M / S : 1/17 1.0 TUJUN 2.0 SKOP Memastikan pengurusan cuti belajar kakitangan UPSI dilaksanakan dengan berkesan agar UPSI dapat mewujudkan tenaga pengajar/kerja yang berkelayakan akademik yang tinggi dan bersesuaian dalam memastikan sistem pengurusan kualiti berjalan dengan lancar. Prosedur ini digunapakai oleh kakitangan UPSI bagi tujuan pengurusan bercuti belajar secara sepenuh masa atau separuh masa. 3.0 RUJUKN 3.1 Garis Panduan Hadiah Latihan Skim Latihan kademik Bumiputera Jabatan Perkhidmatan wam Malaysia Bil 1/2002 3.2 Garis Panduan Skim Latihan Khas Kakitangan kademik dan Pentadbiran UPSI 3.3 Garis Panduan Skim Post Doktoral 3.4 Garis Panduan Cuti Sabatikal 4.0 DEFINISI BIL PERKR DEFINISI 4.1 4.2 Kakitangan UPSI Cuti Belajar Sepenuh Masa 4.2.1 SLB 4.2.2 SLI 4.2.3 SPU Kakitangan akademik yang dilantik sebagai pensyarah, pensyarah sementara, guru, tutor, skim pensyarah muda dan pelatih akademik (fellow) dan bukan akademik Satu program yang ditawarkan kepada kakitangan akademik untuk melanjutlkan pengajian di mana-mana IPT yang diiktiraf secara sepenuh masa dalam tempoh yang diluluskan Skim Latihan yang ditawarkan kepada kakitangan akademik Bumiputera melanjutkan pengajian (ditaja oleh KPM) Skim Latihan yang ditawarkan kepada kakitangan akademik Bumiputera dan bukan Bumiputera melanjutkan pengajian (ditaja oleh KPM) Skim latihan yang ditawarkan kepada kakitangan akademik Bumiputera dan bukan bumiputera melanjutkan pengajian (ditaja oleh UPSI)
M / S : 2/17 BIL PERKR DEFINISI 4.3 Cuti Belajar Separuh Masa 4.4 4.3.1 SLKKP Kursus Lanjutan Kepakaran 4.4.1 Post Doktoral 4.4.2 Sabatikal Satu program yang ditawarkan kepada kakitangan akademik dan bukan akademik untuk melanjutlkan pengajian di mana-mana IPT yang diiktiraf secara separuh masa dalam tempoh yang diluluskan Skim Latihan yang ditawarkan kepada kakitangan akademik dan bukan akademik untuk melanjutkan pengajian secara separuh masa (ditaja oleh UPSI) Satu program yang ditawarkan kepada kakitangan akademik bertaraf pensyarah kanan secara sepenuh masa bagi meningkatkan tahap kepakaran Skim Latihan jangka panjang yang ditawarkan kepada kakitangan akademik yang telah memiliki PhD bagi mengikuti latihan kepakaran dengan pembiayaan KPM Skim Latihan jangka panjang yang ditawarkan kepada kakitangan akademik yang berstatus pensyarah kanan. Keutamaan diberikan kepada mereka yang memiliki PhD bagi mengikuti latihan kepakaran dengan pembiayaan UPSI 5.0 SINGKTN BIL PERKR SINGKTN 5.1 Naib Canselor NC 5.2 Timbalan Naib Canselor ( kademik & ntarabangsa) TNC ( & ) 5.3 Pendaftar P 5.4 Ketua Bahagian Sumber Manusia Ketua BSM 5.5 Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua PTj 5.6 Timbalan Pendaftar 5.7 Penolong Pegawai Tadbir 5.8 Pembantu Tadbir(P/O) PT(P/O)
M / S : 3/17 BIL PERKR SINGKTN 5.9 Bahagian Sumber Manusia BSM 5.10 Skim Latihan kademik Bumiputera SLB 5.11 Skim Latihan kademik IPT SLI 5.12 Skim Pengajian Universiti SPU 5.13 Skim Latihan Khas Kakitangan kademik dan Pentadbiran SLKKP
M / S : 4/17 6.0 PROSEDUR BIL TINDKN TNGGUNGJWB DOKUMEN 6.1 Hebahan Membuat hebahan kepada kakitangan UPSI pada bulan Januari setiap tahun mengenai peluang melanjutkan pengajian di bawah skim SLB, SLI, SLKKP, Post Doktoral dan Cuti Sabatikal. Bagi skim SLB, SLI dan Post Doktoral pembiayaan adalah dari pihak KPM. Bagi Cuti Sabatikal dan SLKKP pembiayaan adalah dari UPSI. 6.2 Permohonan Kakitangan yang berminat untuk melanjutkan pengajian boleh memohon secara online melalui portal masing-masing. Pemohon perlu memenuhi syarat di dalam garis panduan berkaitan semasa membuat permohonan. Rujuk Garis Panduan: UPSI(ISO)/BSM/P10 /GP 01 UPSI(ISO)/BSM/P10/GP 02 UPSI(ISO)/BSM/P10 /GP 03 UPSI(ISO)/BSM/P10/GP 04 6.3 Menerima dan Memproses Memastikan permohonan yang diterima memenuhi syarat dan lengkap. Sekiranya tidak memenuhi syarat, calon akan dimaklumkan mengenainya. Sekiranya tidak lengkap, pemohon akan dihubungi untuk melengkapkannya. 6.4 Temu Duga Menguruskan proses temu duga. Rujuk rahan Kerja: UPSI(ISO)/BSM/P10 /K 01 Borang Borang
