PROGRAM Halaman: 1/14 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara semakan semula kurikulum program pengajian pengajian siswazah. 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi aktiviti mengenalpasti keperluan semakan semula kurikulum program pengajian siswazah, semakan semula kursus dan pembentukan kursus baharu, penyediaan kertas cadangan, kelulusan di peringkat fakulti dan universiti, penawaran program dan akreditasi semula program pengajian serta pendaftaran semula MQR. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Minit Senat Ke-529.02 Tajuk Dokumen Laporan Ketetapan Kementerian Pengajian Tinggi Mengenai Keperluan untuk Pengecualian Hasil Pembelajaran bagi Program Pasca Siswazah Terutama bagi Program Dengan Tesis (Tajuk Minit) - Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. (Edisi 20 Mei 2008) JPT(A)1000/013/ 013/07 (45) 6 Oktober 2009 - - Surat Pengarah Jabatan Pendidikan Tinggi kepada semua Timbalan Naib Canselor/Timbalan Rektor (Akademik dan Antarabangsa) Institusi Pengajian Tinggi Awam mengenai Makluman berkenaan Pemakaian Kerangka Kelayakan Malaysia untuk semua Tahap Program Pengajian di Institusi Pengajian Tinggi Pekeliling MQA Bil. 1/2009 Pemakaian Standard Program Pelan Strategik 2011-2013 Universiti Putra Malaysia Bahagian 1 dan Bahagian 2
PROGRAM Halaman: 2/14 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN SPS : Sekolah Pengajian Siswazah BP : Badan Profesional Fakulti : Semua Fakulti di UPM i-gims : Internet Graduate Information Management System JKKKPSU : Jawatankuasa Kecil Kurikulum Pengajian Siswazah Universiti JKPSF : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Fakulti JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKPP : Jawatankuasa Pengajian Program JKPT : Jawatankuasa Pendidikan Tinggi JKSSK : Jawatankuasa Semakan Semula Kurikulum : Dekan Fakulti dan Sekolah Pengajian Siswazah : Ketua Jabatan KPSPS : Ketua Pentadbiran Sekolah Pengajian Siswazah KPT : Kementerian Pengajian Tinggi LPU : Lembaga Pengarah Universiti MQR : Malaysian Qualification Registry Pengiktirafan : Program yang mendapat pengiktirafan daripada MQR Penyelaras : Penyelaras Program/Pensyarah PPT PTF : : Penolong Pegawai Tadbir Pegawai Tadbir Fakulti Program baharu : Program baharu diwujudkan atau program yang bertukar nama PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) TD : Timbalan Dekan (Pengajian Siswazah) TNC (A&A) SPS : : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Sekolah Pengajian Siswazah UPM : Universiti Putra Malaysia
PROGRAM Halaman: 3/14 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 TNC (A&A), dan KPSPS bertanggungjawab memastikan Prosedur Semakan/Penstrukturan Semula Kurikulum Program Siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
PROGRAM Halaman: 4/14 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Kenal Pasti Keperluan Semakan Semula 7.2 Sediakan Kertas Cadangan 7.3 Lulus Mesyuarat Jabatan? 7.4 Lulus JKPSF? 7.5 Lulus Mesyuarat Fakulti? 7.6 Dapatkan Maklumbalas JKPP 7.7 Semak Format Kertas Cadangan 7.8 Semakan JKKKPSU 7.9 Lulus JKPSU? 7.10 Lulus Senat? 7.11 Lulus LPU? 7.12 Perlukan Kelulusan JKPT? 7.13 Lulus JKPT? 7.14 Tawar Program 7.15 Kemaskini Maklumat Program Pengajian Siswazah 7.16 Mohon Akreditasi Semula Daftar MQR 7.17 7.18 Tamat 7.19
