ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA AKTIVITAS PENGIRIMAN BARANG PT.TRIMEGA BATERINDO DI TROSOBO SIDOARJO Dwi Ayu Astarinda, Ali Rasyidi, Widya Susanti Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya dwiayuastarinda3@gmail.com ABSTRAK Salah satu tuntutan konsumen saat ini adalah kecepatan penyampaian produk ke tangan konsumen, pengiriman barang saat ini merupakan permasalahan yang cukup penting pada manajemen perusahaan. untuk itu perusahaan harus mampu memanfaatkan waktu secara efisien dan efektif. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan metode deskriptif, Dari metode yang digunakan dapat disimpulkan bahwa tingkat keefisienan dan keefektivan sistem informasi akuntansi pengiriman barang PT. Tri Mega Baterindo masih kurang. Dikarenakan masih ada beberapa bagian yang mengalami perangkapan tugas, yaitu bagian marketing dengan bagian logistik dan bagian keuangan dengan bagian accounting. Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, pengiriman barang, efisien, dan efektif. ABSTRACT One of the demands of consumers today is the speed of delivery of products to consumers, delivery of goods is now a problem that is quitw important in the management of the company. therefore the company should be able to use time efficiently and effectively. This research is qualitative descriptive method of the method used, It can be concluded that the level of efficiency and effectiveness of accountinginformation systems delivery PT. Tri Mega Baterindo is less. Because there are still some parts that have dual duties, namely the marketing to ligistics and the financial of the accounting department. Keywords: Accounting Information System, Delivery Of Goods, Efficient and effective PENDAHULUAN Mulyadi (06:3), Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Unsur sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Aktivitas pengiriman barang adalah suatu kegiatan pengiriman fisik barang yang di mulai dari gudang sampai ke tempat tujuan (customer) yang sesuai dengan dokumen-dokumen pemesanan dan 59
pengiriman. Dimana data-data tentang cara dan hasil pekerjaan dari menyampaikan barang kepada seseorang yang diolah menjadi informasi yang bermanfaat bagi manajemen perusahaan. Sistem informasi akuntansi yang memadai pada sebuah perusahaan merupakan salah satu kunci penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sistem dan prosedur yang baik adalah dapat dipercaya serta mendorong untuk ditaati dan dijalankannya kebijakan yang ada dalam suatu perusahaan serta dapat menjamin pengendalian intern perusahaan. Dengan berkembangnnya suatu perusahaan dimana setiap kegiatannya melibatkan banyak orang, maka diperlukan adanya sistem dan prosedur yang baik. Dalam sistem pengiriman barang tidak hanya menyangkut kualitas produk tetapi penyampaian yang cepat juga diperlukan. Adanya kemauan pangsa pasar yang ingin cepat untuk melakukan konsumsi suatu produk, sehingga diperlukan suatu upaya perusahaan agar produk sampai ketangan pangsa pasar secara cepat, karena kecepatan juga menjadi keunggulan dalam bersaing saat ini. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem informasi akuntansi pada aktivitas pengiriman barang PT. Tri Mega Baterindo. Sistem Mardi (04:3), Sistem merupakan satu kesatuan yang memilki tujuan bersama dan memilki bagian-bagian yang saling berintegrasi satu sama lain. Sebuah sistem harus memiliki dua kegiatan; pertama, adanya masukan (input) yang merupakan sebagai sumber tenaga untuk dapat beroperasinya sebuah sistem; kedua, adanya kegiatan operasional (proses) yang mengubah masukan menjadi keluaran (output) berupa hasil operasi (tujuan/sasaran/target pengoperasian suatu sistem). Informasi Romney dan Steinnbart (04:4), informasi (information) adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. Menurut Romney dan Steinnbart (04:4), ada enam karakteristik yang mebuat suatu informasi berguna dan memiliki arti bagi pengambilan keputusan yaitu:. Relevan, informasi harus memiliki makna yang tinggi sehingga tidak menimbulkan keraguan bagi yang menggunakannya dan dapat digunakan secara tepat untuk membuat keputusan. 60
. Andal, suatu informasi harus memiliki keterandalan yang tinggi, informasi yang dijadikan alat pengambil keputusan merupakan kejadian nyata dalam aktivitas perusahaan. 3. Lengkap, informasi tersebut harus memiliki penjelasan yang rinci dan jelas dari setiap aspek peristiwa yang diukurnya. 4. Tepat waktu, setiap informasi harus dalam kondisi yang update tidak dalam bentuk yang usang, sehingga penting untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan. 5. Dapat dipahami, informasi yang disajikan dalam bentuk yang jelas akan memudahkan orang dalam menginterpretasikannya. 6. Dapat diverifikasi, informasi tersebut tidak memiliki arti yang ambigu, memiliki kesamaan pengertian bagi pemakainnya. Sistem Informasi Akuntansi Krismiaji (00:), sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Mulyadi (06:5), tujuan utama yang umum bagi semua sistem informasi sebagai berikut:. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan keuangan. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu organisasi. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaran catatan akuntansi. pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. 6
