Tarikh Kuatkuasa 1 November 21 Mukasurat 1/9 PROSEDUR PK.UniMAP.(O).09 Disediakan oleh : Disemak oleh : PENOLONG PENDAFTAR WAKIL PENGURUSAN Diluluskan oleh : (En. Zuber Bin Haji Mohamad) Pemangku Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
Tarikh Kuatkuasa 1 November 21 Mukasurat 2/9 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memastikan pengurusan penangguhan pengajian pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Pengurusan Kualiti UniMAP. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pengurusan Akademik, Unit Kemasukan & Rekod Pelajar untuk memastikan pengurusan penangguhan pengajian pelajar dapat dilaksanakan.
Tarikh Kuatkuasa 1 November 21 Mukasurat 3/9 3.0 SINGKATAN BPA : Bahagian Pengurusan Akademik UKRP : Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar PP : Penolong Pendaftar PELAJAR : Pelajar yang ingin membuat penangguhan pengajian PA : Penasihat Akademik RPS : Rakan Pendamping Siswa PPgn : Pusat-pusat Pengajian Dk : Dekan DPA : Dekan Pengurusan Akademik NC : Naib Canselor TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PTj : Pusat Tanggungjawab HEA : Hal Ehwal Akademik AMIS : Academic Management Information System
Tarikh Kuatkuasa 1 November 21 Mukasurat 4/9 4.0 DEFINISI Penangguhan pelajar : Cuti semester yang diberi kepada pelajar dengan tujuan untuk menangguh pengajian atas alasan kesihatan atau alasan-alasan lain yang munasabah. 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No.Rujukan 5.1 Manual Kualiti Bilik Dokumen MK-UniMAP- 5.2 Buku Panduan Akademik Pelajar UniMAP BPA-UKR DS.PK.UniMAP.(O).06- Buku Panduan Sidang Akademik
Tarikh Kuatkuasa 1 November 21 Mukasurat 5/9 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan Pelajar 1. Permohonan penangguhan pengajian pelajar dikemukakan kepada PA/RPS dengan menggunakan Borang HEA/HEP13 Borang Penangguhan Pengajian. Borang boleh didapati di portal BPA UKRP dan Pejabat Am PPgn. PA/RPS 2. Pertimbangan permohonan oleh PA/RPS berdasarkan: a) Sebab/alasan pelajar b) Perwatakan/persembahan pelajar semasa kuliah c) Keputusan peperiksaan pelajar. Dk PPgn 3. 4. Pertimbangan permohonan pelajar berdasarkan ulasan/laporan PA/RPS. Permohonan diserahkan kepada kaunselor, sekiranya perlu. DPA 5. Pertimbangan permohonan pelajar oleh Dekan Pengurusan Akademik berdasarkan ulasan Dekan PPgn. TNC (A&A) 6. Kelulusan permohonan pelajar dibuat oleh TNC (A&A) dan diserahkan kepada PP BPA UKRP. PP BPA UKRP 7. Sediakan surat kelulusan/penolakan permohonan dan dapatkan tandatangan Pendaftar untuk dihantar kepada pelajar dan sesalinan ke PTj berkaitan.
Tarikh Kuatkuasa 1 November 21 Mukasurat 6/9 PTO 8. Rekod pelajar dikemaskini di dalam AMIS bagi setiap permohonan yang diluluskan. PP BPA UKRP 9. Senarai pelajar yang menangguh pengajian dikemukakan kepada Senat Universiti sebagai makluman.
Tarikh Kuatkuasa 1 November 21 Mukasurat 7/9 7.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan 7.1 Borang HEA/HEP 13, Borang Permohonan Untuk Penangguhan Pengajian RK.UniMAP.(O).09- / Borang HEA/HEP 13 - Borang Permohonan Untuk Penangguhan Pengajian BPA UKRP 4 Tahun 7.2 Surat kelulusan / penolakan permohonan pelajar RK.UniMAP.(O).09-02/ UNIMAP/PEND/107/2/v BPA UKRP 4 Tahun 7.3 Senarai Pelajar Menangguh Pengajian RK.UniMAP.(O).09-03 BPA UKRP 4 Tahun 8.0 LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Lampiran 1 Carta Alir Prosedur Penangguhan Pengajian
Tarikh Kuatkuasa 1 November 21 Mukasurat 8/9 LAMPIRAN 1 Carta Alir Prosedur Penangguhan Pengajian Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula Pelajar 1. Permohonan penangguhan pengajian pelajar dikemukakan kepada PA/RPS. Borang boleh didapati di portal, BPA UKRP dan Pejabat Am PPgn. Borang HEA/HEP-13 PA/RPS 2. Komen/ulasan diberikan oleh PA/RPS berasaskan kepada kriteria pelajar. Dk PPgn 3. Komen/ulasan diberikan oleh Dk PPgn. Kaunselor Perlu Kaunselor Tak perlu Kaunselor 4. Permohonan diserahkan kepada kaunselor sekiranya perlu. DPA 5. Permohonan pelajar dipertimbangkan oleh DPA. TNC (A&A) 6. Permohonan pelajar mendapat kelulusan TNC (A&A).
Tarikh Kuatkuasa 1 November 21 Mukasurat 9/9 PP BPA UKRP PTO Surat tolak kpd. pelajar Tidak lulus Lulus Surat lulus kpd. pelajar 7. Surat kelulusan/penolakan permohonan dikeluarkan kepada pelajar dan sesalinan ke PTj berkaitan. 8. Rekod pelajar dikemaskini di dalam AMIS bagi setiap permohonan yang diluluskan. UNIMAP/PEN D/107/2/v PP BPA UKRP 9. Senarai pelajar yang menangguh pengajian dikemukakan kepada Senat Universiti sebagai makluman. Tamat