proses bisnisnya, Apotek Newton tak luput dari beberapa permasalahan yang dihadapinya. Beberapa masalah yang dialami oleh Apotek Newton, antara lain adalah kurangnya integrasi data yang ditunjukkan oleh stok barang yang tidak ter-update ketika pasien maupun pelanggan melakukan pembelian barang. Kurangnya akses kontrol juga menjadi permasalahan yang tak luput dihadapi oleh Apotek Newton. Hal ini ditunjukkan oleh sistem keamanan data apotek yang minim, sehingga menyebabkan tiap karyawan memiliki otoritas yang homogen, yaitu dapat melihat seluruh data apotek yang kemungkinan di antaranya merupakan data rahasia apotek. Permasalahan selanjutnya yang menjadi hambatan Apotek Newton adalah ketidakmampuan dalam menangani persediaan barang. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya kesulitan dalam mengetahui jumlah persediaan barang karena Apotek Newton tidak memiliki sistem yang dapat memberikan notifikasi
3 apabila persediaan barang telah mencapai batas minimumnya. Permasalahanpermasalahan yang dihadapi tersebut menyebabkan terhambatnya kelancaran transaksi-transaksi yang dilakukan pada Apotek Newton dalam kesehariannya. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Oktafiani (2010: 4) penerapan sistem aplikasi sangat penting dalam melakukan transaksi pendataan penjualan obat dan konsumen, dari data-data yang ada akan diproses menjadi suatu sistem informasi yang dapat menunjang kelancaran pengolahan data, dengan menerapkan sistem aplikasi tersebut dapat mempermudah dalam melakukan transaksi penjualan, membantu penyimpanan data yang lebih aman dan pembuatan laporan lebih cepat. Oleh karena itu, Apotek Newton memerlukan sebuah sistem basis data yang terintegrasi pada proses bisnisnya untuk menjawab permasalahan yang sedang dihadapi pada saat ini agar seluruh data dalam proses bisnis dapat dikerjakan dengan lebih efektif dan efisien. Sistem yang akan dirancang adalah sistem pembelian, persediaan serta penjualan secara terintegrasi. Apotek Newton membutuhkan suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola basis data dan membuat suatu sistem yang akan memberikan notifikasi apabila stok barang telah hampir habis, maka akan dibuat sistem yang mampu menghasilkan laporan surat tanda terima barang, laporan persediaan, laporan penjualan barang, dan laporan penjualan barang pemeriksaan yang sesuai dengan kebutuhan Apotek Newton kepada manajer. 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, pembahasan akan dibatasi pada perancangan basis data pada Apotek Newton dengan ruang lingkup : 1. Fungsi Pembelian, di mana manajer akan melakukan pembelian barang apabila persediaan barang menipis. Manajer akan membuat purchase
4 order yang akan diberikan kepada pemasok. Purchase order berisi nama barang dan jumlah barang yang akan dipesan. Pembayaran pembelian dapat dilakukan dengan tunai dan kredit. Jika pembayaran dilakukan dengan kredit, maka data kredit akan dimasukan ke dalam sistem. 2. Fungsi Persediaan, yaitu mengatur barang keluar seperti adanya barang yang terjual, mengatur barang masuk, seperti adanya transaksi pembelian barang dari pemasok, barang-barang yang masuk akan dimasukkan kedalam persediaan barang, dan Reorder point yang memberikan notifikasi apabila barang telah mencapai batas limitnya. 3. Fungsi Penjualan, transaksi penjualan meliputi penjualan barang tanpa resep dan resep. Penjualan obat OTC (Over the counter) atau yang disebut sebagai obat bebas, memiliki simbol tanda lingkaran berwarna hijau yang memiliki arti bahwa obat tersebut bisa didapatkan tanpa harus menggunakan resep dokter. Sementara penjualan obat resep terbagi menjadi dua kategori, yaitu obat bebas terbatas dan obat terbatas. Obat bebas terbatas merupakan jenis obat yang terbatas karena ada jumlah batasan dan kadar isi yang harus diperhatikan sebelum dikonsumsi. Sementara obat terbatas merupakan obat yang disimbolkan dengan lingkaran berwarna merah, yang mana obat terbatas harus menggunakan resep dokter karena termasuk obat golongan keras dan cara pemakaiannya harus menggunakan resep dan pengawasan dokter. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari perancangan basis data pada sistem ini adalah : 1. Menganalisis kebutuhan informasi pada Apotek Newton untuk
5 mendukung operasional bisnisnya, yaitu sistem pembelian, persediaan, dan penjualan. 2. Merancang basis data untuk mendukung kebutuhan informasi meliputi conceptual, logical, dan physical design. 3. Memberikan batasan hak akses data untuk pengguna secara jelas sesuai dengan job desk-nya. 4. Merancang program aplikasi yang user friendly untuk mengolah basis data yang dirancang. Manfaat dari tujuan perancangan basis data pada sistem ini adalah : 1. Apotek Newton memiliki sistem penyimpanan yang terintegrasi dengan baik. 2. Kontrol data dapat dilakukan dengan lebih mudah sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan operasional apotek, yaitu pembelian, persediaan, dan penjualan. 3. Tingkat keamanan meningkat di mana kemungkinan terjadinya manipulasi data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dapat diminimalisir. 4. Pemilik Apotek Newton dapat lebih mudah dalam mengambil keputusan baik keputusan strategis maupun operasional berdasarkan laporan yang dihasilkan dari data-data transaksional yang ada. 1.4 Metode Analisis dan Perancangan Basis Data Metodologi Analisis dan Perancangan yang digunakan adalah menurut Connolly & Begg (2010:315) yaitu database system development lifecycle.