Informasi merupakan barang ekonomi. Oleh karena itu dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Pengiriman Barang Pengiriman merupakan bagian penting dalam suatu persediaan yang berfungsi untuk menyiapkan dan mengirimkan barang ke customer. Untuk mengirimkan barang kepada pembeli, diperlukan dua dokumen pokok yaitu: daftar barang atau packing list berisi data barang yang ada dalam paket yang akan dikirimkan, bill of lading merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Standart Operasional Pengiriman Barang Berikut ini contoh SOP pengiriman barang ke customer menurut Wibowo yang di kutip dari https://budisantosowibowo.wordpress.com/00//9/sop-prosedurpengiriman-barang-ke-customer/:. Bagian Inventory Control Menerima PO (Purchase Order) dari Customer.. Bagian Inventory Control Mengecek ketersediaan stok barang yang dibutuhkan. 3. Bagian Inventory Control mengeluarkan SO (Sales Order), SO dibuat 3 rangkap : ) Bagian Gudang, ) Bagian Finance (Sebagai dasar pembuatan Invoice), 3) Bagian Customer. 4. SO diberikan ke bagian Logistik (Gudang) sebagai dasar untuk mempersiapkan barang. 5. Bagian Logistik menginput data pengeluaran barang 6. Bagian Logistik mengeluarkan Delivery Order (DO), DO rangkap 4 : ) bagian Gudang, )Bagian Customer, 3) Bagian Accounting, 4) Bagian Finance. 7. Bagian logistik mengeluarkan barang. 8. Bagian Logistik melakukan pengecekan barang. 9. Bagian Logistik (Gudang) membuat jadwal pengiriman barang. 0. Barang diserahkan ke bagian staf pengiriman untuk dikirim ke customer.. Setelah barang diterima customer dan dilakukan pengecekan barang, maka DO diberikan ke bagian logistik sebagai tanda bahwa customer telah menerima barang. 6
METODE PENELITIAN Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penyusunan adalah metode kualitatif, yang bertujuan untuk mendeskripsikan sesuatu secara jelas tentang permasalahan-permasalahan yang ada didalam suatu perusahaan yang sedang berlangsung. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif, yaitu sejumlah data atau fakta yang diperoleh secara langsung melalui suatupenelitian lapangan. Sumber data yang digunakan oleh penulis adalah data primer merupakan data yang diperoleh dari perusahaan dan hasil wawancara langsung dengan pihak-pihak terkait. Data sekunder merupakan data yang diperoleh secara tidak langsung melalui literatur, buku, majalah, maupun media lain. Teknik analisis data Mengumpulkan data, Analisis pelaksanaan, dan Evaluasi pelaksanaan sistem informasi akuntansi pengiriman barang PT. Trimega Baterindo. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Customer Customer Service Admin Logistik Mulai 3 Customer mengisi form pemesanan Menerima form pemesanan sales order sales order Sales planning sales order Delivery order 3 A Surat perintah pengeluaran barang Order mobil untuk pengiriman Sumber : Peneliti (06) 3 Gambar. Bagan Alur Sistem Informasi Akuntansi Pengiriman Barang PT. Tri Mega Baterindo () 4 A 5 63
Pengiriman Keuangan Accounting 5 Input penjualan barang Surat perintah pengeluaran Delivery order Surat perintah pengeluaran barang dicoc okkan Delivery order 3 Data tersimpan Mencocokan dan disimpan sebagai arsip Menyiap kan barang DO-3 Nota penjualan Nota penjualan Diserahkan pada customer Pemeriks aan barang Invoice Data dimasukkan ke A komputer Pengeluaran barang Selesai Selesai A Data tersimpan Selesai Sumber : Peneliti (06) Gambar Bagan Alur Sistem Informasi Akuntansi Pengiriman Barang PT. Tri Mega Baterindo () 64
Dokumen yang Digunakan PT. Tri mega Baterindo ) Surat Order Pengiriman. Menurut Mulyadi (06:70), Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di dokumen tersebut. ) Laporan Pengiriman Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai laporan pengiriman barang. 3) Faktur Penjualan. Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan, jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan tergantung dari permintaan pelanggan. Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Pengiriman Barang Sistem informasi akuntansi pengiriman barang PT. Tri Mega Baterindo sudah cukup baik, namun berdasarkan teori ada beberapa bagian yang kurang lengkap dokumennya. Hal ini akan menyebabkan adanya kecurangan serta kerugian bagi perusahaan. Berdasarkan teori yang ada bagian-bagian yang memiliki kelemahan atau kekurangan adalah sebagai berikut:. Adanya perangkapan tugas dari bagian admin dimana admin membuat dokumen delivery order yang seharusnya tugas tersebut tanggung jawab bagain logistik. Hal tersebut dapat mengakibatkan kurang maksimalnya admin dalam menjalankan tanggung jawabnya.. Adanya perangkapan tugas dari bagian keuangan dimana keuangan membuat dokumen invoice yang seharusnya tugas tersebut tanggung jawab bagian accounting. Hal tersebut dapat mengakibatkan hasil suatu informasi laporan keuangan yang diserahkan tidak mudah untuk di pahami dan tidak akurat. 65
