PENGAJIAN Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan kepada pelajar siswazah Universiti Putra Malaysia (UPM). 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah yang merangkumi permohonan, pentadbiran dan pelanjutan biasiswa/bantuan kewangan serta pemantauan prestasi pemegang biasiswa. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/PU/S/AK05/01 UPM/PU/S/AK05/02 UPM/PU/S/AK05/03 UPM/PU/S/AK05/04 Tajuk Dokumen Arahan Kerja Penawaran Pengajian Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Pengajian Arahan Kerja Menahan Pembayaran Pengajian Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Pengajian
PENGAJIAN Halaman: 2/11 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN GRA : Biasiswa Pembantu Penyelidik GRF : Fellowship Penyelidik i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPBPS : Jawatankuasa Pemilih Biasiswa Pengajian, UPM J/K : Jawatankuasa KPP : Ketua Penolong Pendaftar NSF : National Science Fellowship PASCA : Biasiswa Skim Pasca PGD : Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca PS : Pengajian PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian S-GRA : Elaun Penyelidikan Khas TD : Timbalan Dekan TNCAA : Timbalan Naib Canselor ( dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pendaftar TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP : Timbalan Wakil Pengurusan TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Dekan, TD, TP, KPP dan PT Unit bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.
PENGAJIAN Halaman: 3/11 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Tindakan Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula 6.2 Hebahkan Maklumat 6.2 Hebahkan Maklumat Penawaran PT/PTO SPS Penawaran 6.2.1 Hebahkan maklumat penawaran kepada Fakulti/ Institut/pelajar. Arahan Kerja Penawaran Pengajian (UPM/PU/S/AK05/01) Nota: Bagi biasiswa/bantuan kewangan daripada penaja luar, hebahan maklumat dibuat dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas menerima maklumat daripada penaja. 6.3 Terima dan Semak 6.3 Terima dan Semak Permohonan PTO SPS Permohonan 6.3.1 Terima dan semak borang permohonan baharu biasiswa/bantuan kewangan jika perlu mendapatkan kelulusan JKPBPS. PTO SPS 6.3.2 Terima dan semak borang permohonan sambungan (GRA dan S- GRA). Arahan Kerja Penawaran Pengajian (UPM/PU/S/AK05/01) Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Pengajian (UPM/PU/S/AK05/02) 6.4 Lengkap/ Penuhi Syarat? A Ya Tidak B 6.4 Lengkap/Penuhi Syarat? 6.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.5. 6.4.2 Jika Tidak, proses tamat.
PENGAJIAN Halaman: 4/11 Dekan Fakulti/Sekolah/ Pengarah Institut PT/PTO Fakulti/Institut/ Sekolah A Ya 6.5 Saringan dan Sokongan PTJ 6.6 Mesyuarat JKPBPS 6.5 Saringan dan Sokongan PTJ 6.5.1 Majukan borang permohonan yang lengkap kepada PTJ untuk saringan dan sokongan. 6.5.2 Kemukakan keputusan saringan permohonan kepada SPS dalam tempoh 14 hari bekerja. 6.6 Mesyuarat JKPBPS PT/PTO SPS 6.6.1 Aturkan Mesyuarat JKPBPS dalam tempoh 45 hari bekerja selepas tarikh tutup permohonan (jika berkaitan). Arahan Kerja Penawaran Pengajian (UPM/PU/S/AK05/01) JKPBPS 6.6.2 Timbang dan putuskan permohonan yang telah disokong oleh PTJ. 6.7 Lulus? 6.7 Lulus? PT/PTO SPS 6.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.8. Ya Tidak 6.8 Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan Permohonan C 6.7.2 Jika Tidak, maklumkan kepada pemohon dan proses tamat. 6.8 Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan Permohonan PT/PTO SPS 6.8.1 Bagi permohonan baharu, keluarkan dan hantar surat tawaran berserta pakej tawaran (jika ada) dan ikut Langkah 6.9. Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Pengajian (UPM/PU/S/AK05/02) PT/PTO SPS 6.8.2 Bagi permohonan sambungan, keluarkan surat kelulusan permohonan biasiswa/bantuan kewangan kepada pemohon dan ikut Langkah 6.12. D