PROGRAM Halaman: 5/14 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenal Pasti Keperluan Semakan Semula 7.2.1 Kenal pasti kurikulum program pengajian yang perlu semakan semula berdasarkan kepada sekurang-kurangnya dua pusingan (3-4 tahun) tamat bagi program pengajian siswazah tanpa tesis dan satu pusingan (4-5 tahun) tamat bagi program dengan tesis. 7.2.2 Maklumkan kepada fakulti untuk melakukan semakan semula kurikulum program selewatnya-lewatnya satu sesi lebih awal sebelum sekurang-kurangnya dua pusingan (3-4 tahun) tamat bagi program pengajian tanpa tesis dan satu pusingan (4-5 tahun) tamat bagi program dengan tesis. 7.2.3 Maklumkan kepada Fakulti untuk melaksanakan semakan semula. KPSPS KPSPS 7.3 Sediakan Kertas Cadangan 7.3.1 Lantik JKSSK. 7.3.2 Sediakan kertas cadangan semakan semula kurikulum program berdasarkan perkara berikut: JKSSK 7.3.2.1 Program yang telah sampai tempoh semakan. 7.3.2.2 Perubahan dasar pendidikan KPT. 7.3.2.3 Pelan Strategik 2011 hingga 2013 UPM. 7.3.2.4 Keperluan Tenaga Kerja. 7.3.2.5 Kajian Pasaran (Alumni Survey, Employer Survey dan dokumen sokongan lain) 7.3.2.6 Laporan Penilai/Pemeriksa Luar
PROGRAM Halaman: 6/14 7.4 Lulus Mesyuarat Jabatan? 7.4.1 Bentang kertas cadangan semakan semula kurikulum program untuk kelulusan Mesyuarat Jabatan dua (2) bulan daripada tarikh lantikan JKSSK. JKSSK 7.4.2 Jika, ikut Langkah 7.5. 7.4.3 Jika, buat pindaan kertas cadangan semakan semula atau terus ke Langkah 7.19. JKSSK 7.5 Lulus JKPSF? 7.5.1 Bentangkan kertas cadangan semakan semula kurikulum program untuk kelulusan Mesyuarat JKPSF satu (1) bulan dari tarikh kelulusan Mesyuarat Jabatan. 7.5.2 Jika, ikut Langkah 7.6. 7.5.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan semakan semula atau terus ke Langkah 7.19. 7.6 Lulus Mesyuarat Fakulti? 7.6.1 Bentangkan kertas cadangan semakan semula kurikulum program untuk kelulusan Mesyuarat Fakulti satu (1) bulan dari tarikh mesyuarat JKPSF. 7.6.2 Jika, ikut Langkah 7.7. 7.6.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan semakan semula kurikulum program. 7.7 Dapatkan Maklumbalas JKPP 7.7.1 Buat penamaan ahli JKPP untuk menilai kertas cadangan semakan semula kurikulum program
PROGRAM Halaman: 7/14 (sekiranya belum lantik). 7.7.2 Dapatkan kelulusan JKPSU dan Senat bagi pelantikan keahlian JKPP dan hantar surat pelantikan (sekiranya belum lantik). 7.7.3 Bentangkan kertas cadangan semakan semula program di Mesyuarat JKPP untuk mendapat maklumbalas dua (2) bulan dari tarikh kelulusan mesyuarat JKPSF. 7.7.4 Buat penambahbaikan ke atas kertas semakan semula kurikulum program (jika perlu). 7.8 Semak Format Kertas Cadangan 7.8.1 Kemukakan satu salinan kertas cadangan semakan semula kurikulum program kepada Urus setia SPS dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh maklum balas JKPP. 7.8.2 Semak format kertas cadangan semakan semula kurikulum program. [Rujuk: Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum, Edisi I 2008] 7.8.3 Beri maklumbalas penambahbaikan format kertas cadangan (jika perlu). [Lengkapkan Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03)] 7.8.4 Buat penambahbaikan format kertas cadangan semakan semula kurikulum program (jika perlu). KPSPS/ KPSPS/ 7.9 Semakan JKKKPSU 7.9.1 Bentangkan kertas cadangan semakan semula kurikulum program untuk semakan JKKKPSU satu (1) bulan dari tarikh maklum balas oleh Urus setia SPS.
