BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam perkembangan pembangunan yang semakin pesat saat ini, setiap perusahaan dituntut untuk mampu bersaing dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan, dengan tujuan untuk memperebutkan pasar yang ada serta mempertahankan dan memperkuat posisi perusahaan menghadapi pesaingpesaingnya. Adanya sistem informasi yang terintegrasi sangatlah penting untuk mendukung dan membantu berbagai kegiatan perusahaan. Seperti sistem informasi memfasilitasi fungsi operasional perusahaan dan mendukung pengambilan keputusan manajemen dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan manajer untuk digunakan dalam merencanakan dan mengontrol aktifitas perusahaan. Sistem Informasi membantu kinerja perusahaan karena dapat memperoleh dan menghasilkan informasi. Hal ini juga dikemukakan oleh Grabara, Kolcun, and Kot (2014: 3), yang menyatakan sistem informasi memperoleh serta menghasilkan informasi, sebagai berikut Information system acquires any kind of information as well as generate information addressed to all processes in the company. Dengan adanya sistem informasi yang baik dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis dan dapat mengontrol pengendalian internal dari perusahaan. Sistem informasi akuntansi bertugas untuk mencatat, mengolah, menyimpan data, menyediakan informasi akuntansi dan keuangan yang berkaitan dengan kejadian bisnis. Proses memasukan dan mengolah data secara manual rentan terhadap human error karena manusia tidak selamanya berada dalam kondisi yang baik sehingga menghasilkan informasi yang tidak akurat dan lambat dalam penyajiaannya, sistem informasi akuntansi dapat menangkap dan memproses data akuntansi kemudian menyediakan informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusan. Hal ini juga dikemukakan oleh Prasad and Green (2015: 1), yang menyatakan bahwa Accounting Information System (AIS) capture and process accounting data and provide valuable information for decision-maker. Maka sistem informasi akuntasi yang baik sangat diperlukan dalam perusahaan 1
2 karena dapat meningkatkan pengendalian internal pada setiap kegiatan bisnis yang dilakukan perusahaan. Penerapan sistem informasi dalam manajemen proyek juga penting untuk keberhasilan suatu proyek, manajemen proyek sendiri dapat didefinisikan sebagai proses dari perencanaan, pengaturan kepemimpinan dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dan memanfaatkan sumber data seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu sebagai kunci keberhasilan dalam menyelenggarakan suatu proyek. Keberhasilan manajemen proyek dapat ditunjukan dengan kinerja proyek. Hal ini dikemukakan bahwa Generally, it has been widely accepted that time, cost, and quality are the major concerned factors in the performance measurements of a project (Leong et al, 2014: 33). Semakin berkembangnya teknologi maka dalam mengelola suatu proyek dibutuhkan manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan sekarang dan didukung oleh syarat-syarat yang dapat menunjang keberhasilan suatu proyek seperti lingkup kerja yang jelas, waktu, biaya dan lain-lain. Hal ini juga dikemukakan bahwa Modern construction projects are developing toward large-scale and complicated, making the traditional project management methods unable to meet the needs, so the integrated management of the project is not only the inevitable trend of modern construction management, but also the necessary condition for projects success (Liu, Bau, dan Chen, 2013: 329). Sistem yang terintegrasi serta faktor-faktor pendukung kesuksesan seperti adanya komitmen yang tegas dari pemimpin proyek, adanya planning yang jelas dan kinerja proyek yang baik, sangat di perlukan untuk dapat meningkatkan kinerja dalam perusahaan, Jika sistem informasi yang sudah terintegrasi dengan baik, maka hasil informasi yang dihasilkan akan mempermudah dalam pengambilan keputusan dan menghasilkan keputusan yang baik dalam perusahaan. Terkait mengenai perusahaan jasa konstruksi saat ini, bahwa In the current global economy, construction service business were required to have competitive strategies and to provide the best performance for the company (Huda dan Wibowo, 2013: 1186), tetapi sebagian perusahaan yang bergerak di bidang jasa