PENGAJIAN Halaman: 5/11 D Tidak 6.9 Pelajar Terima Tawaran? Ya 6.10 Sediakan Laporan dan Hantar kepada Pejabat Bursar 6.9 Pelajar Terima Tawaran? 6.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.10. 6.9.2 Jika Tidak, proses dianggap tamat. 6.10 Sediakan Laporan dan Hantar kepada Pejabat Bursar PT/PTO SPS 6.10.1 Sediakan laporan berikut untuk dihantar kepada Pejabat Bursar: a) Laporan Penyata Arahan Bayaran; b) Laporan Senarai Nama Pelajar Yang Menerima Tawaran. Arahan Kerja Penawaran Pengajian (UPM/PU/S/AK05/01) PT/PTO SPS PT/PTO SPS PT/PTO SPS 6.11 Pantau Status Pengajian Penerima 6.11 Pantau Status Pengajian Penerima 6.11.1 Pantau status pelajar sepanjang tempoh pembiayaan dan ambil tindakan yang bersesuaian (jika perlu). 6.11.2 Pastikan pelajar memenuhi syarat kontrak sebelum bergraduat (jika berkaitan). 6.11.3 Sediakan Laporan Tahunan dan majukan kepada pihak penaja (jika berkaitan). Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan Pengajian (UPM/PU/S/AK05/02) Arahan Kerja Menahan Pembayaran Pengajian (UPM/PU/S/AK05/03) Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran Pengajian (UPM/PU/S/AK05/04) 6.12 Tamat B & C 6.12 Tamat
PENGAJIAN Halaman: 6/11 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Borang Permohonan Biasiswa Pembantu Penyelidik (PU/S/BR05/GS-18a) Borang Penilaian Biasiswa Pembantu Penyelidik (PU/S/BR05/GS-18b) Surat Tawaran Biasiswa Pembantu Penyelidik (Baharu/Sambung) Borang Permohonan Elaun Penyelidikan Khas (PU/S/BR05/GS-19a)/Borang Permohonan Sambungan Elaun Penyelidikan Khas (PU/S/BR05/GS-19b) Surat Tawaran Elaun Penyelidikan Khas (Baharu/Sambung) Borang Permohonan Fellowship Penyelidik (PU/S/BR05/GS-44) Surat Tawaran Fellowship Penyelidik Salinan surat menyurat yang berkaitan dengan biasiswa/bantuan kewangan Lain-lain Urusan (Pembatalan/ Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS Kekal Kuasa Melupus TNCAA/ TWP
PENGAJIAN Halaman: 7/11 Perubahan Kadar Elaun) 2. UPM/600-12/2/1 Urusan Am Biasiswa Urusan am biasiswa. 3. UPM/600-12/2/1/2 Iklan Biasiswa Iklan. 4. UPM/600-12/2/1/3 Statistik Biasiswa 5. UPM/600-12/2/1/4 Senarai Penerima Biasiswa Penerima biasiswa. 6. UPM/600-9/27 Mesyuarat J/K Pemilihan Biasiswa Pengajian, UPM (JKPBPS) dan Minit Mesyuarat Surat menyurat. Kertas dan Minit Mesyuarat. 7. UPM/600-12/2/2 Surat Menyurat Dengan Pejabat Bursar Berkaitan GRA Kekal
PENGAJIAN Halaman: 8/11 Surat menyurat dengan Pejabat Bursar. 8. UPM/600-12/2/2/1 Maklumat Bantuan Pengajaran GRA Maklumat Bantuan Pengajaran. 9. UPM/600-12/2/2/2 Pecah Kontrak GRA Dokumen Pecah kontrak. 10. UPM/600-12/2/2/3 Lain-lain Urusan GRA Lain-lain urusan. 11. UPM/600-12/2/3 Surat Menyurat Dengan Pejabat Bursar Berkaitan S-GRA Surat menyurat dengan Pejabat Bursar. 12. UPM/600-12/2/3/1 Lain-lain Urusan S-GRA Lain-lain urusan. 13. UPM/600-12/2/4 Surat Menyurat Dengan Penaja National Science Fellowship Surat-menyurat NSF. PT/PTO SPS PT/PTO SPS Unit
PENGAJIAN Halaman: 9/11 14. UPM/600-12/2/4/1 Laporan Kepada Penaja NSF Laporan NSF. 15. UPM/600-12/2/4/2 Lain-lain Urusan NSF Lain-lain urusan. 16. UPM/600-12/2/7 Surat Menyurat Dengan Pejabat Bursar Berkaitan GRF Surat-menyurat dengan Pejabat Bursar. 17. UPM/600-12/2/7/1 Maklumat Bantuan Pengajaran GRF Maklumat Bantuan Pengajaran. 18. UPM/600-12/2/7/2 Rekod Kehadiran ke Kampus GRF Rekod kehadiran. 19. UPM/600-12/2/7/3 Pecah Kontrak/Pindah Kontrak GRF Dokumen Pecah kontrak/pindah kontrak.
PENGAJIAN Halaman: 10/11 20. UPM/600-12/2/7/4 Lain-lain Urusan GRF Lain-lain urusan. 21. UPM/600-12/2/1/6 Surat Panggilan Sebagai Panel Temuduga Surat panggilan panel temuduga. 22. UPM/600-12/2/1/7 Kertas Temuduga Biasiswa Kertas temuduga. 23. UPM/600-12/2/1/8 Minit Temuduga Biasiswa Untuk Disahkan dan Pengesahan Minit Temuduga Biasiswa Minit temuduga. 24. UPM/(Kod PTJ)/600-12/2/1/1 Fail Biasiswa Iklan Biasiswa. Rekod kehadiran ke Kampus. Maklumat Bantuan Pengajaran. Senarai Penerima Biasiswa. PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail Fakulti/ Institut 3 Tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Institut
PENGAJIAN Halaman: 11/11 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. Seksyen 02 00-02 01 PU:S- 15/2013 Huraian Pindaan Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian (JKPSPS) kali ke-198 Disemak Oleh WP Disahkan Oleh Naib Canselor Tarikh Kuatkuasa 03/01/2011 TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 02 PU:S- 16/2015 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian (JKPSPS) kali ke-228 TNC (A&A) WP 14/07/2015 02 03 PU:S- 19/2016 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian (JKPSPS) kali ke-241 TPKD PP TWP PP 18/08/2016