BAB III Laporan Pelaksanaan Magang 3.1 Pengenalan pada lingkungan kerja Sebelum mahasiswa melakukan kegiatan praktek kerja magang terlebih dahulu mahasiswa mengajukan surat ijin magang yang diberikan oleh pihak kampus kepada perusahaan yang akan ditempati dalam pelaksanaan magang kerja. Pada tanggal 1 februari 2012 penulis melaksanakan kegiatan magang untuk pertama kalinya, kegiatan magang ini berlangsung sampai tanggal 29 februari2012 di PT Grita Artha Kreamindo atau kurang lebih selama 1 (satu) bulan. Selama melaksanakan kegiatan magang penulis di dampingi oleh bapak Putut Kuswantoro seorang pembimbing yang merupakan karyawan pada bagian keuangan khusus divisi kas dari perusahaan tersebut. Sebelum melakukan kegiatan magang di PT. Grita Artha Kreamindo penulis terlebih dahulu menemui Bapak Rudi Cahyadi selaku Supervisor Finance PT Grita Artha Kreamindo untuk wawancara dan diberikan pengarahan mengenai, pembimbing, pada divisi mana penulis di tempatkan dan tata tertib yang berlaku, tata tertib tersebut mengenai anatara lain sebagai berikut : 32
a. Jam kerja dimulai pada pukul 09.00 WIB sampai dengan pada pukul 17.00 WIB, istirahat yaitu pukul 12.00 WIB sampai pukul 13.00 WIB b. Berpakaian kemeja kerja dan celana bahan dsertai sepatu pantofel yang rapih dan sopan. c. Berperilaku ramah dan sopan d. Setiap jumat mengenakan pakaian batik e. Selalu menyelesaikan tugas tepat waktu dan benar juga bertanggung jawab Pada hari pertama, penulis dikenalkan olelh karyawan yang bekerja pada divisi keuangan terutama pada pembimbing yang akan mengarahkan penulis selama magang berlangsung. Disamping itu penulis tidak bekerja sendiri melainkan berdua dengan karyawan magang lain yang berasal dari universitas yang berbeda. Penulis dalam melakukan kegiatan kerja diberi kemudahan untuk bertanya apabila ada yang tidak dimengerti terhadap tugas yang diberikan. Disamping itu suasana dalam lingkungan kerja baik pada unit keuangan maupun unit lain sangat kekeluargaan dan akrab, sehingga penulis dapat dengan cepat beradaptasi dan bersosialisasi dengan karyawan di lingkungan kerja tersebut. 33
3.2 Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang, penulis selalu berusaha menjalin komunikasi dengan para karyawan dan pimpinan agar penulis dapat memperoleh data, baik data tersebut diperoleh secara langsung maupun wawancara terhadap karyawan atau pengamatan secara langsung terhadap apa saja yang menjadi kegiatan sebagai masukan penulis dalam penyusunan laporan magang ini. Kegiatan praktek kerja ini dilaksanakn selama satu bulan sejak tanggal 1 februari sampai dengan tanggal 29 februari selama hari kerja yaitu senin sampai dan jumat dari pukul 09.00 WIB sampai dengan 17.00 WIB. Selama kegiatan magang berlangsung, penulis banyak sekali mendapatkan pengetahuan yang berharga seperti keterampilan dan kerja sama antar unit dengan unit lainnya. Kegiatan magang dilakukan penulis selama satu bulan di PT Grita Artha Kreamindo ada beberapa kegiatan yaitu, kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis dalam proses magang tersebut dan ada kegiatan non rutin yang dilakukan oleh penulis yang ditugaskan oleh pengurus PT. Grita Artha Kreamindo, kegiatan ini dilakukan untuk menutup kekosongan waktu dikala penulis sedang tidak sibuk. 34
3.2.1 Kegiatan Rutin Kegiatan rutin merupakan kegiatan yang sering dilakukan oleh penulis selama magang hampir setiap harinya, kegiatan tersebut antara lain yaitu : a. Memverifikasi bukti-bukti pengeluaran kas kecil outlet-outlet dengan pencatatan pengeluaran kas kecilnya, untuk mengetahui kebenaran transaksi yang terjadi dalam petty cash sebelum di mintakan penggantian uang ( reimburse ) untuk mengisi saldo kas kecil. b. Memeriksa laporan biaya kas kecil sekretaris dan memverifikasi bukti-bukti kwitansi dan bon-bon yang ada. c. Memeriksa laporan biaya kas kecil teknisi, kas kecil car pool, kas kecil HRD/ personalia, kas kecil Coordinator outlet ( OC ) dan kas kecil bagian Building dengan memverifikasi kepada bukti-bukti kwitansi dan bon-bon yang ada serta rasio kelayakan atas biaya-biaya yang terjadi. d. Setelah verifikasi selesai, membuat pengajuan penggantian (reimburse) untuk biaya-biaya perdivisi tersebut dengan mengisi / mengetik form bukti pengeluaran kas / bank, untuk diperiksa oleh manager keuangan dengan disertai pembuatan cek tunai untuk disetujui dan ditanda tangani oleh direksi / direktur keuangan. 35
e. Memverifikasi laporan masuk dari setiap outlet-outlet produksi yang dikirimkan ke kantor pusat melalui fax, yang kalau hasil fax tidak jelas akan di hubungi untuk verifikasi melalui telepon. f. Mengentri data laporan sales masuk untuk setiap outlet-outlet yang produksi, yang nantinya laporan tersebut akan dikirim ke divisi Accounting untuk di jurnal dalam pembuatan laporan rugi laba setiap bulan. g. Membuat voucher kas kecil intern, untuk bon-bon reimburse penggan tian BBM ( bahan bakar minyak ) direksi dan biayabiaya urgent lainnya yang tidak di cover oleh kas kecil sekretaris. h. Mengarsipkan bukti laporan sales masuk dan pengeluaran kas kecil untuk setiap periode bulanan. 36