PROGRAM Halaman: 8/14 [Rujuk: Panduan Penyediaan Program Baharu Dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum, Edisi I 2008] 7.9.2 Buat pindaan ke atas kertas cadangan semakan semula kurikulum program (jika perlu). 7.10 Lulus JKPSU? 7.10.1 Bentangkan kertas cadangan semakan semula untuk kelulusan JKPSU selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh semakan mesyuarat JKKKPSU. 7.10.2 Jika, ikut Langkah 7.11. 7.10.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas semakan semula kurikulum program [lengkapkan borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula Kurikulum Program Sedia Ada (PU/S/BR08/GS-KUR01)]. 7.11 Lulus Senat? 7.11.1 Bentangkan kertas cadangan semakan semula program untuk kelulusan mesyuarat Senat satu (1) bulan dari tarikh kelulusan mesyuarat JKPSU. 7.11.2 Jika, ikut Langkah 7.12. 7.11.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan semakan semula kurikulum program dan dapatkan kelulusan semula Senat [lengkapkan borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula Kurikulum Program Sedia Ada (PU/S/BR08/GS-KUR01)]. /Senat 7.12 Lulus LPU? 7.12.1 Kemukakan kertas cadangan semakan semula untuk kelulusan Mesyuarat LPU yang berikutnya dan Dekan SPS
PROGRAM Halaman: 9/14 menerusi SPS. 7.12.2 Jika, ikut Langkah 7.13. 7.12.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan semakan semula kurikulum program dan dapatkan kelulusan semula Senat [lengkapkan borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula Kurikulum Program Sedia Ada (PU/S/BR08/GS-KUR01)]. 7.13 Perlukan Kelulusan JKPT? 7.13.1 Kenal pasti keperluan mendapatkan kelulusan JKPT yang melibatkan perubahan berikut: (i) Nama program. (ii) Tempoh pengajian. (iii) Sekurang-kurangnya 30% perubahan kepada struktur kurikulum program. 7.13.2 Jika, ikut Langkah 7.14. 7.13.3 Jika, ikut Langkah 7.15. 7.14 Lulus JKPT? 7.14.1 Kemukakan kertas cadangan semakan semula Kurikulum program ke JKPT selewat-lewatnya satu (1) bulan dari tarikh kelulusan mesyuarat LPU bagi cadangan yang melibatkan perubahan tempoh pengajian program dan perubahan nama program menerusi SPS. 7.14.2 Bentang kertas cadangan semakan semula program untuk kelulusan JKPT. 7.14.3 Jika, ikut langkah 7.15. 7.14.4 Jika, buat pindaan dan kemukakan semula ke JKPT atau terus ke langkah 7.19. dan Dekan SPS TNC (A&A) dan /
PROGRAM Halaman: 10/14 7.15 Tawar program 7.15.1 Maklumkan kepada fakulti untuk menawarkan program berdasarkan sesi pengajian yang diluluskan. 7.15.2 Kemaskini Rekod Status Program Pengajian Siswazah. [Rujuk: Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/GS-KUR)] 7.15.3 Lengkapkan Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR03) serta Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS- KUR04 ) jika berkaitan dan majukan ke SPS. 7.15.4 Kemaskini kursus yang telah diluluskan untuk penawaran dalam bank kursus i-gims. Dekan SPS PT Fakulti PT SPS 7.16 Kemaskini Maklumat Program Pengajian Siswazah 7.16.1 Kemas kini maklumat semakan semula kurikulum program dalam laman sesawang, brosur dan lain-lain. 7.17 Mohon Akreditasi Semula 7.17.1 Buat permohonan Akreditasi semula bagi semakan semula kurikulum program. [Rujuk: Prosedur SWA Akreditasi Penuh Program Pengajian (UPM/OPR/PNC-BPK/P004) dan Log Kelulusan Kurikulum Dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/GS-KUR) ] Atau 7.17.2 Buat permohonan akreditasi semula untuk program profesional mengikut keperluan BP. [Rujuk : Arahan Kerja Permohonan Akreditasi dan Akreditasi Semula BP (UPM/PU/PS/AK034)]