M / S : 5/17 BIL TINDKN TNGGUNGJWB DOKUMEN 6.5 Tindakan selepas temu duga 6.5.1 Skim SLB, SLI dan Post Doktoral. Memaklumkan keputusan temu duga kepada kakitangan. Permohonan yang tidak diperakukan di dalam temu duga akan dimaklumkan kepada kakitangan Kakitangan yang berjaya dikehendaki mengisi permohonan secara online di laman web KPM http://esp.mohe.gov.my//login.php Memperakukan dan menghantar permohonan ke KPM 6.5.2 Program Cuti Sabatikal Memaklumkan keputusan temu duga kepada kakitangan. Permohonan yang tidak diperakukan di dalam temu duga akan dimaklumkan kepada kakitangan Menghantar permohonan yang diperakukan kepada NC untuk kelulusan Sekiranya permohonan dipinda atau tidak diluluskan, memo makluman akan dikeluarkan kepada kakitangan Mengeluarkan surat tawaran kepada kakitangan yang berjaya dan salinan kepada Ketua Fakulti dan Unit Perkhidmatan Perakuan Temu Duga Permohonan Surat Tawaran
M / S : 6/17 BIL TINDKN TNGGUNGJWB DOKUMEN 6.5.3 Skim SLKKP Memaklumkan keputusan temu duga kepada kakitangan. Permohonan yang tidak diperakukan di dalam temu duga akan dimaklumkan kepada kakitangan Mengeluarkan surat tawaran kepada kakitangan yang berjaya dan salinan kepada Ketua Jabatan dan Unit Perkhidmatan Surat Tawaran 6.6 Surat Tawaran Menerima salinan surat tawaran dari KPM bagi skim SLB, SLI dan Post Doktoral. Kakitangan menerima surat tawaran dari KPM melalui emel. 6.7 Penyediaan dan pengisian dokumen Menyediakan dokumen-dokumen berikut untuk diisi oleh kakitangan i) perjanjian ii) senarai semak sebelum memulakan cuti belajar (kecuali SLKKP) iii) Nota Serah Tugas ( kecuali SLKKP) Menghantar ke bendahari dokumen-dokumen berikut untuk diproses: i) Borang tempahan tiket kapal terbang(sekiranya berkaitan) ii) Borang elaun-elaun yang berkaitan (kecuali SLKKP) PT(P/O) PT(P/O) Surat Tawaran KPM Perjanjian Senarai Semak Nota Serah Tugas Borang
M / S : 7/17 BIL TINDKN TNGGUNGJWB DOKUMEN 6.8 Pemantauan 6.8.1 Menerima LKPS dari kakitangan bagi Skim SLB dan SLI 6.8.2 Menerima salinan keputusan peperiksaan bagi Skim SLKKP 6.8.3 Kakitangan yang gagal menamatkan pengajian diminta untuk melapor diri dan kes akan dirujuk ke Unit Perundangan dan Tatatertib 6.9 Pengurusan semasa tempoh pengajian Menguruskan permohonanpermohonan dalam tempoh pengajian: i) Pelanjutan tempoh pengajian ii) Menghadiri persidangan iii) Kutip data iv) Penangguhan melapor diri v) Penangguhan pengajian Rujuk rahan Kerja: UPSI(ISO)/BSM/P10 /K 02 LKPS Surat Permohonan Borang Permohonan 6.10 Lapor Diri Meminta calon yang telah tamat tempoh tajaan mengisi Borang Lapor Diri. Salinan Borang Lapor Diri akan dihantar ke Unit Perkhidmatan dan fakulti. Maklumat akan dikemaskini di dalam sistem IMS. PT(P/O) Borang Lapor Diri