6 1.4.1 Metode Analisis Metode analisis digunakan untuk menganalisis kebutuhan yang diperlukan oleh Apotek Newton, metode analisis terdiri dari : 1. Database Planning Merencanakan bagaimana tahapan life cycle atau siklus hidup dapat direalisasikan yang paling efisien dan efektif. 2. System definition Menentukan ruang lingkup dan batas-batas dari sistem basis data, termasuk tampilan pengguna utama, pengguna, dan area aplikasi. 3. Requirement Collection and Analysis Pengumpulan dan analisis kebutuhan untuk sistem basis data yang baru. 1.4.2 Metode Perancangan Metode perancngan digunakan untuk merancang sistem basis data pada Apotek Newton terdiri dari : 1. Database Design Database desain terdiri dari conceptual, logical dan physical design database. 2. DBMS Selection (Optional) Memilih DBMS (Database Management System) yang cocok untuk sistem basis data. 3. Application Design Merancang user interface dan program aplikasi yang menggunakan dan mengolah basis data. 4. Prototyping (Optional)
7 Membangun sebuah model kerja dari sistem basis data, yang memungkinkan para desainer atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana sistem final akan terlihat dan berfungsi. 1.4.3 Metode Implementasi Metode implementasi digunakan untuk mengimplementasikan sistem basis data pada Apotek Newton terdiri dari : 1. Implementation Membuat definisi physical database dan program aplikasi. 2. Data Conversion and Loading Loading data dari sistem lama ke sistem baru dan jika mungkin, mengubah aplikasi yang sudah ada untuk dijalankan pada database baru. 3. Testing Sistem basis data diuji untuk menemukan kesalahan dan validasi terhadap kebutuhan yang ditentukan oleh pengguna. 4. Operational Maintenance Sistem basis data sepenuhnya dilaksanakan. Sistem ini terus dipantau dan dipelihara (maintenance). Bila perlu, kebutuhan yang baru dimasukkan ke dalam sistem basis data melalui tahapan precending dari siklus hidup (Life Cycle). 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini disusun sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab pertama berisi latar belakang penulisan, ruang lingkup yang
8 berisi batasan masalah yang akan dikerjakan agar lebih terfokus dan tidak menyimpang dari topiknya, tujuan yang hendak dicapai dan manfaat yang diharapkan dari penulisan ini, metodologi yang digunakan dalam penulisan ini dan sistematika penulisan yang digunakan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab kedua diuraikan tentang teori-teori dasar atau umum dan teori-teori khusus yang relevan dengan topik yang dibahas untuk dipakai sebagai landasan atau dasar berpikir dalam penulisan laporan. Teori-teori dasar atau umum seperti pengertian data, database, DBMS (Database Management System), dan database system development lifecycle. Sedangkan teori-teori khusus seperti pengertian apotek, pembelian, persediaan, penjualan dan kerangka berpikir. BAB 3 : ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Bab ketiga menjabarkan analisa sistem yang berjalan pada perusahaan meliputi Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Tata Laksana Sistem Berjalan, Masalah dan Usulan Pemecahan Masalah. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA DAN IMPLEMENTASI Bab ini berisi tahap-tahap perancangan basis data, perancangan aplikasi dan implementasi hasil perancangan basis data. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan dari hasil perancangan dan saran-saran yang berguna untuk mendukung penyempurnaan dan pengembangan sistem di masa mendatang.