PROGRAM Halaman: 11/14 7.18 Daftar MQR 7.18.1 Sediakan dan kemukakan dokumen permohonan pendaftaran MQR bagi semakan semula kurikulum program yang bertukar nama kecuali program profesional menerusi SPS. Pendaftaran MQR bagi program profesional dilaksanakan oleh BP. [Rujuk: Arahan Kerja Pendaftaran MQR (UPM/PU/PS/AK033)]. 7.18.2 Maklumkan keputusan daftar MQR kepada fakulti. 7.18.3 Kemaskini rekod daftar pendaftaran MQR. [Rujuk: Log Pendaftaran MQR Program Pengajian Siswazah (PU/S/LG02/GS-KUR)] dan Dekan SPS Dekan SPS KPSPS/ 7.19 Tamat 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/600-1/2/3(Nama Program) SEMAKAN/PENSTRUKTURAN SEMULA PROGRAM (NAMA PROGRAM) PT(O) SPS/ Bilik Fail Pej. Ketua Pentadbiran Kekal Minit mesyuarat JKKKPSU berkaitan. Minit mesyuarat JKPSU berkaitan. Minit Senat berkaitan. Minit mesyuarat LPU berkaitan. Surat kelulusan JKPT. Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program
PROGRAM Halaman: 12/14 Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/ SENAT/LPU) (PU/S/BR08/GS- KUR01). Borang Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02). Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gms (PU/S/BR08/GS-KUR03)]. Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS- KUR04 ). [jika berkaitan] Laporan Akreditasi. Surat-surat berkaitan. 2. UPM/(Kod PTJ)/600-1/2/3(Nama Program) SEMAKAN/PENSTRUKTURAN SEMULA PROGRAM (NAMA PROGRAM) PT(O) Fakulti/ PPT Fakulti / PPT Fakulti Bilik Dokumen dan Rekod Kekal Minit mesyuarat Jabatan Minit mesyuarat JKPSF. Minit mesyuarat JKPP Minit mesyuarat Fakulti berkaitan. Minit mesyuarat JKKKPS berkaitan. Minit mesyuarat JKPSU berkaitan. Minit Senat berkaitan. Minit mesyuarat LPU berkaitan. Surat kelulusan JKPT
Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/ SENAT/LPU) (PU/S/BR08/GS- KUR01). Borang Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02). Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gms (PU/S/BR08/GS-KUR03)]. Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS- KUR04 ). [jika berkaitan] Laporan Akreditasi. Surat-surat berkaitan. PERKHIDMATAN UTAMA PROGRAM Halaman: 13/14 3 Tahun 3. UPM/600-9/31 JAWATANKUASA KECIL KURIKULUM UNIVERSITI Surat pelantikan ahli JKKKPSU. Minit Mesyuarat JKKKPSU. PT(O) SPS/ / Bilik Fail Pej. Ketua Pentadbiran Kekal 4. UPM/600-9/13 JAWATANKUASA PENGAJIAN SISWAZAH UNIVERSITI Minit Mesyuarat JKPSU. PT(O) SPS/ / Bilik Fail Pej. Ketua Pentadbiran Kekal 5. UPM/600-1/2/5 SWA AKREDITASI UNTUK PROGRAM PT(O) SPS/ / Bilik Fail Pej. Ketua Pentadbiran
PROGRAM Halaman: 14/14 Petikan senat berkaitan perakuan pengakreditan program. Surat-surat berkaitan. Kekal 6. UPM/600-1/2/6 LOG PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU/SEMAKAN KURIKULUM PT(O) SPS/ / Bilik Fail Pej. Ketua Pentadbiran Kekal Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR). Log Pendaftaran MQR Program Pengajian Siswazah (PU/S/LG02/GS-KUR). 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 12/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011 TNC (A&A) WP 06/05/2011 02 02 PU:S- 35/2011 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-179 TNC (A&A) WP 22/08/2011 02 03 PU:S- 02/2013 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013