BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi yang saling terintegrasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan, agar dapat menghasilkan informasi yang akurat untuk mendukung pengambilan keputusan, perencanaan, dan pengendalian perusahaan oleh pihak manajemen. Oleh karena itu, perusahaan pun menyadari dan menerapkan sistem informasi akuntansi untuk perbaikan operasional perusahaan dan memberikan pengendalian internal yang baik bagi setiap fungsi di dalam perusahaan, sehingga informasi yang dihasilkan dapat mendukung untuk membuat keputusan bisnis seperti yang telah dijelaskan oleh Mladen Meter (2006), bahwa The role of the integrated accounting information system in the modern management is tightly connected to the quality of accounting information, which gets out from that system and which are infallibly relevant for the making business decisions. Salah satu fungsi penting dalam perusahaan yaitu fungsi penjualan karena fungsi penjualan sangat menentukan roda bisnis dari suatu perusahaan, dan melalui penjualan, perusahaan memperoleh pendapatan yang akan digunakan untuk membiayai aktifitas perusahaan guna mengembangkan perusahaan. Maka dari itu, perusahaan perlu menetapkan dan menerapkan peraturan yang baku untuk mengatur dan mengendalikan proses bisnis perusahaan khususnya pada prosedur penjualan sehingga dapat menjadi tolak ukur untuk meninjau kinerja perusahaan, seperti yang telah dijelaskan oleh James Kallman (2006), bahwa Standard operating procedures can serve as benchmarks for
2 performance reviews, training aids or, in the case of quality standards, a starting point for improvement-but only if they are implemented. PT. Kimia Farma Trading & Distribution merupakan anak perusahaan dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., yang merupakan perusahaan farmasi tertua di Indonesia. Dalam menjalankan proses bisnisnya saat ini, PT. Kimia Farma Trading & Distribution telah didukung oleh sistem informasi. Namun sistem informasi yang telah berjalan tersebut masih memiliki beberapa kendala. Salah satu kekurangan dari sistem yang dimaksudkan yaitu, dari segi penjualan perusahaan sering mengalami kerugian yang terjadi karena batasan maksimum pemberian diskon tidak termonitor. Selain itu, perusahaan seringkali mengalami kendala di dalam hal pengembalian barang oleh pelanggan, karena masih memiliki kemungkinan terjadinya pengembalian barang yang seharusnya bukan menjadi beban perusahaan. Sedangkan dari segi piutangnya, PT. Kimia Farma Trading & Distribution memiliki masalah dalam hal pengontrolan limit kredit piutang sehingga pelanggan yang telah melewati limit kredit masih dapat dilayani. Untuk penagihan piutang, perusahaan pun masih memiliki kendala di dalam hal memprioritaskan penagihan piutang yang sudah jatuh tempo, hal tersebut terjadi dikarenakan sistem tidak memiliki reminder untuk umur piutang yang sudah jatuh tempo. Dari segi penerimaan kas perusahaan, untuk penerimaan pembayaran piutang, pengendalian internal perusahaan pun masih tergolong lemah karena adanya kecurangan (lapping). Dengan adanya kendala dari sistem informasi yang telah diterapkan PT. Kimia Farma Trading & Distribution tersebut, maka dilakukan analisis dan pengembangan sistem informasi akuntansi siklus penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas dalam penulisan skripsi yang berjudul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3 INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG DAGANG, DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION sehingga diharapkan dapat memberikan usulan perbaikan agar masalah dan kelemahan yang dihadapi di dalam sistem yang berjalan dapat diminimalisasi. 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, ruang lingkup yang akan dibahas agar pembahasan dapat terarah meliputi: a. Prosedur yang berkaitan dengan penjualan tunai maupun kredit, mulai dari prosedur penerimaan pesanan, pencetakan faktur, penyiapan dan pengiriman barang hingga retur barang. b. Prosedur yang berkaitan dengan piutang dagang, mulai dari prosedur penyiapan dokumen tagihan hingga proses penagihan. c. Prosedur yang berkaitan dengan penerimaan kas. d. Bagian-bagian yang berhubungan dengan aktivitas penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas. e. Sistem pengendalian internal yang terkait dengan pemisahan tugas dan wewenang di dalam aktivitas penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas. f. Dokumen dan laporan yang digunakan oleh perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang hendak dicapai dari penulisan skripsi ini adalah:
4 1. Menganalisis sistem penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang telah berjalan saat ini pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution. 2. Mengidentifikasi masalah dan kebutuhan informasi yang terdapat pada sistem penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas. 3. Memberikan usulan perbaikan, untuk memperbaiki kelemahan dan masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan. 4. Merancang sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang baru yang mampu untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan dan mengatasi kelemahan pada sistem yang lama. Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari penelitian untuk penulisan skripsi ini adalah: 1. Menghasilkan sistem informasi akuntansi penjualan yang dapat membantu perusahaan untuk mengontrol pemberian diskon agar perusahaan terhindar dari kerugian. 2. Memudahkan perusahaan dalam hal konfirmasi permohonan penambahan diskon. 3. Mempercepat pemrosesan untuk surat pesanan bagi outlet yang mengajukan permohonan penambahan diskon. 4. Membantu perusahaan agar nomor batch barang yang tertera pada faktur dapat sesuai dengan fisik barang, sehingga membantu dalam mengidentifikasi pengembalian barang. 5. Menghindari beban pengembalian barang yang seharusnya bukan merupakan kewajiban perusahaan.