Pengukuran Efisiensi dan Efektivitas Sistem Pengiriman Barang. Alokasi Biaya Biaya yang besar merupakan faktor kegagalan perusahaan dalam mengelola keuangannya, oleh karena itu dibutuhkan dilakukannya efektivitas dalam bekerja agar seluruh kegiatan dalam perusahaan menjadi teratur dan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. PT. Tri Mega Baterindo merupakan perusahaan manufaktur sehingga efisiensi merupakan hal yang penting untuk diterapkan. PT. Tri Mega Baterindo mengeluarkan biaya yang besar untuk menggunakan jasa mobil ekspedisi dari pihak luar, dikarenakan PT. Tri Mega Baterindo kurang mempunyai alat transportasi untuk proses pengiriman barang, sehingga jika ada pesanan dari jalur darat harus menunggu truk datang dan jika pengiriman dari jalur laut harus menunggu kapal selesai bongkar barang.. Kinerja Pelanggan merupakan sumber utama bagi perusahaan, untuk meningkatkan daya saing perusahaan dengan pesaing-pesaing yang lain, PT. Tri Mega Baterindo melakukan fokus pada kepuasan pelanggan dengan memperbaiki dan memberikan nilai tambah yang berbeda dengan pesaing-pesaing lainnya. Agar dapat mencapai hasil sesuai dengan rencana/standar yang telah ditetapkan, serta membangun sistem yang mampu menjaga loyalitas pelanggan. Sumber daya manusia dalam stabilitas organisasi adalah karyawan, kinerja karyawan PT. Tri Mega Baterindo dalam melaksanakan sistem informasi akuntansi pada aktivitas pengiriman barang kurang efektif karena karyawan belum mampu memahami tugas-tugas yang diberikan perusahaan, sehingga karyawan PT. Tri Mega Baterindo belum mampu bekerja secara maksimal. Usulan Desain Sistem Pengiriman Barang. Admin menerima sales order dari bagian customer service yang telah ditandatangani oleh bagian finance dan melakukan entri data lalu disimpan.. Logistik menerima sales order dari customer service, melakukan pembuatan delivery order rangkap 3 lembar. Lembar ke- dan ke-3 diserahkan kebagian ekspedisi, sedangkan bagian lembar ke- diarsipkan. Kemudian melakukan penerbitan surat perintah pengeluaran barang kebagian pengiriman dan memesan mobil untuk proses pengiriman barang ke customer. 66
3. Accounting menerima surat perintah pengeluaran barang dan delivery order untuk dicocokkan, jika cocok maka akan disimpan sebagai arsip keuangan. Kemudian accounting membuat nota penjualan rangkap lembar, dimana lembar ke- digunakan untuk membuat invoice dan lembar ke- diserahkan pada customer. Setelah itu data disimpan dan dimasukkan ke dalam komputer. SIMPULAN Adapun kesimpulan dari hasil analisa dan pembahasan masalah mengenai pelaksanaan sistem informasi akuntansi pada aktivitas pengiriman barang PT. Tri Mega Baterindo masih kurang efektif hal itu dapat dibuktikan dengan:. Berdasarkan prosedurnya pada alur sistem pengiriman ada perangkapan tugas dari bagian admin dimana admin membuat dokumen delivery order yang seharusnya tugas tersebut tanggung jawab bagain logistik. Hal tersebut dapat mengakibatkan kurang maksimalnya admin dalam menjalankan tanggung jawabnya.. Berdasarkan prosedurnya pada alur sistem pengiriman Ada perangkapan tugas dari bagian keuangan dimana keuangan membuat dokumen invoice yang seharusnya tugas tersebut tanggung jawab bagian accounting. Hal tersebut dapat mengakibatkan hasil suatu informasi laporan keuangan yang diserahkan tidak mudah untuk di pahami dan tidak akurat. SARAN Adapun saran-saran tersebut sebagai berikut:. Pimpinan harus selalu mengontrol secara berkala mengenai alur atau proses yang ada disetiap bagian agar tidak terjadi perangkapan tugas, serta pembagian tugas yang jelas sehingga admin mampu bekerja secara maksimal.. Melakukan pemantauan secara berkala mengenai tugas dan tanggung jawab yang ada pada bagian accounting, agar tidak terjadi kesalahan yang mengakibatkan hasil suatu informasi laporan keuangan yang diserahkan tidak mudah untuk di pahami dan tidak akurat. 3. Bagi peneliti berikutnya semoga bisa memahami isi dari penelitian ini agar bisa mengembangkan lebih luas lagi mengenai sistem pengiriman barang. 67
DAFTAR PUSTAKA https://budisantosowibowo.wordpress.com/00//9/sop-prosedur-pengirimanbarang-ke-customer/ Krismiaji 00, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, AMP YKPN, Yogyakarta. Mardi 04, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, Jakarta. Mulyadi 06, Sistem Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta. Romney, Marshall dan Steinnbart 04, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. 68