3 konstruksi, pencatatan proyek progress konstruksi yang dilakukan oleh Supervisor serta pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas yang dilakukan oleh Bagian Akuntansi saat ini proses pencatatan tersebut masih belum terintegrasi. Hal ini akan mengakibatkan adanya kelalaian atau kesalahan dalam menagih pembayaran termin yang seharusnya sudah diterima, sehingga menyebabkan penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi dalam suatu proyek tidak terkontrol dengan baik. Pencatatan progress proyek dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas dalam kegiatan konstruksi sangat penting sehingga kegiatan tersebut dilakukan secara lengkap dan terperinci agar dapat mengontrol jalannya proses bisnis dalam perusahaan ini. Untuk mengantisipasi hal tersebut penggunaan teknologi informasi yang baik dan sudah terintegrasi dapat dimanfaatkan untuk mempermudah PT. Rekacipta Bangun Pratama dalam meningkatkan efisiensi kerja proses bisnis yang berjalan diperusahaan dan juga efisiensi kerja Supervisor dam Bagian Akuntansi dalam melakukan pelaporan progress proyek dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas secara tepat, lengkap dan cepat. Oleh karena itu, maka dibuatlah kegiatan skripsi dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK DAN PENCATATAN TRANSAKSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. REKACIPTA BANGUN PRATAMA. 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, pembahasan akan dibatasi agar lebih fokus dan terarah, yaitu mengenai: 1. Sistem informasi mencakup membuat anggaran setiap proyek, informasi mengenai proyek itu sendiri meliputi proses pendaftaran proyek dan pencatatan progress proyek yang sedang berjalan. 2. Membahas perhitungan pembayaran termin berdasarkan presentase termin yang sesuai dengan perjanjian kontrak. 3. Membahas pembuatan invoice/ penagihan pembayaran termin yang menjadi landasan sebagai penyedia informasi dalam pembuatan penerimaan kas.
4 4. Membahas pembuatan pemesanan pembelian material dan pengeluaran kas lain selain pembelian material yang menjadi landasan sebagai penyediaan informasi dalam pembuatan pengeluaran kas. 5. Membahas pembuatan laporan progress proyek, laporan penerimaan dan pengeluaran kas serta laporan anggaran dan realisasi pengeluaran kas. 6. Membahas pencatatan jurnal selama pekerjaan pembangunan proyek. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan 1. Mengidentifikasi masalah yang dihadapi PT. Rekacipta Bangun Pratama, khususnya dalam pelaksanaan pekerjaan proyek dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas. 2. Menganalisis sistem informasi pelaksanaan pekerjaan proyek dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas yang sedang berlangsung pada PT. Rekacipta Bangun Pratama. 3. Memberikan solusi untuk menyelesaikan masalah dihadapi PT. Rekacipta Bangun Pratama, khususnya dalam pelaksanaan pekerjaan proyek dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas. 4. Untuk menganalisis dan merancang sistem pelaksanaan pekerjaan proyek dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan merupakan solusi dari masalah yang dihadapi pada PT. Rekacipta Bangun Pratama. 1.3.2 Manfaat 1. Membantu dan mempermudah manajer proyek dalam melakukan pencarian informasi proyek, membuat anggaran dan mempermudah dalam pekerjaan pelaksanaan proyek yang di lakukan oleh manajer proyek. 2. Membantu Supervisor dalam memonitoring dan membuat laporan progress proyek. 3. Mempermudah Bagian Logistik Kantor dalam melakukan pemesanan pembelian material.