5 6. Menghasilkan sistem informasi akuntansi yang memberikan informasi mengenai limit kredit pelanggan sehingga dapat mengatasi masalah piutang tidak lancar. 7. Menghindari kecurangan pemesanan oleh outlet yang telah mencapai batas limit kredit. 8. Membantu menghasilkan informasi yang akurat dalam proses penagihan piutang agar proses penagihan dapat dilakukan tepat waktu sesuai dengan jatuh tempo piutang. 9. Menghasilkan sistem informasi akuntansi yang dapat mengatasi kecurangan pada prosedur penerimaan kas untuk pembayaran piutang. 1.4 Metodologi Metode analisis dan perancangan yang digunakan pada penulisan ini adalah dengan menggunakan metode SDLC yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu: 1. Inisiasi, dalam fase ini melakukan pengumpulan data dan informasi melalui observasi dan wawancara untuk mendapatkan informasi mengenai prosedur bisnis dan sistem yang sedang berjalan serta kendala yang dialami. 2. Analisis, untuk pembangunan sistem ini menggunakan analisis sistem dengan: i. Analisis model bisnis dengan memberikan gambaran bisnis dengan menggunakan Activity Diagram sehingga dapat ditemukan aktivitas bisnis yang perlu dalam pembangunan sistem yang akan dirancang, dan aktivitas bisnis yang dirasa tidak diperlukan untuk pembangunan sistem tersebut. ii. Identifikasi masalah dengan menganalisis sistem yang sedang berjalan. iii. Identifikasi kebutuhan yang diperlukan untuk pembangunan sistem yang akan dirancang.
6 3. Perancangan, merupakan rancangan sistem yang dijelaskan melalui diagram-diagram yang akan digunakan sebagai dasar pengembangan. Diagram-diagram yang akan dirancang, yaitu: i. Use Case Diagram ii. iii. iv. Use Case Description Domain Class Diagram First Cut Diagram v. System Sequence Diagram vi. Data Access Sequence Diagram vii. Updated Class Diagram viii. User Interface ix. Package Diagram 4. Pengembangan, merupakan tahap perancangan pembangunan sistem yang akan dibangun dengan melakukan coding dimana tahap ini harus didasarkan pada konsep diagram-diagram yang telah dibuat pada tahap design. 5. Implementasi, rencana implementasi yang akan dilakukan pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution antara lain dengan spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan serta training kepada pengguna sistem, dan rencana implementasi. 6. Evaluasi, merencanakan evaluasi sistem dengan mendengarkan feedback berupa keluhan, saran dan kritik dari user. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi 5 bab dengan susunan sistematika penulisan sebagai berikut:
7 BAB 1 PENDAHULUAN Di dalam bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, serta susunan sistematika penulisan yang digunakan dalam menyusun skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisikan teori-teori dari para ahli yang akan menjadi landasan untuk menyusun skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan, mencakup sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi serta pembagian tugas dan tanggung jawab karyawan terkait, visi dan misi perusahaan, gambaran sistem yang sedang berjalan, kelemahan dan masalah yang ditimbulkan akibat kelemahan pada sistem, serta memberikan usulan untuk perbaikan atas kelemahan pada sistem. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG DAGANG, DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION Di dalam bab ini, akan membahas mengenai usulan perancangan sistem penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang akan dibuat berdasarkan Object Oriented Analysis and Design. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan membahas mengenai simpulan tentang perubahan yang akan terjadi dan bagaimana perubahan tersebut dapat membantu untuk menghadapi
8 masalah di dalam perusahaan. Selain simpulan, akan dibahas pula mengenai saran-saran yang berguna bagi perusahaan.