M / S : 8/17 BIL TINDKN TNGGUNGJWB DOKUMEN 6.11 Tamat pengajian dengan jaya/gagal 6.11.1 Nama kakitangan yang berjaya menamatkan pengajian di bawah skim SLB/SLI akan dikemaskini di dalam sistem IMS dan memo makluman akan dihantar ke Unit Perkhidmatan dan salinan kepada Unit Perjawatan dan fakulti 6.11.2 Menghantar maklumat mengenai kakitangan tetap yang gagal menamatkan pengajian dalam tempoh yang ditetapkan ke Unit Perundangan dan Fakulti 6.11.3 Menghantar maklumat mengenai kakitangan sementara yang gagal menamatkan pengajian dalam tempoh yang ditetapkan ke Unit Perundangan, Unit Perjawatan dan Fakulti 6.11.4 Nama kakitangan yang telah menamatkan pengajian Skim Post Doktoral dan Cuti Sabatikal akan dikemaskini di dalam sistem IMS dan memo makluman kepada fakulti untuk mereka mengadakan sesi pembentangan. Salinan memo tersebut akan dihantar ke Unit Perkhidmatan
M / S : 9/17 7.0 REKOD BIL. REKOD TEMPOH TEMPT 7.1 Perjanjian Cuti Belajar Sepanjang perkhidmatan Fail Peribadi 7.2 Laporan Kemajuan Pengajian Siswazah (LKPS)/keputusan peperiksaan 5 Tahun Fail Peribadi 7.3 Borang Pengesahan Lapor Diri 5 Tahun Fail Peribadi 8.0 LMPIRN Tiada
M / S : 10/17 9.0 CRT LIR 9.1 SKIM LTIHN KDEMIK BUMIPUTER (SLB)/SKIM LTIHM KDEMIK IPT (SLI) Mula Membuat hebahan berhubung kuota Menerima permohonan Tidak penuhi syarat/tidak lengkap Semak Syarat Maklumkan kepada kakitangan Penuhi syarat/lengkap Tidak berjaya Panggil Temu Duga Berjaya Kakitangan mengisi permohonan secara online Hantar permohonan ke KPM Terima surat tawaran
M / S : 11/17 Menyediakan dokumen: - Perjanjian - Borang senarai semak - Nota Serah Tugas Menghantar ke bendahari: - Tempahan tiket kapal terbang - Borang-borang elaun Menerima LKPS Menerima permohonan: - Pelanjutan - Menghadiri persidangan - Kutip data - Tangguh lapor diri - Tangguh pengajian Gagal Lapor Diri Kakitangan sementara, maklumkan kepada Unit Perjawatan untuk ditamatkan perkhidmatan Kakitangan tetap, maklumkan kepada Unit Perundangan dan Fakulti Berjaya Kemaskini di dalam sistem HRMIS dan maklumkan kepada Unit Perkhidmatan dan Unit Perjawatan Tamat
M / S : 12/17 9.2 SKIM POST DOKTORL Mula Membuat hebahan berhubung kuota Menerima permohonan Tidak penuhi syarat/tidak lengkap Semak Syarat Maklumkan kepada kakitangan Penuhi syarat/lengkap Tidak berjaya Panggil Temu Duga Berjaya Kakitangan mengisi permohonan secara online Hantar permohonan ke KPM Terima surat tawaran
M / S : 13/17 Menyediakan dokumen - Perjanjian - Borang senarai semak - Nota Serah Tugas Menghantar ke bendahari: - Tempahan tiket kapal terbang - Borang-borang elaun Lapor Diri Kemaskini di dalam sistem HRMIS dan maklumkan kepada Unit Perkhidmatan dan Unit Perjawatan Tamat
M / S : 14/17 9.3 SKIM LTIHN KHS KKITNGN KDEMIK DN PENTDBIR (SLKKP) Mula Membuat hebahan berhubung kuota Menerima permohonan Tidak penuhi syarat/tidak lengkap Semak Syarat Maklumkan kepada kakitangan Penuhi syarat/lengkap Tidak berjaya Panggil Temu Duga Berjaya
M / S : 15/17 Mengeluarkan surat tawaran Menyediakan perjanjian untuk ditandatangani Terima keputusan peperiksaan setiap semester Gagal Status Pengajian Maklumkan kepada Unit Perundangan untuk diambil tindakan Berjaya Maklumkan kepada Ketua Jabatan Bagi kakitangan akademik, kemaskini data di dalam system Tamat
M / S : 16/17 9.4 PROGRM CUTI SBTIKL Mula Membuat hebahan berhubung kuota Menerima permohonan Tidak penuhi syarat/tidak lengkap Semak Syarat Maklumkan kepada kakitangan Penuhi syarat/lengkap Tidak berjaya Panggil Temu Duga Berjaya
M / S : 17/17 Hantar permohonan ke VC Gagal Pinda Lulus Mengeluarkan surat tawaran Menyediakan dokumen - Perjanjian - Borang senarai semak - Nota Serah Tugas Menghantar ke bendahari: - Tempahan tiket kapal terbang - Borang-borang elaun Lapor Diri Menerima Laporan khir Pengajian Kemaskini di dalam sistem HRMIS dan maklumkan kepada Unit Perkhidmatan dan Fakulti Tamat