3.2.2 Kegiatan Non Rutin Selain kegiatan rutin, penulis juga memiliki waktu senggang atau sedang tidak mengerjakan sesuatu. Pada saat itulah penulis melakukan kegiatan non rutin yaitu : a. Menerima telepon dari satuan kerja lain sekaligus mengakrabkan diri dengan pegawai dari divisi lain. b. Mengentri data laporan PPN atas laporan sales masuk untuk setiap outlet-outlet yang produksi, yang nantinya laporan tersebut juga akan dikirim ke divisi Accounting untuk di jurnal dalam pembuatan laporan laba rugi setiap bulan c. Memverifikasi dan mengentri data laporan costumer complaint atas hasil cucian yang rusak pada saat di proses dari setiap outlet-outletdi dalam maupun di luar jakarta, dengan mengirimkan data laporan costumer complaint tersebut ke divisi marketing untuk ditindak lanjuti permasalahannya dan mengirimkan data laporan tersebut ke divisi Accounting untuk di jurnal dalam pembuatan laporan laba rugi setiap bulan. 37
3.3 Masalah Yang Ditemukan Pada Unit Kerja Dalam menjalankan kinerjanya suatu perusahaan baik yang besar maupun yang kecil pastinya tidak terhindar dari permasalahan. Bagus atau tidak badan usaha dapat dilihat dari kemampuan mengatasi permasalahan tersebut. Dalam melaksanakan magang, penulis menemukan beberapa masalah yang dihadapi selama magang yang terjadi pada bagian keuangan khususnya divisi kas dapat diuraikan permasalahan-pemasalahan yang ada sebagai berikut : a. Penyusunan laporan masih sering terlambat, seperti laporan bulanan, maupun rekapitulasi laporan tahunan. Hal ini disebabkan karena kurangnya sumber daya manusia di bagian keuangan khusunya divisi kas dengan hanya menempatkan 1 (satu) orang karyawan saja, yang harus memverifikasi dan membuat laporan kas kecil di kantor pusat dan outletoutlet, juga untuk laporan loading sales masuk dimana harus memverifikasikan sebanyak 27 outlet termasuk kantor pusat. b. Tidak adanya sistem verifikasi dual control (kontrol ganda) dalam pengimputan dan pembuatan laporan loading sales masuk, dimana hanya 1 (satu) orang staff saja yang mengerjakan dan memeriksa dengan detail, sedangkan manager keuangan memeriksa laporan loading sales tersebut hanya secara global saja, sehingga kemungkinan human error sangat memungkinkan. 38
c. Sistem laporan sales loading masuk dan pembuatan laporan petty cash / kas kecil masih menggunakan cara kerja program lotus 123 belum menggunakan program excel, sehingga jika sistem program lotus 123 rusak atau terkena virus, akan susah mencari master data program lotus tersebut. d. Sistem komputerisasi akuntasi yang ada saat ini dibagian keuangan memakai program Toxpro yang terkadang mengalami error system, sehingga perusahaan terpaksa bergantung dengan menggunakan jasa consultant programmer sampai sistem diperbaiki, hal ini sangat mempengaruhi aktifitas kerja terutama di bagian keuangan. e. Kurangnya tempat untuk pengarsipan bukti-bukti transaksi yang cukup padat, sehingga menyulitkan pencarian data-data yang dibutuhkan. Hal ini disebabkan oleh tidak tersedianya tempat penyimpanan dokumen yang memadai. 39
3.4 Alternatif Pemecahan Masalah Pada Unit Kerja Setelah penulis melakukan pengamatan selama melakukan kegiatan magang, ditemukan beberapa masalah yang terjadi pada bagian keuangan khususnya divisi kas. Adapun pemecahan masalah tersebut adalah sebagai berikut: a. Dalam permasalahan pembuatan laporan, baik laporan bulanan maupun laporan keuangan tahunan yang pengerjaannya tidak selesai tepat pada waktunya, penulis menyarankan agar perusahaan merekrut karyawan baru guna menyeimbangkan antara pekerjaan dan sumber daya manusia yang ada agar dapat diselesaikan tepat waktu. b. Dalam permasalahan kurangnya kontrol ganda dalam penginputan dan pembuatan laporan loading sales, penulis menyarankan adanya staff tambahan yang dapat mereview pengerjaan input dan laporan sehingga meminimalisasi kemungkinan human error. c. Dalam permasalahan sistem komputerisasi dalam pembuatan laporan penulis menyarankan agar diadakannya pengalihan program terbaru yang lebih sesuai dan aman untuk menyimpan master data agar memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan. d. Dalam hal terjadi error system di bagian keuangan membuka peluang terjadinya kesalahan pelaporan akuntansi dan hal ini sangat fatal bagi perusahaan, oleh karena itu penulis menyarankan agar diadakan perbaikan dan pengontrolan sistem secara berkala. 40
e. Pengarsipan bukti-bukti transaksi yang kurang rapih sehingga menyulitkan pencarian data-data yang dibutuhkan. Penulis menyarankan agar ditambahkannya tempat penyimpanan dokumen (rak-rak) yang memadai dan mengadakan sistem pengarsipan sesuai dengan bulan dan nomor yang berurutan. 41