5 4. Membantu Bagian Keuangan dalam membuat pengeluaran kas lain dan membuat bukti pembayaran atas pemesanan pembelian material. 5. Mempermudah Bagian Keuangan dalam menerima pemberitahuan permintaan pembuatan invoice. 6. Membantu Bagian Akuntansi membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas, serta laporan anggaran dan realisasi pengeluaran kas yang telah terintegrasi sehingga dapat mempercepat dan mempermudah dalam melihat dan mencetak detail dari laporan penerimaan dan pengeluaran kas serta laporan anggaran dan realisasi pengeluaran kas. 1.4 Metodologi Penelitian Teknik pengumpulan data serta metodologi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini sebagai berikut: 1.4.1 Metode Pengumpulan Data A. Studi kepustakaan Dalam penelitian ini dilakukan kegiatan pengumpulan data atau pencarian informasi dan referensi yang relevan tentang proyek konstruksi, sistem informasi akuntansi yang terkait baik pemasukan dan pengeluaran kas, penganggaran yang berasal dari buku ilmiah dan karya ilmiah, jurnal, artikel dan textbook. B. Studi lapangan Studi lapangan yang dilakukan dalam penyusunan tugas akhir pada PT. Rekacipta Bangun Pratama sebagai berikut: a. Observasi Penulis melakukan peninjauan langsung di Bagian Keuangan dalam mencari dan memperoleh data-data yang dibutuhkan seperti company profile, anggaran, proses bisnis yang berjalan dan pelaporan penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi untuk melengkapi penulisan tugas akhir.
6 b. Wawancara Penulis melakukan wawancara langsung dengan Kepala Keuangan dan Manager Proyek untuk mendapatkan informasi yang relevan. c. Dokumentasi Penulis mengumpulkan dan menelusuri dokumen-dokumen yang terkait dengan laporan progress proyek dalam pelaksanaan proyek, laporan penerimaan dan pengeluaran kas, bukti pembayaran dan anggaran yang ada di perusahaan. 1.4.2 Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang akan digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan pendekatan Unified Process. Tahapan-tahapan yang digunakan dalam analisis dan perancangan sistem informasi usulan terbagi menjadi: a. Inception Pada fase ini, akan dibuat suatu proses bisnis usulan, menentukan ruang lingkup sistem serta menganalisis ruang lingkup dari project dimana dapat digambarkan menggunakan activity diagram, event table dan menetapkan use case untuk setiap aktivitas. b. Elaboration Fase ini berfokus pada beberapa perulangan yang mengambil bagian dari sistem dan mendefinisikan persyaratan, menfinalisasi ruang lingkup, membuat desain solusi, dan mengimplementasi solusi tersebut. Dimana akan digambarkan menggunakan domain class diagram, usecase description, system sequence diagram, first cut design class diagram, completed three-layer sequence diagram, communication diagram, updated class diagram, package diagram dan user interface.
7 c. Construction Pada fase ini, melakukan finalisasi terhadap desain solusi yang telah dibuat pada tahap sebelumnya, dimana usecase yang telah dirancang akan diimplementasikan ke dalam form yang ada dan melakukan pembuatan aplikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. d. Transition Melakukan perubahan dari sistem lama menjadi sistem baru, Fase ini tidak dilakukan, karena penulisan berupa usulan rancangan dan belum merubah sistem yang sedang berjalan. 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan yang dilakukan pada skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini diuraikan sejumlah teori yang relevan dengan masalah yang dihadapi perusahaan, serta metode-metode yang digunakan untuk mendukung perancangan sistem informasi yang akan dibuat. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Pada bab ini dijelaskan mengenai sejarah organisasi, struktur organisasi, serta menguraikan wewenang dan tanggung jawab setiap divisi, sistem yang sedang berjalan, serta melakukan evaluasi terhadap permasalahan sistem yang sedang berjalan pada perusahaan dan usulan pemecahan masalah.
8 BAB 4 ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Pada bab ini akan membahas mengenai usulan rancangan sistem informasi akuntansi manajemen proyek di PT. Rekacipta Bangun Pratama untuk memecahkan masalah yang terlah diidentifikasikan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab penutup ini berisi kesimpulan secara keseluruhan terhadap penulisan dan beberapa saran untuk pengembangan selanjutnya di masa yang akan datang.